第4章-总账管理系统.ppt

第4章 总账管理系统王玉坤燕山大学会计系1本章内容o4.1 总账管理系统概述o4.2 总账管理系统初始化o4.3 总账管理系统日常业务处理o4.4 账簿查询o4.5 总账管理系统期末处理2学习目标o通过本章的学习：n了解总账管理系统的主要功能及其与ERP其他系统间的数据关系n熟悉总账管理系统的操作流程n掌握总账管理系统中各选项的含义n理解总账初始化的工作内容n掌握如何进行总账日常业务处理n理解出纳的主要工作内容n掌握总账期末业务处理的主要工作内容n掌握在总账中进行各种信息查询的方法34.1 总账管理系统概述o地位n会计信息系统的核心子系统会计信息系统的核心子系统o功能n总账初始化总账初始化n凭证管理凭证管理n出纳管理出纳管理n账簿管理账簿管理n辅助核算管理辅助核算管理n月末处理月末处理44.1 总账管理系统概述总账管理系统与其他系统的数据关系薪资管理薪资管理固定资产固定资产资金管理资金管理应收应付应收应付记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证总总账账存货核算存货核算成本管理成本管理记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证其他费用其他费用账证账证余额表余额表决策支持决策支持会计报表会计报表财务分析财务分析5总账管理系统的应用流程总账管理系统的应用流程总账日常业务处理总账日常业务处理框中所包含的框中所包含的项目已经在企项目已经在企业应用平台中业应用平台中设置完成设置完成6总账管理系统的应用流程总账管理系统的应用流程总账期末处理总账期末处理总账初始化总账初始化7总账管理系统的应用流程总账管理系统的应用流程开始下月业务开始下月业务总账日常业务处理总账日常业务处理84.2 总账管理系统初始化o选项设置n必要性o为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用需求，总账作为通用商品化软件的核心子系统，是通过内置大量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业可以根据自身的实际情况进行选择，以确定符合个性特点的应用模式。o软件越通用，意味着系统内置的参数越多，系统参数的设置决定了企业的应用模式和应用流程。n参数分类o凭证、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计日历、其他94.2 总账管理系统初始化o选项设置-凭证104.2 总账管理系统初始化o选项设置-凭证n制单控制o制单序时控制：n该类凭证最后一张凭证日期=凭证日期=系统日期o支票控制n两个前提：使用银行科目制单；选用的结算方式设置了票据管理n达成目的：对录入的支票号提供登记或报销的功能o赤字控制n控制对象：资金及往来科目或全部科目n达成目的：填制凭证时，相关科目的最新余额出现负数时，系统给予提示o可以使用应收受控科目n即在总账中也可以使用设置了客户往来的科目制单114.2 总账管理系统初始化o选项设置-凭证n凭证控制o现金流量科目必录现金流量项目n填制凭证时使用了“在指定科目中被指定为现金流量的科目”系统要求指定现金流量项目及金额o自动填补凭证断号n新增凭证时，系统自动查找本月的第一个断号作为该凭证的凭证号o凭证录入时结算方式及票据号必录n在填制凭证时如果使用了银行科目，则必须录入结算方式及票据号。124.2 总账管理系统初始化o选项设置-凭证打印n合并凭证显示、打印o选择此项，在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭证审核时，凭证按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”合并显示，在明细账显示界面提供是否“合并显示”的选项。凭证录入时结算方式及票据号必录n打印凭证页脚姓名o决定在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。134.2 总账管理系统初始化o选项设置-权限n制单权限控制到科目o单位有多个制单人，张三负责费用报销，限制张三可以使用的科目为费用类科目和现金科目n制单权限控制到凭证类别 o限制某个操作员只能填制某个类别的凭证n操作员进行金额权限控制 o系统可以对不同级别的人员进行制单金额大小的控制，例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般财务人员只能对5万元以下的经济业务制单，这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失。144.2 总账管理系统初始化o选项设置-权限n凭证审核控制到操作员 o如果需要指定某具有凭证审核权限的操作员只能审核某些制单人填制的凭证，则应选择该选项。n出纳凭证必须经由出纳签字 o出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证。涉及现金收付的业务是企业需要重点关注的业务，如果选择该项，凭证处理流程为：填制凭证-出纳签字-审核凭证-记账。n凭证必须经由主管会计签字 o如果企业中规定所有凭证都必须由主管会计签字才能作为记账依据，则应选中该项。n允许修改、作废他人填制的凭证 o如果制单人填制的凭证有误，该选项决定其他人员如审核人员发现凭证有误时是否允许修改或作废。154.2 总账管理系统初始化o准备期初数据n为什么？o很多企业多年一直采用手工核算方式，采用计算机信息管理后，为了保证手工业务与计算机系统的衔接，继承历史数据，保证业务处理的连续性，要将截止到目前为止手工核算的余额过入到计算机信息处理系统中作为期初数据，才能保持业务的完整性。164.2 总账管理系统初始化o总账期初余额准备n准备总账各科目的期初数据o年初建账n准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额。如某企业选择2007年1月启用总账系统，则只需要整理该企业2006年12月末各账户的期末余额作为2007年1月初的期初余额，因为本年没有累计数据发生，因此月初余额同时也是2007年年初余额。o年中建账n准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生数据。例如，某企业2006年8月开始启用总账系统，那么，应将该企业2006年7月末各科目的期末余额及1-7月的累计发生额整理出来，作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中，系统将自动计算年初余额。174.2 总账管理系统初始化o总账期初余额准备n准备辅助账各科目的期初数据o如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅助项目的期初余额。n如何准备？o应收账款按客户整理o应付账款按供应商整理o个人往来按职员整理184.2 总账管理系统初始化o总账期初余额录入n末级科目的余额可以直接输入。n非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得。n科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额后，还要输入相应的数量和外币信息。n科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期初余额，而是必须输入辅助账的期初余额。辅助账余额输入完毕后，自动带回总账。累计发生额可以直接输入。194.2 总账管理系统初始化o总账与辅助账的关系科目名称科目名称方向方向币别币别/计量计量年初余额年初余额1-启用月累计启用月累计借方发生额借方发生额1-启用月累计启用月累计贷方发生额贷方发生额期初余额期初余额现金现金(1001)借借7,256,157.397,254,000.0014,195.89应收账款应收账款(1131)借借60,000.0020,000.00157,600.00日日期期凭证号凭证号客客户户摘摘要要方向方向金额金额业务员业务员票票号号票据日期票据日期2006-06-25华华 宏宏 公公司司期期 初初 数数据据借借99600孙健孙健2006-07-10昌新贸昌新贸易公司易公司期期 初初 数数据据借借58000孙健孙健204.2 总账管理系统初始化o期初试算平衡n期初数据输入完毕后应进行试算平衡。如果期初余额试算不平衡，可以填制、审核凭证，但不能进行记账处理。因为企业信息化时，初始设置工作量大，占用时间比较长，为了不影响日常业务的正常进行，故允许在初始化工作未完成的情况下进行凭证的填制。n凭证一经记账，期初数据便不能再修改。214.3 总账管理系统日常业务处理o凭证管理n填制凭证n凭证复核n凭证记帐n修改凭证n作废凭证n冲销凭证n凭证查询n凭证汇总o出纳管理n出纳签字n现金/银行日记账查询n资金日报n支票登记簿n银行对账224.3 总账管理系统日常业务处理o凭证管理-填制凭证n表头o凭证类别：满足设置凭证时的限制类型o凭证编号：按凭证类别按月自动顺序编号o凭证日期：默认登录系统时的业务日期o附单据数：该记账凭证后所附的原始单据数n表体o摘要：每个记录行都要有摘要o会计科目：必须选择末级科目o金额：保持借贷平衡，红字金额输入负数234.3 总账管理系统日常业务处理o凭证管理-填制凭证n业务特征：辅助核算-银行账要求输入辅助核算：结算方式票号244.3 总账管理系统日常业务处理o凭证管理-填制凭证n业务特征：辅助核算-银行账如果该结算方式设置了“票据管理”标志，需要进行“票号登记”254.3 总账管理系统日常业务处理o凭证管理-填制凭证n业务特征：辅助核算-外币系统自动带出汇率，输入外币金额，系统自动计算人民币264.3 总账管理系统日常业务处理o凭证管理-填制凭证n业务特征：辅助核算-数量输入数量和单价，系统自动计算金额274.3 总账管理系统日常业务处理o凭证管理-填制凭证n业务特征：辅助核算-客户往来输入客户相关信息284.3 总账管理系统日常业务处理o凭证管理-填制凭证n业务特征：辅助核算-供应商往来输入供应商相关信息294.3 总账管理系统日常业务处理o凭证管理-填制凭证n业务特征：辅助核算-部门输入部门信息304.3 总账管理系统日常业务处理o凭证管理-填制凭证n业务特征：辅助核算-个人往来输入个人信息314.3 总账管理系统日常业务处理o凭证管理-填制凭证n业务特征：辅助核算-项目核算输入项目信息32凭证录入快捷键的使用o红字以“-”号表示。o“=”取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。oF2 选择窗口oF6 保存o空格键 借贷方调换334.3 总账管理系统日常业务处理o凭证管理-凭证复核n出纳签字o前提：n在总账系统选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字”n在会计科目指定科目中制定了现金总账科目和银行总账科目o出纳签字可以在审核凭证之前，也可以在其之后n主管签字o前提：在总账系统选项中选择了“凭证必须由主管签字”n审核凭证o是必须环节o制单人与审核人不能为同一人o可以单张审核也可以成批审核344.3 总账管理系统日常业务处理o凭证管理-凭证记账n前提o期初余额试算平衡o凭证已审核o上月已经结账n过程o选择记账范围o显示记账报告o自动记账o记账过程一旦中断系统可自动恢复354.3 总账管理系统日常业务处理o凭证管理-恢复记账n激活“恢复记账前状态”o在对账界面Ctrl+Hn取消记账o“凭证”-“恢复记账前状态”n恢复最近一次记账前状态n恢复到月初状态（只有主管有权）o注意事项n己结账月份的数据不能取消记账364.3 总账管理系统日常业务处理o凭证管理-修改凭证n修改方式o无痕迹修改n对象：尚未审核和签字的凭证（已审核、签字的凭证需要取消审核、签字）n在填制凭证中找到要修改的凭证直接修改o有痕迹修改n对象：已记账凭证n红字冲销法或补充更正法n修改内容o凭证类别和凭证号不能修改n能否修改他人填制的凭证取决于系统选项设置374.3 总账管理系统日常业务处理o凭证管理-作废/删除凭证n对象o未审核未签字凭证n规定o作废凭证不能修改、不能审核o应参与记账，否则月末无法结账n删除凭证o对作废凭证进行“整理”即可删除384.3 总账管理系统日常业务处理o凭证管理-冲销凭证n对象o已记账凭证n方式o手工编制o系统自动编制394.3 总账管理系统日常业务处理o凭证管理-查询凭证丰富的查询条件404.3 总账管理系统日常业务处理o出纳管理n现金/银行日记账/资金日报n支票登记簿o前提n设置了银行账n将结算方式设置为票据管理o支票领用o支票报销414.3 总账管理系统日常业务处理o出纳管理-现金日记账424.3 总账管理系统日常业务处理o出纳管理-支票登记簿434.3 总账管理系统日常业务处理o出纳管理n银行对账o录入银行对账期初数据o录入银行对账单o银行对账n自动对账n手工对账o查询银行存款余额调节表o核销银行账o长期未达账审计444.3 总账管理系统日常业务处理o银行对账-输入银行对账期初454.3 总账管理系统日常业务处理o银行对账-自动对账464.3 总账管理系统日常业务处理o出纳管理n银行对账o录入银行对账期初数据o录入银行对账单o银行对账n自动对账n手工对账o查询银行存款余额调节表o核销银行账o长期未达账审计474.4 账簿查询o账簿查询n基本会计账簿查询o总账o发生额余额表n采用计算机记账的单位，可用发生额余额表代替总账o明细账o序时账o日记账n现金日记账和银行日记账在出纳管理中查询o多栏账n先定义，再查询484.4 账簿查询o账簿查询-发生额余额表494.4 账簿查询o账簿查询-原材料明细账504.4 账簿查询o账簿查询-管理费用多栏账514.4 账簿查询o账簿查询n辅助核算账簿查询o个人核算n个人核算主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。个人核算可以提供个人往来明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。o部门核算n部门核算主要为了考核部门收支的发生情况，及时地反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较分析，便于部门考核。部门核算可以提供各级部门的总账、明细账，以及对各部门收入与费用进行部门收支分析等功能。524.4 账簿查询o账簿查询-个人往来两清534.4 账簿查询o账簿查询-部门收支分析544.4 账簿查询o账簿查询n辅助核算账簿查询o项目核算n项目核算用于收入、成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入、往来等汇总与明细信息，以及项目计划执行报告等。o客户核算和供应商核算n客户核算和供应商核算主要进行客户和供应商往来款项的发生、清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。可以提供往来款的总账、明细账、催款单、对账单、往来账清理、账龄分析报告等功能。如果用户启用了应收款管理系统和应付款管理系统的话，可以分别在这两个系统中对客户往来款和供应商往来款进行更为详细地核算与管理。554.4 账簿查询o账簿查询-客户往来账龄分析564.4 账簿查询o账簿查询-项目统计分析574.5 总账管理系统期末处理o自动转账n外部转账：其他系统向总账系统传递的凭证o工资：工资费用分配，相关费用计提o固定资产：固定资产增减变动、计提折旧o应收款管理：应收款发生、收回、坏账准备o应付款管理：应付款发生、支付o存货核算：采购入库、销售出库n内部转账：在总账系统内部通过设置凭证模板自动生成的凭证o费用的分配、分摊和计提o税金的计算o成本费用的结转o期间损益的结转584.5 总账管理系统期末处理o定义转账凭证n定义内容o凭证类别o摘要o会计科目o金额来源公式o生成转账凭证o自动转账凭证的生成顺序o相关凭证已经全部登记入账o自动转账生成的凭证仍需审核记账594.5 总账管理系统期末处理o对账n总账与明细账核对n总账与辅助账核对604.5 总账管理系统期末处理o结账n结账前o检查本月业务是否已全部记账，有未记账凭证时不能结账。o检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能结账。实际上，上月未结账的话，本月也不能记账，只能填制、复核凭证。o核对总账与明细账、总账与辅助账，账账不符不能结账。o对科目余额进行试算平衡，试算结果不平衡将不能结账。o损益类账户是否已结转至本年利润。o当各子系统集成应用时，总账系统必须在其他各子系统结账后才能最后结账。n结账后o当月不能再填制凭证o将当月各账户发生额及余额转到下月作为期初余额61实验四修订说明oP74，【实验要求】中各操作员登录系统时间统一为2011年1月31日。oP74，【实验资料】中除第一笔业务外，都没有说明“附单据数”，这是习题本身问题，实际工作中要注意填写，现统一增加“附单据一张”。62实验五修订说明oP94【实验资料】表4-9 1月份银行对账单中，2011年1月14日的借方金额由“9960”改为“12000”。oP95【操作指引】中，“侯宝花（204）”的登录时间为2011-01-31。oP97【操作指引】中，“贺敏（202）”的登录时间为2011-01-31。oP99【操作指引】中，“郝大为（201）”的登录时间为2011-01-31。oP98 第二行，单击【确定】按钮，然后单击【增行】按钮，继续定义转账凭证分录信息。63思考题o制单序时控制的作用？o总账日常业务处理包括哪些内容？o计算机系统的账薄查询的特点有哪些？o总账系统期末处理时，常用的自动转账凭证有哪些？凭证的顺序是什么样的？64