亚青赛接待方案.doc

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关于U19亚青赛的接待计划与方案（初稿）

一、 会议信息
1、 会议性质：会议、就餐、住宿
2、 会议时间：9月29日——10月18日
3、 会议人数：100人左右
4、 主办单位：市体育局
5、 联 系 人：王主任
6、 会议情况介绍：
(1）亚青赛全称亚足联U19青年锦标赛，是由亚足联举办的洲际性19岁以下男子青年足球锦标赛，也是亚足联主办的高级别洲际性赛事之一。本届是第36届亚青赛，进入决赛阶段的共有十六个国家，决赛阶段的比赛将为期15天，其中10月3日至10月8日为小组赛比赛日，10月11日进行四分之一决赛，10月14日进行半决赛，10月17日进行最后的冠亚军决赛。酒店负责接待亚足联官员约86人。此次接待要求高标准、严要求，服务细致周到，确保会议圆满成功。
（2）会议人员多信奉伊斯兰教，外事纪律要求对于敏感话题，如宗教、民主、人权、西藏、台湾、新疆、军事等问题酒店人员要做到不涉及、不讨论；对所有会议人员要一视同仁，对于宗教信仰的人要尊重其生活习惯，不议论。工作上答应的事情要有回复，要信守承诺。
二、 房务部
1、前厅：
（1）房间安排
时间
房型
数量
房价
备注
9.30-10.18
套房
5间

房间免费提供上网服务。
白金豪华商务间
47间

豪华商务间
27间

标准间
20间

（2）、入住方法：体育局提前提供客人名单，排房间号。宾客进入大堂，由接待方送上宾客入住安排表，房卡全部插在各房间的取电牌上，来宾直接入住房间；证件登记由接待办协助提供。
（3）、行李运送：行李到店后，确定清点行李总数与送行李方签字确认。根据行李牌和客人房间号，及时、准确将行李运送房间。
(4)、外币兑换：总台备足够备用金，及时提供外币兑换业务。
2、客房安排
（1）房间装点：用不带花的盆景及精美的绿色植物装点，房间如配鲜花，要注意其宗教信仰。
（2）客房配水果篮，本地时令水果。具体房间配送由接待办确定。
（3）检查调试好房间外文电视的收看。（主要是BBC\CNN\HBO\NHK\KBS频道）
（4）所有房间电话暂时关闭，根据接待办要求随时开通。确保房间宽带网络、国际线路传真机畅通。早、午、晚按接待办要求及时提供叫醒服务。
（5）所有房间收费物品撤出，桑拿指示牌全部撤出。
（6）每天每间房间免费提供水洗5件衣服，亚足联官员每2天免费干洗一套衣服。
（7）客房要求每天更换房间布草。
3、迎宾、电梯、客房服务
（1）会议入住期间，安排好大堂宾客迎接并负责引领宾客至电梯间；
（2）亚足联高官入住时，大堂副理控制1部电梯，负责送宾客至相应楼层，客人抵店后保证有一部电梯改为手控在VIP客人活动区域待命，随时准备客人使用电梯，并且配合做好接待工作；另一部电梯恢复正常。
（3）客房服务：确保随叫随到，服务员对客房设施设备、上下水、用品进行全面、认真、细致的检查并熟悉使用方法，特别是主要领导房间的设备确保万无一失，宾客抵店时，服务员在楼层电梯间迎接引领客人至房间。
（4）重点岗位如总台、大堂副理、总机、房务中心确保安排英语较好的人员。
三、 餐饮部
会议室：
日期
地点
人数
场租
台型
备注
9.29-10.18
三楼群英厅
50人

14张长桌，每桌配4把椅子
会场用隔断分为2个区域，南面准备茶歇台，准备白板、白板笔、板擦
三楼盛世厅
40人

董事会型
准备白板、白板笔、板擦
三楼南海厅
16人

董事会型
准备白板、白板笔、板擦
10.1710:00—11:00
三楼北海厅
16人

董事会型
亚足联青少年竞赛组委员会会议。
10.0211:00-12;30
三楼吉祥厅
26人

董事会型
领队会议，准备20个麦克，LCD投影仪\移动投影幕布。VGA接口。
10.0214:00-15;30
三楼吉祥厅
30人
剧院式
新闻发布会，主席台4人。场地后方提供一组舞台作摄影记者平台用。准备移动电源
10.1011:00-12;30
三楼吉祥厅
26人

董事会型
领队会议，准备20个麦克，LCD投影仪\移动投影幕布。VGA接口。
10.1014:00-15;30
三楼吉祥厅
30人
剧院式
新闻发布会，主席台4人场地后方提供一组舞台作摄影记者平台用。准备移动电源
注：1、每个厅需提供茶歇，标准30元/位。茶歇时间待定（提前一天确定）
2、三楼盛世厅外序厅设一接待台，需安装一部电话，1处电源接头/接线板，提供2个网络接口（工程部落实）。
3、三楼需提供一个储藏室（最好是群英厅内的仓库）。
4、9月28日下午，会务组布置群英厅会场，调试设备。
5、免费提供会议房间冰块使用。
6、9月29日-10月18日，大堂摆放一组签到处（2把椅子）作为会议交通联络处用。
就餐：
会议人员就餐：
日期
时间
地点
台型
菜金标准
备注
10.01-10.18
早6:00-9:30
一楼西餐厅
自助餐
房包早
清真席，凭票或工作证就餐
自助餐菜牌需中英文。饮品要冰镇。
午12:00-15:00
一楼西餐厅
自助餐

晚21:00-23:00
一楼西餐厅
自助餐

工作人员就餐：
日期
时间
地点
台型
菜金标准
备注
9.29-10.18
早6:00-10:00
一楼西餐厅
自助餐
房包早

午12;00-14:00
二楼世纪厅
自助午茶

凭票就餐
晚18;00-21：00
二楼世纪厅
自助

注：宴请包房待定。
健身房：
提供二楼北区四个包房（富春江、松花江、漓江、浦江）作为会议健身房使用（健身器材体育局提供）。里面需摆放2把座椅和一个茶几。
四、计财部
1、确保总台外币兑换。
2、会议结束挂会议临时户。会议期间签字有效人：
五、工程部
1、9月29日前悬挂东门口条幅。10月19日下午撤条幅。
2、请保证会议期间所需音响设备的正常运转，新闻发布会安排专人跟进会场音响调试。
3、29日前群英厅需布置好4条国际电话线路和1条国际线路传真机线。28日下午安排人员跟进会场布置。
4、三楼盛世厅外序厅接待台上，需安装一部电话，1处电源接头/接线板，提供2个网络接口。
5、做好处理紧急突发工程问题的人员维修设备工作。
六、保安部
1、请关注团队入住期间酒店的客房及宴会场所消防及保卫安全工作。
2、会议期间预留2辆卡斯特、4辆别克商务，15辆桥车的停车位。
3、制定应急预案。
七、清洗部
1、请特别关照会议期间一至三层公共区域及大堂公共区域、电梯间卫生情况。
2、关注三楼会议室、宴会厅绿摆。
3、每天10:00，18:00两次送洗衣物。确保客衣洗涤质量和时间。（要求上午送洗的衣服当天送还，晚上送洗的衣物，第二天12:00之前送还）
八、人力资源部
1、组织安排好亚足联官员入住时的迎接工作。
2、对会议期间客房、餐饮、康乐卫生及服务质量进行全面检查、监督。
九、市场销售部
由 卢静 负责会议跟进。
请根据会议及宴会的日程安排，请服务人员于每次会议及宴会开始前45分钟全面检查会议所需场所。
以上，未尽事宜或有更改，市场销售部将及时跟进，谢谢合作！

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