审计时各部门的财务舞弊形式及其处理方法.doc

审计时各部门的财务舞弊形式及其处理方法导读下面我们介绍了如何进行舞弊审计，就不扯淡什么舞弊三角理论、冰山理论了。哪有猫儿不吃鱼的道理，常在河边走哪有不湿鞋子，即使像富土康这种台资企业，也会出现以“招待和服务费”为名收受了供应商的回扣的情况。确实，舞弊审计不应是内审的工作重点，但审计的范围不是审计人员能说了算的。当老板指定审计来对举报进行核查的时候，那你又该怎么办？不少内审对舞弊审计不是很熟悉，往往无功而返，原因归结起来无非是下面三条：一是没经验、二是方法不对头、三是没资源。下面我们介绍了如何进行舞弊审计，就不扯淡什么舞弊三角理论、冰山理论了。一、信息来源舞弊一般分三种，一种是管理层为了公司的业绩虚构利润，第二种是管理层伪造自己的业绩，第三种是个人以权谋私。对于上市公司为了财报好看虚构业绩，对于内审来说不是问题。毕竟老板是自家人，内审是为老板服务的。就像你去做财务审计，有些是为了公关虚构的费用，你就关心一下伪造得好不好，是否会被外审或者税局的人查出来。我们这里举的舞弊通常是以权谋私，表现方式也很简单，小到多报账、大到吃回扣、飞单。信息的来源有3块，第一块来自外部，比如供应商、客户；第二块来自内部分、子公司的人员或者老板直接下的，有些老板本身就是从基层做起来的，自己也经历过舞弊的事，现在来管理公司了，自然希望把舞弊的那一块控制起来；第三块审计人员在现场审计发现的，这一块其实并不多，大部分在财务审计以及资产审计上，因为能被发现，只能说明太肆无忌惮了。舞弊审计的难就在第一块和第二块，因为信息相对而言不全，而且还是匿名举报？想获取更多信息就更加困难。除此之外，还有一些是审计人员在现场审计时，被审计单位的人员说出来的与本次审计无关的舞弊信息。比如盘仓库存货，累了，问问仓管工资高不高，中午食堂怎么样。仓管就说现在食堂是工会的人搞的，吃的又差，听说一年好几百万的利润，这些钱都被工会的人自己分掉了。工会主任70多了就是不肯下岗，就是眼红食堂的钱。听到这，你就可以心里有底了，下次做食堂审计就朝这个方向去收集证据。当然，举报人也有其个人目的，归纳起来就两个，一个是正义人士，另外一个是内部分赃不均眼红。二、舞弊审计特征之所以定性为舞弊，说明这类人不是一般员工能想到或者做到的。舞弊的人一般都不是傻瓜，他敢舞弊，是因为他会采取自己认为别人查不到出来的行为。如果是非普通员工，本身就决定舞弊审计对象的复杂性。聪明的业务员不会让买家将回扣直接转账至自己户头中，要么以现金或物产形式收取，要么让买家将回扣转至与自己信任的人的户头上，总之就是不留下证据。因为内审没有调取银行私人账户的权限，因此这里的调查取证将非常难。除非公司的后台特别硬，能够逼迫业务员交出银行账单。三、舞弊的表现形式1、采购：公司员工逐渐变成了公司的供应商或经销商，或在供应商或经销商内担任重要职务、收取购物卡或者回扣2、销售：出卖公司客户信息、截留货款、利用接触货款赚差价3、仓管：多计入库数量或重量、以损耗为由监守自盗、将正常货物混入废旧物资、私自变卖废旧物资4、财务：倒承兑汇票，吃价差、公款私存、挪用公款5、营销：与总代虚构影子经销商套取渠道费用、侵占陈列费、虚报临促人员6、司机：伪造签字报销费用、虚构维修保养费用、利用公司车辆对外服务收钱7、招投标：泄露标底资料、索贿8、研发：申请新物料时，故意要求很高的性能参数，形成只有某供应商能独家供应的局面、或者直接指定某供应商9、人力资源：和中介机构（中介机构比如猎头公司、劳务派遣公司）合伙，收取求职人员的介绍费10、售后：保修期内虚报虚列维修费用、保修期外瞒报少报维修收入11、生产：虚构加班费或者装车费、工序外包收取回扣12、通用：虚报或者浮报差旅、业务招待费当然这些也是我们平时审计的时候主要重点关注的地方。什么签字不签字，盘点有差异这些都是表面现象。四、收集证据当然收到舞弊的信息后，先要核实一下这个是恶意举报、内部斗争还是真实信息。然后，审计人员要做的第一步是和大老板汇报，取得他的支持，要资源要钱。那如何开展舞弊，或者以什么名义来进行审计？对于舞弊审计需要做好保密工作，当有人问起来这个是在审什么，就需要装傻，这是对常规审计的一次补充审计，上次没查清楚，这次来核实一下，尽量麻痹对方。在舞弊审计中，最关键的是收集证据，至于如何处理相关人员那是监察部门或者法务部的重点。一般审计人员没有权力或者没有可能拿到别人收受贿赂的直接证据，所以审计人员只能从周围查出相关矛盾点、不合理点，这时证据就必须尽量周全。通常我们可以找心理脆弱的未得到好处的底层经办人质询、可以利用嫌疑人的敌对势力挖掘、可以停止供应商款项逼迫其说出详情、可以开展外围的调查与拜访、可以利用人脉资源调查嫌疑人的个人财产变动状况等等。比如采购舞弊，可以查出相关纳入供应商的背景，价格情况，采购比例。还要实地拜访供应商情况。有时锁定举报人，通过举报人来获取更多细节的东西。因为之所以是匿名的，也是因为怕自己的利益受损。我们曾经收到一供应商匿名举报，通过分析，我们锁定是哪家供应商，再运用一定的技巧，对方很配合，提供了打钱的单据，且我们的对话全部录音，索贿者已进去吃皇粮了。这个就是善于利用各采购员与供应商之间的微妙关系。在查采购索要回扣的证据收集中，对账有时也是发现问题的一个好办法，不要找经办的人，拿钱出来对方财务肯定是要过账的，以核对正常往来的名义，再往这上面去引导，这是往来之外的账。不过有的回扣，并不一定是记在正常往来里，而是直接记招待费，都不记载正常账。另外一块就是我们平时说的，审计人员需要进行日常的线人培养。这个是老生常谈的话题。平时每次审计都是培养线人的好机会，怎么培养？就是将审计发现中鸡毛蒜皮的东西作为人情去交换，比如没有签字、没有留痕、采购订单未编号等，这种口头说一下就行，就没必要全部写报告中。在与仓库人员盘点的时候，谈谈审计工作的难处等等。财务部和IT部门，平时多去唠唠嗑，八卦八卦。这些可做的还有很多，深浅也要看老板的意思来，是想送进去蹲几年、还是仅仅让老板信服开掉就可以了、还是让责任人吐出来等等，这些都影响到取得的证据链的深度和广度。接下来我们谈谈证据，舞弊收集的证据有很多，人证、物证。比如做采购舞弊审计，询价最好能有供应商盖章的电子版报价单或者电话录音，不能光是打电话要价格。也有人说录音不能作为证据，有可能是被胁迫或者冤枉的。还是先回到舞弊审计的处理结果，无非就是冤枉、开人和吃皇粮，只要老板接受你的证据，接受你的观点即可，这就是为什么审计人员一接触到舞弊信息一定要先汇报老板。就像我们查回扣，如果供应商提供了送回扣的信息，我们只要把收集到的信息交给老板即可，不一定非要采购人员的拿钱的证据。当然如果要吃皇粮，那么可能就需要审计人员收集更多的证据。五、政策攻心审计人员在收集完证据之后，需要把这份证据应当给当事人看看，听听当事人的解释。因为仅仅一份经过签字的文件，是远远不足够的。咱也不能匡人家，要晓之以理、动之以情。说白了就是给他做选择题，要么主动坦白，内部处理，要么送派出所查办。如果审计部门没有在报告中确认舞弊事件的发生，仅仅披露了线索，那么处罚部门就太草率了。当然如果你嫌你的经验不够，你也可以找几个公司权威的领导找这些员工谈话，表明立场，坦白从宽，抗拒从严。如果不老实交代，一经查出，将立即移送司法机关，先来个下马威。心理素质差的，立马漏马脚，还给你的调查工作提供了线索，有时候还可以牵出超出举报内容的舞弊事件出来。除了人证、物证，审计人员还要尽量搜集统计一下经济影响，比如给公司造成的资金损失等等。六、核实舞弊后应采取的措施一旦核实舞弊真相之后，审计部需要做以下的措施：1、禁止人力资源部签收离职申请。2、获取个人电脑以及往来邮件记录。3、调离原部门。对于第二条是特别提出来的，往往会存在个别人员离职后，通过公司邮箱，向公司通讯录发审计部刑讯逼供，导致自己被迫离职，这会给审计部带来极大的冲击。七、注意事项舞弊审计有时并不一定有直接效果，这可能和审计人员的能力以及举报者提供的线索或者证据不足有关。1、不要打草惊蛇。在常规审计中间发现一个有力证据，怀疑该名员工有舞弊嫌疑。那么就应当请示审计负责人，是否有必要转入专门舞弊审计程序。因为一个我们自认为有力证据，可能我们还没有完全掌握情况，舞弊人员找一个借口就会把此类证据解释过去。所以在与舞弊人员摊牌之前，不要与他沟通敏感的问题。可从侧面或第三方，搜集全所有相关证据。相信这么多证据，他不可能完全推翻。如果过早的打草惊蛇，舞弊人员就有可能保持戒心，甚至销毁一些证据。2、一切低调。再没有过多的证据表明，该员工是舞弊人员之前，所有调查小组人员，尽量不要声张，如果过多的人知道了XX员工舞弊是内审人定性的，尤其是在高管人员面前，一旦人他们知道舞弊定性了，审计人员就没有退路了。如果后期没太多证据证实该员工是舞弊，前面证据又被涉嫌舞弊人员解释过去，我们在高管面前就没有解释的余地了。严重的就成了审计人员诬陷别人？后果3、尽量小心求证。因为舞弊审计处理经常会涉及到法律知道，所以最好有公司法务部或者监察部门一同参与。因为他们知道怎么取证是合法的。一旦舞弊人员反驳什么，法务部也可为审计人员证实。另外借助法务，也可以调查到相关人员的背景资料。尤其是供应商、客户的其它公司拿不到的资料。有经验的法务人员，也会提醒审计人员，哪些可以做。哪些证据更有说服力。当然，如果没有过多的证据，或最后证明该员工舞弊的可能性比较小，建议销毁一些敏感证据。4、尽量书面记录。如果审计人员与涉嫌舞弊人员做沟通，尽量让他写下来。或者我们录音，做成铁证。如果只是口头说，一被审人员可能会不重视，二容易被翻供，这样审计人员就处于被动地位。5、小心抗拒人员。如果在常规审计中，审计人员遇到被审对象，十分不配合审计人员，或者想方设法不提供任何审计人员想要的资料，就应该引起审计人员的注意。这样的人可以大胆假设为嫌疑对象。八、突发事件的处理舞弊审计毕竟不像常规审计，会有很多突发事件，下面我们来谈一谈一些突发事件的处理。1、当相关人员要求不要上报舞弊事件，如何处理？这需要讲究方式，比如他找你时，你告诉他当时还有其它人参与，或把结果已经上报给经理了，至于经理报不报，你也没办法。这种事情，要多动动脑子，把风险转给其他人，让他没办法越权处理事情。2、是否有必要通过舞弊人员的上一级来确认问题？这往往容易变成内部处理。一方面可能他的上一级可能参与了这种事项，另一方面家丑不可外扬。案例：审计人员在查采购人员收取购物卡，没有任何信息。只好与其部门经理沟通希望得到线索？结果他与直属老大汇报？那个老大找那个接受购物卡的员工谈话？承诺交回财物既可？从轻发落？结果那员工就坦白了？因为那个老大比较有份量？审计总监就不满？因为少了一个立威的好机会。九、总结从现象上看，舞弊的存在，说明被审计组织的内部控制系统存在薄弱环节，如不加以改进，将会影响组织经营目标的实现。从本质上看，不论舞弊所涉及的金额有多大，在性质上它都被认为是重要的。确实在某种意义上，舞弊不好做。但是一旦成功了，就比什么制度、流程、风险这种审计发现价值更大，制度、流程、风险只是四大或者咨询公司骗钱的说辞。针对舞弊事件，我们还是需要把握以下几点：一是审计中发现舞弊迹象，不能放过，尽量查清楚；二是对领导安排或举报的舞弊问题，应该查，但尽量隐藏在正常的审计项目中，避免搞专项的舞弊审计；三是纪检或公检法查出本单位舞弊问题，尽量争取参与配合，了解舞弊的具体作案手法，如果对该领域曾经审计，但没有发现问题，要总结当时的审计的程序方法是否存在问题；如果没有审计，今后对这方面要完善。十、案例分享1、采购舞弊案例审计部发现公司有一个监控项目存在舞弊。该监控第一次在前年安装，虽然搞了招标，但很假。第二次，时隔大半年，追加了30个，居然，都不招标了。价格还是按前一次的。审计人员拿着设备清单，找其他公司报价，初步报来的价格低一半，据他们部门内传出的小道消息，返点在40%。审计人员上门拜访，由于IT经理事前打过招呼，被吃了闭门羹。审计人员向财务了解，还有几十万的工程款未支付。经过与老板的沟通，财务部停止支付剩余的款项，要求供应商提供细节。供应商提供了IT经理要求回扣的邮件以及打款的银行记录。2、没有证据的成功案例在某次招投标审计中，审计人员通过招标价格的趋势分析发现折扣突然下降，另外中标人和付款人不同。随后审计人员走访了投标的企业，发现围标了。审计人员本来是想拿正确的价格，反推回扣的数量但是，供应商圈子太小了，问了一家马上发现泄密了所以就是硬谈。不过因为背景都挖过，所以对方以为审计人员知道了，就招了。