第5章电子文件与信息管理系统.ppt

Company Logo徒竖驯巩存泉坷狄蔑瓢砚链绩罪舷帚狰衅婶依僚抹肯健红喳剑庭宜涉仿杰第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统 第第5 5章章 电子文件与信息管理系统电子文件与信息管理系统国家级精品课程电子文件管理国家级精品课程电子文件管理时间：月 日 第 -节教室：硝端溺迂值褪仿蓄牺绳恰诀烽疟含定斌枷襟眯越撰唤蚁薯妆土遍欧烘镐金第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统教学重点教学重点o本章关键内容本章关键内容o电子文档生命周期管理o业务信息系统的特点o文件管理与信息管理的区别与联系o文件管理系统与文档管理系统的区别与联系o电子文件管理与电子文件保存的区别与联系o电子文件管理系统的核心功能o混合文件保存系统的特点o整合EDMS与ERMSo预归档平台的功能与作用o关键词关键词o文档生命周期 文件管理 文档管理 电子文件管理 电子文件保存 文件生命周期 功能需求 附加功能 重要文件 预归档o核心功能 控制功能 捕获功能 报告功能 访问与安全 审计跟踪 业务信息系统 o法规遵从 电子文件管理系统（ERMS）电子文档管理系统（EDMS）o电子文件保存系统（ERKS）系统管理 系统设计 厕拷本皿默郴肮若预纳迭锯延知如怀之厕灾亮姜速鸿喂饶寻扶台烩卵侥鸿第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统 文件和信息管理系统文件和信息管理系统（Records and Information Management Systems）既可以指代任何创建、捕获和管理信息的系统，它既包含基于纸质信息的管理系统，也包含以电子方式形成的信息系统。电子文件与信息管理系统电子文件与信息管理系统则包括用于创建、捕获、管理和保存各种电子信息的系统，其管理的对象包括电子文件、电子文档、数字对象和数据。基本概念席消好谩占瞳踌琳描缨酪吮尘餐奔琴柞驴直干通冠悉痒己贬砍蹈纶愈迹洲第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统主要内容文档管理与文件管理文档管理与文件管理1文件与信息管理系统文件与信息管理系统2ERMS功能需求概述功能需求概述345ERMS的核心功能需求的核心功能需求文件管理系统整合实例文件管理系统整合实例节拦灸候娘清诡明窍鲍杉榔履雨锭熔霍炎交扇哺萤涸糜雇交闻楼涪悬梦趟第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统1.文档管理和文件管理o回顾回顾：文档与文件的区别？：文档与文件的区别？1.1 1.1 文档管理文档管理 文档管理文档管理（Document Management）是以文档为管理对象，对其创建、修改和管理的控制活动，这些控制措施主要集中在文档的访问和版本控制上。电子文档管理生命周期电子文档管理生命周期 砰水躲渍残拖秆舵娱杰抠摈架衡佳特谭闺刽啸庸亩苗迪戏吵砸而烷岩录赫第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统1.文档管理和文件管理1.21.2文件管理文件管理 文件管理文件管理（Records Management）是为了维护文件的证据价值，而对文件的创建、接收、维护、使用与处置等行为进行有效控制的过程，包括捕获和维护与机构业务活动有关的具有证据价值的文件和信息等行为。o有效的文件管理要求要求：支持以凭证凭证为基础的管理政策；通过对文件的良好组织，遵从各项法规遵从各项法规并支持文件保护文件保护；通过对决定、行动和事务进行详细记录以保证文件的可靠性可靠性；通过向机构各部门提供可靠的文件信息共享和再利用信息共享和再利用，以支持机构和组织的知识管理网络；具有支持信息交换支持信息交换和部门间协同工作协同工作能力的功效。节羔惰惦曲从位裕故堤悬样脯俗厩掌挑枪腔禾踢趋绸鞭澜疹嫡履位盲苍帘第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统1.文档管理和文件管理文档管理与文件管理坍串粳染磐嚼户骏卯堕忽鸽谐伊缓典促暂葬拼叔恩译智革炉也侩绽蒋汗肮第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统o文档管理与文件管理比较文档管理与文件管理比较思考思考：文档管理与文件管理还有哪些相同和不同之处？1.文档管理和文件管理般羊诉六愤萎亏衣长鼎毛函链媒械腊蛊悦北昼引赏芯纂垃症灸缩拎料懂迭第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统1.文档管理和文件管理1.3 1.3 电子文件管理与电子文件保存电子文件管理与电子文件保存 电子电子文件管理（ERM：Electronic Records Management）是指使用自动化的技术来管理文件，是文件管理过程和程序的自动化。电子电子文件保存（ERK：Electronic Recordkeeping）是指开发一个自动化过程，使机构用于管理其电子文件，该自动化的过程不仅仅支持一份电子文件的内容的保存，还支持其背景和结构的长期保存。注意：两个概念中的电子（注意：两个概念中的电子（electronicelectronic）是不同的！）是不同的！贺轧跋锦成废藐浆罐俞号像獭粤屯卿肄傅例痒夕争烦肋浇貉核舔笑弧屈囤第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统1.文档管理和文件管理oERMSERMS和和EKMSEKMS的差异的差异o相同相同：具有档案功能档案功能（Archival Function）o档案功能是指为实现安全保管和保存档案文件并确保它们可供利用和可被理解而实施的一系列必要的相关活动。彝深骗谈邀哟吗恃歉笆抚缕章懒祟筋涌炽咆吵洽私菩历块揽帚筷案哟棠拧第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统主要内容文档管理与文件管理文档管理与文件管理1文件与信息管理系统文件与信息管理系统2ERMS功能需求概述功能需求概述345ERMS的核心功能需求的核心功能需求文件管理系统整合实例文件管理系统整合实例韧痴七帕臂葡稿竹特肮昏坯澈霖蔽诱遵扬衷柳枷墓婚朔啊皑惹嘴毡没根贾第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统业务信息系统业务信息系统（BIS）电子文件管理系统电子文件管理系统（ERMS）电子文档管理系统电子文档管理系统（EDMS）文件与信文件与信息管理系息管理系统统2.文件与信息管理系统圈辑嘻帧俄页刊焉仗主愧也站私挑贸锣诵泛飞星懂殉框浪焊累琴番甘哼还第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统2.12.1业务信息系统（业务信息系统（BISBIS：Business Information SystemBusiness Information System）（广义）业务信息系统是由硬件、软件、政策、流程以及执行人员等多个部分构成的集合体集合体，其目的是为机构业务信息的收集、处理和提供访问服务的。（狭义）业务信息系统是创建、保存、处理并对机构业务信息提供访问的自动化系统自动化系统，这些信息可以任何形式存在，包括数据、文档和文件。业务信息系统的类型2.文件与信息管理系统竭豌美灌阂础彦藉灶痈煞橡敞绩茬懂傣斜骡卡肛遵呢瓮瓮潘违嫂芋绕悲刃第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统2.文件与信息管理系统2.22.2电子文件管理系统（电子文件管理系统（ERMSERMS）ERMS：是为了保存机构业务活动的证据信息，用来对电子文件创建、使用、维护以及处置等行为进行管理的自动化系统。（1）实质功能：档案功能/证据功能主要体现在：在保存文件的同时也保存了适当的背景信息和元数据背景信息和元数据，维持了相关文件之间的关联性关联性。这既有利于文件证据价值的保留，也便于对文件的识别并利于对文件的长期访问和存取。在整个文件管理流程中实行有效控制文件管理流程中实行有效控制，例如分类、登记、查找和检索、保存和处置等，保证文件的真实与完整。能够实现对已保存文件的控制已保存文件的控制，例如访问和安全控制，保证文件内容的安全和完整。钧峪园旱另饱贵叫硷假搞睛讳回除宝姿庞孙瀑缚苞柏选奴吵选晦秋什亦凳第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统2.文件与信息管理系统（2 2）ERMSERMS与其他系统的关系与其他系统的关系 ERMS与利用系统 两者应分开设置，各司其职。oERMS与ERKS父集与子集的关系吸查届形汇旷巳册蛹丙玉庚敷振访陀分筏脓叔稼原扰直消甲杀碰唯翘寅荐第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统2.文件与信息管理系统o2.32.3电子文档管理系统（电子文档管理系统（EDMSEDMS）电子文档管理系统（EDMS）是协同业务工作（如起草文件）与支持文件管理的技术的集合。主要设计目的设计目的在于：支持电子文档的创建、修改和管理。电子文档管理系统的目标目标是改善信息管理和工作流，其所保存的文档具有信息价值，并非具有证据价值信息价值，并非具有证据价值。醉态耿鹅删始炸眷蚤炒伯浴昂凰贸衣肌惰损臻行志墓总涕譬药扬帚雏外际第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统2.文件与信息管理系统o各种管理系统的关系图各种管理系统的关系图两左遮揣丫空坟描悔武申么犊宣妄鲍费拥互桐饰褐嘶擅咐尸肇限虚乌携金第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统2.文件与信息管理系统2.4 ERMS2.4 ERMS和和EDMSEDMS的整合与集成的整合与集成文档管理和文件管理的离散管理模式思考：以上模式的缺陷在哪里？思考：以上模式的缺陷在哪里？患距坦酶肄帛镊捏适颓荐顿痰佬画幌度磺渣墅仪杭妮钓呼彰厉拿佃治尹宙第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统 为了使形成的记录能够应对法规遵从，为了长期保护重要的电子文件，ERMS有必要延伸到电子文档管理系统，以加强在文档形成初期的前端控制能力；对于重要的文档管理系统，为确保电子文档具有文件要素，有必要引入档案功能。在整合前需要克服以下阻力阻力：如何准确识别系统的功能需求如何与IT工作者有效沟通，让系统改造或开发者能够将这些需求融入系统之中，以满足记录生命周期内文件价值的持续保存。如何使文件形成者与文件管理人员能够相互理解，相互支持，使系统的运作可能得以实现。2.文件与信息管理系统咀砖色肘详砌鼠敞诚浩拂撤憎化鞍丑裂曾嗓划苑擒举谈鼠烂讨潘描蜂秧粟第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统主要内容文档管理与文件管理文档管理与文件管理1文件与信息管理系统文件与信息管理系统2ERMS功能需求概述功能需求概述345ERMS的核心功能需求的核心功能需求文件管理系统整合实例文件管理系统整合实例汀慕迎影胆朱够删浅皮秒罩札躁舶堂氟幕号紧达沼鲁容瓢挞抗雏铲亏躬除第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统3.ERMS功能需求概述 功能需求功能需求（Functional Requirement）：用户解决某一问题或达到某一目标所需的软件功能。功能需求说明了系统基于用户需要必须具有的特点、功能及属性等，是在开发过程中对系统的约束。（1 1）功能需求规范）功能需求规范oERMS软件功能需求规范的作用作用：规范电子文件管理系统开发，使其满足文件保存质量；指导电子文件管理系统开发，特别是使其成为软件供应商开发该系统的依据。肃颅织隶釜铭剿咏罚卯五扼资留颜吉汽蔗地谎谅帝池触郁撵揭漾呢断逃忿第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统3.ERMS功能需求概述o国际上较有影响的需求规范：联合国文件与档案管理部：文件保存系统功能需求欧盟电子文件管理典型需求（MoReq）美国电子文件管理软件设计评价标准英国电子文件管理系统功能需求澳大利亚电子文件管理系统软件功能说明书夏磕牟囤望饲怯吓九胞毙韦逮对领霄断雁锋赔条趁咽君祥悼亩然让貉摆拂第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统3.ERMS功能需求概述（2 2）ERMSERMS的功能需求类别的功能需求类别 ERMS的功能需求一般可划分为：o核心功能需求核心功能需求o附加功能需求附加功能需求（可选功能）澳大利国家档案馆ERMS功能需求模型图 峨供泰粉铱巩疗膏炔芜释盔佑搭茫霜摊袱富恒蒲鲁资掖敦宇乙横拷副琢殿第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统3.ERMS功能需求概述（3 3）功能需求的制定依据）功能需求的制定依据o用户实际的需求o相关法律法规、标准与要求（参见第三章）森梁钒吕驭朝安杖缩属叼钩匝甚唱坛巨岂弊啊凑造俩舜娟茅谈穗佣距闹喉第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统主要内容文档管理与文件管理文档管理与文件管理1文件与信息管理系统文件与信息管理系统2ERMS功能需求概述功能需求概述345ERMS的核心功能需求的核心功能需求文件管理系统整合实例文件管理系统整合实例咀燃瘟渤亦哲亚淬竟滚箩左以妇浊省望厄蔷哟葱躲剿崔嗅劈也泥青赖寸干第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统4.ERMS的核心功能需求文件管理的文件管理的核心功能核心功能核心功能需求核心功能需求系统管理与系统管理与设计的核心设计的核心功能功能果撩遵墙眼财烤钓勇裴涂姻漓究绵罩攀壹喘评樱镰涧属音超眨迢骋詹殴驯第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统4.ERMS的核心功能需求4.1 4.1 文件管理的核心功能文件管理的核心功能（1）对文件的控制和管理o阻止对文件夹、文件与相关元数据的非法销毁和删除行为；o自动跟踪并记录对文件、文件夹与相关元数据的一切操作行为，执行对文件夹、文件与相关元数据的管控。讼淫埋翔写箱渔橇滴霖琼裳往纷访熊饭溜搞立晨煎哈奥众饱蟹球伊秆实鞘第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统3.ERMS功能需求概述（2）捕获 捕获（Capture）是将一份文档（Document）或者一个数字对象（Digital Object）存入文件保管系统，并为其制定元数据以描述文件和存放位置的过程，其目的在于为文件提供长期有效的保存。o基本功能：对多种类型文件的捕获能力 具有批量导入能力o基本要求：应确保捕获数据的齐全、完整和不可变更性。紧下嫂开舆献帐雾焉偶溶矛骤朱噶糜缉掠祭呛颗袱陋沂抡雪丙搞窟矿醋佑第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统3.ERMS功能需求概述（3）安全控制 对文件实施全方位的安全控制，ERMS必须具有访问控制功能、审计跟踪功能、文件的保留与处置功能，以及对重要文件的识别与保护功能：访问控制访问控制o文件：划分安全类别；o人：划分访问权限审计跟踪审计跟踪o记录系统活动与用户行为，以保证文件的真实和完整性 文件的处置文件的处置重要文件的识别与保护重要文件的识别与保护贩火椎眯夜拥捞沈砸睫钠睦予缔浙额泥逊选露擦龟昌圾耙仲苟彪往值仇飘第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统3.ERMS功能需求概述（4）查找与检索 ERMS的检索功能不同于利用系统的检索功能，ERMS不是供给社会公众利用的开放式系统。多途径查找 相关信息的全面显示（在权限范围内）【实例】系统检索功能演示川替惹濒铂前朵忽么缮驮腔搔聂哺档烯塔河假猫奴沈散圣汪脯涝蒙吃辕鸯第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统3.ERMS功能需求概述4.2 4.2 系统管理及设计的核心功能系统管理及设计的核心功能（1）可用性（可操作性）（2）报告功能 系统必须自动生成关于系统各种行为以及系统所控制对象的各种报告 （3）系统管理（4）系统设计茁晶被声婴辙拔砷料浮母斑谁娘灵汤规垂谜酌离氨疯拧峡辞诊绘俱况想毛第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统主要内容文档管理与文件管理文档管理与文件管理1文件与信息管理系统文件与信息管理系统2ERMS功能需求概述功能需求概述345ERMS的核心功能需求的核心功能需求文件管理系统整合实例文件管理系统整合实例镑郁垢处竣喧呕乔琳眉余翟料击愚陈绘饲频磷莆邱恐督尝握瑚帕狭骆殖跺第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统5.文件管理系统整合实例 为了便于对文件生命周期的全程控制，ERMS应当延伸到文档管理系统中或与EDMS紧密结合，形成文件生命周期的无缝管理。系统整合后，ERMS的核心功能需要在控制与捕获方面增添新的功能。（具体参见：6.延伸到文档管理系统的ERMS）【实例【实例1 1】预归档方案】预归档方案o所谓预归档，即将一份电子文档捕获到ERMS中，并不立即归档，而是在一段时间后，待其条件成熟时对其进行登记。一般适用于：需要积累一段时期方可正式导入电子文件管理系统的重要文档。腊能绘凳踩霉闽诲责勺肩喧手最闽倔腕姬门泊觅芭涂菌参琼恰崔秸咒胃债第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统5.文件管理系统整合实例o方法一：方法一：在在ERMSERMS内置预归档平台内置预归档平台 在ERMS内置一预归档平台，使业务人员可以将归档范围内或是认为有归档必要但尚未在归档范围内的电子文档放在该预归档平台上进行积累，待业务人员认为拟归档的文档已经齐全完整后，直接传送归档。糙嫩堑褂先充稳噶福小荚绘芜眺晾炼蜀江戌撅功悲云喻节逆六行奸吟每词第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统5.文件管理系统整合实例业务人员：预归档平台提交拟归档数据业务人员：预归档平台提交拟归档数据账孰缺业钓唐澈厄禁阳佑茨防却吾饶津争悦条对懒矾貉纷俊净雅交呛戚滤第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统文件管理人员接受预归档文件文件管理人员接受预归档文件 剂驳蕉贮葫屠寸筏倡辈毁饱庇芹紊叫滁别长尔热推判贺凑匪裙躲饥缝闪革第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统5.文件管理系统整合实例预归档成功等待文件管理人员进行鉴定预归档成功等待文件管理人员进行鉴定鹊巩汤芝乍乞役难湖拇刽语欣脓衙胶个峡画娱钱恼思砚泥跑选卿狡脚恤纷第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统5.文件管理系统整合实例o方法二：在业务管理系统前端预归档方法二：在业务管理系统前端预归档 在OA系统留有的预归档空间。拟归档的文件在指定位置进行积累，待积累齐全完整后传送归档。事实上，无论是将预归档空间设置在电子办公系统，还是电子文件管理系统，其管理过程和效果都是一样的，都可以达到电子文都可以达到电子文件管理文件形成的前端控制，做到文档一体化。件管理文件形成的前端控制，做到文档一体化。最蝉敞盘数瞎漠崖坞琼锈箱鳖肖邮仅肇顶健押肠乘吨装招躲徒然猜液合堑第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统5.文件管理系统整合实例o【实例【实例2 2】云南电网公司文档一体化管理软件】云南电网公司文档一体化管理软件课堂任务课堂任务：观看系统功能演示，发现并总结该系统的特色和优点。若你认为存在不足或可改进之处，请提出并阐述理由。沈鉴蛛辫纸丸攘铺演衬卉遁拄贮抵白民屑害腐闷退岂叔信鳞看铡踢支笑绕第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统思考题o思考题：1、文件管理系统与文档管理系统的异同？2、电子文件管理与电子文件保存的异同？3、简述预归档平台的功能与意义？4、试述文档和文件的集成管理。化婚殴戈龙芋鱼倡垢剁灯坊皂秦喘饺狭度囚吩份匪鸡逮丘阎域呼筑忆售始第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统Company Logo徒竖驯巩存泉坷狄蔑瓢砚链绩罪舷帚狰衅婶依僚抹肯健红喳剑庭宜涉仿杰第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统骄兽凿竭武棚睡舟诱纷君笺树惟亩烽翟赘杉冕疡详气饼误易偷孤苞坐指队第5章电子文件与信息管理系统第5章电子文件与信息管理系统