秘书实务第五章信息工作.pptx

第五章第五章第五章第五章 信息工作信息工作信息工作信息工作2024/5/21 周二1上次回上次回顾1、简述行文关系和行文制度2、发文处理主要有哪些环节？3、交拟、草拟、签发、印制、校对和传递公文有哪些注意事项和要求？4、阅文、筛选、传阅、拟办、批办、承办和催办公文有哪些方法和要求？2024/5/21 周二2本章目本章目标1.了解信息与信息工作的含义2.明确信息工作的意义、特点和要求3.掌握秘书机构获取、加工、提供、存储和活化信息的内容及方法4.提高信息处理能力2024/5/21 周二3导入案例：入案例：优质服服务与工作差距与工作差距2024/5/21 周二42024/5/21 周二51、信息与信息工作、信息与信息工作广广义的信息的信息，是指，是指对各种事物运各种事物运动特征特征和和变化的客化的客观描述；描述；狭狭义的信息的信息，是指通，是指通过一定的物一定的物质载体体反映出来的新的有用知反映出来的新的有用知识。第一第一节 信息工作概述信息工作概述2024/5/21 周二6信息的信息的特征特征：A 客客观性性B 无限性无限性C 时效性效性D 共享性共享性E 可可传输性性F 可加工性可加工性G 可可扩散性散性2024/5/21 周二72024/5/21 周二82024/5/21 周二9信息工作信息工作，特指秘，特指秘书获取、加工、取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活存和利用信息的一系列活动。2024/5/21 周二102、信息工作的、信息工作的作用作用a辅助助领导者正确决策者正确决策b协助助领导者科学管理者科学管理c开开阔领导者与秘者与秘书的思路的思路d提高秘提高秘书工作效率工作效率2024/5/21 周二113、信息工作的、信息工作的特点特点A 服服务性性B 综合性合性C 针对性性D 适适时性性2024/5/21 周二124、信息工作的、信息工作的要求要求敏敏锐信息意信息意识主要体主要体现在两个方面：在两个方面：一是一是对信息工作的信息工作的热爱和和执着；着；二是养成信息工作的二是养成信息工作的职业习惯。2024/5/21 周二13准确准确首先，要收集真首先，要收集真实信息，信息，报送真送真实信息信息其次，要注意信息内容的核其次，要注意信息内容的核实其三，提供信息要有其三，提供信息要有严肃的的态度和度和负责的精神的精神其四，要把信息和其四，要把信息和调研研结合起来合起来2024/5/21 周二14及及时为了及了及时报送送紧急信息，秘急信息，秘书部部门的同志的同志应注意以下几点：注意以下几点：第一，一定要克服掩第一，一定要克服掩饰紧急信息的急信息的侥幸心理幸心理第二，要增第二，要增强信息触角的灵敏度信息触角的灵敏度第三，第三，紧急信息一急信息一发生就要立即上生就要立即上报第四，要取得第四，要取得领导者者对报送送紧急信息的支持急信息的支持2024/5/21 周二15全面全面全面，就是要全面，就是要坚持持“两点两点论”，有喜，有喜报喜，有喜，有忧报忧。为了了纠正正报喜不喜不报忧现象，需要做到：象，需要做到：首先，要提高思想首先，要提高思想认识其次，各其次，各级秘秘书部部门的的领导人要支持、人要支持、鼓励秘鼓励秘书人人员报忧其三，要加大其三，要加大对报忧的督促的督促检查力度力度2024/5/21 周二16经济经济，就是用，就是用较低廉的低廉的费用和用和较简单的的手段手段获取必要的、取必要的、较多的信息。多的信息。2024/5/21 周二17适用适用适用，就是适用，就是对信息的收集、加工和信息的收集、加工和报送送要有明确的目的，适要有明确的目的，适应领导者工作的需者工作的需要。要。需要注意以下几点：需要注意以下几点：首先，要了解需求，适首先，要了解需求，适应需求需求其次，要区分其次，要区分对象，决定取舍象，决定取舍2024/5/21 周二185、信息工作的、信息工作的主要制度主要制度信息信息专报制度制度信息信息报送数量定送数量定额制度制度紧急信息急信息报送制度送制度信息稿件送信息稿件送审制度制度信息采用通信息采用通报制度制度信息信息专题分析制度分析制度信息信息业务培培训制度制度信息工作信息工作奖惩制度制度2024/5/21 周二19信息工作程序信息工作程序图2024/5/21 周二202024/5/21 周二211、信息获取的范围信息获取，是指秘书利用各种渠道和方法获得领导工作所需要的信息。主要包括：a上级信息 b内部信息 c社会信息 d同业信息 e历史信息 f国际信息第二第二节 信息的信息的获取取2024/5/21 周二22秘书为领导者收集信息，应抓住四大特点：一是政策性特点二是思想性特点三是超前性特点四是动态性特点2024/5/21 周二232、信息获取的渠道信息网络渠道文书渠道书刊渠道调查渠道会议渠道信访渠道科研渠道档案渠道2024/5/21 周二243、信息获取的方法网络查询法 文字阅读法 收看收听法 会议记录法 相互交流法 专题调查法 随时观察法 索取求购法2024/5/21 周二25信息加工，是指将获取的原始信息进行鉴别、筛选、综合、分析和编制，使之成为完整、有用的信息资料，以便提供利用。信息加工既是一种工作过程，更是一种创造性思维活动，加工的成果是科学方法与智力劳动的结晶，具有比原始信息更大的使用价值。第三第三节 信息的加工信息的加工2024/5/21 周二261、信息加工的方法归纳法浓缩法纵深法扩充法对比法转换法图表法剪接法2024/5/21 周二272、信息简报的编写简报不是正式的公文，但是简报一方面有不同单位各自的独特格式；一方面也有在长期实践中约定俗成的相对固定格式。一般简报有报头、正文和报尾三部分。2024/5/21 周二28 具体内容如下具体内容如下简报的格式报头正文报尾内容包括简报名称；编号；编发单位名称；印发日期，在报头左上方加印“内部刊物，注意保存”不刻意设计版面。每项内容都是标题、简要报道和提供信息的单位或信息出处三部分 简报尾页下方，两条平行线内注明本期的发送单位名称或个人姓名；下线下右侧注明总印发份数 2024/5/21 周二29秘秘书做做“简报”工作的要工作的要求求秘书做秘书做“简报简报”工作的工作的要求要求要要 求求 围绕围绕“简报简报”工作，秘书工作，秘书要头脑清楚，反应敏捷，要头脑清楚，反应敏捷，掌握情况及时准确掌握情况及时准确要学会要学会“抓大事抓大事”和围绕当前一和围绕当前一个时期的中心工作掌握情况，收个时期的中心工作掌握情况，收集信息；还要学会集信息；还要学会“抓苗头抓苗头”，及时反应带有倾向性的问题及时反应带有倾向性的问题 要掌握一定的理论和方法，要掌握一定的理论和方法，掌握方针政策，能够对所掌握方针政策，能够对所收集的信息进行加工整理收集的信息进行加工整理 要重视信息的导向问题，善于把要重视信息的导向问题，善于把多种类、多渠道的无序的信息变多种类、多渠道的无序的信息变为系统的、有价值的信息为系统的、有价值的信息 要具备相当的文字水平，要具备相当的文字水平，要把要把“简报简报”编辑成上下编辑成上下喜闻乐见的文字材料喜闻乐见的文字材料好的简报不仅内容充实，而且文好的简报不仅内容充实，而且文字流畅，能使人从简约的文字中字流畅，能使人从简约的文字中透视深远的信息意味透视深远的信息意味编写写简报的要求的要求标题醒目主题集中内容新鲜结构简单篇幅简短语言简洁2024/5/21 周二313、信息的深加工信息的深加工，是指对信息进行初加工的基础上，深入进行研究，开发出高层次、高质量的信息，在加工中使信息增值，更好地为领导决策服务。高层次信息应当符合下列要求：a要有高度b要抓重点c要找规律d要提对策2024/5/21 周二321、信息提供的对象信息提供，是指秘书机构将加工之后的信息提供给使用对象，以实现信息的价值。秘书机构信息提供的对象具有多元性：首先，是为本级领导机关提供信息其次，是为上级领导机关提供信息再次，是为下级机关和基层单位提供信息第四第四节 信息的提供信息的提供2024/5/21 周二332、信息提供的要求针对性多样性适时性保密性2024/5/21 周二34 3、信息提供的方式简报递送电报递送传真递送网络传送电话报送音像制品递送2024/5/21 周二352024/5/21 周二362024/5/21 周二372024/5/21 周二382024/5/21 周二392024/5/21 周二402024/5/21 周二411、信息存储的意义信息存储，是指秘书机构和秘书人员将有查考使用价值的信息资料经过整理后，以一定的方式保存起来，便于以后利用。第五第五节 信息的存信息的存储2024/5/21 周二42意义：a有利于充分利用信息资源b有利于开发深层次的信息c有利于提高秘书工作效率2024/5/21 周二432、信息存储的要求认真筛选科学分类系统完整坚持不懈便于检索2024/5/21 周二443、信息存储的方式计算机存储信息简报存储多媒体存储信息资料存储2024/5/21 周二451、高层次信息的特点和作用高层次信息，是指全面反映事物概貌、揭示事物本质及其规律的深度信息，以及对原始信息进行综合处理后提出对策建议所形成的信息。高层次信息必须具备三个要素，即有情况、有分析、有建议，同时还要求情况的明晰性、典型性；分析的深刻性、明确性；建议的创见性、可行性。第六第六节 高高层次信息的开次信息的开发2024/5/21 周二46高层次信息的特点：a宏观性b完整性c典型性d深刻性e预测性2024/5/21 周二47高层次信息的作用a有助于领导层作出全面性较强的决策b有助于作出严密性较强的决策c有助于领导作出导向性决策d有助于领导作出准确度较高的决策e有助于领导作出超前性较强的决策2024/5/21 周二482、高层次信息开发的途径对初级信息进行重点调研对零散信息进行综合归纳对积累资料进行升华突破2024/5/21 周二493、开发高层次信息的方法中心跟踪法热点扫描法难点突破法光点放大法超前预测法拓展延伸法2024/5/21 周二50信信息息资料工作料工作 秘书的信息资料工作就是将信息工作融于平时的办文工作中，或者说是在办文工作中留意将大量的初级信息加工为高层次信息，为领导的管理与决策服务。2024/5/21 周二51（一）秘（一）秘书的信息的信息资料工作料工作 秘书是为领导“辅助管理，综合服务”的，秘书的资料，就是围绕有关为领导提供全面服务的原则进行搜集、摘取、留存、剪贴的。因为秘书的工作范围广泛，内容繁杂，所以秘书资料的来源也广。2024/5/21 周二52（二）（二）资料剪料剪贴 资料剪贴的方法资料剪料剪贴主要是文字主要是文字资料的提料的提纯留存。留存。传统的的“剪剪贴”是真正意是真正意义的的“剪剪”，现在秘在秘书通常是将所要留存内容通常是将所要留存内容划定复印划定复印。剪贴复制的过程1 12 22024/5/21 周二53将认定要留存的内容用较粗的笔划出边框，尽量留宽余些在划定内容的空白处标明内容出处，包括所载报刊名将内容复印A4纸上如所选内容版面较小，可以先用单面纸复印要利用放大和缩小复印功能，使复制内容字号大体一致 2024/5/21 周二54 资料保存3 3资料保资料保存的注存的注意事项意事项根据剪贴资料的量，选择页码薄厚适宜的 在剪贴簿的封页和脊部做好必要的标签顺序插入要留存的资料并一一编注 剪贴簿的第一页要做目录，以备查找方便2024/5/21 周二55（三）摘要卡（三）摘要卡 摘要卡也称“文献摘要卡”或“文件摘要卡”。文献就是有历史价值或留存价值的文字资料。秘书在不可能全部保存文献或不能准确确定文献价值时，常常采取做摘要卡保存信息的方式。摘要卡一般用卡片盒（箱）保存。卡卡片片盒盒2024/5/21 周二56 在摘要卡中，主要包括以下六在摘要卡中，主要包括以下六项内容内容摘要卡的内容所摘文献的出处文献出版社、期刊号页码分类和编号摘要内容摘录人和备注2024/5/21 周二57 摘要卡的摘要卡的优点是方便灵活，便于点是方便灵活，便于查找，但秘找，但秘书的的办公公环境有限，卡片的存放量不可能太大，境有限，卡片的存放量不可能太大，所以，用摘要卡的形式留存信息，就有一所以，用摘要卡的形式留存信息，就有一个不断个不断筛选、精、精简、提、提纯问题。2024/5/21 周二58（四）名片（四）名片 名片是现代经济社会中人与人之间、单位工作人员之间交际交往中相互认识的一种工具。对秘书来说，名片上可以有直接的和间接的信息。名片作为信息载体，在秘书工作中，也有从收集到加工整理、从保存到提供使用、到信息反馈的过程。2024/5/21 周二59 具体过程如下名片的使用过程名片的收集名片的保存名片的加工整理名片的利用要加以分类留存要一新片换替旧片或针对某张名片添注新信息2024/5/21 周二60（五）（五）秘秘书案案头的的“信息信息库”所谓“信息库”就是秘书要在自己有限的办公桌、抽屉、柜架上，准备随手就可以取来的应答信息。这些东西有的人称为“案头必备”，有的书上称之为“必须经常放置于身旁的东西”。2024/5/21 周二61 一般来说，秘书案头应具备的“信息库”包括如下内容中、英文字典中、英文字典 飞机、火车、飞机、火车、轮船、班车的轮船、班车的最新时刻表最新时刻表 邮政编码簿邮政编码簿 电话号码簿电话号码簿 国际国内地图国际国内地图 常用业务及管常用业务及管理工作范围的理工作范围的最新电话表最新电话表 应用文体式大应用文体式大全、秘书手册全、秘书手册 工商名录或同工商名录或同业名录业名录 办公室所有设办公室所有设备的说明书、备的说明书、维护保养手册维护保养手册2024/5/21 周二62（六）（六）以以计算机算机为核心的信息核心的信息处理技理技术 秘书的信息工作现代化，首要的是秘书的思想观念。其次是计算机的网络系统问题。网络的信息大大拓展了秘书对信息的获取渠道。但是面对大量的、纷至沓来的各种信息，如何经过分析、综合、归纳和判断，向领导提供最精华部分，这是秘书比较艰难的任务。以计算机为核心的信息处理技术，可以将秘书的整个信息工作网络化、磁盘化、多媒体化，这是秘书信息工作不可遏止的前景，但是发展的速度和秘书工作的优劣，很大成分在于秘书对这一问题的认识。2024/5/21 周二632024/5/21 周二642024/5/21 周二652024/5/21 周二66课堂堂讨论秘书如何主动获取信息？2024/5/21 周二67课后作后作业1、秘书部门的信息工作有何特点？2、信息工作的意义和基本要求是什么？3、秘书获取信息的渠道和方法有哪些？4、信息加工有哪些主要方法？5、信息简报编写的要求是什么？6、高层次信息开发的途径和方法有哪些？2024/5/21 周二68