第八章--文书立卷归档和档案工作.ppt

立卷、立卷、归归档和档案工作档和档案工作第八章第八章秘书学概论立立卷卷 归归档档和和档档案案工工作作文文书书立卷立卷档案工作档案工作文文书归书归档档归归档作用、范档作用、范围围、时间时间与要求与要求工作内容工作内容工作原工作原则则立卷范立卷范围围立卷方法立卷方法立卷步立卷步骤骤实实例表格例表格秘书学概论秘书学概论文文书书立卷立卷立卷范立卷范围围立卷方法立卷方法立卷步立卷步骤骤实实例表格例表格章目录秘书学概论秘书学概论文文书归书归档档归归档作用档作用归归档范档范围围归归档档时间时间归归档要求档要求章目录秘书学概论秘书学概论档案工作档案工作档案作用档案作用工作内容工作内容工作原工作原则则汇总汇总表格表格章目录秘书学概论秘书学概论 年度文书立卷归档工作汇总表序号文件类型文件标题文件字号文件日期文件作者处理情况发现问题意见和建议组卷日期归档日期案卷号文件所在张号移交档案室日期备注节目录秘书学概论秘书学概论立卷范立卷范围围具具 体体 内内 容容上上级单级单位来文位来文必必须贯彻执须贯彻执行的指令性公文行的指令性公文与与业务业务有关的指有关的指导导性公文性公文本本单单位需要参照位需要参照办办理的法理的法规规性公文性公文本本单单位文位文书书指示、指示、请请示、批复、决定、通示、批复、决定、通报报、重要通知、重要通知、计计划划总结总结、内部机构、内部机构变动变动、办办事事规则规则等等资资料料本本单单位位财产财产、档案等的交接凭、档案等的交接凭证证及及产权产权依据依据资资料，料，重要重要统计资统计资料料重要来信及重要来信及记录处记录处理理报报告，重要活告，重要活动图动图片等片等资资料料下下级单级单位来文位来文与与单单位有密切关系的具有位有密切关系的具有查证查证价价值值的各的各类类文文书书同同级单级单位来文位来文与与单单位位业务业务有关、有参考价有关、有参考价值值的文的文书书，如条例等，如条例等节目录秘书学概论秘书学概论立卷方法立卷方法问题问题特征特征时间时间特征特征名称特征名称特征作者特征作者特征通信者特征通信者特征地区特征地区特征节目录秘书学概论秘书学概论立卷步立卷步骤骤调调整整顺顺序序组组合案卷合案卷提前准提前准备备平平时归时归卷卷编编排排页码页码填写目填写目录录拟拟定定标题标题装装订订成册成册编编目定卷目定卷办办理移交理移交节目录秘书学概论秘书学概论实实例表格例表格卷内目卷内目录录案卷目案卷目录录卷内卷内备备考表考表案卷封面案卷封面案卷目案卷目录录封面封面案卷目案卷目录备录备考表考表节目录秘书学概论秘书学概论归归档的作用档的作用 归归档是文档是文书书工作最后一个工作最后一个环节环节，又是，又是档案工作开始的一个档案工作开始的一个环节环节，可，可说说是文是文书书工工作和档案工作的作和档案工作的结结合部，是交接合部，是交接环节环节。单单位文件的位文件的归归档是档案的主要来源，档是档案的主要来源，也是档案室收集工作的也是档案室收集工作的经经常任常任务务。节目录秘书学概论秘书学概论归归档的范档的范围围 凡是反映本机关工作活凡是反映本机关工作活动动、具有、具有查查考利用价考利用价值值的文的文件材料均属于件材料均属于归归档范档范围围。包。包括上下括上下级级机关、同机关、同级级机关和机关和非隶属机关的某些文件材料。非隶属机关的某些文件材料。节目录秘书学概论秘书学概论归归档的档的时间时间 实实行定期行定期归归档。定期档。定期归归档，就是档，就是办办理完理完毕毕的文件材料由文的文件材料由文书书部部门门或或业务业务部部门门整理、立卷后定期向档案室移交。移整理、立卷后定期向档案室移交。移交的交的时间时间一般在第二年上半年，一些一般在第二年上半年，一些专专门门性文件或性文件或驻驻地分散的个地分散的个别业务单别业务单位的位的文件可推文件可推迟迟至第二年的下半年。至第二年的下半年。节目录秘书学概论秘书学概论归档的质量要求 应归应归档的文件材料档的文件材料齐齐全、完整；全、完整；文件和文件和电报电报按其内容的按其内容的联联系，合并整系，合并整理、立卷；理、立卷；归归档的文件材料，保持它档的文件材料，保持它们们的的历历史史联联系，区分保存价系，区分保存价值值，分，分类类整理、立卷，案整理、立卷，案卷卷标题简标题简明确切，便于保管和利用。明确切，便于保管和利用。节目录秘书学概论秘书学概论档案的作用档案的作用可作可作为单为单位工作位工作查查考的依据考的依据可作可作为为生生产产活活动动的依据和参考的依据和参考可作可作为为政治斗争的工具政治斗争的工具可可为为科学研究提供必要的科学研究提供必要的资资料料节目录秘书学概论秘书学概论工作工作环节环节具体工作（内容）具体工作（内容）收集收集将分散于各个机构内部的文件收集起来，集中保存将分散于各个机构内部的文件收集起来，集中保存整理整理将收集来的文件将收集来的文件资资料加以条理化、系料加以条理化、系统统化，化，进进行行认认真整理、分真整理、分门别类门别类鉴鉴定定新旧交替新旧交替过过程中，要程中，要对对档案的档案的实际实际利用价利用价值值去粗存去粗存精，已无保存价精，已无保存价值值的要注的要注销销保管保管为为了更了更长远长远地利用档案，需要地利用档案，需要对对档案采取保档案采取保护护性措性措施，延施，延长长其寿命，以免遭到突其寿命，以免遭到突发发性破坏性破坏统计统计科学地管理档案需要科学地管理档案需要对对档案的状况档案的状况进进行量化的行量化的统计统计和分析研究和分析研究检检索以及提供索以及提供利用利用需要准需要准备备好提供档案的好提供档案的辅辅助方案，并通助方案，并通过过各种方式各种方式有效地提供档案和有关的有效地提供档案和有关的资资料料节目录秘书学概论秘书学概论档案工作的基本原则集中集中统统一的管理国家全部档案一的管理国家全部档案维护维护档案的完整与安全档案的完整与安全便于党和国家各便于党和国家各项项工作的利用工作的利用节目录秘书学概论秘书学概论问题特征 将文件内容反映将文件内容反映的同一事件、同一人的同一事件、同一人物、同一物、同一问题问题或同一或同一工作性工作性质组质组合在一起合在一起.其其优优点是可保持文件点是可保持文件的内在的内在联联系系,反映某一反映某一问题问题的全貌，又便于的全貌，又便于查查找利用。找利用。点目录秘书学概论秘书学概论时间特征 将属于同一将属于同一时间时间（同一年度、同一季（同一年度、同一季度、同一月度）的文度、同一月度）的文件集中件集中组组案。其案。其优优点点是便于是便于查查考一个考一个单单位位在不同在不同发发展展阶阶段的情段的情况。按况。按时间时间特征特征组组卷，卷，对对跨年度的文跨年度的文书应视书应视不同情况采取灵活不同情况采取灵活变变通的方法。通的方法。点目录秘书学概论秘书学概论名称特征 将文件名称相同将文件名称相同或相近的集中立卷。或相近的集中立卷。文件名称往往是文件文件名称往往是文件效能和作用的反映。效能和作用的反映。把名称一致、保存把名称一致、保存时时间间相近的文种相近的文种统统一立一立卷，其卷，其实实用价用价值值更佳。更佳。点目录秘书学概论秘书学概论作者特征 将同一将同一发发文文单单位位的来文的来文统统一立卷，便一立卷，便于反映本于反映本单单位的工作位的工作与某与某单单位之位之间间的的联联系，系，也方便也方便查查找。按此方找。按此方法立卷需要注意，某法立卷需要注意，某些些联联系系紧紧密的文件，密的文件，以不拆散以不拆散为为佳。佳。点目录秘书学概论秘书学概论地区特征 将同一地区、同将同一地区、同一部一部门门的来文的来文组组卷。卷。这这种方法便于反映种方法便于反映该该地区、地区、该该部部门门的情况的情况和和对该对该地区、地区、该该部部门门问题问题的的处处理，一般可理，一般可用于下属用于下属单单位的来文。位的来文。点目录秘书学概论秘书学概论通信者特征 此特征不同于作者特征。此特征不同于作者特征。它指它指对对某一某一问题问题形成文件的形成文件的双方（如双方（如询问询问与答复）集中与答复）集中立卷。其好立卷。其好处处是便于反映是便于反映单单位之位之间对间对有关有关问题问题的的协协商和商和上下上下级级之之间间的沟通情况。需的沟通情况。需要指出的是，按通信者特征要指出的是，按通信者特征立卷必立卷必须须是双方往来文件，是双方往来文件，而不是而不是单单向文件。向文件。点目录秘书学概论秘书学概论步步骤骤具体内容具体内容提提前前准准备备 平平时时归归卷卷编编制制归归卷卷类类目目这这是是归归卷卷类别类别和和归归卷条目的卷条目的总总称。作称。作为为年年终终立卷立卷时时案卷案卷标题标题的的雏雏形形,文字文字应简应简明扼要明扼要收收集集文文件件和和资资料料外外发发文件的收集。可依据文件的收集。可依据发发文登文登记记簿向簿向发发文人文人员员及及时时索取原稿和复印件索取原稿和复印件收文的收集。可依据收文登收文的收集。可依据收文登记记簿掌握簿掌握线线索，在索，在办毕办毕退回退回时时收集收集内部文件的收集。如会内部文件的收集。如会议记录议记录、主管、主管讲话讲话等。等。参加会参加会议带议带回来的文件的收集回来的文件的收集鉴别鉴别与与归归卷卷收集到的文件收集到的文件资资料，有把握定下来的，随手料，有把握定下来的，随手归归卷。卷。一一时难时难定的，放入定的，放入“待待归归文件文件”，稍后再，稍后再归归卷。卷。对对收收集到的文件，要随集到的文件，要随时进时进行行认认真真细细心地心地检查检查和和鉴别鉴别，以便正确判定以便正确判定归归卷卷类类目目点目录秘书学概论秘书学概论步步骤骤具具 体体 内内 容容调调整整顺顺序序组组合合案案卷卷对对平平时时归归入卷入卷内的文内的文件件进进行行一次一次检检查调查调整整检查归检查归卷文件是否卷文件是否齐齐全完整全完整检查检查卷内文件与案卷卷内文件与案卷类类目是否一致目是否一致检查检查卷内文件的保存价卷内文件的保存价值值是否一致是否一致检查检查每个卷内文件每个卷内文件页码页码数量是否相差数量是否相差悬悬殊殊妥善排妥善排列卷内列卷内文件文件顺顺序序按按时间顺时间顺序排列序排列按文件重要程度排列按文件重要程度排列按工作按工作顺顺序排列序排列按姓氏笔划排列按姓氏笔划排列选择选择和和创创造最佳的造最佳的组组卷方法。如何具体用活、用好卷方法。如何具体用活、用好“六个特征六个特征”的立卷方法，是一个需要研究的的立卷方法，是一个需要研究的问题问题点目录秘书学概论秘书学概论步步骤骤具具 体体 内内 容容编编排排页页码码填填写写目目录录编编排排页码页码一案卷中，将卷内文件按一案卷中，将卷内文件按顺顺序、序、统统一一规规定位置定位置编编写写页码张页码张号并核号并核对对填写填写卷内卷内目目录录每一案卷均每一案卷均须须填写卷内文件目填写卷内文件目录录，便于，便于查阅查阅。填好的卷内目。填好的卷内目录录入于卷入于卷首，并复制一至两份，在填上卷号和案卷首，并复制一至两份，在填上卷号和案卷标题标题后装后装订订成册，作成册，作为查为查找找文件的索引工具。文件的索引工具。填写填写备备考考表表备备考表用于考表用于记录记录卷内文件有关情况。卷内文件是否完整、有无卷内文件有关情况。卷内文件是否完整、有无损损坏、坏、缺缺张张缺缺页页或重或重张张重重页页等情况均等情况均应记录应记录，并由立卷人，并由立卷人签签名及注上填写日名及注上填写日期，以示期，以示负责负责。同。同时时不管有无情况，均不管有无情况，均应应放入放入备备考表，日后考表，日后备备用用技技术术处处理理工作工作文件上的金属装文件上的金属装订订物如物如钉书针钉书针、回形、回形针针等一律拆除，以防日久等一律拆除，以防日久锈蚀锈蚀装装订线订线左（右）左（右）侧侧有字的文件，左（右）加有字的文件，左（右）加边边取取齐齐，右（左），右（左）边边折叠折叠不足不足规规定尺寸的，如照片之定尺寸的，如照片之类类，按，按规规定尺寸加裱糊定尺寸加裱糊衬衬托托凡原凡原页页大于大于规规定尺寸的，要折叠取定尺寸的，要折叠取齐齐，使全卷文件大小一致，使全卷文件大小一致点目录秘书学概论秘书学概论步步骤骤具体内容具体内容拟拟定定标标题题装装订订成成册册案卷案卷标题标题是是对对卷内文件的卷内文件的总总概括，所以必概括，所以必须拟须拟定卷内文件的定卷内文件的标题标题标题标题结结构构要完要完整整作者是文件制作者是文件制发单发单位或个人，要用全称或位或个人，要用全称或规规范化的范化的简简称称问题问题、卷内文件的内容。写在中、卷内文件的内容。写在中间间，是核心部分，是核心部分名称，即卷内文件的种名称，即卷内文件的种类类，写在，写在标题标题的末尾。一般要全的末尾。一般要全标标出出填写填写封皮封皮要要规规范范单单位名称和位名称和组织组织机构名称。前机构名称。前为归为归属属单单位，后位，后为为本本单单位名称位名称案卷案卷标题标题。书书写写时应时应排列匀称，笔划工整，整排列匀称，笔划工整，整齐齐美美观观秘密等秘密等级级。要填写卷内密。要填写卷内密级级最高的文件的密最高的文件的密级级起起讫讫日期。分日期。分别别填写卷内最早和最晚两个文件的成文日期填写卷内最早和最晚两个文件的成文日期卷内文件卷内文件张张数。以最后一数。以最后一张张号填写号填写保管期限。根据初步保管期限。根据初步鉴鉴定的期限填写定的期限填写案卷号。在案卷排列案卷号。在案卷排列编编号后再填号后再填全宗号、目全宗号、目录录号。由号。由单单位档案室填写位档案室填写点目录秘书学概论秘书学概论步步骤骤具具 体体 内内 容容编编目目定定卷卷办办理理移移交交对对案卷案卷进进行分行分类类，后，后编编好好顺顺序卷号。一般有两种方序卷号。一般有两种方法：一是以保管期限法：一是以保管期限为为主的排列法；二是以主的排列法；二是以问题问题或或组织组织机构机构为为主的排列法主的排列法编编制案卷目制案卷目录录。案卷。案卷经过编经过编号固定其号固定其顺顺序后，逐一序后，逐一登登记记造册，形成案卷目造册，形成案卷目录录。它是案卷的登。它是案卷的登记记簿，也簿，也是向档案部是向档案部门门移交的目移交的目录录和依据。和依据。编编制目制目录应录应一式一式三份，一份自留，两份交档案室三份，一份自留，两份交档案室归归档移交。将其中有保存价档移交。将其中有保存价值值的文的文书资书资料按照档案料按照档案管理制度向档案室移交。管理制度向档案室移交。归归档的范档的范围围即立卷范即立卷范围围。换换言之，凡属立卷的文言之，凡属立卷的文书书，一律，一律归归档。一般档。一般应应将上将上一年的文一年的文书书在第二年上半年移交档案室在第二年上半年移交档案室点目录秘书学概论秘书学概论序号文件作者文件字号文件日期文件标题文件所在张（面）号备注卷内目录点目录秘书学概论秘书学概论案卷目录案卷号文处理号案卷标题起讫日期卷内文件张数卷内张数保管期限库橱（格）号备注 装 订 线点目录秘书学概论秘书学概论案卷封面全宗号目录号案卷号（单位名称）（组织机构名称）（案卷标题）文书处理号：自 年 月 日起至 年 月 日止卷内共 件 张 保管期限；第 号全宗 第 号目录 第 号案卷点目录秘书学概论秘书学概论卷内备考表本卷内的问题或其它情况：立卷人：年 月 日 检查人：年 月 日点目录秘书学概论秘书学概论案卷目录封面全宗号目录号案卷目录二 年 （保管期限）年 月 日编点目录秘书学概论秘书学概论案卷目录备考表备考表本卷目录共 张.其中包括 个案卷,一式 份。情况说明：移交单位（盖章）移交人（签字）接收单位（盖章）接收人（签字）年 月 日点目录秘书学概论秘书学概论某机关秘某机关秘书书王王X X，在，在临时负责临时负责本局本局办办公室工作期公室工作期间间，为为了了给给新新购进购进的复印的复印纸腾纸腾出存放地点，在既未出存放地点，在既未请请求求局局领导领导，又未，又未亲亲自自查查看的情况下，擅自批准工作人看的情况下，擅自批准工作人员员将将19571957年至年至19691969年期年期间间形成的档案从柜中搬出，形成的档案从柜中搬出，装人麻袋堆放在机要室，后因装人麻袋堆放在机要室，后因办办公室公室调调整又整又转转放到放到油印室。此后，在油印室。此后，在长长达半年多的达半年多的时间时间里，王里，王X X既没有既没有安排档案管理人安排档案管理人员员去整理、保管去整理、保管这这部分档案，又没部分档案，又没过问这过问这批档案的下落，使得最批档案的下落，使得最终终被人被人误认为误认为油印室油印室无用的无用的废纸废纸予以予以销销毁毁。事。事发发后，王后，王X X作了深刻作了深刻检查检查，并被行政警告并被行政警告处处分。分。秘书学概论秘书学概论 造成造成这这次次误销误销档案事件的档案事件的发发生，究其原因是王生，究其原因是王X X档案意档案意识识淡淡薄。机关档案工作条例第二条薄。机关档案工作条例第二条规规定：定：“机关档案工作是机关机关档案工作是机关工作的工作的组组成部分，是提高机关工作效率和工作成部分，是提高机关工作效率和工作质质量的必要条件，量的必要条件，是是维护维护机关机关历历史真史真实实面貌的一面貌的一项项重要工作。重要工作。”从我国目前的情况从我国目前的情况看，机磁档案工作一般由看，机磁档案工作一般由办办公公厅厅（室）主任（室）主任领导领导。王。王X X作作为该为该局局办办公室公室临时负责临时负责人，自然他人，自然他对该对该局档案工作局档案工作负负有有领导责领导责任，造成任，造成误销误销档案，王档案，王X X当然当然负负有不可推卸的有不可推卸的责责任，尽管王任，尽管王X X的行的行为为是一种是一种过摇摇过摇摇欲欲坠违坠违法行法行为为，但其直接后果触犯了档案法第二十四，但其直接后果触犯了档案法第二十四条第一款的条第一款的规规定，理定，理应应承担一定的法律法承担一定的法律法规责规责任。任。从从这这起起误销误销档案事件中，档案事件中，还应还应当当记记取另一个深刻的教取另一个深刻的教训训，就，就是是销销毁毁任何任何应该销应该销毁毁的档案的档案时时，一定要，一定要严严格依法格依法办办事，即在事，即在销销毁毁档案档案时时，一定要事先，一定要事先进进行行鉴鉴定。在定。在鉴鉴定后一定要将待定后一定要将待销销毁毁的档案的档案编编造档案造档案销销毁毁清册；清册；经经机关机关领导领导人人审审核、批准后才可以核、批准后才可以销销毁毁。任。任何人未何人未经经法定程序无法定程序无权权擅自擅自销销毁毁档案。只有档案。只有这样这样才能有效地防止才能有效地防止那些不那些不该销该销毁毁的档案的档案误误被被销销毁毁。秘书学概论秘书学概论