酒店旅游团体接待工作程序.doc

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酒店旅游团体接待工作程序

酒店旅游团体接待工作程序
1.预定和接待
(1)预报与确认
①接到国内外旅行社传真或书信订房，先与预订部联系，了解要求订房日期是否能安排，然后交领导批示，汇报有关事宜。
②领导批示后，复传真或书信确认订房。
③确认传真，书信发出后，复印一份交预定部订房。
④把订房及批复的传真、书信放到该旅行社的档案中，同时要作工作记录，注意其订房的时间变更及人数增减，及时汇报并与预定部联系，通知变更情况。
(2)准备工作
①按照对方订房单(机、车票、接送服务等)要求，与各部门联系落实。
②团队抵达前要检查房间是否按要求安排好；落实订餐，记录该团队进餐的地点。
③检查机、车票及提出的要求是否落实。
④了解其准确的抵达时间，与有关的旅行社联系或找到该团地方陪同人员，搞清有关接送及活动安排情况。
(3)接团
①团队抵达时，要与领队联系，了解是否有另外的问题出现或提出什么特别要求，同时落实该团进餐时间，通知宴会部或餐厅。
②与行李组联系，迅速把该团的行李送到楼层、房间，记录领队的房号，以便随时联系。
2.与旅行社的书信、传真来往和签订合同
(1)书信
①接到书信后，要了解其内容，针对具体的情况，向领导汇报(特别是报价信)。
②复信写好后，要认真检查，交领导审阅认可后，盖上本部门的印章，复印一份留档，把原稿寄出。
(2)传真
①接传真后，了解其内容，向领导汇报，请示处理的方法。
②复传真时，要注意检查电文，特别是报价传真，一定要审核价格是否准确，以防止出现漏洞。
③复传真后，凡要求订房并需经领导确认的，要复印一份交预定部订房，然后存档。
(3)合同
①草拟合同前，先要了解该年度(旺、淡季)的团体房价、餐价，司陪房价、餐价及散客价、回扣率。
②合同拟好后，先呈领导审阅，批复后送打字室打印。
③合同取回后 要认真审核，确信准确无误后，盖上本部印章，呈领导签署。
④签后，复印一份存档，把签好的合同寄发(或让对方旅行社到馆签署)。
⑤收到签复合同后，在登记册上分类登记，复印一式三份，一份交预定，另两份交财务。
3.文件档案工作
(1)来往文件、书信、传真、计划要按日期次序存档，一些重要的文件要写出内容提要。
(2)凡各人处理完的文件，一定要签署，以便查核。
(3)参加洽谈后，要及时编写备忘录。

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