能否给外单位人员报销费用【会计实务经验之谈】.doc

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能否给外单位人员报销费用【会计实务经验之谈】
有时，外单位人员会来本公司工作，比如：母公司审计人员、事务所律师、设备供应商维修人员、评审会专家、咨询顾问等等，他们的补贴、费用该如何发放和报销呢？
正确办税，要求正确区分补贴与费用。通过前面几期的讲解和案例分析，大家应该可以把握补贴与费用的差别了。

所以，简单说，补贴是“雇主?雇员”的关系，费用是“购买方?销售方”的关系。
基于以上认识，我们可以得出一个结论：“公司无法给非雇员支付补贴。”这一结论实际上等价于：“公司无法给非雇员支付工资”。
如果外单们人员来本公司公干，如果不能够构成“雇佣”关系，则不能支付补贴。
与补贴相反，费用实质上是公司自己的支出，只不过可能是公司直接支付给服务提供方，也可能是通过自己的员工、通过外单位人员代为消费服务、支付费用。虽然服务具体是由个人消费，但其消费的目的，依然是为了公司的工作。
基于这个认识，我们可以得出结论，如果外单位员工的相关费用开支是替公司开支的——这一般由合同来进行证明——则公司完全可以直接报销此类费用。
例如：根据协议，律师事务所派律师为本公司处理某诉讼纠纷，除向律所支付服务费外，还承担律师取证工作中的交通、住宿、工作餐费用，由律师凭发票据实报销，或者由公司直接安排。同时，按每日100元的标准向律师支付补贴。
上述各项费用、补贴，如何区分？是否涉及个税？如何核算？需要什么票据？
先看向律所支付的服务费，这个很简单，它是正常的法律服务费用开支，由律所提供增值税发票。
律师的交通费与住宿费，由于合同约定此费用由客户承担，并且这类费用是基于公司业务的实际情况与客户的实际需求产生的，由客户承担更为合理，并且符合商业惯例，所以作为公司的差旅费据实报销是正确的。
此时，律师提供的发票可能是公司台头，也可能是其个人台头，都不影响费用的列支。实际上也不影响企业所得税扣除。因为我们前面的分析已经可以看出其费用的实质。
但是，如果是增值税专用发票，则不是公司台头无法抵扣进项。这是由增值税发票的特点决定的。
那么工作餐呢？
对不起，这个要具体分析。一般所谓工作餐，其实就是一日三餐，这样的话，实际上就不是工作餐了，而是个人延续生命的必然支出，属于再生产劳动力的范畴，应由个人承担。
如果此工作餐是工作中的加班餐、误餐，则属于公司的开支，这就可以在管理费用中列支了；如果是招待性质的餐费，则可以在招待费中列支了。
严格说来，会计在报销时，无法仅凭一张餐饮发票，就能辨别费用能否列支、列支于哪个项目，而必须要获取其它的证据，以证明费用的用途。
同理，未来税务检查人员查到此费用时，如果没有其它证据，只有餐饮发票，则检查人员也无法确认费用的真实开支用途。按《征管法》的规定，此类无法准确核算的支出，检查人员可以基于自己的职业判断进行核定。
这种情况下，实务中大多数稽查人员的认定是：“一律作为招待费列支。”他们作此认定，是于法有据的。你没有证据，他当然可以核定。
但是，你现在就应该能够认识到了，如果有其它证据证明此餐饮是加班、误餐等直接因公的费用，而稽查人员认定：“只要是餐饮发票，一律按招待费处理”，则肯定是错误的，因为它罔顾了事实与证据。稽查如果真想按招待费认定，必须要推翻公司的相关证据。
以上是交通、住宿、餐饮费用的列支情况。然后分析那个每人每天100元的补贴。
这个补贴是万万无法列支的，因为律师不是公司员工，也不符合公司员工定义，所以公司无法向律师支付补贴。
如果这笔钱真的支付了，又该如何入账呢？
站在律师角度就一目了然了。律师提供了法律服务，取得100元收入，“服务+收入”，显然是增值税应税收入，应该提供服务发票。
作为咨询服务费理解是最为合理的。即，要么作为律师事务所的服务费，即理解为由公司支付给律所、律所可以作为补贴或工资支付给律师。当然，也可以理解为直接支付给律师的、额外的服务费（小费）。
作为服务费处理，当然律所或者律师，就会产生相应的增值税、所得税纳税义务，需要提供增值税发票了。
所以，这笔补贴，需要凭增值税发票列支。如果律所或者律师没有交税、没有开票，则他们构成违法和少缴税。如果公司凭自制凭证列支，构成“应该取得但未取得合法作证”。
明白了以上关于补贴和费用的关系，我们可以进一步澄清一些广泛存在的涉税误区。
例如，不少会计人员和税务人员，会有这样的认识：公司不能为外单们员工报销费用；不是公司台头的发票，不能报销。
我们知道，增值税专用发票抵扣时，必须要求公司名、税号与公司一致，这是抵扣系统的要求，也是税务总局的要求。但除此之外，会计上、企业所得税上，并没有类似的要求。
不能简单从发票类型、或者发票台头上，就断言能否报销，这样的断言要么是不负责任的简单化理解，要么是对税收征管的误解。能否列支，必须从业务实质上理解。 
小编寄语：不要指望一张证书就能使你走向人生巅峰。考试只是检测知识掌握的一个手段，不是目的。千万不要再考试通过之后，放松学习。财务人员需要学习的有很多，人际沟通，实务经验，excel等等等等，都要学，都要积累。要正确看待考证，证考出来，可以在工作上助你一臂之力，但是绝对不是说有了证，就有了一切。有证书知识比别人多了一个选择。会计学的学习，必须力求总结和应用相关技巧，使之更加便于理解和掌握。学习时应充分利用知识的关联性，通过分析实质，找出核心要点。