合同借阅管理办法.doc

精品文档合同借出借阅管理办法一、目的为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据中华人民共和国合同法及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，特制订本办法。二、分类档案资料借阅分为借出和查阅两种方式。三、适用范围本制度适用于本公司所有存档合同及资料的借阅。四、合同借出查阅的审批（一） 借出查阅本部门合同档案，需本部门负责人签字同意，借阅本部门外的合同档案需总经理签字同意方可借阅。合同档案保管员须依据相关负责人签字同意的合同借（查）阅申请表（见附件1），方可将合同交给借(查)阅人使用。（二） 借出合同1、借出合同时，须按有关手续借阅，须填写合同借（查）阅申请表。2、档案管理员对所有借出的文件资料应当面清点份数、页数，发现问题查明情况，及时报告领导。3、借出的资料不允许中途转借他人，必须归还后再办手续。4、合同的借出时间原则上是当日借当日还，最长不超过两个工作日，如遇特殊情况需继续借阅，应重新填写借（查）阅申请单，不得擅自延期归还。5、因工作需要需借某合同文件的复印件时，合同管理员必须在合同复印件上签出“此件仅供于事办理使用”字样，并做好相关登记（见附件4）。6、合同档案管理员应做好借阅登记工作（见附件2）。（三） 查阅资料1、查阅资料必须在合同管理员规定的场所查阅。2、查阅资料不允许查阅与申请无关的资料。3、凡查阅的资料一律不准复印。4、任何人不得擅自将档案、资料带出规定场所外。6、合同档案管理员应做好查阅登记工作（见附件3）。五、归还资料借阅人应在规定时间如期归还合同档案，归还时合同管理员应认真核对，在借阅单备注栏注明归还时间及归还时出现的任何情况，做好登记工作。六、损坏或丢失资料的处理1、借（查）阅人对所借阅合同档案必须妥善保管，保守机密，保证安全，任何人不得随意在所借资料上乱写、乱画、涂改、剪裁、拆散，不得私自复制、调换、污损、划线等，更不能擅自复印转借，更不得损坏和丢失。2、在借（查）阅期间发生的一切问题，一律由借（查）阅人负责。七、合同档案仅供本公司利用，公司外单位或个人需查阅时，应由本单位相关人员陪同，并由本公司人员办理相关借阅手续，所有合同档案均需经总经理批准后，方可查阅。附件2：合同借阅登记表序号合同编号合同名称借阅事由份数借阅部门借阅人借阅时间归还时间备注123456注：借阅时间和归还时间要精确到X月X日X点X分附件3：合同查阅登记表序号合同编号合同名称查阅事由份数查阅部门查阅人查阅时间备注123456注：查阅时间X月X日X点X分至X点X分附件4： 合同复印件使用登记表序号合同编号合同名称使用事由对方单位份数使用部门使用人时 间备 注123456-可编辑修改-