酒店管理会所--办公文具管理控制程序.doc

办公文具管理控制程序

1.0目的
为本会所办公文具用品（不含计算机等大宗办公用品）的申购、领用、更换、移交、回收建立方法，使之规范化，并力求控制办公成本。
2.0适用范围
本会所所有部门。
3.0职责
3.1办公室指定文员负责全会所文具用品的申购、存放、分发和分发登记。
3.2仓务负责文具用品的入仓。
3.3各部门统计或文员负责所在部门文具用品的统一领、发并做好员工领用、移交、回收登记记录。
3.4相关部门主管或经理负责文具用品之申购和分发确认。
4.0内容
4.1文具用品的申购
4.1.1由办公室指定的负责文具用品的文员建立《办公文具用品列表表》，列表表中列有办公文具用品的参考价格。
4.1.2根据办公文具用品领用和库存情况,依照《办公文具用品清单表》，由指定的负责文具用品的文员开出《购物申请单》。
4.1.3对照申请单，文员向供货商询问价格。经多家供货商比价后，选择、质优、价格合理的供货商供货，并在《购物申请单》中填写上比价后的价格。
4.3.4填写好的《购物申请单》，经经理、副总经理或总经理审批后，通知供货商送货或把《购物申请单》交采购员进行采购。
4.2文具用品的入仓
4.2.1由供货商送货的或由采购员直接采购的文具用品均要填写《入仓单》入仓。
4.2.2仓务员按《仓库管理控制程序》办理入仓手续。
4.3文具用品的领用
4.3.1每次入仓的文具用品由仓务员通知办公室文员按出仓手续一次性领出，存入办公室指定的柜子，再由办公室指定文员统一管理、发放。
4.3.2各部门新进人员需领用文具用品时，由部门统计或文员统一到办公室领取，各部门统计或文员在办公室文员处的《各部门领用文具用品登记表》签名确认。
4.3.3各部门统计或文员领出之文具用品记入《员工领用文具用品登记表》，领用文具用品的员工在登记表上签名确认。
4.3.4员工是否有必要领用文具用品及领用数量，需经各部门主管确认同意后，统计或文员方可领出发放。
4.4文具用品的更换
4.4.1各部门员工领用的文具用品自行保管好，如属保管不慎导致遗失或故意损坏的按价赔偿、如属使用完更换或自然使用损坏的到统计或文员处以旧换新。（如圆珠笔笔芯用完后用旧笔芯换新笔芯或损坏的笔管换新笔管）。员工到所在部门统计或文员处更换，各部门统计或文员到办公室文员处更换。
4.4.2计算器等价格较贵的物品更换时，需得到部门主管的同意并确认更换的原因后方能更换。
4.5急用文具用品的处理
4.5.1各部门急用的文具用品由部门统计或文员开出《购物申请单》，经部门主管审批后交办公室文员通知供货商送货或去人取货，其它同程序4.5。如属直接交给使用部门的，由办公室文员和仓务给其补办相关手续。
4.6离职员工文具用品的处理
4.6.1离职人员在办理离厂手续时，由办公室文员在《员工领用文具用品登记表》中确认文具用品已回收。部门主管在给其办理《离厂手续单》时把已确认的《员工领用文具用品登记表》附在《离厂手续单》之后给人事办手续，财务部在给其结算工资时需确认文具用品移交或收回时方给予结算，否则按价扣款。
4.6.2如属离职员工离职时有相应的人员接替,由部门统计或文员给予办理移交,同时《员工领用文具用品登记表》交办公室文员签名确认后，按4.6.1程序处理。
4.7报废文具用品的处理
4.7.1使用完的文具用品（如笔芯）或自然使用损坏的文具用品（如订书机），更换回收后，由办公室文员一个月集中处理一次。
4.7.2每月月初办公室文员整理好上个月报废的文具用品，形成报废处理报告，交由经理，副总经理或总经理审批后予以报废。
4.8本规定自批准公布之日起执行。

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叶予舜