HRA001关于酒店内部行文规定的事宜.doc

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酒店LOGO
备忘录 M E M O
日期 Date:
2012年6月1日

致 To
:
总经理-XXX先生

抄 报
Report:
XXX小姐
由 From
:
人力资源总监-XXX先生

编号 №.:
HR-A-001
事宜 Subject
:
关于酒店行文规定的事宜

抄 送
Copy to:
各部门总监/经理
为了规范化、标准化酒店的工作程序，现启用酒店统一的行文格式，请各部门周知执行。
一、行文程序及规则
1、酒店行文分上行文、下行文及平级行文三种，须注意用词及礼节。
2、以酒店名义的行文，先由部门承办人拟稿，经部门经理审阅后，送总经理办公室核稿后由总经理签发。
3、文件签发时均由总经理办公室统一编发文号。
4、酒店内部行文一律以备忘录形式（编号附后）先由部门承办人拟稿，经部门经理审阅后发送。
5、酒店各部门在本部门职责范围内可以互相行文，也可以向下属部门行文，对下属部门的重要行文就同时抄送有关部门。
6、部门之间对有关问题存有不同意见时应先协商一致，然后由职责归属部门行文。
7、各级部门一般不得越级请示，因特殊情况非越级请示时，应当抄送被越过的上级部门。
8、备忘录（memo）打印稿和由领导签发的原稿由各部门、室秘书收集、归档备查，备忘录编号由各部、室自行决定起用日期。
二、文件内容质量标准
1、符合国家法律、法规和上级单位及本酒店的有关规定，所提措施和办法切实可行。如提出新的政策性措施或超越现行规定范围内的，应当加以说明。
2、情况属实、观点明确，表述正确，层次清楚，前后照应，文字精炼，篇幅力求简短。
3、用字用词准确、规范，标点妥帖，字迹清楚，办公自动化的单位应用电脑打印成文。使用简称应当前后一致，一般先用全称，加以注明后再使用简称。
4、人名、地名、单位名称、数字、时间应准确无误。除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，公文中的数字应当使用阿拉伯数码。
5、引文准确无误，删节得当，必要时注明出处，引用公文应当列出标题，并在标题之后用括号标明发文字号。
6、根据公文内容和行文规则，准确把握发文规格，正确使用文种。
7、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”、第四层为“（1）”，无三级以上时可直接使用第二极“1”。
8、使用国家法定计量单位。
9、一些政策性强，涉及面广的重要公文在草拟中，应广泛征求各方面意见，组织有关部门和专家进行论证。
三、行文格式
图例：
酒店LOGO
备忘录 M E M O
日期 Date:
2012年6月1日

致 To
:
总经理-XXX先生

抄 报
Report:
XXX小姐
由 From
:
人力资源总监-XXX先生

编号 №.:
HR-A-001
事宜 Subject
:
关于酒店行文规定的事宜

抄 送
Copy to:
各部门总监/经理
正文
…

阅后意见Approval Opinion 批准：—
（备注）报批文件须上级签署意见；平行文下行文可省略。

四、行文格式说明
1、题头
致送：标明收件人姓名及职务。
发出：标明签发人姓名及职务。
日期：文件签发日期，按年、月、日顺序。
事宜：文件主题。
2、文件编号索引
例：HR-A-001
HR 部门简写
A 文件类型
001 文件编号由001开始，每年伊始。
部门简写
行政办公室——EO 房务部——RS 餐饮部——FB
人力资源部——HR 康乐部——RD 财务部——FD
市场营销部——SM 保安部——SD 工程部——ED
文件类型、级别
A——各种有关酒店经营管理之内部文件、资料，如管理合同、外聘档案、各类合同签约、财务报告、客户档案、经营决策、方针、重大管理制度、人事档案、行政会议记录、岗位操作规程、酒店规章制度、培训计划等。A类文件属保密文件。
B——各上级部门对下属部门的指示、批文和下属部门向上级部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级部门询问的报告、酒店日常营业报表、餐饮菜谱档案、工程设备技术资料等。
C——各种公告、通告、通知及各部门之间的答询，如接待通知单等。C类文件属酒店一般性文件。
3、文件规格
文件用纸均采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米），页边距一般（上下2.5厘米，左右2.5厘米）左侧装订。
4、字体规格
备忘录MEMO小二宋体加黑，标题正文均为五号宋体，阅后意见签批五号宋体加黑。
五、文件签发及保管
1、文件签发由部门最高级负责人在“由From”处直接签字确认，需要签批时由“至To”方在“阅后意见Approval Opinion ”处签批。
2、文件收发工作及保管由各部门秘书（或文员）负责，酒店行政秘书有权对各部门秘书工作进行指导和检查工作。
3、收发文件时，发文部门应在文件收发记录本上登记，收文部门在收发记录本上签收。
4、请示指示批准的文件（B类）应由被请示人在答复时限内予以答复，因故不能如期答复的（如休假、公差等），须由签收部门秘书负责向发文部门解释，如属急件，必须答复的，由签收部门秘书通过电话或传真形式向被请示人请示后，（或由委托授权人）答复发文部门。
5、机密性文件需加封传递或由直接签发人进行签发签批手续传递，并做好加封存档。
六、文件归档、管理、销毁
1、文件归档应根据文件类型、特征和保存价值分类整理归入档案，档案要齐全、完整、查阅方便。
2、文件管理
A类文件一般不能复印或作任何抄录，如需要借阅时，必须得到存件部门经理、分管副总或总经理批准，A类文件保存周期为无限期。
B类、C类文件的复印、抄录或借阅须得到存件部门经理的批准、并做好记录。
B类、C类文件保存周期为36个月。
任何员工不可私自将酒店任何文件或其中资料外泄，违反者按《酒店员工手册》有关规定处理。
3、文件销毁
文件销毁工作（属没有归档和存查价值的文件），由部门经理报请行政办公室批准，由各部门秘书负责执行。
销毁机密级文件，应当进行登记，并报请行政办公室批准，由各部门经理、部门秘书及行政秘书三人监销，保证不丢失、不遗漏。
七、暂行酒店外部行文格式
1、附件1：发函格式
2、附件2：红头文件格式
3、外部行文均须由酒店总经理室签发，各操作部门存档。
八、此规定未尽事项，将在具体实施中予以增补修改。
九、此规定自发文日起实施。

阅后意见Approval Opinion 批准：—

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