DB5105∕T 57-2022 机关会议服务规范(泸州市).pdf

DB5105四 川 省（泸 州 市）地 方 标 准DB5105/T 572022机关会议服务规范Specifications for services of government offices meetings2022-10-26 发布2022-12-01 实施泸州市市场监督管理局发 布ICS 03.080CCS A 16DB5105/T 572022I目次前言.II1范围.12规范性引用文件.13术语和定义.14基本要求.15会前准备.36会中服务.77会后整理.88评价与改进.8附录 A（资料性）机关会议服务岗位设置及其职责.9附录 B（资料性）机关会议服务人员礼仪要求.10附录 C（资料性）机关会议服务预定确认表.15附录 D（资料性）会场物品布置要求.16附录 E（资料性）会场座次安排和座牌摆放要求.20附录 F（资料性）设备调试.23附录 G（资料性）会前准备工作检查表.25附录 H（资料性）续茶规范.26附录 I（资料性）突发事件应急处置程序.28附录 J（资料性）满意度评价表.30参考文献.31DB5105/T 572022II前言本文件按照 GB/T 1.1-2020标准化工作导则 第 1 部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本文件由泸州市机关事务管理局提出并归口。本文件起草单位：泸州市机关事务管理局、泸州市接待服务中心。本文件主要起草人：刘勇、罗淼、万勇琳、刘雨明、高剑波。本文件为首次发布。DB5105/T 5720221机关会议服务规范1范围本文件规定了机关会议服务的术语和定义、基本要求、会前准备、会中服务、会后整理、评价与改进。本文件适用于泸州市行政区域内机关会议服务活动。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB 2894安全标志及其使用导则GB/T 10001.1公共信息图形符号 第1部分：通用符号GB 13495.1消防安全标志 第 1 部分：标志GB 14934食品安全国家标准 消毒餐（饮）具GB/T 30520会议分类和术语GB/T 41568机关事务管理 术语3术语和定义GB/T 30520、GB/T 41568 界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1机关会议government offices meetings以党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、审判机关、检察机关，以及各民主党派、工商联、各人民团体和参照公务员法管理的事业单位的名义举办的会议、会见及其他按要求承办的活动。3.2会议服务conference services为机关提供会议预订、接待、保障的服务工作。4基本要求4.1总则4.1.1机关会议服务应遵循专业化、安全化、人性化、信息化、节约化的原则，可通过购买社会服务引入具备符合本规范要求的第三方服务机构开展机关会议服务工作。DB5105/T 57202224.1.2建立完善的机关会议服务管理制度，包括人员管理、设施设备运行维护、服务质量管理、应急管理等。4.1.3机关应大力推进会议服务数字化，提高会议服务质量和效率。4.2场所4.2.1配置与机关会议规模、规格等相适的会议室，且会议室的数量、类型、功能结构合理。配置的设施应包括但不限于：足够的插座、网络接口、视频接口等基本设施；能实行分区光控且满足可调控性要求的灯具，色温应满足摄像摄影要求；独立的温控、通风系统；相邻会议室应设置隔音设施；醒目的禁烟标志。4.2.2会议室外围应配置相应的辅助系统，包括但不限于：规模适当并分设机动车进出口与人员通道；疏散通道、安全出口、消防车通道、应急照明等应急设施；布局合理、设施完善的停车场，并配有醒目的安全标志，标志应符合 GB 2894 和 GB 13495.1的规定；公共信息导向系统，如会议室位置标志、导向标志、楼层分布平面示意图、会场分布平面示意图等。引导标识和指示牌应符合 GB/T 10001.1 的规定；监控系统，且设备安装于所有出入口、主要通道等位置；有特殊要求的，配置文件保密柜、碎纸机、手机存放柜、手机干扰器等保密技术防护设备。4.2.3按需提供服务物品，可包括但不限于：投影设备、幕布、写字板、音视频设备、笔盒、纸巾碟、茶具等。4.2.4有特殊要求的，可租赁与机关会议规模、规格相适应的场所及设施。4.3人员4.3.1建立机关会议服务组织机构，配置会议预订员、会议主管、技术人员和服务人员等，明确岗位，制定岗位职责及说明书。岗位设置及其职责见附录 A。其中，选聘服务人员应考虑以下方面：文化教育程度；年龄、身高、形象、气质；沟通表达、随机应变能力；工作技能；其他行为素质。4.3.2定期开展持续、系统的培训，并做到内容充实，方式多样。培训内容可包括但不限于：机关会议服务的理论知识；仪容、仪态、言谈举止等，机关会议服务人员礼仪要求见附录 B；保密政策文件及相关制度；安全管理与安全检查；技术人员专业技能；服务人员服务技巧；应对会议突发事件处理能力；DB5105/T 5720223普通话及外语运用能力等。培训方式可包括但不限于：聘请专业机构培训；组织内部指导和实训；定期进行演练、考试。4.3.3服务人员应经培训考核合格后方可上岗。4.4安全4.4.1建立健全机关会议安全管理制度和安全保卫工作方案，并建立有效的执行和监督机制。4.4.2建立突发事件应急处置预案并有相应的处置措施。必要时，应制定专项应急预案并进行培训和演练，明确组织机构、工作职责和紧急突发事件处置程序。应急预案涉及的范围包括但不限于：火灾；停水；停电；电梯困人；突发疾病；消防系统故障；地震。4.4.3机关会议期间应加强安全巡查，发生公共突发事件时，应立即采取应急措施，并配合相关部门处理。4.5保密4.5.1建立机关会议保密制度，确定保密责任人，定期开展全员保密教育，明确保密纪律。4.5.2机关会议开始前，清理无关人员，对会议室及通信、办公、扩音等设备的保密性能进行检查；会议期间，巡视检查有无违反保密纪律的行为和泄密隐患；会议结束后，检查会场有无遗留涉密的文件和物品。5会前准备5.1会议预订5.1.1提供多种预订渠道，如电话预订、书面预订、网络预定和现场预订等。5.1.2会议预订员接到预订通知后，应做好会议登记并填写机关会议服务预定确认表（见附录 C），明确会议名称、会议时间、会议地点、参会领导、参会人数、会议密级等需求，并向会议举办方复述确认后，将机关会议服务预定确认表交会议举办方会议负责人签字确认。5.1.3会务主管应提前对可能影响机关会议顺利召开的因素进行预判，必要时可与会议举办方再次沟通确认，并按“先上级后下级、先重点后一般”的原则合理安排。5.2制定方案制定机关会议服务保障工作方案，明确各相关部门及岗位工作职责、服务人员数量、时间安排等事项，做到分工明确、职责清晰、落实到人，同时下发会议筹备通知，列明会议时间、地点及保障要求等内容。DB5105/T 57202245.3对外协调5.3.1涉及需与其他单位协调的机关会议，应对会议服务任务进行分解，明确任务要求及完成时限。必要时，可召开会议服务保障协调会。协调事项包括但不限于：车辆停放；疫情防控；公共卫生；秩序维护；交通保畅。5.3.2如会议举办方有需求变更的，应及时将变更信息通报相关单位并作妥善处理。5.4布置会场5.4.1根据机关会议举办方的需求布置会场，会场布置普通会议宜半天完成，重大会议宜提前 1 天完成。5.4.2布置会场前应对会场区域进行清洁、消杀。会场清洁卫生要求应符合但不限于表 1 的规定。表 1 会场清洁卫生要求序号项目要求1会议室、候会室1.不同材质的地面保持材料的原有色泽，保持干燥清洁，无纸屑、无水迹、无雾化现象；砖面及拼缝、边沿线等处洁净，无积垢、灰尘、纸屑、食品残渣、水迹和胶粘物等。2.内墙面、天花、顶角、转角及墙踢脚等处无积尘、霉斑和蜘蛛网，大理石墙面清洁光亮。3.门面、门框、门背等保持本色光泽、花纹清晰、无油迹和灰尘，金属门饰、门锁、门附件等保持金属光亮，无锈斑、污迹和水迹。4.玻璃窗等表面洁净、明亮，无水迹、指印和张贴物等。5.窗台及上下四周接缝处等光洁，无灰尘、水迹和霉斑。6.花灯、吊灯应干净，无尘土及塌灰。7.绿植及套盆应干净无尘，无枯枝败叶和昆虫。8.茶具无污迹或破损。9.室内空气流通，清新、无异味。2休息区1.地面保持整洁，无烟蒂、杂物。2.座椅保持清洁，无水迹和污迹。3.烟灰缸表面无积垢，缸内烟蒂及时清理。3楼道1.楼梯无痰迹、油污、纸屑和废弃垃圾。2.扶手栏杆洁净，无污迹和灰尘。4电梯1.电梯显示面板应光亮，无指印和污迹。2.电梯轿厢门内壁面保持光亮洁净，无指印、污迹和胶黏物。3.电梯轿厢内的地垫保持干净，摆放整齐。DB5105/T 5720225表1(续)序号项目要求5洗手间1.地面无污秽物、水迹和脚印。2.镜面明净，无水迹、指印和雾水。3.台盆和台面有光泽，无积垢、锈迹和毛发。4.面池水龙头保持光亮，无水迹和污垢。5.便斗内放置卫生球，无黄斑、锈迹和污垢。6.便池外部无污垢，内部无黄斑。7.废纸篓无污迹和臭味。5.4.3服务人员应对会场的布局、主席台、桌椅、桌布、物品、会标、座次座牌等进行布置。会场布置要求应符合表 2 的规定。表 2 会场布置要求序号项目要求1布局根据会议类型、规模等确定会场布局，包括课桌式、回型式、U 型式、剧院式、阶梯式等。2主席台1.位于会场前方正中央，位置突出。2.单主宾位主位居中，双主宾则在主席台正中央的中心线两侧各布置一个主位。3.摆放主宾位椅子时，应考虑到主宾的舒适度，避免将椅子放在两张桌子接缝中间。3桌椅桌椅布置要求见附录 D 中 D.1。4桌布桌布应清洁、完好，布置要求见附录 D 中 D.2。5物品茶杯的摆放要求见附录 D 中 D.3；茶叶准备及放置要求见附录 D 中 D.4；笔、纸摆放要求见附录 D 中 D.5；纸巾、毛巾的摆放要求见附录 D 中 D.6。6会标会标字体、大小与会场匹配，悬挂在主席台正上方。会标制作要求详见附录 D 中 D.77座次座牌座次安排和座牌摆放要求见附录 E。座牌制作要求详见附录 D 中 D.7。8旗帜主席台需要摆放旗帜的，应仔细熨烫每一张旗帜，同时对旗头、旗面、旗穗进行梳理，保证清爽、整洁。9签到台和其他引导性指示牌签到台搭建于醒目且不妨碍参会人员通行的位置，座次图应张贴在醒目位置。5.4.4技术人员应对会议使用的线路、话筒、音响、视频等设施设备进行布置，布置要求应符合表 3的规定。DB5105/T 5720226表 3 设施设备布置要求序号项目要求1线路1.做到整齐、安全、美观。2.经过人行通道的，做好安全固定，防止线路缠结、绊脚。2话筒话筒数量满足会议需要，有线话筒摆放高度距离桌面24cm左右、距桌面前沿40cm左右；无线话筒信号接收器充分考虑信号覆盖范围，确保电池电量充足。3音箱会议室前方左右对称摆放音箱，科学合理布局，保证覆盖会议室。4视频设备视频设备布置于所有参会人员可见处，与电脑正确连接，画面显示正常。注1：应配有备份的线路及设备。注2：举办涉外机关会议时，宜提供同声传译设备。5.4.5布置完成后应对灯光、空调、音控设备、音频设备、视频设备、备份设备等进行调试，调试方法见附录 F。调试要求应符合表 4 的规定。设施设备调试完毕后应由专人看管，并应在明显处张贴标识，防止误撞、误扯。表 4 设施设备调试要求序号项目要求1灯光灯光亮度与颜色正常，无损坏，还应单独检查在使用投影时的灯光效果。2空调空调运行状态正常，能将会场内环境温度控制在在 2226。3音控设备时序电源、调音台、混音器、音频处理器、功放、扬声器、会议电脑、高清混合矩阵运行参数正常。4音频设备1.音响设备与话筒正确连接，避免出现杂音、电流声、音频干扰等。2.每个话筒都应试音，以不同位置、最远的距离可以听清、音量适中为准。3.无线话筒电池电量充足并有备用电池。5视频设备1.LED 屏启动正常。2.电视机运行状态正常。3.信号无缝切换台运行状态正常。4.网传及信号线路正常。5.音视频素材正常。6.会场使用笔记本电脑运行正常。6备份设备1.UPS 运行状态正常。2.备用设备启动运行正常。3.备份设备切换正常。4.备用无线话筒到位。5.如使用 LED 屏,投影机及配套幕布运行正常。7其他设施设备1.地插、强弱电线路正常。2.电动幕布运行正常。5.5检查验收DB5105/T 57202275.5.1建立布置会场检查验收工作制度，根据工作需求成立专项工作组，对会场清洁卫生、会场布置、设施设备布置和调试情况进行检查验收，并填写会前准备工作检查表（见附录 G）。检查验收应符合本标准中 5.4 条的规定。5.5.2检查验收过程中发现的问题应及时指出，并由相关责任部门现场立即纠正，超过 30 分钟不能解决的应报会务主管。6会中服务6.1引领服务6.1.1服务人员应着统一工作服提前 30 分钟在会场门口迎候，指引参会人员做好签到并引领领导至候会室，有保密要求的，应提前摆放指示牌提醒参会人员将随身通信、录音、录像等设备统一存放于指定位置。6.1.2会议开始前宣读或播放 2 次会议纪律，分别为会前 10 分钟宣读或播放 1 次、会前 5 分钟再宣读或播放 1 次。6.1.3会议即将开始应提供打铃提醒服务，宜临会前 3 分钟提醒一次，临会前 1 分钟再次提醒并引领领导出席，有主席台的将领导引领至主席台。6.1.4会前统一做好参会人员车辆通行、停放等安排。如遇下雨，还应做好参会人员的撑伞、收伞等服务。6.2茶水服务6.2.1斟茶临会前30分钟斟倒第1次茶水，斟3分满，做好冲泡前“醒茶”准备，待15分钟后茶叶舒展开斟倒第2次茶水，斟7分满。6.2.2续茶茶水温度和续茶要求见附录H。6.3设备保障临会前应启动备用设备，并确保机关会议期间有专业技术人员现场值守，根据会议情况及时调节音频、视频等设备。如正在使用的设备出现故障，应能立即切换至备用设备，并迅速排除故障。6.4会场巡查6.4.1会场内外应分别安排服务人员值守，保密会议的值守应安排在会场外。6.4.2在会议期间，每 10 分钟15 分钟会务人员应对会场进行巡视，应做到但不限于以下几方面：室内气温恒定，空调温度控制在 26左右；音响声音适中，将麦克风调整到最佳位置；无线麦根据使用情况及时更换电池；投影无抖动、无花屏、无色差；灯光亮度与投影互相协调，保证观众能清晰地看清屏幕与主讲人；如有临时参加会议人员，及时为其提供座椅；及时增添茶水或替换已饮用的矿泉水；满足与会人员其他需求（传递纸条、传递麦克风等）；一切正常时，会务人员会场门口站立等候。DB5105/T 57202286.4.3会场内外秩序应配备专人维护，保持通道、洗手间等公共场所清洁，并能对会场周边实现安全巡查，如遇突发事件应立即启动应急预案，同时协助相关单位及时有效处置，突发事件情形及处置程序见附录 I。6.4.4中途如更换服务人员，应做好交接班工作。简短休息时，服务人员应辅助整理会场，补充和更换相应物品，不应乱动参会人员的文件、物品等。7会后整理7.1机关会议结束后应及时有序引导参会人员离开，并组织服务人员仔细检查会场。检查内容包括但不限于：有无参会人员遗留的物品，如有遗失，应立即送还，未能及时送还的，应做好登记并妥善保管，并积极联系办会单位；有无损坏的设施设备及物品，如有损坏的，应记录设施设备及物品的名称、数目及损坏情况，并报会务主管；有无散落在会场的会议资料，如有遗落，应统一回收处理销毁。7.2机关会议结束后应及时整理会场。整理内容包括但不限于：回收茶具、纸巾碟、笔盒、桌布等可重复使用的物品，清点数量；收拾桌面，清扫会场，归位桌椅，撤除会标；关闭设施设备，切断电源，关闭会场。7.3会务用品按以下要求进行管理：仔细清洗茶杯，完毕后，用消毒干毛巾擦拭干净，放入消毒柜，进行消毒处理；宜用去污粉沾水擦洗瓷杯的茶垢，清洁后再消毒，消毒标准按 GB 14934 的规定执行；根据领用的数量放回仓库，根据不同类别（一次性、盘类、壶类）分类集中摆放，定期盘点；会议结束后将耗损类会务用品，如纸巾、湿巾、纸笔进行盘点、登记台账，并根据库存量与使用期限选择性地采购。8评价与改进8.1建立服务质量评价机制，明确评价内容、评价方法、评价程序和评价结果及应用。其中，评价内容应根据评价目的，选择能反映机关会议服务质量的要素、特性等关键信息，评价方法应切实可行，定期面向会议举办方、参会人员等开展服务满意度调查。满意度评价表见附录 J。8.2加强对服务质量评价的督促、检查，汇总和分析评价过程中发现的问题和不足，制定机关会议服务质量改进计划，提出改进措施。DB5105/T 5720229AA附录A（资料性）机关会议服务岗位设置及其职责A.1会议预订员A.1.1受理预订信息，全面准确了解会议需求。A.1.2做好会议预订记录，根据会议预定情况安排会议室。A.1.3按照相关规定和会议需求，通知会务主管做好会前人员、物品等相关准备。A.1.4保持与会议举办单位的沟通联系，如有变动，及时做好调整。A.2会务主管A.2.1进行日常管理，带领服务人员、技术人员完成任务。A.2.2负责服务人员、技术人员思想政治教育和日常业务培训。A.2.3督促检查规章制度落实情况，及时发现和纠正问题。A.2.4做好新进员工的挑选及培训工作。A.2.5负责服务人员、技术人员的绩效考核。A.2.6对违纪违规人员按权限进行处罚或提出处罚意见。A.2.7具备一定的应急处理能力，并定期组织相应演练。A.3技术人员A.3.1负责会议室音响、投影、电脑、电子显示屏等音频、视频设备的安装调试、运行管理、日常维护，确保设备完好正常。A.3.2负责提出音频、视频等会议设备的维修、采购建议。A.3.3与时俱进，能服务保障好信息化时代的会议设备保障需求。A.4服务人员A.4.1遵守服务程序和服务规范，热情、主动、有礼貌地接待参会人员，提供令参会人员满意的服务。A.4.2根据机关会议服务预订表相关内容，做好会前准备、会中服务、会后清理工作。A.4.3检查会场有无参会人员遗留物品，及时送交会务主管。A.4.4严格遵守保密工作要求，按照统一标准进行会议服务。A.4.5提高警惕，发现异常情况及时向会务主管报告。DB5105/T 57202210BB附录B（资料性）机关会议服务人员礼仪要求B.1仪表B.1.1服装B.1.1.1一般要求B.1.1.1.1根据实际情况选择与制作服务人员服装与配饰，选择款式相同的工鞋；保证服务人员的服装、配饰的颜色、样式统一。B.1.1.1.2工装外不应显露个人物品；衣袋、裤袋整理平整，勿显鼓起；保持工装干净、平整，无明显污迹、破损。B.1.1.2着装要求B.1.1.2.1女士着装应统一，身着裙装时，西裙宜配长袜和工鞋，西裙长度于膝盖上3cm；着裤装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面。B.1.1.2.2男士着装应统一，身着西装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面；衬衫领口应扣好，不应敞开；着长袖时，袖口应扣好，不应挽袖。B.1.2工作牌工作牌宜佩带在左胸；工作牌距离肩缝18cm，距中线5cm，不应斜戴。B.1.3工鞋宜穿黑色皮鞋（以软底鞋为宜）；鞋上饰品不宜过多,皮鞋表面保持光亮。B.1.4丝袜B.1.4.1女士着西裙时宜穿长筒肉色丝袜，并保持丝袜干净、完好，不宜穿短袜或不穿。B.1.4.2男士宜穿深色长袜。B.1.5饰品B.1.5.1女士不宜佩戴夸张饰品、彩绳；可佩戴耳钉、项链等饰品，佩饰不宜过多。B.1.5.2男士除佩戴手表、婚戒之外，不宜佩戴其他饰品。B.2仪容B.2.1发式简洁，面容清爽；女性可着淡妆，香水味不宜过浓，不可涂抹指甲油。B.2.2面部保持自然亲切的微笑，精神饱满、充满自信。B.3仪态DB5105/T 57202211B.3.1站姿B.3.1.1女士站姿上身正直，头正目平，挺胸收腹，腰直肩平；双手搭握，稍向上提，放于小腹前；双脚可前后略分开，一只脚略前，一只脚略后，呈小丁字步，前脚的脚跟稍稍向后脚的脚背处靠拢。女士站姿参见图B.1。图 B.1女士站姿示意图B.3.1.2男士站姿双眼平视前方，颈部挺直。双肩自然放松端平且收腹挺胸。双臂自然下垂，处于身体两侧，脚跟并拢，脚呈“V”字型分开，两脚尖间距约一个拳头的宽度；或双脚平行分开，与肩同宽。男士站姿参见图B.2。图 B.2 男士站姿示意图B.3.2坐姿B.3.2.1女士坐姿入座时将裙子向前拢，坐椅子的三分之一处，背部挺直，两个膝盖合并，两腿不能交叉，腿可放中间或两边，身体重心垂直向下，双肩平稳放松。女士坐姿参见图B.3。DB5105/T 57202212图 B.3 女士坐姿示意图B.3.2.2男士坐姿上体挺直，下颌微收，双目平视，两腿分开，不超肩宽，两脚平行，两手分别放在双膝上。服务人员坐姿参见图B.4。图 B.4 男士坐姿示意图B.3.3行姿身体重心应稍向前，头朝正前方，眼睛平视，面带微笑；上身保持垂直平稳，肩部自然放松，两臂摆动自然，步幅适中、匀速。服务人员行姿参见图B.5。a)女士行姿示意图b)男士行姿示意图图 B.5 服务人员行姿示意图DB5105/T 57202213B.3.4蹲姿B.3.4.1女士蹲姿左脚在前、右脚在后，左小腿垂直于地面，右膝靠于左小腿内侧。前脚掌着地，屈膝蹲下,形成左膝高右膝低的姿态，双腿保持紧靠，上身保持挺直；侧身捡物时不应低头亏背。女士蹲姿参见图B.6。图 B.6 女士蹲姿示意图B.3.4.2男士蹲姿同女士蹲姿，男性双腿可适度的将其分开，男士蹲姿参见图B.7。图 B.7 男士蹲姿示意图B.3.5引领B.3.5.1引领参会人员时，应走在参会人员右前方或侧身略向参会人员，保持行走距离，距离保持在1m左右。B.3.5.2遇拐弯或台阶处，应回头向宾客示意说“请当心”。B.3.5.3引领参会人员时，应用“这边请”、“里边请”等礼貌用语。B.3.5.4给参会人员指示方向，手臂伸直，手指自然并拢，手掌向上，以肘关节为轴指示目标，眼睛兼顾参会人员和指示目标。服务人员指引见可参见图B.8。DB5105/T 57202214a)女士导引示意图b)男士导引示意图图 B.8 服务人员导引示意图B.4规范用语B.4.1每次与参会人员、领导见面时，应主动打招呼问好。B.4.2与参会人员谈话时应站立，目光注视对方面部，保持自然表情并微笑。B.4.3在工作时间不应高声喧哗。谈话时语调悦耳、清晰、语言准确、充实，语气诚恳、亲切，声音高低适中。B.4.4回答参会人员询问时，使用普通话，表达应准确、清楚，语言简洁。B.4.5不说与服务无关的话，不应以任何借口顶撞、挖苦、讽刺参会人员、领导。任何情况下都不应与参会人员争吵。忌中途打断参会人员讲话，应让参会人员讲完后再作答。B.4.6接听电话时，应主动报出岗位，致以问候，再征询参会人员要求。DB5105/T 57202215CC附录C（资料性）机关会议服务预定确认表机关会议服务预定确认表见C.1。表 C.1机关会议服务预定确认表类别项目备注会议名称（会标内容）会场布局课桌式回字型U字型其他会议时间年月日时分，会期：半天一天会议地点参会领导参会人数（含主席台人数）会议密级绝密机密秘密设施设备话筒视频设备其他会场服务会议期间是否需要服务人员在场内支持：是否举办单位主办单位会议负责人姓名：电话：其他注意事项DB5105/T 57202216DD附录D（资料性）会场物品布置要求D.1桌椅D.1.1检查会场内每张桌椅是否有损坏，根据参会总人数按比例摆放桌椅。桌椅摆放整齐、平稳，桌与桌之间不应低于90cm，椅子距台裙1cm。（如：主席台在下面可排10排，每排前后距离为90cm；主席台在上面，可排10排-13排，每排前后距离90cm110cm）。桌椅摆放示意图见图D.1。D.1.2桌椅摆放完后，应采用拉线方式进行摆放间距确认，具备条件的可采用激光测距仪定量定位与拉线辅助相结合的方式进行。桌椅拉线确认示意图见图D.1。图 D.1桌椅摆放示意图D.2桌布桌布桌布包括台呢和围裙,均应达到清洁、整齐、无褶皱的状态。桌面铺设台呢，座位方台呢下垂25厘米30厘米长；间隔50厘米设置一个台卡卡扣悬挂围裙，围裙悬挂好后褶皱均匀、整齐。将每张台呢、围裙褶皱处进行熨烫，熨烫后再用除毛器清理桌面的毛球。桌布固定示意图见图D.2。图 D.2桌布固定示意图DB5105/T 57202217D.3茶杯D.3.1茶杯应清洁、无破损，且经过消毒。摆放前应对每个茶杯仔细检查，是否有破损或污渍，发现破损应及时回收不能使用。D.3.2茶杯摆放距离按座椅宽度的三分之一处摆放，预留出摆放座牌的位置。统一摆放客人右侧，整体保持整齐一致；水杯距离客人12cm15cm；瓷杯的杯把朝向客人，呈45。茶杯摆放示意图见图D.3。图 D.3茶杯摆放示意图D.3.3茶杯摆放完后应采用拉线方式进行确认。茶杯拉线确认示意图见图D.4。图 D.4茶杯拉线确认示意图D.4茶叶每杯茶叶为4g，临会前30分钟进行第一次掺水泡发茶叶，待15分钟后茶叶舒展开斟倒第2次茶水。茶叶放置示意图见图D.5。DB5105/T 57202218图 D.5茶叶放置示意图D.5笔、纸摆放3张A4白纸，距桌面边缘1厘米，按从左到右的顺序竖向摆着黑色铅笔、红色彩铅、黑色签字笔。笔、纸摆放示意图见图D.6。图 D.6笔、纸摆放示意图D.6纸巾、毛巾重要及特殊会议需在主席台摆放毛巾和纸巾，毛巾需用热水浸泡10 分钟，清洗拧干后折成长方形，将折好的热毛巾放入消毒柜消毒30分钟，临会前5分钟取出放入毛巾碟中间位置。纸巾摆放在笔盒与毛巾碟之间，每个纸巾碟中放入5张纸巾，纸巾折口统一向左，花形方向一致。纸巾、毛巾摆放示意图见图D.7。DB5105/T 57202219图 D.7纸巾、毛巾摆放示意图D.7会标、座牌制作会标分为两种：布横幅悬挂式会标和固定背景板会标，布横幅悬挂式会标一般都采用红底白字，固定背景板会标采用红底白字或者蓝底白字，会标字体要求为汉仪超粗宋简体。布横幅悬挂式会标通过电脑程序编制会标内容，使用刻绘机刻字制作，由专人粘贴在红布横幅上完成会标内容的制作；固定背景板会标可采用刻绘机刻字粘贴、喷绘等方式制作。座牌：座牌架采用透明塑胶，粉底黑字，字体要求为方正魏碑GBK。DB5105/T 57202220EE附录E（资料性）会场座次安排和座牌摆放要求E.1座次安排E.1.1主席台座次E.1.1.1大型会议主席台应排定座次，座次应布置于会场前方正中央，位置突出。E.1.1.2领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置，如图E.1所示。主席台7531246观众席图 E.1主席台人数为奇数时座次安排示意图E.1.1.3领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置，如图E.2所示。E.1.1.4其他情况下，按会议举办单位意见排列座次，最终由主办单位检查确认。图 E.2主席台人数为偶数时座次安排示意图主席台75312468观众席DB5105/T 57202221E.1.2课桌式场内座次E.1.2.1横排法。按参会人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右依次横向排列。E.1.2.2竖排法。按各单位和成员的既定次序或姓氏笔画，从前至后依次纵向排列。注意正式代表排在前面，职务高者排在前面。E.1.3回型（U型）场内座次E.1.3.1会议桌与正门正对时，座位安排参见图E.3。E.1.3.2会议桌与正门侧对时，座位安排参见图E.4。A7A5A3A1A2A4A6B6B4B2B1B3B5B7正门注：A为客方（或上级领导），B为主方。图 E.3会议桌与正门正对时座位安排图客方主方正 门注：进门右为客方，左为主方。图 E.4会议桌与正门侧对时座位安排示意图E.1.4外宾会谈座次注：与外宾会谈时，会议座位安排参见图E.5。DB5105/T 57202222B2B1A1A2B3B4A3A4客方译员主方译员注：A为主方，B为客方。图 E.5与外宾会谈时座位安排示意图E.2座牌摆放E.2.1宜选择三角形座席牌，一般长15cm20cm，宽7.5cm10cm，双面展示。E.2.2座席牌字体格式应统一、大小合理。E.2.3不同场合的摆放要求参见表E.1。表 E.1座席牌摆放要求场合摆放要求休息室距沙发扶手前缘 5cm6cm 处摆放回形、U 型、圆桌会场距话筒右侧 3cm4cm、距参会人员座位桌边 50cm60cm 处摆放报告厅/礼堂摆放靠近话筒右侧 3cm4cm、距离参会人员座位桌边 50cm60cm 处摆放DB5105/T 57202223FF附录F（资料性）设备调试F.1灯光逐个开关灯光，检查其照明效果。对主席台灯光，应单独检查开放投影时的灯光效果，同时还应检查灯光对主席台人员的照射。灯盏应无损，亮度与颜色应协调一致。F.2音响音响宜提前1h打开，并将所有有关的音响设备连接，正式会议前15分钟再次检查确认。抖动连接线与移动底座，摇动麦克风接口，测试音箱与麦克风接口处，测试声音是否正常；逐个调试麦克风音量，以不同位置、最远的距离可以听清、并感觉音量适中为准；检查麦克风电池电量及备用电池情况。把音频连接线连接电脑，测试是否有声音，声音效果是否正常。音响应避免杂音、电流声、音频干扰等。无线麦克风应调试完整。F.3投影电脑切换的方法一般用Fn+F1F8(有电脑标志）键电脑切换，检查电脑是否兼容，不兼容时可尝试设置电脑的分辨率或更换电脑加以解决。投影应无花屏、抖动、声响等影响投影效果的现象。F.4激光笔激光笔电池电量应充足，使用完毕后，应及时将电池拆除。激光笔上下换页键与光束应正常，激光笔在10m范围内应可正常使用。F.5空调会议室内温度高于26时，宜开启空调；温度低于26时，可根据现场情况及视要求开启空调。会议开始前30分钟打开空调，将温度调控在26。未开启空调时，应打开新风机。F.6LED显示屏LED显示屏电源开关顺序：打开LED显示屏时先打开主控计算机，后打开LED显示屏；关闭LED显示屏时先关闭LED显示屏，后关闭计算机。打开计算机时，待计算机操作系统进入主控软件后，方可打开LED显示屏电源，避免在全白屏幕状态下开启LED显示屏。DB5105/T 57202224下列情况不应开启LED：LED 显示屏主控计算机没有进入控制软件等程序；LED 显示屏主控计算机未通电；LED 显示屏主控制部分电源未打开。LED显示屏屏体部分出现一行非常亮的区域时，不应长时间打开LED显示屏，应注意及时关闭显示屏电源。LED显示屏的电源出现开关频繁跳闸时，应及时检查LED显示屏屏体或更换电源开关。根据LED显示屏屏体、控制部分所处环境情况，避免虫咬，必要时应放置防鼠药。DB5105/T 57202225GG附录G（资料性）会前准备工作检查表会前准备工作检查表见G.1。表 G.1会前准备工作检查表会议室：会务领班：需求方联系人及联系方式：检查内容服务员记录会务领班检查确认大类序号小类需求情况是否完成未完成原因安全管理类01会场屏蔽要求 数量不要求是否完成 未完成02保密措施要求 数量不要求是否完成 未完成03其他要求要求 数量不要求是否完成 未完成清洁卫生类04会议室、候会室是否完成 未完成05休息区是否完成 未完成06楼道是否完成 未完成07电梯是否完成 未完成08洗手间是否完成 未完成设施设备类09大功率电源要求不要求是否完成 未完成10会场音乐要求 数量不要求是否完成 未完成11话筒要求 数量不要求是否完成 未完成12电脑连接线要求 数量不要求是否完成 未完成13投影仪要求不要求是否完成 未完成14激光教鞭笔要求 数量不要求是否完成 未完成15视频会议系统要求不要求是否完成 未完成16转换插座要求 数量不要求是否完成 未完成17空调/新风要求不要求是否完成 未完成18其他要求要求 数量不要求是否完成 未完成会场布置类19桌型是否完成 未完成20会议指引牌要求 数量不要求是否完成 未完成21签到台要求 数量不要求是否完成 未完成22演讲台要求 数量不要求是否完成 未完成23横幅/字幕要求不要求是否完成 未完成24参会人数座位数量是否完成 未完成25坐席牌摆放要求 数量不要求是否完成 未完成26白板及笔要求 数量不要求是否完成 未完成27配发资料要求 数量不要求是否完成 未完成28茶水配置数量品种是否完成 未完成29毛巾配置要求 数量不要求是否完成 未完成30其他要求是否完成 未完成特殊需求31特殊座位要求 数量不要求是否完成 未完成32其他特殊要求是否完成 未完成各责任人签字服务员：会务领班：需求方：年月日DB5105/T 57202226HH附录H（资料性）续茶规范H.1茶水温度茶水温度要求如下：a）绿茶水温控制在80左右为宜：水煮沸之后，在室温下（26）放置8分钟左右；b）红茶水温控制在95左右为宜：水煮沸之后，在室温下（26）放置2分钟左右；c）咖啡水温控制在85左右为宜：水煮沸之后，在室温下（26）放置5分钟左右。H.2续茶要求H.2.1会议开始后每隔20分钟续1次茶水。每次续茶时，所有服务人员应排成1列同步续茶，并做到续茶步调和动作的统一，H.2.2续茶时，瓶口不应正对参会人员，不应使茶具发出响声，确保茶水不溅出水杯，沏茶续水以7分满为宜。续茶动作应符合表5的规定。表 5 续茶动作要求分工（主席台/台下）要求右手/左手小指和无名指夹起杯盖。大拇指、食指、中指握住杯把，将茶杯端起。左手/右手左手握住暖瓶，侧身略弯腰，倒水入杯。H.2.3续茶后，盖好杯盖，注意将每个茶杯位置应往座椅方向后移7cm，挪出一些距离以防参会人员通过过道时打翻茶杯。将杯把转向宾客右侧放好，并将杯盖留一条小缝。H.2.4续茶水要领参见图G.1所示。(a）（b）图 H.1续茶水要领示意图DB5105/T 57202227（c）（d）图 H.1续茶水要领示意图（续）H.2.5续茶服务结束后，服务人员应整齐有序退出会场，并关好会场大门。DB5105/T 57202228II附录I（资料性）突发事件应急处置程序I.1紧急停电处理程序当紧急停电时，宜采取以下应急处理程序：第一步：会场值守人员立即联系技术人员并启动应急预案；第二步：服务人员做好参会人员情况安抚工作；第三步：如不能及时恢复供电，会务主管应与会议举办方商议能否中断会议，组织人员疏散；第四步：会务主管向会议举办方说明突发停电原因，并表示歉意。I.2火灾事故处理程序当发生火灾事故时，宜采取以下应急处理程序：第一步：会场值守人员应立即通知相关部门结合现场情况启动应急预案，进行有效处置；第二步：组织义务消防队现场进行灭火处置，组织人员进行疏散自救；第三步：安抚现场被困人员情绪，及时对疏散受伤人员进行有效救护医治；第四步：会务主管联系会议举办方说明突发火灾原因，并表示歉意。I.3突发疾病处理程序当参会人员突发疾病时，宜采取以下应急处理程序：第一步：会场值守人员及时联系 120 急救中心并报告相关单位、部门负责人；第二步：根据情况采取下列临时救助措施：（1）晕厥：取头低脚高姿势的卧位，解开衣领和腰带，保持周围空气流通，保持现场环境安静，如患者苏醒，可提供热茶促进其恢复。（2）中暑：应立即将患者移到阴凉处，并保持周围通风；解开衣扣，用各种方法帮助身体散热；帮助服用解暑药物，并按压人中、虎口等穴位帮助恢复意识。（3）心脏病突发：让患者深呼吸，保持患者周围安静和空气流通，安抚患者情绪；协助患者吃药。（4）癫痫：病人强直期张口时，放入折叠的毛巾，阵挛期不要强行放入，以免伤害病人。发作期使患者平卧，松开衣领，头转向一侧，以利于呼吸道分泌物及呕吐物排出，防止流入气管引起呛咳窒息。第三步：安抚其他人员情绪。I.4设备故障处理程序I.4.1话筒和音响I.4.1.1话筒啸叫话筒出现啸叫时，宜采取以下处理程序：第一步：（1）将话筒音量降低；DB5105/T 57202229（2）将话筒与主讲人移开，同时调整方位；第二步：及时联系会议举办方负责人，做好沟通工作；第三步：机关会议结束后，由技术人员进行系统检查，将音响调整至最佳位置；第四步：做好服务记录。I.4.1.2音响出现杂音当音响出现杂