总部会议室管理制度.doc

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会议室管理制度
一、制订目的：
为节约公司资源，提高各部门会议效率，保障会议室的正常使用状态，总部校长办现特制定会议室使用管理制度。
二、适用范围：
本制度适用于***总部公司会议室的管理与使用。
三、权 &nbsp; &nbsp;责：
1.总部校长办：全面负责会议室日常管理。
会议室使用接收、审核及相关协调工作；
会议室物资准备、音响投影等设备服务；
会议后会议室内所有器材设备的保管与维护，以及会议室内环境卫生的检查。
2.各部门：负责会议室的申请并遵循本规定规范使用会议室。
会议室的及时申请；
会议中会议室内所有器材设备的保管与维护；
会后会议室整理。
三、具体流程：
总部校长办审核确认
前台登记申请表
会议结束整理验收
会议室交付使用
会议物资准备

1． 申请：各部门使用会议室，请指定专人，在前台处登记会议室使用申请表（附件1）。
2． 申请时间：因会议等级不同，需准备会议物资，请按照以下标准执行：
物资准备
申请时限
无需物资准备
30分钟前申请
需提供纯净水摆放
1小时前申请
需准备鲜花、水果、音响、电脑、投影设备服务
1个工作日前申请
需提供横幅、X展架、与会人员席卡等制作类物资
3个工作日前申请
3． 会议时限：每30分钟为1节，每次申请不超过4节，请各部门按需申请，提高会议效率。
三、管理制度：
1. 会议室如需使用电脑请各部门自行准备，并请认真做好保密工作，严禁传播、泄露公司商业秘密；
2. 会议室使用人员须爱护设备和物品，人为损坏或遗失的由会议室申请部门按价赔偿；
3. 话筒、投影仪等设备由前台调试，未经允许，不得随意变动。如出现故障，影响会议进行，可通知总部校长办。
4. 会议室的使用，必须按照申请时间使用，需要变更使用时间（延长或取消）或会议地点的，必须向前台提出申请，经同意方可。
5. 会议室使用遵循先全局后部门会议、先紧急后一般的原则，如遇到会议室占用，总部校长办负责协调工作；
6. 会议室使用结束后，申请部门应整理会议室环境，收拢相关会议室设备，通知前台验收；前台应根据验收结果，对会议申请部门进行评价。
四、奖惩
会议的奖惩采用部门信用分制度，每个部门每季度100分（最高100分）。
1. 每次会议结束后，会议室环境和设备通过前台验收，会议申请部门可加信用分5分（总分不超过100分）；
2. 会议室预订冲突时，原则上优先由信用分高的部门使用（信用分相同时，上一季度信用分高、部门累计被扣的信用分少的部门优先使用）；
3. 部门信用分低于80分，原则上不允许借用会议室；确有需要借用会议室的，部门负责人每次乐捐100元。
4. 未做好保密工作，在会议室电脑上遗留会议资料的，每次扣取会议申请部门5分的信用分，造成公司机密泄露的，扣取信用分20分，并根据公司相关制度惩罚；
5. 人为损坏或遗失会议设备的，根据损失的大小和影响程度，扣取会议申请部门5~20分的信用分；
6. 擅自调整会议室设备，影响会议室正常使用的，扣取会议申请部门10分；
7. 未申请擅自使用会议室的，前台应责令使用部门立即退出会议室，并扣取会议组织部门信用分5分；一个月内累犯2次以上的，第三次起每次扣10分；拒不改正，影响正常会议召开的，扣10分；
8. 擅自调整会议室设备，影响会议室正常使用的，扣取会议申请部门10分；

此制度自通知发布之日起开始执行，未尽事宜由总部校长办负责解释。

附件一 &nbsp;[会议室使用申请表]

会议室使用申请表

申请部门

申请时间
年 &nbsp; 月 &nbsp; 日
经办人

参会人数

会议时间
年 &nbsp; &nbsp; 月 &nbsp; &nbsp; 日 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 星期
开始时间

结束时间

会议主题

物资需求
话 &nbsp;筒

投影仪

电 &nbsp;脑

纯净水

水 &nbsp;果

鲜 &nbsp;花

X展架

席 &nbsp;卡

横 &nbsp;幅

其它：
总部校长办审核

总部校长办验收

申请部门本次信用得分
（加\减5分）

备注

4 / 4</p>