总部会议室管理制度.doc

深圳市*文化教育科技发展有线公司会议室管理制度一、制订目的：为节约公司资源，提高各部门会议效率，保障会议室的正常使用状态，总部校长办现特制定会议室使用管理制度。二、适用范围：本制度适用于*总部公司会议室的管理与使用。三、权    责：1.总部校长办：全面负责会议室日常管理。会议室使用接收、审核及相关协调工作；会议室物资准备、音响投影等设备服务；会议后会议室内所有器材设备的保管与维护，以及会议室内环境卫生的检查。2.各部门：负责会议室的申请并遵循本规定规范使用会议室。会议室的及时申请；会议中会议室内所有器材设备的保管与维护；会后会议室整理。三、具体流程：总部校长办审核确认前台登记申请表会议结束整理验收会议室交付使用会议物资准备1 申请：各部门使用会议室，请指定专人，在前台处登记会议室使用申请表（附件1）。2 申请时间：因会议等级不同，需准备会议物资，请按照以下标准执行：物资准备申请时限无需物资准备30分钟前申请需提供纯净水摆放1小时前申请需准备鲜花、水果、音响、电脑、投影设备服务1个工作日前申请需提供横幅、X展架、与会人员席卡等制作类物资3个工作日前申请3 会议时限：每30分钟为1节，每次申请不超过4节，请各部门按需申请，提高会议效率。三、管理制度：1. 会议室如需使用电脑请各部门自行准备，并请认真做好保密工作，严禁传播、泄露公司商业秘密；2. 会议室使用人员须爱护设备和物品，人为损坏或遗失的由会议室申请部门按价赔偿；3. 话筒、投影仪等设备由前台调试，未经允许，不得随意变动。如出现故障，影响会议进行，可通知总部校长办。4. 会议室的使用，必须按照申请时间使用，需要变更使用时间（延长或取消）或会议地点的，必须向前台提出申请，经同意方可。5. 会议室使用遵循先全局后部门会议、先紧急后一般的原则，如遇到会议室占用，总部校长办负责协调工作；6. 会议室使用结束后，申请部门应整理会议室环境，收拢相关会议室设备，通知前台验收；前台应根据验收结果，对会议申请部门进行评价。四、奖惩会议的奖惩采用部门信用分制度，每个部门每季度100分（最高100分）。1. 每次会议结束后，会议室环境和设备通过前台验收，会议申请部门可加信用分5分（总分不超过100分）；2. 会议室预订冲突时，原则上优先由信用分高的部门使用（信用分相同时，上一季度信用分高、部门累计被扣的信用分少的部门优先使用）；3. 部门信用分低于80分，原则上不允许借用会议室；确有需要借用会议室的，部门负责人每次乐捐100元。4. 未做好保密工作，在会议室电脑上遗留会议资料的，每次扣取会议申请部门5分的信用分，造成公司机密泄露的，扣取信用分20分，并根据公司相关制度惩罚；5. 人为损坏或遗失会议设备的，根据损失的大小和影响程度，扣取会议申请部门520分的信用分；6. 擅自调整会议室设备，影响会议室正常使用的，扣取会议申请部门10分；7. 未申请擅自使用会议室的，前台应责令使用部门立即退出会议室，并扣取会议组织部门信用分5分；一个月内累犯2次以上的，第三次起每次扣10分；拒不改正，影响正常会议召开的，扣10分；8. 擅自调整会议室设备，影响会议室正常使用的，扣取会议申请部门10分；此制度自通知发布之日起开始执行，未尽事宜由总部校长办负责解释。附件一  会议室使用申请表会议室使用申请表申请部门申请时间年   月   日经办人参会人数会议时间年     月     日         星期开始时间结束时间会议主题物资需求话  筒投影仪电  脑纯净水水  果鲜  花X展架席  卡横  幅其它：总部校长办审核总部校长办验收申请部门本次信用得分（加减5分）备注 4 / 4