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如何给国外客人写邮件 作者： 日期：9 个人收集整理 勿做商业用途如何更好的写好外贸开发信1很多as朋友常常抱怨,开发信效果很差,00封里面好几十封退信,剩下的就是石沉大海，难得有一个老外回一句“o, hanks就可以让你冲动半天。 其实大家有没有想过,这样的做法会严重挫伤自己的积极性。可以试想一下,当你一天坐在电脑面前12个小时,从gooe和各种黄页搜索到客人信息，一封一封开发信发出去,晚上满脸疲惫的回家,等第二天满怀希望上班的时候,邮箱里爆满各种各样的退信,你是什么感受?我以前也是做业务的，当年大学毕业后从业务助理、跟单做起,后来做saes和ale manage，odireco,一直到现在做br,中间换了几份工作，也经历过大局部朋友所经历的各种问题。我当时也有这么一段时间，没日没夜地发推销信,找新客人，无休止地报价，但效果甚微。后来跟很多不同的客人熟识了以后，私底下聊起才发现,当初的开发信写的是大大有问题的。很多老外也是做ales的，也会写开发信，为什么成交率比我们高很多？即使不说成交率,回复率也大大高过我们? 很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的，一般都学过外贸函电这门课,教师们反复教你们怎么写商务信函,怎么回询盘等等,其实这些教材几乎都是学院派人士编的，不是老掉牙过时的东西，就是和现实根本脱节的。很多教师一辈子都呆在学校里，连外贸都没做过,你怎么能指望从他们这里学到写商务信函的精华？真正的好的emai，必须要模仿老外的行文方式,尤其是英语为母语的客人!即使你的邮件写得四平八稳，语法精到，整篇下来没有任何错误,在大学里可以拿总分值作文了，可客人收到以后,还是怎么看怎么别扭。我觉得，你给客人写邮件的时候,必须要忘记中国人的行文和思维方式，要按欧美人的习惯去思考问题和写邮件,这样才能让客人把你当成同类。 到那一天,你随便写一封邮件,当大局部人都看不出这封邮件出自一个中国人之手，你就出师了！我先列举一些大局部朋友写eai时常范的错误,大家可以看看,比照一下自己，其中的几条是自己也会有的?接下来再讨论开发信怎么写。呵呵。 1)邮件写得过长。客人的时间很珍贵,每天要收到数百封邮件,你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几的附件,你会不会认真去看？而且很多老外的时间观念很强，每天都有几块固定的时间用来处理eil，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的,一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。 我问过很多西欧客人，他们一般处理每一封邮件的时间是2-3秒，也就是大致扫一眼,重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复,不是太重要的，会在outook里标注上要处理的具体时间,然后从inbox拉到相应的子目录里。换句话说，只要客人的邮箱地址是对的,也是你要找的rgt peson，你的开发信只能停留在他眼前2-秒，就是决定命运的时刻了。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长？ 2)没有明确的主题。一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去翻开陌生人的邮件。这个就需要经历了,内容要言简意赅，直接吸引客人通过主题去点开邮件,目的就到达了。至于他看了以后有没有反响，就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题:“we anufacturr of lihts，又或者“need cprtion，或者“uagong *ading cmpay ltd,或者“price list forigts-Gungdong * trdig can ltd等等，一看就知道是推销信。当你一个礼拜就收到一封推销信,你可能会有兴趣看看,但是如果你一天收到N封推销信,估计就会很厌烦,直接删掉算是客气的了。所以如何把主题写好,让客人知道这是封推销信，还是要忍不住翻开看看?就要根据之际情况来判断了。 举个例子吧,假设我是做太阳能灯的公司DEFoLd，目前公司最大的客人是美国的HmeDepot,尽管可能是通过贸易商做的，不是直接合作，但是完全可以当作一个开发新客人的筹码!如果我要写一封开发信给美国的ABC nc(这个名字是我编的，我从gol上了解了一些这个公司的信息，知道他们是美国的进口商,有做太阳能灯系列，希望能试着开发这个客人,我一般会这样写主题，“Re: ABC in/Home Depotvdor-solar iht/DEF Co.，Ld. 其中，C ic代表了客人的公司名，你在写给他的主题上首先加上他公司名，表示对他们公司的尊重；Hme Deot ndr-solr liht明确表示你是北美第二大零售商Home ept的太阳能灯供给商,既说明了实力,也勾起他的兴趣；最后的DEF o., Ltd.代表自己公司。这样一来，假设你找对了人，这个正是ABC公司太阳能灯的ber,又或者是他的某一个主管，突然某一天收到这么一个主题的邮件,哇，ho deot的供给商找上来了,太棒了，应该看看是不是有合作时机，是不是比原有供给商更好？他翻开邮件的概率会非常非常大!再说了,这个主题设置的还有一个好处，就是客人即使暂时不回你邮件，只是放在收件箱里,但是将来某一天他突然想让你报报价，很容易就能找到这封邮件!只要关键词输入home dep，保证一下子就找到。 长篇大论的公司或工厂介绍。我现在做r,也会收到工厂和贸易公司的推销信。贸易公司还稍微好一点，很多工厂的业务员,开发信实在写得不咋地，简直可以说是惨不忍睹,既浪费客人时间,也浪费自己时间。我经常会收到类似的邮件：“我们是某某照明灯具厂,地处美丽的长江三角洲东南，交通便利，风景优美,离上海和杭州仅仅2小时车程，我们公司成立于200年，具有丰富的太阳能灯生产和开发经历,享誉全球,我们工厂获得IO901：200质量体系,严格按照S管理，真诚欢送您来我厂参观拜访,希望和您建立起长久的业务关系，我们以真诚和效劳赢得客户诸如此类的话，客人会看得很不耐烦,即使你是一个很好的公司或很好的工厂,第一次就收到这样一封邮件,任谁都会感到厌烦的。 有朋友会反问,那是不是完全不写呢?我的答复是，也不一定,要看具体情况。如果你的公司有突出的优势,可以写,但是最好一笔带过就可以了。可以这样写：Wesupplsol ighsfor oe Depot t hih qality a compteprce. Hpe tocoperatewithou! 简单一点,一两句话点到重点，调起老外的胃口,让他反过来问你各种问题,你的目的就到达了。做业务久了你就发现,很少有客人每封邮件长篇大论的,即使有，也是极少数的特例,或者是要确认一些细节之类的。如何更好的写好外贸开发信()爱炫耀英文水平。以前有个助理，英语八级，刚毕业的学生,要她给老外写emil,总是喜欢把文字写得很出彩,各种语法从句层出不穷,还喜欢用冷僻词,让人理解都需要老半天。如果是英语为母语的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好一点,如果你写给韩国人日本人中东人法国人，那就要他们老命了，看一封邮件还得用上字典或翻译工具,还是半懂不懂，你说客人会对你印象好么? 丘吉尔讲过一句话,具体的内容我忘了,大致的意思是,真正的高手,你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来，全部用最简单的句子，最简单的词汇，让小学生都能看懂。 其实把简单的东西复杂化很容易,把复杂的东西简单化就不容易了，需要多学多模仿客人的邮件,用最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精华就是,“简单简单再简单，能用一个词表达的绝对不用两个词或短语，能用一句话写清楚的，绝对不写两句。谁能用最少的句子表达同样的意思，那就是最厉害的! 举个例子吧,我以前招助理的时候，会考他们的eml水平，我把中文意思告诉他们，然后让他们用英文来模拟一封邮件。内容很简单,写一封邮件告诉客人Mik,上次收到的样品已经寄给工厂了，但工厂说材料不是ABS,而是P，价格他们需要重新核算,但近期内原材料涨价，希望您能尽快确认，我们好采购原材料并安排生产。 第一个应聘者是这样写的:Dear Mike，Ti i Jenny rom EFCo. Ltd. ere opleasd to receive yr sames. I aeady enttheto o fator astwee, ad was inormed heeal matriais PP， nt AS as you entind lat e Wat te matr?Illgvyu reply as soon as e t he offr fromhe fac. I willtke evea dys. Plae bemor paent. Bt tey ao told ,the raw teial icreasd thes ays. Co yo las conirmheprie ucl afteryougetit？lpce te ra mteral and d theproctoimmediately！ookigfora to yur rly. Tankyou!Bes rgads,enny 这封邮件写得好么？老实说还可以，虽然主动语态和人称多了点,但是内容都点到了，表达也算通顺，用的词汇也都是挺简单的,不难懂。但是不是有点啰嗦?如果能简单一点,是不是更好?我们看看第二位应聘者写的ema:ear Mike,ow re u?We rceved your alsample.Thefctry eck t detai, and ondthe materil was P, not BS as yo l.las ve them some mre tie t e-chkthpr, because the trial is diferefrom the ps orers.Howev,he materil waincead veyqikl! Terefor,ples kidy placeh ordson i h pc ok for you! W poductioaap.Thany in avance!Kinregards,omy 这封呢?我个人觉得比上一封号一点,毕竟主动和被动语态结合，“W只出现了一次,不算太枯燥。内容也稍微简单了一点,点到位了。最重要的是,他把ucae theawateril去掉了,直接用“Wl do the poductio asa.这样更简洁，毕竟你要生产,能不采购原材料么？所以这是废话。缺点是，我个人感觉还是啰嗦了一点。 我会这样写： Mi，amplesrceived and alreadypasse t eno. Teatrial as PP, not ABS. Ofr shee is rparandwl b sent to o so.y hey， rmaterial ncreae thse dys,pl ke a decisio qic to g ahed afte prce confrmd. Wel arrange the mass prouctn ap.Thanks and bstegds，C 几句话点到主题，表达清楚就可以了。能用一句话表达的，千万不写两句,省掉一切能省的废话。写完以后其实可以读一遍,看哪句话可以删掉，哪句话可以换一种表达方式,少用第一人称,多用被动语态！等到你重新检查的时候，发现已经简单的不能再简单,没词可以删了，那就点“发送吧 只要做到“简洁、“清楚、“准确，这就是一封好的email了。 喜欢用奇奇怪怪的字体。很多人为了追求醒目，总喜欢用很夸大的字体,颜色,甚至放大,加粗,再用斜体等等,其实一眼看上去会让人很不舒服。经常跟老外写email的人会发现,客人很少会用奇怪的字体或者粗体,甚至全部大写来写邮件,除了少数的尼日利亚、非洲客人,我还真没遇到过别的。欧美人一般比拟常用的字体就是以下几种：Arial,erdaa,Calibri,Tiesnewroman,也有一些用Tao字体的，但相对少一点。一局部台湾和香港客人会用PiL这种字体。至于颜色,一般都是黑色或者蓝色,别在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜色，像彩虹一样,看着不舒服。 一般客人在邮件里特别加粗，或者大写,或者用红色标注的,肯定是特别强调的东西。比方有个客人的邮件如下:ea C,leasehelp to sendtempletmy H ficeBEFOR TIWEEKE.hanks.Rio 这就很明显了,客人用大写的目的是为了提醒并强调,必须要周末前寄出!可能这封邮件很简单,你不太容易无视，但是如果一封很长的邮件,里面详细确认各种规格的时候,突然加了一句要你周末前寄样品,是很容易被忽略的。 6主动语态用得太多。英文信函中,如果你仔细琢磨老外的行文方式，很少会充满We,I之类的人称的。相反要多用被动语态。 比方说，我们明天会寄你样品。中国人喜欢说Wellnd youthe smlestoorrow. 这句话没错，语法正确，意思清楚,但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写：Saples wil be sntt u tmorrow. 用得是被动语态，人称就没有了。 7经常会问一些毫无意义的话。比方D you want or poducs？这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名。如果客人说No,你怎么回复？那就没下文了哦。而且本身你是去推销的,你希望客人感兴趣,你要引起客人的兴趣。但是这句话就大煞风景,等于一下子就把客人逼到了绝路上，一定要说是或者否。 还有诸如Do you iterese in ourprcs？ re yusourcingfr *? How yur busness receny？ Wo you lke tocoopert wth u？ 这些都是毫无意义的话。 开发信还是要直接一点，告诉客人你是谁，你做什么,你的优势在那里。只要清楚表述出这3点，就完全足够了。其他的东西可以以后慢慢谈。8)喜欢用附件和图片。附件和图片并不是不好，但是第一次发开发信的时候如果有附件或者插入了图片,很容易被国外的效劳器拦截的。很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单,或者打包很多产品图片，或者发电子样本给客人,这样的成功率并不高,不是被默认为垃圾邮件,就是直接被客人删了。只有一种情况除外,当你收到一个新客人的询价的时候,那你回复的时候,就可以插入报价单或者图片了。 第一次联系客人的时候最好全文本,不要出现任何的图片和附件。即使收到客人询价后第一次报价,如果不是客人指定,尽量防止用excel或ord附件,最好是直接在邮件里写明。我一般会这样写:Item:Soar anrn with sothle olNo.: HBC-2847/KDescipto:.(把详细的规格写清楚ackage:color oM: 1,0pcsP/c： 2pcs/ntn ie: 50*40*60cmGW/NW:20g/18kQty20: .pc; Qy/40： .pcsLoading ot:henzhenaymet ters: T/T, L/C, /P， ecVad time:60 daysFBShenzhn: UD2.3pcCF Valnia: USD2.45pc 以上是我随便写的，只是想说明一点,报价单少用，尽量用文字描述清楚，然后在附件里添加一张0K以下的清楚图片就可以了。这样做的好处是，防止很多懒的客人不去点开附件的word或exc报价单。其次防止客人把你的报价单随便转给别人套价格。如果客人要你报很多款产品,没法全部在邮件里写清楚的时候,那就只能用wo或ecel做报价单了，但是最好在完成的时候用crbat生成df格式，这样就不容易改。因为很多老外比拟懒,你辛辛苦苦花了大半天时间做个完整的报价单给他,他只要删掉其中pric这栏,就会把它转给别的供给商报价。9喜欢插入RL链接。很多朋友在写开发信的时候,总是会在内容里加上自己公司的网址,或者在签名的下面加上链接,这样做,同样有很大的概率被效劳器拦截掉的!最好在客人回复后，第二次给他写邮件的时候插入这些就没问题了。 10语气过于生硬。其实邮件本身是比拟死板的，在电脑面前阅读那些冰冷的字眼,和面对面的交谈或者 沟通是完全不一样的。看一句话“ls givee rly toay.这句话如果面对面讲，客人不会觉得有什么问题，会很快乐说ok，或者no poblm;如果 里说，也不会有大问题；但如果放在邮件里,是不是略微生硬了一点点呢？如果改成Could ouplase hep t gi me rytday? 用的是疑问句，加上l, help这样的字眼显得十分委婉，但是又明确表达了你希望今天得到答复的准确意愿。这样不是更好么？ 所以plee, hlp,kdy, ould,thnk you, apriate这样的话在邮件来往中是很普遍的。除非你和客人已经非常熟了,偶尔客套一下即可，平常就可以不需要了。所以在我看来，新手最容易犯的就是以上的1个错误,当然也不排除一些老业务员也有有1-个问题。朋友们可以自己对照一下，看这10个错误中,有哪些是自己会经常犯的，或者是没有意识到的。如果某个朋友看了后发现自己一个问题都不会有，那恭喜您了，这篇帖子不适合您，但是也请您有空的话在这里多指点一下大家,让各位朋友也包括我多学习学习。这些只是我个人的一点点经历，自然希望大家的指正。 呵呵，坦白说，我以前的eml写得并不好,后来有个比拟热心的老外指点过我一些，然后我开场有意识地去模仿他们的行文方式和遣词用句，尽管还是有这样那样的缺点,但比一开场已经好很多了。不怕大家笑话，我把我刚工作的时候写的开发信给大家看看：Dea Kee:Ths is C frm DEF C. td. inShenhn.Vry glad t writeto you he! Its my please tobe on ervice of you posile!rstly,le e intdue my omay n shorter .(长篇大论的公司介绍，写了整整两大段,这边就不贴了Ourroucsarevery oulr i bth glbal ke n domesti mark Wlce to visiour mpanyif youhavetie! Wllarrage e c t ick ou upfrm te arport. Its convniet to our opany， just klometr! Ou a is.(这边是写公司的宗旨，什么质量第一，效劳优良之类的，总之都是些废话)nlsed o prce uotaion heetfryour referce Peaschecanfid iomtems meet ourinterst. f, Ie hppy t sed ou samplsforlation! We ncely hotoeabls busiess relationship wityour stemed omay！ AdIalo hopetoe yrfrnd ivte！ any qestios， pleas coct ereel! Tnk you！okng forwardto yor earl rpy!Yurs sincrely,CDF o. Ltd.*oad， *ct，*provnce, Chial: *Fax： *Eal: *ebsite： * 够震撼吧？我现在自己看看都想笑。这就是学校里外贸函电学出来的东西呢，实际应用中实在惨不忍睹,甚至还要教你在emal的左上角写上公司名和公司地址、日期，我的妈呀,现在哪有老外这样写的,只有以前用手写的时候貌似才有。 接下来给大家分享一封老外写的mail开发信,大家看看：Heyguy，YZ trdi he， exporng NTERNS wih god ulty and lo price inUSCll me,ettalkdetailsgds，RckCellpho：* 这是一个巴西的贸易公司写给陌生的美国公司的开发信。别人也是做trag的,怎么就写的和我们不一样呢?有些人会说,哎呀,老外比拟懒惰。没错,很多老外是很懒,但是你明知道他很懒,你还长篇大论的,你觉得这么懒的人会花时间仔细读你的开发信么?懒是一方面,这点没错，老外通常没有中国人勤奋,但是反过来看,他们往往是言简意赅,只说最重要的话，一句废话都没有。因为在他们的文化里，时间很珍贵,不能耽误自己的时间,也不要耽误别人的时间。 接下来我会分享自己的成功开发信经历,给大家she一个亲身经历的案例,从开发信到最后订单确认的全过程。 我需要回家去仔细找一找以前的邮件，把来来回回的每一个回合都贴上来，供大家参考。新的东西来了 这边先谈谈以前的一个德国客人给我的建议,我把他原文附上，但是名字和公司我删掉了，其他一字不改，大家看看,至于我说的那个案例，会陆陆续续放上来的!ear C,A yo metioned las e, how towrte art emai, pl fnd myreply as folows:1) sort2) sht3) agai4 eetealetr wd5) makeveything cle6) thatsok,ordr com, aHave a nie da!现在接着写，履行我的诺言,把以前成功的开发信案例给大家分享: 当时的背景是,公司有个意大利客人要找一款铝合金LED手电筒,款式比拟特别，包装是彩盒包装,外加白色邮购盒。老板让我找工厂，我找了,公司也投了钱打了六个样品，寄了3个给客人,很可惜，客人最终没下单，剩下的3个样品就一直在我手里。那时我就想，能不能把这3个样品利用起来，开发开发别的客人看？如果别的客人有兴趣,那我也有现成的样品可以寄,只要客人能到付运费，我就免费提供样品。(当时的心态很简单，只要新客人肯提供到付帐号的，我就会认为这个客人很有诚意,我们提供免费的样品，就有成交的希望了。一直到现在，我还是报有这个心态。) 然后我开场在ogle上搜索了，因为考虑到最早的意大利老客人指定这款产品,虽然没做成，但说明一点，这个产品的外形肯定是适合欧洲人品味的。所以我搜索的重心也是别的欧洲客人，大概花了一下午搜索和筛选,在gooe各个分站去看，比方.dk(goge丹麦站，.k(oogl英国站)，.seoogl瑞典站，itgl意大利站,fi(gogle芬兰站等等，去掉一些有网站没邮箱的,再去掉一些小的零售商和大的进口商，我最终把目标锁定在6个欧洲进口商身上。他们都是不大的客人,因为网站上可以看到他们的公司简介和邮箱，而且他们都是做礼品促销品的,再加上他们的网站上都有类似的手电筒,其中两个意大利的,一个英国的，一个瑞士的,一个波兰的，还有一个瑞典的。目标客户一但锁定,接下来就是开发信了。 因为我是有特定产品要推销的,所以开发信就写的很有针对性。因为这6个进口商的网站上都是有姓名和email的,所以我分别写的6个人,除了名字不一样,内容完全一样。H elvn,Gld to hear that yure n te maketfor fshight ad otherprooion it.This s Crm * Ltd in ha. W cialzed i flalighsanemiums for 0yes， wit thecusomers ofCoa-Ca， Cra，Pei， etc.， a hope to wa t cooerate wit you!Plea fin he pictur models an dffret pckaingn attachment. AnAerc gu ucsd this ode i BG quantity styear. wod li totr nw, if i sutfo Eurpe.FRE SAMPLES can b non reest. Cll e， lets tal more！ Thn and besrgard,C* tdTel: *F: *Mail： * 当时一共写给6个不同的客人这样一封开发信，内容完全一样，只是对方姓名不同。所谓的某美国客人下过大单,完全是编的，只是给客人一个感觉，美国佬很喜欢这款产品,下过很大的订单哦，你们看看，是不是欧洲市场也能卖一点？最后一句“Cal e， let talk more是我成心这样写的,因为很少有客人会打 给一个陌生人,但是这句话写上去让人感觉会大大不一样,首先就是这个人很有自信，其次就是他是有诚意的,不是群发的邮件。这6个人里面有4个是没回的，有一个回了一句“an yo,ot thitime. b.,剩下的最后一个瑞典客人回复了，就是这个Kelvn。他的邮件如下:Loks i！ What aut te prc? 就一句话，没有抬头,没有落款,语气貌似也很不客气,是吧？当时只有这个瑞典客人ein有回复，但是也是不太客气的一句话:Loks nic! What but te pice? 尽管回复了,但并不是一个很好的现象,因为客人的邮件让我揣测到，他并不是特别感兴趣，很可能只是随口一问。但不管怎么样，总算是个不算太好的好消息，需要研究一下,看能不能进展下去。 我当时的回复如下:HiKelvi,S peasd tget yur rompt reply! egaring th mdel, lsfidthe deil with offer asollos:Ml:romotional 1 LED alium flasligh w/gift oItemN.：* (涉及到以前的公司,不方便透露)Bu：14wht LEsLuminoity: motan 15,00MDSie: 3mm(dia of ead)*102m(ength)3mm(dia of end)Weigt: 95g w/o batteries; 15/btees)olor: alccet， psgive us PATOEcoePhto: pls fidtheaisn atachment (我提供了张图片在附件)Lgo:lk printng heat tanferprininLgo carge: REEOran atter: *AA batery(NOTINUDEPakagig: 1pc/plybggt box/white mai rdeboxPs/t: 100ps/tnCtn ie: 740*5cmGW/W: 12kg/11kgty/0FL: 14，00c; Qt/40CL：28,0pcsymentterms: T/Twth 30% deposit); / a ightLodigport: hnghi/Ningboap carge: FRESamplead time:1-3 daysOrde lead time:3-35 ysFO price：EUR.2/pPlase kindlchk and revtat you earlis! rempewl besen request.Cmentsae，anyqestionswill be ppecated!Bes regards,