合同管理岗位职责.doc

甘肃第四建设集团有限责任公司合同管理职责元森庙滩子整体改造工程项目部2017年3月1日一、 合同管理总则 第一条 为加强项目部的合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，维护企业合法权益，提高经济效益，根据中华人民共和国合同法和有关政府部门规定，结合公司的实际情况，制定本制度 第二条 本制度适用于项目部与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等。 第三条 合同管理必须遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监督，及时调处，维护企业合法权益的原则。 签订、履行、变更、解除合同，必须遵守中华人民共和国合同法及有关法律、法规、规章，参照有关政策。二、合同管理职责 第四条 经营部主要职责 1、负责合同的洽谈与签订。 2、履行建设工程合同中规定的职责，审查和监督工程项目各类合同的履行情况。 3、负责做好合同交底工作。 4、收集、记录、整理与合同有关的协议、函件等资料。 第五条 项目部门的主要职责 1、对所签合同，认真执行，并定期自查合同履行情况。 2、在合同履行过程中，加强与其它各有关部门联系，发生问题及时向上级通报。 3、本部门合同的登记、统计、归档工作。第六条 财务部门的主要职责 三、合同的签订 第七条 订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进一步核实，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。签订分包合同要重点审查承包人的营业执照规定的经营范围、资质等级、管理能力和实际业绩。项目一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经项目经理同意。 第八条 订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。书面形式是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，要求采用正式的合同书形式，有示范文本（包括公司制定的示范文本）的应当使用示范文本。订立合同，必须完备合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所，标的，数量和质量，价款和报酬，履行的期限、地点和方式，违约责任及解决争议的方法等。 第九条 所有合同都应按顺序统一编号。 第十条 法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。 第十一条 签订合同，应当加盖单位的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。 四、合同的履行 第十二条 合同依法成立，既具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。严格执行合同所规定的义务，确保合同的执行。 第十三条 随时督促对方当事人及时履行其义务，有关合同履行中的书面签证、来往信函、文书、电报等均为合同的组成部分，工程部应及时整理定期汇总，妥善保管并建立合同履行情况台帐。 第十四条 在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录，向对方当事人发放的所有资料都应由对方当事人签收。 第十五条 对合同履行过程中的违约情况或违反合同的干扰事件，经营部应及时查明原因，通过取证按照合同约定及时、合理、准确地提出书面报告。当接到对方的索赔（含违约）报告后应认真研究并及时处理、解释或提出反索赔，工程部任何人不得擅自在对方当事人出具的索赔报告、对帐单等确认类文书上签字盖章。 第十六条 在履行合同过程中，经营部若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时上报项目领导处理： 1、经营状况严重恶化； 2、转移财产，抽逃资金； 3、丧失商业信誉； 4、有丧失或者可能丧失履行合同能力的其他情形。 五、合同的变更、解除 第十七条 项目部任何人不得擅自以项目部名义变更或解除合同。若确须变更或解除时，由经营部查明原因，提出意见，提交项目领导审查并签发解除合同的函，与对方依法签署变更或解除合同的书面协议。合同变更必须由经营部负责更改，并按程序办理合同变更评审，办理书面的合同变更手续，做好变更文件的整理、保存和归档工作。 第十八条 对于特殊情况下合同履行过程中的合同中止，必须及时办理中止手续，收集因中止合同给本项目带来的经济损失证据和资料，及时追究对方的责任。中止的合同又恢复继续履行时，依相同程序办理恢复手续。 第十九条 合同未履行完毕，但确定不再继续履行，经营部部应做好终止记录，收集履行过程中所有与合同有关的文件，办理解除合同的手续，所有原件资料移交档案室保存。 第二十条 变更、解除合同，一律必需采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电、电传等)，口头形式一律无效。变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。 第二十一条 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定 六、合同纠纷处理 第二十二条 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按合同法等有关法规和本制度规定妥善处理。 第二十三条 合同纠纷由有关业务部门与法律顾问负责处理，经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。 第二十四条 处理合同纠纷的原则是： 1、坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。 2、以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。 3、因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯;因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失;因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。 第二十五条 在处理纠纷时，应加强联系，及时通气，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。 第二十六条 合同纠纷的提出，加上由我方与当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够的时间。 第二十七条 对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方单位公章或合同专用章。 第二十八条 对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与对该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。 第二十九条 合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有关资料汇总、归档，以备考。 七、合同的管理 第三十条 项目部所有合同均由经营部统一登记编号、经办人签名后，按审批权限分别由项目经理或其他书面授权人签署。 第三十一条 已签订的合同以及与合同有关的补充协议、会议纪要、业务往来传真、信函、索赔报告、对帐单、合同台帐等原始资料应集中由经营部指派专人保管，并对上述材料分类登记成册。