会计实务：记账凭证的输入格式设计与数据库设计.doc

记账凭证的输入格式设计与数据库设计记账凭证是根据经过审核无误的原始凭证填制的。可以分为三种：收款凭证、付款凭证和转账凭证；也可以分为五种：银收、银付、现收、现付和转账凭证。对于经济业务量不大的单位，可以采用转账凭证一种形式，但如果是通用会计核算软件，则应分开考虑。为了保证输入处理的直观性、方便性与准确性，设计一个清晰、美观的输入屏幕画面不但可以降低操作的差错率，而且也能够提高输入效率。记账凭证的屏幕格式一般可设计成跟手工凭证一样的格式，并至少应包括以下内容：1.日期：首先显示当日系统日期，若不需要修改，用回车键确认，否则键入日期。2.凭证号：从凭证号文件中调出后，由系统自动增加。3.凭证类别：有默认值，允许用户选择。最好有校验功能，如收付款凭证中必须有现金或银行存款科目，收款凭证借方和付款凭证贷方必须有现金或银行存款科目等。4.摘要：可直接输入汉字，或者输摘要码，自动产生摘要。也可将摘要内容中有关单位或个人的名称单独划出，另列一户名栏，以便于查询。5.借、贷方科目代码：要能弹出科目表窗口，允许用户选择。6.借、贷方科目名称：根据代码自动生成。7.金额：操作员逐笔输入。8.合计：可直接输入或由机器自动计算产生，直接输入合计数的好处是进行了一次总量校验， 即将系统计算的合计数据核对。这对一个应用系统是十分必要的。9.审核记号：为安全起见，没有审核的凭证是不能记账的。10.记账记号：可记录该凭证在总账中的记录号，或简单的用一个逻辑值判断是否入账。11.操作员、审核员、记账员、会计员、收款员等：为明确责任必须记录，操作员与审核员不能是同一人。以上是最基本的项目，为方便设计，也可加入一些其它信息，如原始单据号等。电算化凭证与手工凭证有很大不同。手工处理时，当出现一借多贷、一贷多借或多借多贷在一张凭证中记录不下时，则在凭证编号中可采用：XXX-1，XXX-2或者1/N，2/N（XXX为凭证号，N为本笔业务的凭证总数）。而在电算环境下，没有必要这样处理，虽然在屏幕上可以仅保留五至八行供接收数据用，但当一屏幕接收不下时，可以采用翻页或滚屏技术，使得一张凭证实际能够接收的记录数据是无限制的。小编寄语：会计学是一个细节致命的学科，以前总是觉得只要大概知道意思就可以了，但这样是很难达到学习要求的。因为它是一门技术很强的课程，主要阐述会计核算的基本业务方法。诚然，困难不能否认，但只要有了正确的学习方法和积极的学习态度，最后加上勤奋，那样必然会赢来成功的曙光。天道酬勤嘛！