错账产生原因及其查找方法【会计实务经验之谈】.doc

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错账产生原因及其查找方法【会计实务经验之谈】
错账，泛指所有账务处理系统中出现的错误。在日常工作中，记账是我们会计人员的主要任务之一，需要非常细心和仔细。但是，人无完人，在工作中由于各种原因，难免还是会出现些许的错误，可能会发生各种各样的差错。产生差错的原因可能是重记、漏记、数字颠倒、数字错位、数字记错、科目记错、借贷方向记反，从而影响会计信息的正确性，如发现差错，会计人员应及时查找并予以更正。
一、 错账产生的原因
1．记账凭证错误。这种类型的错误往往是在填写记账凭证时把凭证中应借、应贷的账户或金额写错，从而导致账簿记录发生错误。
2．记账错误。这种类型的错误一般是在原记账凭证记录正确，只是在将其过入账簿记录时发生了差错。或记错了账户，或记错了金额，或是记反了方向，或是结错了账户等。
3．记账凭证和账簿记录均有错误。这种类型的错误是指填制凭证时就已经发生了或是填错了金额，或是填错了应借、应贷账户的问题。而在登记账簿时，不仅没能发现这些问题，而且在记账中又产生了新的或记错了账户，或是记错了金额等方面的问题。
二、 错账更正方法
1．划线更正法：在结账前发现账簿记录有文字或数字错误，而记账凭证没有错误，可以采用划线更正法。
更改步骤：
（1）先在错误数字或文字上划红线，表示注销。
（2）在划线上方空白处填写正确的数字或文字，并在更正处加盖更正人员图章。
比如，某单位用现金购买办公用品298元。原记账凭证填制如下：
借：管理费用 298
贷：库存现金 298
会计人员根据记账凭证登账时，将库存现金错记为289元。
2．红字更正法：有两种情况，一是应借、应贷会计科目有误引起记账错误。更正的方法是：用红字填写一张与原记账凭证完全相同的记账凭证，以示注销原记账凭证，然后用蓝字填写一张正确的记账凭证，并据以记账。二是所记金额大于应记金额，其他无差错。更正的方法是：按多记的金额用红字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证，以冲销多记的金额，并据以记账。
3．补充登记法
又称补充更正法，记账后发现所记金额小于应记金额，其他无差错。更正的方法是：按少记的金额用蓝字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证、以补充少记的金额，并据以记账。
三、 常见的差错查找方法
1．差数法
差数法是按照错账的差数查找错账的方法。如会计凭证上记录的是：
借：应交税费——营业税 5 250
——城市维护建设税 367.5
——个人所得税 500
其他应交款——教育费附加 157.5
贷：银行存款 6 275
若会计人员在记账时漏记了城市维护建设税367.5元，那么在进行应交税费总账和明细账核对时，就会出现总账借方余额比明细账借方余额多367.5元的现象。对于类似差错，应由会计人员通过回忆相关金额的记账凭证进行查找。
2．尾数法
对于发生的角、分的差错可以只查找小数部分，以提高查错的效率。如只差0.06元，只需看一下尾数有“0.06”的金额，看是否已将其登记入账。
3．除2法
当账账、账证或账实不符，且差数为偶数时，应首先检查记账方向是否发生错误。在记账时，有时由于会计人员疏忽，错将借方金额登记到贷方或将贷方金额登记到了借方，这必然会出现一方合计数增多，而另一方合计数减少的情况，其差额恰是记错方向数字的1倍，且差数是偶数。对于这种错误的检查，可用差错数除以2，得出的商数就是账中记账方向的反方向数字，然后再到账目中去寻找差错的数字就有了一定的目标。如：
借：其他应收款——总务科 500
贷：库存现金 500
登记明细账时，错把其他应收款登记入贷方，总账与明细账核对时，就会出现总账借方余额大于明细账借方余额1 000元，将1 000元除以2，正好是贷方记错的500元。
4．除9法
除9法是指用对账差额除以9来查找差错的一种方法，主要适用于下列两种错误的查找：
（1）数字错位。在查找错误时，如果差错的数额较大，就应该检查一下是否在记账时发生了数字错位。在登记账目时，会计人员有时会把位数看错，把十位数看成百位数，百位数看成了千位数，把小数看大了；也可能把百位看成十位，千位看成百位数，把大数看小了。这种情况下，差错数额一般比较大，可以用除9法进行检查。如将70元看成了700元并登记入账，此时在对账时就会出现余额差700-70=630（元），用630元除以9，商为70元，70元就是应该记录的正确的数额。又如收入现金800元，误记为80元，对账结果会出现800-80=720（元）差值，用720元除以9，商为80元，商数即为差错数。
（2）相邻数字颠倒错误的查找。在记账时，有时易将相邻的两位数或三位数的数字登记颠倒了，如将86记成68，315记成了513，它们的差值分别是18和198，都可以被9整除，这样知道错误问题之后，进一步判断错在哪一笔业务上就可以了。
如果用上述方法检查均未发现错误，而对账结果又确实不符，还可以采用顺查、逆查、抽查等方法检查是否有漏记和重记等现象。顺查是指按账务处理的顺序，从凭证开始到账簿记录止从头到尾进行普遍核对。逆查法是指与账务处理顺序相反，从尾到头的检查方法。抽查法是指抽取账簿记录中某些局部进行检查的方法。
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