电厂程序文件及管理规定.docx

The final edition was revised on December 14th, 2020.

电厂程序文件及管理规定

长春国电建设监理有限公司
发电工程施工现场
程序文件与管理制度范本
（C1）
批准：董洪玉
审核：孟宪武
编制：梁国
xxxx工程
程序文件与管理制度
合同编号：xxxx
监理单位：长春国电建设监理有限公司
批准：
审核：
编制：
批准单位：
批准：
批准日期：
序言
工程建设程序文件与管理制度（以下简称“程序文件”）是工程建设活动的行为规范，是实现工程建设总体目标的重要手段。
1．“程序文件”是质量活动的行为规范，是工程质量体系运行的依据，属三级质量文件。
2．工程合同项下的质量体系要素的检查、监督、审查及控制合同项下的所有服务，需要相应的管理文件和作业文件予以支撑，使质量活动具有有效的证据。
3．根据本工程《建设监理服务合同》及相关的设计、施工、采购合同，把业主、监理及承包商的工作范围、职责、权限及相互关系在本文件中予以定位，以便在项目建设中各负其责。
4．按本工程的管理层面和被管理层面，在实施项目目标控制中，具有不同的工作范围、职责、权限和合同关系，把经常性的组织协调内容、方式、程序、职责体系纳入制度化和程序化；通过对各项管理制度的执行和对其作业文件的审查、签证，是对各项质量要素控制过程的结果。
5．本“程序文件”是针对全过程监理的文件，可根据项目具体情况进行取舍。
6．本“程序文件”的解释权归长春国电建设监理有限公司；自业主批准发布之日起执行。
7．本“程序文件”中下列名词涵义如下：
（1）“项目法人”也称业主指本工程的建设单位；
（2）“工程项目监理部”指项目法人委托的负责本工程的监理公司派驻现场的机构，（3）“总监理工程师”指本工程监理单位法定代表人书面授权全面负责履行监理合同，主持项目监理机构正常工作的监理工程师；
（4）“承包商”指为本工程服务的设计、设备材料供应、施工、安装调试的一个干个当事人；
（5）“分包商”指合同中提及的承担部分项目的当事人。
8．本文件是施工现场的管理文件，若业主制定了现场管理制度，可遵照其执行。
目录

1.合同管理制度
1目的和范围
为了公正、科学地对在建工程的承包合同进行管理和监督，正确而准确地处理合同履行中的有关问题，从而保证合同的正常实施，实现对合同工期、合同质量、合同费用的有效控制，特制定本制度；
本制度主要针对建筑、安装、调试工程承包类合同的管理，其它合同可参照执行。
2、职责
建设单位应根据《中华人民共和国合同法》和其他有关的法规、规定，建立健全本企业的合同管理制度，规范本企业的经济行为，规避市场风险，维护公司经济权益。对于已签订的合同必须本着“重合同、守信用”的原则认真履行，保证其严肃性。
承包单位应忠实执行承包合同的各项条款，在工程承包范围内，保证建设工期和工程质量；安全管理；完整交付竣工资料，并在质量保证期内履行保修责任。
项目监理部应依据监理合同的规定，协助建设单位做好合同管理工作，督促合同双方严格履行合同规定的责任与义务，切实维护合同双方的合法权益。
3、管理要求
合同的签订
3.1.1依据监理合同规定，项目监理部可协助建设单位进行施工招标，对承包商进行资格审查，参与合同谈判，审查合同条款并提出监理意见。
3.1.2中标承包商应满足以下基本要求：
3.1.2.1应具有承担招标项目的相应资质，能提供有关表明其法律地位的文件（包括营业执照、资质等级证书）等。
3.1.2.2承担过类似建设项目的相关工作，并有良好的工作业绩和履约记录，能提供近5年完成或正在完成的与招标项目相似的工程基本情况。
3.1.2.3财务状况良好，不处于财产被管制、破产或其他关、停、并、转状态，能提供近3年经过审计的主要财务报表和财务状况。
3.1.2.4没有与骗取合同或其他严重违法经济活动有关的行为。
3.1.2.5建立了完善的三标整合管理体系（即质量：Quality、健康：Health、安全：Safety、环境：Environmental，简称QHSE体系），并能够提供完整的有效运转和系统改进记录。
3.1.2.6近几年没有发生过记录在案的质量或安全事故。
3.1.3签订合同应采用书面格式，应使用国家工商行政管理局、行业主管部门统一制订的示范文本；特殊合同没有统一文本及示范文本的，可根据情况选择参考文本或自制文本，但须符合有关法规、规定的要求。
3.1.4合同应做到基本条款完备，包括标的，数量，质量，包装，权利与义务，价款或酬金，履行的原则、期限、地点和方式，合同的生效、变更和解除，违约的责任，争议和仲裁等。
3.1.5项目监理部应参与签订前的合同评审并提出评审意见，合同评审的内容应包括合同的可行性、经济性、技术性、安全性及合法性。。
3.1.6合同中应明确拟分包的项目，严格杜绝无合同施工、无合同采购现象。
合同的履行
3.2.1经双方法定代表人或委托代理人签字生效的合同具有法律约束力，签约双方都要认真履行，保证其严肃性。
3.2.2项目监理部应设立专门的合同管理人员，各专业的监理工程师也要仔细阅读合同文本，熟悉合同内容，对各标段的工程范围、建设工期、中间交工、工程的开工和竣工时间、工程质量、工程造价、安全管理、技术资料交付时间、材料和设备供应责任、拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作等都要了解清楚，在行使监理职责时，如发现问题应及时向总监汇报，及时研究解决。
3.2.3合同中的开口项目应是合同管理的重点，监理工程师应跟踪监督其履行情况。
工程暂停及复工
3.3.1履行合同过程中发生的工程暂停及复工事件，应按照《工程停、复工管理制度》规定的管理程序和操作方法执行。
3.3.2项目监理部在签署非承包单位原因而引起的停工申请表或工程暂停令时，事前应就有关工期和费用等事宜与承包单位进行协商。
3.3.3项目监理部在停工期间，宜会同有关各方按照承包合同的约定，处理因工程暂停引起的与工期、费用有关的问题。工期需要调整时按照《计划进度管理制度》的有关规定执行；费用的调整应形成协议或补充合同。
工程变更的管理
3.4.1在建工程因各种原因所引起的工程变更，都应按照《工程变更管理制度》的有关规定处理。
3.4.2项目监理部在工程变更的质量、费用和工期方面取得建设单位授权后，应按承包合同规定与承包单位进行协商，经协商达成一致后，总监理工程师应将协商结果向建设单位通报，并由建设单位与承包单位在变更文件上签字。
3.4.3项目监理部在未能就工程变更的质量、费用和工期方面取得建设单位授权时，应协助建设单位和承包单位进行协商。
3.4.4在建设单位和承包单位未能就工程变更的费用等方面达成协议时，项目监理部应提出一个暂定的价格，作为临时支付工程进度款的依据。该项工程款最终结算时，应以建设单位和承包单位达成的协议为依据。
3.4.5未经项目监理部审查同意而实施的工程变更，项目监理部不予计量。
费用索赔的处理
3.5.1索赔是在合同履行过程中，对不应由己方承担责任的情况造成的损失，向合同的另一方提出给予赔偿或补偿要求的行为。索赔方的要求应使用费用索赔申请表报项目监理部审查。项目监理部处理费用索赔应依据下列内容：
3.5.2.1国家有关的法律、法规和工程项目所在地的地方法规；
3.5.2.2所涉及的合同文件；
3.5.2.3国家、部门和地方有关的标准、规范和定额；
3.5.2.4所涉及的合同履行过程中与索赔事件有关的凭证。
3.5.3当提出合同索赔的理由同时满足以下条件时，项目监理部应予以受理：
3.5.3.1索赔事件造成了索赔方直接经济损失；
3.5.3.2索赔事件是由于非索赔方的责任发生的；
3.5.3.3索赔方已按照合同规定的期限和程序提出费用索赔申请表，并附有索赔凭证材料。
3.5.4项目监理部接到索赔申请后，应在委托监理合同规定的时限内进行审核，并提出处理意见。
3.5.5承包单位向建设单位提出的费用索赔，项目监理部应按下列程序处理：
3.5.5.1承包单位在承包合同规定的期限内向项目监理部提交对建设单位的费用索赔意向通知书。
3.5.5.2项目监理部的专业监理工程师收集与索赔有关的资料。
3.5.5.3承包单位在承包合同规定的期限内向项目监理部提交对建设单位的费用索赔申请表和相关证明材料。
3.5.5.4监理工程师初步审查费用索赔申请表，符合本制度
3.5.5.5总监理工程师进行费用索赔审查，并在初步确定一个额度后，与承包单位和建设单位进行协商；
3.5.5.6项目监理部应在规定的期限内完成对费用索赔申请的审查和签署。
3.5.6当承包单位的费用索赔要求与工程延期要求相关联时，项目监理部应综合提出费用索赔和工程延期的处理意见。
3.5.7由于承包单位的原因造成建设单位的额外损失，建设单位向承包单位提出费用索赔时，项目监理部在审查索赔报告后，应公平地与建设单位和承包单位进行协商，并及时提出处理意见。
工程延期及工程延误的处理
3.6.1当承包单位提出工程延期要求符合承包合同文件的规定条件时，项目监理部应予以受理，具体操作程序按照《计划进度管理制度》的有关规定执行。
3.6.2当影响工期事件具有持续性时，项目监理部可在收到承包单位提交的阶段性工程延期申请表并经过审查后，可先签署工程临时延期审批表并通报建设单位，待承包单位提交最终的工程延期申请表后，项目监理部应复查工程延期及临时延期情况，并由总监理工程师签认报建设单位。
3.6.3项目监理部在作出临时工程延期批准或最终的工程延期批准之前，均应与建设单位和承包单位进行协商。
3.6.4项目监理部在审查工程延期时，应依下列情况确定批准工程延期的时间：
3.6.4.1承包合同中有关工程延期的约定；
3.6.4.2工期拖延和影响工期事件的事实和程度；
3.6.4.3影响工期事件对工期影响的量化程度。
3.6.5工程延期造成承包单位提出费用索赔时，项目监理部应按本制度
3.6.6当承包单位未能按照承包合同要求的工期竣工交付造成工期延误时，项目监理部应按承包合同规定从承包单位应得款项中扣除误期损害赔偿费。
合同争议的调解
3.7.1项目监理部接到合同争议的调解要求后应进行以下工作：
3.7.1.1调查和取证，及时了解合同争议的全部情况。
3.7.1.2及时与合同争议的双方进行磋商。
3.7.1.3在项目监理部提出调解方案后，由总监理工程师进行争议调解。
3.7.1.4当调解未能达成一致时，总监理工程师应在承包合同规定的期限内提出处理该合同争议的意见。
3.7.1.5在争议调解过程中，除已达到了承包合同规定的暂停履行合同的条件之外，项目监理部应要求承包合同的双方继续履行承包合同。
3.7.2在总监理工程师签发合同争议处理意见后，建设单位或承包单位在承包合同规定的期限内未对合同争议处理决定提出异议，在符合承包合同的前提下，此意见应成为最后的决定，双方必须执行。
3.7.3在合同争议的仲裁或诉讼过程中，项目监理部接到仲裁机关或法院要求提供有关证据的通知后，应公正地向仲裁机关或法院提供与争议有关的证据。
合同的解除
3.8.1承包合同的解除必须符合法律程序。
3.8.2当建设单位违约导致承包合同最终解除时，项目监理部应就承包单位按承包合同规定应得到的款项与建设单位和承包单位进行协商，并应按承包合同的规定从下列应得的款项中确定承包单位应得到的全部款项，并书面通知建设单位和承包单位：
3.8.2.1承包单位已完成的工程量表中所列的各项工作所应得的款项。
3.8.2.2按批准的采购计划订购工程材料、设备、构配件的款项。
3.8.2.3承包单位撤离施工设备至原基地或其它目的地的合理费用。
3.8.2.4承包单位所有人员的合理遣返费用。
3.8.2.5合理的利润补偿。
3.8.2.6承包合同规定的建设单位应支付的违约金。
3.8.3由于承包单位违约导致承包合同终止后，项目监理部应按下列程序清理承包单位的应得款项，或偿还建设单位的相关款项，并书面通知建设单位和承包单位：
3.8.3.1承包合同终止时，清理承包单位已按承包合同规定实际完成的工作所应得的款项和已经得到支付的款项；
3.8.3.2施工现场余留的材料、设备及临时工程的价值；
3.8.3.3对已完工程进行检查和验收、移交工程资料、该部分工程的清理、质量缺陷修复等所需的费用；
3.8.3.4承包合同规定的承包单位应支付的违约金；
3.8.3.5总监理工程师按照承包合同的规定，在与建设单位和承包单位协商后，书面提交承包单位应得款项或偿还建设单位款项的证明。
3.8.4由于不可抗力或非建设单位、承包单位原因导致承包合同终止时，项目监理部应按承包合同规定处理合同解除后的有关事宜。
合同的分包
3.9.1承包单位未经建设单位的同意，不应将合同中的任何收益或利益转让。
3.9.2承包单位不得将整个合同的全部工程转包出去；不得将全部工程肢解以后以分包的名义分别转给他人，也不得将合同中承包工程项目的主体结构项目分包出去。
3.9.3承包单位如果要将承包合同的一部分分包出去，必须确认分包单位具备与拟分包项目性质与规模相适应的资质、条件和能力，然后填写分包商资格报审表报项目监理部审查、建设单位批准。
3.9.4项目监理部应以本制度第节所规定的标准对分包商进行资格审查，确认合格后经总监理工程师签署后报建设单位审批。
3.9.5批准承包单位分包部分工程项目，并不免除承包单位根据合同应担负的任何责任或应尽的任何义务。
3.9.6严禁分包商将分包工程的部分或全部再转包或分包出去。
4相关文件
工程停、复工管理制度
计划进度管理制度
工程变更管理制度
5记录
费用索赔申请表
分包商资格报审表
6文件的解释
本制度由项目监理部负责解释。
费用索赔申请表
工程名称：编号：
致

合同编号

根据合同条款_____________________的规定，由于________________________的原因，我方提出索赔要求，索赔金额为（大写），请审批。
附件：1.索赔的详细理由说明
2．索赔金额计算书
3.相关的证明材料
年月日
负责人

经办人

索赔方（章）
专业监理工程师审查意见：
签字：年月日
总监理工程师审核意见：
签字：年月日项目监理部（章）
建设单位审批意见：
年月日
负责人

经办人

建设单位（章）
分包商资格报审表
工程名称:编号:
致
项目监理部
经考察，我方认为拟选择的（分包单位）具有承担下列工程的资质和能力，可以保证本工程项目按承包合同的规定进行施工。分包后，我方仍承担总承包单位的全部责任，请予审批。
附件：1、分包单位资质材料
2、分包单位业绩材料
拟分包工程或部位名称
工程量
拟分包工程合同额
占总包合同的百分比

合计：

/
年月日
负责人

经办人

承包单位（章）
项目监理部审查意见：
年月日
总监理师

监理工程师

项目监理部（章）
建设单位审批意见：
年月日
负责人

经办人

建设单位（章）
2.进度计划管理制度
1目的和范围
为了保证在建工程按基建程序合理有序地组织施工，达到在总进度要求的时间内实现建设目标的目的，特制定本制度。
本制度所指的进度计划包括施工进度计划和设计进度计划。
本制度适用于进度计划的编制、审查、监督执行和调整。
2职责
建设单位负责编制满足在建工程总进度要求的里程碑进度计划，项目监理部予以协助。
在建工程的一级网络进度计划（工程总体施工综合进度计划）由监理单位负责编制，建设单位组织，施工单位参与。（实行EPC方式的建设工程，一级网络计划由总承包单位编写）
在建工程的二级网络进度计划（主要单位工程施工综合进度计划）和三级网络进度计划（施工作业计划）由各标段施工单位负责编制。
设计单位应按照合同要求，编制设计进度计划。
项目监理部负责审查单位制定的进度计划；督促计划的执行；检查计划的执行情况。
项目监理部协助建设单位编制可能影响工程进度的其它方面控制计划，如资金使用计划、设备物资供应计划等。
3管理要求
施工进度计划的编制：
3.1.1编制一级网络进度计划应要求：
（1）做好资源和技术供应的调查和落实；
（2）遵循按基建程序合理组织施工的原则，协调好土建与安装的交叉作业，协调好施工准备与开工、地下与地上、主体工程与外围工程，以及多台机组的施工组织关系；同时还要考虑季节对施工的影响。
（3）应包括全部主要工程项目；反映出各主要控制工期，并且为工程质量监督检查和验收活动留有适当的余地。
（4）协调好工期与质量和安全文明施工的关系。
3.1.2二级网络进度计划应明确施工流程以及主要工序衔接、交叉配合等方面的要求。
3.1.3三级网络进度计划由施工单位在施工过程中逐月编制；应在每个月的25日之前，编制完成下一个月的计划，该计划应以实现二级网络进度计划为目标，并且应满足所有合同中规定的限制或工艺过程要求；应力求各专业自身的均衡施工。
施工进度计划的审批：
3.2.1一级网络进度计划由建设单位主持，监理、施工、调试、设计单位参加，进行联合审查；由建设单位批准。
3.2.2施工单位完成的二级网络进度计划，使用《施工进度计划报审表》报项目监理部审查，建设单位审批。
3.2.3施工单位应在每个月的25日之前，使用《月施工进度计划报审表》将下一个月的三级网络进度计划报项目监理部审批。为了说明三级网络进度计划的合理性，在报审时还应说明施工方法、资源配置计划（如主要施工机械安排、劳动力、设备及材料、技术准备等）和存在的问题。
施工进度计划的执行和检查
3.3.1各层次施工进度计划一经批准即应切实执行。
3.3.2一级网络进度计划每季或每半年由项目监理部、建设单位组织进行一次计划执行情况检查，重点检查关键路径、关键工序是否按期完成。如果发现迟滞，应找出原因、提出对策，必要时重新绘制一级网络计划图，同时编制工程进度分析报告，应确保一级网络进度目标不变。
3.3.3二级网络进度计划每月进行一次检查，由各标段施工负责人主持，建设单位、项目监理部、施工单位参加。主要检查各单位工程、分部工程的实际完成情况；劳动力、机械的配备情况等。发现有滞后的施工项目，项目监理部应及时发出监理工程师通知单要求施工单位予以整改，施工单位应使用监理工程师通知回复单向项目监理部报审工程进度迟滞原因分析报告和整改措施，并在下一个月的三级网络进度计划中予以落实。
3.3.4在每周的工程例会上，施工单位应以书面形式报告当月三级网络进度计划的实际执行情况，内容应包括本周的施工形象进度、各施工项目完成的百分比和累计完成百分比、资源使用情况（主要施工机械、劳动力、设备及材料等），以及存在的问题和所采取的措施。
施工进度计划的调整
3.4.1如果建设单位因设备、设计或其它外部环境的变化要求对一级网络进度计划进行调整，项目监理部应及时组织进度计划执行状态的盘点，并结合现状编制后续工期的一级网络进度计划，经建设单位确认后，各标段施工单位以此为依据相应调整二级网络进度计划，并使用《施工进度计划报审表》报项目监理部审查、建设单位审批。
3.4.2施工单位因自身原因造成施工进度计划拖延，希望调整二级网络进度计划时，应编写施工进度计划调整申请报告，详细说明调整的理由和不影响一级网络进度计划的保证措施，附带调整后的二级网络进度计划图，使用《调整施工进度计划报审表》，报项目监理部审查，建设单位审批。
二级网络进度计划关键路径上的目标工期原则上是不许变动的，所以当关键路径上的工程项目施工进度出现拖延时，施工单位必须采取措施，保证目标工期如期实现。
3.4.3施工单位如果希望调整当月三级网络进度计划的进度或项目，可在当月的周例会上报告当月三级网络进度计划实际执行情况时提出，经项目监理部同意即可进行调整，但处于二级网络进度计划关键路径上的项目工期不许调整。
3.4.4当施工单位认为所承包施工任务的合同工期已不能保证时，应及时编写变更峻工工期申请报告，使用《变更竣工工期申报》报项目监理部审查、建设单位审批。
设计进度计划的编制
3.5.1设计进度计划包括初步设计阶段和施工图设计阶段各种设计文件的交付计划。
3.5.2图纸交付计划应满足工程项目施工的一级网络进度计划的要求。
3.5.3技术规范书交付计划应满足目标工期和建设单位的设备材料采购计划要求。
3.5.4其它设计文的交付计划应满足合同约定和建设单位的要求。
3.5.5设计单位在编制设计进度计划时，应与项目监理部沟通，为实施设计监理工作和因此可能产生的设计文件修改留出时间。
设计进度计划的审批
设计单位编制的各种设计文件交付计划，都使用《设计文件交付计划报审表》报项目监理部审查，建设单位批准。
设计进度计划的执行和检查
3.7.1各种设计文件交付计划一经批准即应切实执行。
3.7.2设计单位对设计监理要求整改的设计文件应抓紧时间认真整改，不可耽误交付施工单位的时间。如果整改合格时原设计文件已经交付施工单位，设计单位应发出设计变更通知单予以弥补。
3.7.3设计单位驻施工现场的总代表应参加工地的没周例会，通报图纸交付进度应作为例会的内容之一，出现拖延情况设计总代表应说明原因，必要时项目监理部应发出监理工程师通知单加以催促。
3.7.4项目监理部在监理月报中应逐月通报设计文件交付计划的实际执行情况。
设计进度计划的调整
3.8.1对于建设单位因设备供应或其它原因提出的设计变更要求，如果需要将设计进度计划做相应调整时，调整之后设计单位应重新执行设计进度计划报审程序。
3.8.2因自身的原因需要调整设计进度计划时，在保证不会影响工程项目施工一级网络进度计划的前提下，设计单位应当立即以更新版本的形式使用工程联系单通知项目监理部和建设单位，说明调整的原因和结果，在得到认可之后方可实施调整。
4记录
施工进度计划报审表
月施工进度计划报审表
调整施工进度计划报审表
变更竣工工期申报表
设计文件交付计划报审表
5文件的解释
本规定由项目监理部负责解释。
施工进度计划报审表
编号：
致
项目监理部
根据施工承包合同约定和在建工程的里程碑节点工期，我单位已编制完成所承包施工标段的级网络进度计划，请予以审批。
附件：网络进度计划及编制说明
年月日
负责人

经办人

施工单位（章）
项目监理部审查意见：
年月日
负责人

监理工程师

项目监理部（章）
建设单位审批意见：
年月日
负责人

经办人

建设单位（章）

年月施工进度计划报审表
施工单位（章）批准人：编制人：编报日期：年月日
序号
施工项目名称
目标进度计划
已完成
百分比
工程量
单位
本月计划完成工程量
本月计划主要施工内容
备注
开工时间
完工时间

施工方法、资源配置及存在的问题：
项目监理部审查意见：
负责人：审查人：年月日（盖章）
建设单位审批意见：
负责人：经办人：年月日（盖章）

调整施工进度计划报审表
编号：
致
项目监理部
因______________________原因，_______________________项目的原施工进度计划需要调整，现提交调整计划，请审批。
附件：1.调整后的网络进度计划
2.调整说明
年月日
负责人

经办人

施工单位（盖章）
项目监理部审查意见：
年月日
负责人

监理工程师

项目监理部（盖章）
建设单位审批意见：
年月日
负责人

经办人

建设单位（盖章）
变更竣工工期申报表
编号：
致
项目监理部
_________________________________工程根据合同规定应于____年__月__日竣工，由于___________________________________________原因，现申请工期变更至________年____月____日竣工，请审批。
附件：说明材料
年月日
负责人

经办人

施工单位（盖章）
监理部审查意见：
年月日
负责人

监理工程师

项目监理部（盖章）
建设单位审批意见：
年月日
负责人

经办人

建设单位（盖章）
设计文件交付计划报审表
编号：
致
项目监理部
现报上_________________________工程设计的交付进度计划，请审批。
附件：交付进度计划
年月日
负责人

经办人

施工单位（盖章）
监理部审查意见：
年月日
负责人

监理工程师

项目监理部（盖章）
建设单位审批意见：
年月日
负责人

经办人

建设单位（盖章）
3.工程文件管理制度
1目的和范围
规范本工程施工期间工程文件的管理，是保证参建各方信息交流渠道畅通；使工程建设活动协调、有序、连续进行的必要措施。
本制度将为实现工程档案的形成与项目建设进程同步创造条件，从而保证工程结束时工程档案能在规定的时间内顺利移交。
本制度适用于本工程所有参建单位产生的工程文件。
本制度服从于建设单位已有的类似管理制度或规定。
2职责
各参建单位的技术负责人应直接领导本单位的工程文件管理工作，应设立专职管理岗位，并根据本制度制定相应的内部管理制度。
项目监理部负责监督检查各承包商执行本制度的情况，不符合本制度的工程文件应不准其传递，并令其改正。
为了使各参建单位的工程档案形成与工程建设实施同步进行，建设单位应尽早向各参建单位下达在建工程文件整编、组卷、移交的具体要求。
3管理要求
文件的产生
3.1.1施工期间参建各方需要发出工程文件时，必须遵守项目监理部颁发的在建工程各项现场管理制度的规定，要经过单位内部的审批、签认、盖章过程；要使用规定的表式。
3.1.2工程文件一律采用A4纸用激光打印机打印，印迹必须清晰，需要手写的部分（如审查意见、回复意见等）应使用黑色碳素墨水或蓝黑墨水书写，字迹应工整；图样应清晰，严禁使用圆珠笔、铅笔或纯蓝墨水书写。
3.1.3文字类文件（如施工组织设计、施工方案等），正文文字采用小4号宋体字；标题采用小2号宋体字；使用倍行距。
3.1.4表格类文件使用的规定表式必须印制或打印，不能复印。表中各栏的内容尽可能使用计算机打印，手工填写时字迹必须工整。表中没有内容的空白栏应划斜线“/”予以填充。
3.1.5需要签字的文件应使用黑色或蓝黑色签字笔，必须签日期；日期应包括年、月、日；年份必须是四位数。有单位盖章栏目的文件必须加盖红色单位公章，印迹必须清晰。
3.1.6文件打印时要注意摆正版心。横排版心与打印纸的边距为：25mm（上）、17mm（下）、15mm（左和右）；竖排版心与打印纸的边距为：25mm（上）、20mm（下）、25mm（左）、15mm（右）。
3.1.7工程文件的内容应当简捷明了，有追溯性内容时应交待明白追溯关系，有附件时主文件中应注明附件的份数和每份的页数；如有附图则其幅面应采用合适的标准图幅。
文件的标识
3.2.1各参建单位都应建立自己的工程文件编号系统，其中接收文件或内部文件的编号方法由本单位确定；发出的正式工程文件则必须统一采用本制度下面规定的编号方法。
3.2.2文件编号统一规定放在文件的右上角。没有标注编号的文件，接收单位可以按非正式文件对待。
3.2.3此规定本工程各参建单位在发出工程文件时统一采用四段代码制文件编号方法，其结构形式为：
□□□□—★★△▲▲—◇◇◇—○○○○
各段代码的属性如下：
□□□□：发文单位代字。由四位汉语拼音字母组成，例如“SDDJ”代表山东电建二公司；“HBDJ”代表湖北电建二公司等等。各参建单位的代字由项目监理部与参建单位协商确定，必要时可增加或减少字母个数。
★★：机组编号。由两个阿拉伯数字，从“00”至“99”。1号机组为“01”，2号机组为“02”，余可类推。公共系统或与机组无关的区域或其它工程事务文件，这两位机组编号统一使用“00”。
△：专业标志。此规定：
·0或者1为土建（含水工结构）专业标志。
·L为锅炉专业（含输煤、除灰）标志。
·Q为汽机专业标志。
·D为电气专业标志。
·K为热控专业标志。
·S为水处理及制氢装置专业标志。
·G为管道安装专业标志。
·H为焊接专业标志。
·J为加工配置专业标志。
·Z为其它类或综合类文件标志。
这里需要特别指出的是：只有土建专业的单位工程编号需要占用三个代码位，而其最高位（最左一位）只能为“0”或者“1”。因此将“0”或者“1”定位土建专业的专业标志是合适的。
▲▲：单位工程编号，为两位阿拉伯数字。必须使用本单位编制并经项目监理部审查、建设单位批准的施工质量检验项目划分表中的单位工程编号（土建专业的单位工程编号将专业标志位连起来使用）。不涉及某一个单位工程，或者涉及不止一个单位工程时，这两位单位工程编号标注为“00”。
◇◇◇：文件类型代字，由三位阿拉伯数字组成。根据本工程所发布的各项制度要求使用的文件表式，由项目监理部统一制定。施工单位使用的文件类型代字使用001至099；项目监理部使用的文件类型代字使用101至199；建设单位部使用的文件类型代字使用201至299。
下表是本工程使用的文件类型代字，在工程进展中，这个表中的内容可能增加（接续），也可能调整，届时由项目监理部统一发布，各参建单位可以提出修改意见，但不可自行变动。
代字
所代表的文件类型
001
施工组织设计报审表
002
施工质量检验项目划分报审表
003
施工方案报审表
004
作业指导书报审表
005
工程开工报审表
006
工程质量报验单
007
隐蔽工程质量报验单
008
工程变更申请单
009
特殊工种、作业人员资质呈报表
010
主要施工机具、计量器具、检测仪表检验呈报表
011
主要施工机械检验呈报表
012
设计变更通知单
013
施工图纸审查意见回复单
014
工程联系单
015
监理通知单回复单
016
停工申请表
017
工程复工申请表
018
设备开箱申请表
019
设备缺陷通知单
020
设备处理方案报审表
021
设备缺陷处理报验单
022
紧急放行申请表
023
工程材料和构配件供货商资质报审表
024
工程材料和构配件报审表
025
工程控制网测量报验单
026
单位工程施工测量报审表
027
试验室资质验证单
028
试验设备监督检查表
029
费用索赔申请表
030
分包商资格报审表
031
施工进度计划报审表
032
月施工进度计划报审表
033
调整施工进度计划报审表
034
变更峻工工期申报表
035
设计文件交付计划报审表
036
施工中间交付验收交接表
037
安装交付调试中间验收交接表
038
工程款支付申请表
039
施工用电申请表
040
停电申请表
041
施工用水申请表
042
临时断水申请表
043
临时断（封）路申请表
044
工程质量事故报告单
045
工程质量事故处理方案报审表
046
工程质量事故处理结果报验表
047
新设备分部试运申请单
…
………………………………………
…
………………………………………
101
监理大纲
102
监理规划
103
监理实施细则
104
施工图会检纪要
105
工程暂停令
106
监理工程师通知单
107
监理工作联系单
108
监理主持的工程协调例会会议纪要
109
监理主持的质量例会会议纪要
109
监理主持的专题会会议纪要
110
监理主持的安全会议纪要
111
安全例会纪要
112
监理月报
113
质量评估报告等专题报告
114
监理工作总结
115
质量缺陷与事故处理文件
116
旁站监理记录
117
监理平行检验记录
118
监理巡视记录
119
监理周报
120
监理日志
121
监理大事记
…
………………………………………
…
………………………………………
○○○○：同类文件的流水号，由四位阿拉伯数字组成，从“0001”开始。
3.2.3文件编号举例：
例一：编号：SDDJ-01001-007-0003
意义：山东电建二公司（SDDJ），1号机组，土建专业001号单位工程（主厂房地下结构），第3份隐蔽工程质量报验单。
例二：编号：SDDJ-00014-001-0001
意义：山东电建二公司（SDDJ），公共建筑，土建专业014号单位工程（烟囱），第1份施工组织设计报审表。
例三：编号：AHDJ-02L07-006-0024
意义：安徽电建二公司（AHDJ），2号机组，锅炉专业07号单位工程（脱硫设备安装），第24份工程质量报验单。
例四：编号：AHDJ-02K03-009-0004
意义：安徽电建二公司（AHDJ），2号机组，热控专业03号单位工程（汽轮发电机组热控安装），第4份特殊工种、作业人员资质呈报表。
例五：编号：GXPC-00
意义：广西电建公司（GXPC），公共区域，土建专业101号单位工程（厂区道路），第4份工程材料和构配件报审表。
例六：编号：HNEJ-00Z00-014-0012
意义：河南二建（HNEJ），其它工程事务，工程联系单，第12份。
注1：例中的施工单位和代字都是假设的。
注2：例三和例四中的单位工程编号和名称出自《电力建设施工质量验收及评价规程》（DL/～8—2009）
3.2.4施工单位提出的各层次施工项目质量检验和评定文件所附带（作为附件）的验收记录表格上方，都应标注工程项目编号，该编号必须与本单位编制并且经过监理单位和建设单位审核批准的施工质量检验项目划分表中的项目编号一致。
文件的传递
3.3.1各参建单位均应有专职资料员，传递文件是资料员的岗位职责之一，一个单位只能有一个工程文件出入口。
3.3.2资料员在接收文件时，要检查文件的格式、标识和打印质量是否符合本制度的要求，不符合要求的可拒绝接收，
3.3.3各单位的资料员都应建立收、发文登记簿，收文单位的资料员应在发文单位的登记簿上签字，并且必须同时签注收文的日期和时间。
3.3.4发文单位发出文件的份数，除应考虑每个接收单位都需要留存至少一份之外，还应考虑在工程结束时需要归档、移交的份数。
3.3.5文件的接收单位如果需要文件的电子版，发文单位应当无条件予以提供。
文件的处理
3.4.1收文单位应及时处理收到的工程文件，杜绝文件在内部传递时长时间滞留在个别人手中的现象。
3.4.2在处理收到的工程文件时，必须使用碳素墨水书写工具签署意见，不许涂抹或使用小刀