XX厂接待工作管理制度-HR猫猫.doc

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XX厂接待工作管理制度

第一条 业务招待费、招待烟、广告品的使用范围：主要用
于促进企业产品销售工作，促进企业技术创新、技术改造工作，促进企业“两个文明”建设。
第二条　业务招待费的控制范围：控制在企业遵循有关财务管理制度的计提办法提取的范围。企业坚持每半年一次向职代会报告业务招待费使用情况。招待烟、广告品的有关使用情况实行民主监督，经财务、审计、监察等部门审核。
第三条　业务招待费、招待烟、广告品的管理部门：企业授权厂办公室管理业务招待费、招待烟、广告品的使用，制订严格的审批管理制度，对业务招待费的使用进行必要的分析、监控。财务科、审计科、监察科至少每季一次对厂部及各部门业务招待费、招待烟、广告品的使用进行审核。
　　第四条　业务招待费的管理程序：
　　1、每年年末，由厂办对本年业务招待费的使用进行详细分析，根据各部门业务接待量的大小提出第二年业务招待费使用计划，厂领导有关部门听取汇报后对第二年业务招待费使用计划进行审定。
　　2、厂办根据厂领导审定结果，对各部门全年计划进行指标划分，并予以下发。
　　3、各部门对厂部下达计划制订内部严格的审批管理制度，并按来宾的人数及重要程度在厂部接待标准范围内自行接待。
　　4、各部门应指定专人将每一笔接待业务进行详细登记，以备领导审批及有关部门审核。在登记时须注明接待时间、接待对象、来宾人数、消费金额、消费酒店、消费项目、经办人、审批部门领导。及时进行电脑录入，向厂办管理子系统提交。(见附表一)
　　5、各部门将上月消费清单电脑录入完毕（在每月10日前必须完成上月消费结帐，逾期厂办不予授理），并按规定格式进行打印，由经办人、部门一把手、分管厂领导签字，在每月10日前统一汇总到厂办指定接待员处审核登记，再由厂办进行全月汇总打出规范的表格。经厂办主任签字后提交厂办分管厂领导审批，再交还各部门在财务科报销。
　　6、厂办将每月各部门业务招待费使用情况在内部网上公布。
7、部门遇计划指标已消费75%，但时间尚未到9个月时，需向厂办、分管厂领导提交业务招待费使用分析报告，厂办在内部网上予以预警；遇计划指标已消费90%，但时间尚未到11个月时，由部门向厂办、分管厂领导提交业务招待费使用情况报告并提出增补计划指标。厂办组织有关部门对该部门使用情况进行严格审核后，向厂长建议应增补的计划数，厂长审批后予以增补计划指标。厂办对未经审批的超标准接待现象及超过包干额的部门予以全厂通报。
　　第五条　部门业务招待费的控制标准：
　　1、一般安排在指定酒店（本厂金叶酒店及闽西宾馆）消费。在指定酒店消费由厂办开具签单授权单（见附件二），在部门包干定额内列支。
对以现金发票形式支付的消费，各部门应严格把关，并进行逐笔登记。
　　2、每批来宾原则上仅安排1－2次宴请，其余安排自助餐或工作餐（每人控制在20－30元）。宴请标准控制在每个来宾200元以内或总额1000元以内（含酒水、饮料）。一般来宾原则上不安排除用餐以外的消费，超标准接待的来宾事先须征得本部门分管厂领导同意，对一次性开支在3000元以上的消费另须经厂长或书记审批。
　　第六条　招待烟、广告品的领用管理：一般来宾予以安排每人10支装红七匹狼一条、白七匹狼或混合型七匹狼、薄荷型七匹狼一条、20元以下的广告品雨伞一支或精品打火机一个、扑克牌一条（此标准由厂办根据实际情况安排）。以上由经办人、部门领导签字、分管厂领导审批后在厂办领用。特殊来宾由分管厂领导另行审批。一次性接待超过价值1000元以上的招待烟或500元以上的广告品领用的，经分管厂领导审批后另经厂长或书记审批。（以上审批单见附件三，产品促销、团体或会议接待按第七条办理）。我厂控股多种经营各公司的招待烟领用由多经办按年度提报年度计划，经厂长审批后在每季第1个月10日前领用下季度招待烟，但各公司需建立内部台帐以备有关部门审核(2002年度各公司招待烟包干定额见附件一)。各部门不得跨部门分管厂领导审批，遇本部门分管厂领导出差或不在家时，可向厂办填写借用单（见附件四），如属特殊来宾，由分管厂领导电话通知厂办予以借用。
　　第七条　产品促销活动、团体及会议接待的管理：事先须由经办部门领导拟定接待计划，做好费用预算和招待烟、广告品使用计划，报厂办、分管厂领导批准，重大促销活动、重要团体、会议须另报厂长或书记批准。促销活动、接待结束后须于5日内及时结帐、登记，对预算外开支须进行必要的说明报厂办主任、分管厂领导备案。具体报销程序参照第四条。
　　第八条　驻外办事处的接待管理：驻外办事处的费用、招待烟、广告品实行报帐制，对一次性接待超过5000元的消费须事先征得厂办主任及厂长同意。由经办人对每笔接待费进行逐笔登记，每月10日前将上月业务招待费汇总到厂办管理员登记，经厂办主任签字后报厂长审批。驻云霄办事处的业务接待费、样品烟、广告品实行包干，由厂办及有关部门进行全年指标核定。登记、审批、报销程序同上。
　　第九条　销售部门在外地的消费管理：1000元以下的接待须征得业务部经理同意，一次性消费1000元以上5000元以下的必须事先征得销售副厂长同意，对一次性消费超过5000元的由分管销售副厂长征得厂长同意。每笔接待应及时报给本部门负责接待管理人员进行登记。审批程序参照第四条执行。
第十条 厂部接待范围界定
(1) 属厂领导出面宴请接待的客人；
(2) 厂领导指定由厂办为主接待的来厂检查、考察的团体、会议客人。
第十一条 厂办驾驶员协助接待客人在路途用餐的管理：凡属厂部客人事先须征得厂办主任或分管接待副主任同意方可报销，凡属部门接待客人又须在途中用餐时，发票由所属部门予以报销。
　　第十二条　本制度系企业廉政制度建设的重要组成部份。各部门需如实申报有关接待对象、人数、消费项目，如据查有弄虚作假行为，将予以全厂通报。部门领导是否严格遵循本制度作为对中干考核的一项重要内容。
第十三条 本制度经2002年元月14日厂务扩大会议讨论通过，从二00二年二月一日起实施(2002年1月份各部门业务招待费使用计入本部门年度包干额)，凡以往与本制度相冲突的以本制度为准。厂办根据企业生产经营实际进行及时修订。
　　　　　　　　　　　　　　　XX厂
　　　　 　　　　　　　　　二00二年元月三十一日
附件一：1、各部门业务招待费登记表
时间　
接待对象
来宾人数
消费酒店
消费项目
消费金额
部门审批　
20020220
省公司
5人
金叶酒店
用餐
180元
某某副科长
20020220
省公司
5人
金叶欢乐园
用餐
1260元
某某副科长
金叶欢乐园
20020220
省公司
5人
金叶欢乐园
娱乐
400元
某某副科长
金叶欢乐园
（消费项目见全厂业务招待费汇总表）
经办人：　　部门领导：　　分管厂领导：　　厂办主任：　厂办管理员：

2、全厂业务招待费汇总表
部门
用餐
住宿
娱乐
旅游
水果等
香烟
茶叶
土特产
技改
接待费
促销
费用
团体
接待

管理员：　厂办副主任：　厂办主任：　　分管领导：
　3、2002年各部门业务招待费包干一览表
部门
2000年12月－2001年11月实际消费
2002年度包干定额
部门
000年12月－2001年11月实际消费
2002年度包干定额
安保科
34441
3.5万
烟叶科
323231
25万
财务科
130663
13万
市场部
销售部门9月份合并后，在厂内列支约75万元，原来在公司消费约100万元。
销售部门按全年200万元，由纪副厂长控制，促销费部份另行报批。
厂部
2656755
200万
业务一部
多经部
65426
3万
业务二部
复烤厂
107559
3万
业务三部
厂工会
19926
2万
业务四部
质管科
59429
5万
业务五部
供应科
60820
4万
专卖办
技改办
427772
21万
驻京办
26804
30万
技术中心
16728
15万
驻厦办
328267
50万
计量科
37499
3万
驻榕办
400922
40万
纪检监察
11148
1.5万
驻云霄办

10万
离退办
29998
2.5万
政工科
94462
7万
企管办
60500
4万
审计科
13255
1.8万
人劳科
43099
4万
计算中心
14976
1.5万
设备科
90596
8万
总工办
2214
0.5万
生产科
101054
8万
全厂总计
750万元
650万
注：技改办2001年度接待费含外国技术人员在我国的安装调试接待费用18万元，2002年度该项费用列入厂部技改接待费。
4、我厂控股多种经营各公司
2002年每季度招待烟领用包干一览表：
公司名称
红七匹狼(条)
三华彩印
50
石狮富兴
50
厦门富华兴
50
红狼彩印
50
云霄贝森
50
红狼股份
140
黄河信用社
30
富福薄片厂
15
驻厦办
50
驻京办
50
驻榕办
50
驻云霄办
50

附件二：指定酒店消费签单授权单

　＿＿＿＿（酒店）：
　　　因接待＿＿＿＿＿＿＿（单位）来宾＿＿人（指来宾人数），授权我厂＿＿＿（部门）＿＿＿＿（经办人）在贵店消费＿＿＿＿（项目：住宿，用餐），凭此人在消费单上签好大写消费金额后，月底由我厂统一结帐。

　　　　　　　　　　　　XX厂办公室
　　　　　　　　＿＿＿年＿＿月＿＿＿日
附件三：1、一般来宾招待烟、广告品领用审批单
＿＿＿＿（部门）因接待＿＿＿＿＿＿（单位）来宾共＿＿＿人（来宾人数）需领用广告促销品＿＿＿份（每份10支装红七匹狼两条、混合型七匹狼一条、扑克牌一条、雨伞一支、精品打火机一个）。

　　　　　　　　　　　　　 　经办人：
　　　　　　　　　　　　　 　部门领导：
　　　　　　　　　　　　　 　分管厂领导：
　　　　　　　　　　　　　 　年　　月　　日
2、特殊来宾招待烟、广告品领用审批单

＿＿＿（部门）因接待＿＿＿单位客人需领用：
　＿＿＿＿＿（烟）＿＿＿条、＿＿＿＿＿（烟）＿＿＿条、
＿＿＿＿＿＿（烟）＿＿＿条；＿＿＿＿＿＿（广告品项目）＿＿＿＿＿＿（数量）、＿＿＿＿＿＿（广告品项目）＿＿＿＿（数量）＿＿＿＿＿（广告品项目）＿＿＿＿＿（数量）＿＿＿（广告品项目）＿＿＿＿（数量）。

　　　　　　　　　 经办人：
　　　　　　　　 　部门领导：
　　　　　　　　 　分管厂领导：
　　　　　　　　 　厂长或书记：

　　　　　　　 　　年　　月　　日　
3、招待烟、广告品借用单：
厂办：
因接待＿＿＿单位客人＿＿＿人需领用：一般来宾招待烟、广告品＿＿＿份，特殊来宾招待烟、广告品如下：
　＿＿＿＿＿（烟）＿＿＿条、＿＿＿＿＿（烟）＿＿＿条、
＿＿＿＿＿＿（烟）＿＿＿条；＿＿＿＿＿＿（广告品项目）＿＿＿＿＿＿（数量）、＿＿＿＿＿＿（广告品项目）＿＿＿＿（数量）＿＿＿＿＿（广告品项目）＿＿＿＿＿（数量）＿＿＿（广告品项目）＿＿＿＿（数量）。以上待部门分管厂领导在家时补办手续。

　　　　　　　　　 经办人：
　　　　　　　　 　部门领导：
　　　　　　　　 厂办主任：
　　　　　　　　 年　　月　　日
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