行政管理制度汇编0918.doc

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银川田永成医学美容有限责任公司
行政管理制度汇编
（06年修订）

目 录
章节
名称
表达形式
页码
修订版次
1
档案管理制度
文图对照
2-3

2
公司会议管理制度
文图对照
3-4

3
报纸及信息处理制度
文图对照
4-5

4
办公用品和低值易耗品制度
文图对照
6-7

5
图书管理制度
文图对照
7-9

6
公文处理办法
文图对照
10-11

7
车辆使用管理办法
文图对照
12-13

8
复印机使用管理规定
文字
14

9
计算机管理规定
文字
15

10
员工公寓管理制度
文字
16

11
消防安全管理制度
文字
17

12
工作联系单制度
文图对照
18-19

13
员工作业奖罚制度
文字
20

14
办公室各岗考核制度
文字
21-22

15
学习安排及考核办法
文字
23

注：以上制度为正常执行的文件，如有新的规章制度可顺序添加。现有制度中如需修改完善的，可经总经理同意后方可以文件（修订版）形式下发，改动制度随即替换原有制度。

相关表单目录：

序号
表单名称
表单编号
页码
备注
1
《办公用品（低值易耗）出库登记表》
XZHB001

2
《图书资料申请审批单》
XZHB002

3
《图书资料管理卡片》
XZHB003

4
《收（发）文登记表》
XZHB004

5
《用车申请审批表》
XZHB005

6
《车辆使用情况登记表》
XZHB006

7
《复印机使用登记表》
XZHB007

8
《报广信息档案目录表》
XZHB008

第一章 档案管理制度
1目的：完善规范公司档案管理，维护各类档案材料的完整性，便于公司运营过程材料使用。
2 档案管理员工作职责
2.1 办公室为档案管理的责任部门。档案管理员及时做好文档收集、分类、整理、归档、入柜、保管等工作；对缺失的或未及时归档的档案材料有责任追讨。
3归档要求
3.2 按照材料的属性、内容，确定其归档的卷宗，例：属于保密的，归在保密卷宗中；属于；属于内部收文的，按部门分类收入卷宗内；属于外部收文的，收入外部收文卷宗内；,属于人事的,归入人事档案内,所有入柜文档必须记入总目录内；
3.3分册中必须建立分册材料目录，编制全公司档案索引目录。
3.3 定期检查档案状况，对于损坏档案要及时进行修复。
3.4 做好档案的保管工作。公司应有专室或专柜存放档案，并采取相应的防潮、防火、防盗、防尘、防有害生物等安全设施。
4档案的借阅制度
4.1 严格遵守档案借阅制度，需借出档案时,填写《档案借阅单》，负责人同意后，方可借阅，严禁将档案外借。
4.2 借阅档案必须爱护，不得损坏，不得圈点、勾画，不得私自涂改，未经许可不得转借他人；保守公司秘密。不得对外泄露公司机密。
4.3 公司档案的借出必须经借出部门主管领导批准后，方可借出，借出最长时间为10天，到期未还者应及时催还；
4.4 熟悉所保管档案内容，热情、准确、及时地为查阅者服务。
4.5 归还档案时，管理人员须检查无误后方可注销借阅单。
6 档案的保管
6.1 公司应设专人负责档案的保管，应配备必要的存档设备及防火防潮器材；
6.2 任何人不得擅自将档案材料带到公共场合；
6.3 档案内容非经许可不得自行公布；
7档案的销毁
7.1档案管理人员将拟销毁的档案提出存或毁的初步意见，并对拟销毁档案造册登记，由文件使用部门负责人确定销或留；意见确定后，编写档案销毁清册，销毁清册是准备销毁档案的登记簿，同时应该拟定一份销毁档案的书面报告；销毁清册连同销毁档案报告一并送交主管领导审核，批准后实施,销毁时要有人监督。
8相关表单：《档案借阅登记表》、《档案目录一览表》
文档管理流程图
责任部门（人）
流程图
相关
（表格、文件等）

各部门

文件管理负责人

文档管理负责人

接收各部门需存档文件
S

判断文件属于类咖,科学编号入目录

属外部收文,归入外部收文卷宗，同时编号并填入目录

属内部收文,归入内部收文卷宗并编号同时填入档案目录

如需复印由档案管理员负责
如有外部单位借阅填写借阅单

复印指定内容
借出文件及时要求归还

档案如有过期或不需要存档的,需要销毁则必须要填写档案销毁单

归档

E

将文件号及文件名写在文档目录本中,以便查找

《存档文件目录表》

第二章 会议管理制度
1目的：使各项经营管理工作进展有序，保证公司经营目标的实现
2范围：全体员工
3内容：
3.1晨会:每周一至周六,早8:30准时开会,咨询台汇报前一天接待情况有手术情况,今日手术安排；各部门主管近期重点工作开展过程中需其他部门配合的事项说明;办公室汇报日常行政通报；术后每日回访通报；总经理安排重点工作；未参会人员必须由部门人员将会议内容及时传达到位。会议纪律要求：全体员工无故不得缺勤，并积极参与企业管理，献计献策。
周例会
会前准备：
3.1.1每周六下午14：00，由总经理主持召开周例会；
3.1.2各部门简述上周工作计划及完成情况；
3.1.3各部门简述下周工作安排；
3.1.4处理工作中存在问题，研讨解决方案；
3.1.5各部门之间信息交流和需要协调的事项的沟通；
3.1.6近期重点工作及相关会议议题,总经理点评并安排工作重点。
3.2月例会：会前准备
3.2.1各部门汇报上月工作完成情况与本月工作计划；
3.2.2各部门就工作进展与重要环节以及工作中的问题进行具体说明；
3.2.3经营中的问题提出意见与建议；
3.2.4各部门工作协调与信息沟通；
3.2.5未完成工作计划的原因分析；
3.2.6总经理点评及布置下月工作。
3.2.7会议前的议题汇总工作由办公室负责；
临时会议：
3.2.8 办公室负责会议内容记录，及时完成会议纪要，于次日报总经理审核无误后下发至各部门并做好存档工作；
3.2.9会议请假权归总经理，迟到、早退或无故不到，按考勤管理规定处理。
会议要求：带笔记本
公司会议流程
责任部门（人）
流程图
相关
（表格、文件等）

综合办公室

晨会布署会议并公示
S

月（周）例会
临时会议
专项会议

办公室公示会议主题及参会人员名单
办公室提前将会议议题及参会人员名单公示
办公室提前公示会议内容及参会人员名单

办公室人员记录会议纪要及仪器配合
做好提醒，配合工作
专项会议纪要由指定人员记录

第二天形成会议纪要，会议重点及责任人公示

办公室跟踪计划完成情况，并做好提醒

再次开周例会时总结前次例会提出问题的完成情况

E

办公室负责会议公示及配合

第三章 报纸及信息处理流程
1、 目的：为了及时掌握竞品的各类信息，全面了解同行业的发展状况，及时调整公司战略方向。
2、 内容：
2．1办公室是报纸及所有信息收集、汇总的管理部门，必须设专人负责每日报纸的查阅、收集；网上信息的浏览、下载、存档。
2．2信息员对收集到的有效信息进行初步审核，确实是有价值的信息，可报田总审核确定是否做全员通报或公示处理。
2．3所有报纸信息和网上下载的信息必须建立目录（《报广档案目录表》），总目录中分类管理并详细标注报纸名称、发布日期、标题、内容简介、备注等项目，以方便查找，每个分类存档的报纸必须在每册第一页放置目录单。
2．4信息员必须定期将价值信息存档，并填写目录，一般情况下，不得拖延入档时间。所有信息必须保留电子版本。
2．5由于信息收集不全或不能及时提供有效价值的报广，将根据实际给予警告、处罚等处理。
2．6对于不能严格按照流程管理信息的责任人，将根据实际情况，给予每次20元的处罚；对于及时提供价值信息，并对决策有帮助的，将给予每次20元的奖励。
3、相关表单：
3．1《报广档案目录表》

报纸（网络信息）接收及入档流程
陈大夫

办公室

报纸专管员

报纸由一楼专人负责接收
S

送到办公室报纸专管员处

专管员收到后签字确认

留取价值资料，并按类别编写目录后入档

定时将纸质资料扫描后以电子版保存，建立电子目录

每日上网查询有价值信息并按类存放

重大信息晨会通报

E

〈报纸接收登记表〉

〈报纸档案目录表〉

第四章 办公用品和低值易耗
1、目的:加强办公用品购置与日常使用
2、范围:全体员工。
3、内容
3.1、办公用品分为消耗品、限制消耗品及低值易耗品三类，具体分类如下：
类别
种类
领用时间
消耗品
铅笔、橡皮、圆珠笔、胶水、胶带、大头针、曲别针、订书针、笔记本、便笺、信纸、墨水、尺子、
根据实际使用情况领用
限制类消耗品
签字笔、修正液、电池等
低值易耗品
剪子、钉书机、打孔机、钢笔、 计算器
3.2、办公用品分为个人领用及部门领用两种。个人领用是由个人使用、保管的用品，应由使用人妥善保管，丢失不补。部门领用是部门共同使用，由部门主管管理，如丢失，责任自负。
3.3、领用办公用品需办理登记手续，按部门按月度核算费用。
3.4、员工离职或调职时，应将所保管的部门共用文具在部门内部进行交接，领用的个人办公用品交回公司。
3．5各员工本着节约的原则使用，如发现有浪费现象的，办公室不予正常发放。
4、相关表单:
4．1《办公用品出库登记表》

办公室用品购买及领用流程
责任部门（人）
流程图
相关（表格、文件等）
办公用品管理人员

总经办、财务室

办公用品管理人员

根据需要填写购买申请
S

100元以上总经理审批
100元以内财务审批

管理人员按要求采购、入库

部门领用
个人领用

填写办公用品领用登记

主管保管
个人保管

E

《办公用品申购单》

《办公用品登记单》

《办公用品领用登记》

第五章 图书资料管理办法
1、目的：规范图书管理、方便员工共享公司资源，增强员工专业技术水平、了解关联行业信息、拓展知识层面。
2、范围：全体员工。
3、内容：
3.1申购程序：根据工作需要，确定要申购的图书后，填写《图书资料申购审批单》，报总经理审批后方可购买；
3.2新购入图书资料经图书保管员编号登记、加盖公章后存放；
3.3办公室负责建立图书资料库，并指定专人管理；
3.4图书资料属公司财物，任何人不得私自藏匿或损坏。
3.5普通图书借阅期限为7天，技术类图书借阅时间14天，图书借阅时间到期，请借阅者按时归还，如因工作需要不能按时归还，可申请续借；
3.6未按规定时间归还，或未办理续借手续，按计划归还时间次日起，每本收取0.5元/天的滞纳金；
3.7因故不慎遗失所借图书，应按图书实际价值进行赔偿；
3.8所借图书如发生损坏，借阅人应于归还时告知图书管理员，并做出适当补偿；
3.9 员工离职时，还清所借图书资料后方可办理其他手续。
3.10图书管理员负责建立图书的借阅登记，做好序时登记，借阅人签字确认；
3.11图书管理人员应在借阅者归还图书时，检查图书完好情况，发现破损，要按实际破损计算赔偿金额；
3.12因图书管理人员失误造成图书遗失、损坏，按实际价值进行赔偿。
4相关表单:
4.1《图书资料申请审批单》
4.2《图书资料借阅登记表》

第六章 公文处理制度
1目的:规范公文处理流程，使处理过程及时、高效。
2范围:全体员工。
3内容：
3.1办公室是公文处理的直接机构；
3.2公文处理必须做到准确、及时、安全；办公室统一收发、分办、传递、归档；
4公文种类：
4.1呈报类公文：由各部门拟稿，向公司汇报（说明）情况、请示处理意见的公文，包括流程、办法、制度、合理化建议等；
4.2收文类：收到的从政府、管理部门、相关单位发来的公文；
4.3发文类：经公司同意，分发给各部门的公文，包括会议纪要、工作计划、人事任免通知、奖惩通报、决定等。
5公文书写要求
5.1用纸应按国际标准A4型，左侧装订。标题用三号粗体宋体字，正文用小四（五）号宋体字,行距为1.5倍。标准边距为：上下2.3-2.8cm，左右2.5-2.8cm；
5.2结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（二）”，第三层为“１”，第四层为“（１）”；
6行文规则
6.1行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定；
6.2公司内部规章制度，由各部门会签无误后，方可上报总经理。
6.3收发文件必须做好相应的《收发文登记》。
7相关表单：
7.1《收（发）文登记表》

第七章 车辆使用管理办法
1、目的：为合理安排车辆使用，节约成本，使车辆管理规范化、秩序化，特制定本办法。
2、权责:
3.1公司所有车辆由办公室负责统一管理、调度,财务室对相关发生费用进行审核、控制。
3.2办公室对用车申请进行审核，按照“先主后次、先急后缓、保障重点、兼顾一般、合理调配，计划派车”的原则统筹安排。
3、车辆管理
3.2车辆使用首先需保障手术顾客的用车，在无手术顾客用车的情况下，办公室可考虑本公司员工的公事用车。
3.2.1顾客用车申请程序：相关工作人员将顾客用车意图反馈至办公室并填写《顾客用车反馈单》，办公室根据顾客用车内容及车程适当调配车辆。
3.2.2公司员工车辆使用申请程序：经所属部门主管签字后，申请用车人于当日晨会结束后，将《用车申请审批单》交至办公室，由办公室负责人根据用车内容及车辆调度情况进行审批并统筹安排出车时间，分别填写审批处理意见后，交由司机按单出车。
3.2.3未事先填写《用车申请审批单》的，原则上一律不作安排。
3.2.4特殊情况下无法先履行用车手续而调车的，由用车人电话征得办公室负责人同意后，由办公室负责人电话通知驾驶员执行，但用车部门须在用车完毕后补签《用车申请审批单》。
4、违章情况处理
4.1发生违章或交通事故时，要及时向办公室经理报告，不得隐瞒或自行处理。
4.2司机因违章而造成的交通处罚，由个人承担经济损失，严重违章，导致无法上岗工作的，公司根据情节酌情给予工资减发或停发，被吊销执照者，公司有权予以辞退，且不承担经济损失赔偿。
4.3发生交通事故，依据交警部门认定的相应责任和给公司造成的经济损失情况，交由办公室负责提出处理意见后，报总经理审批。
4.4未公司授权而私自驾驶车辆或擅自将车辆交给专职司机以外人员外出的，公司根据情节予以处罚，造成经济损失的，由责任人承担全部经济责任。
5、相关表单：《用车申请审批表》7.2《车辆使用情况登记表》
第八章 复印机使用管理规定
1目的：加强复印机的管理，延长使用寿命
2范围：全体员工。
3内容：
3.1复印机的使用与管理由办公室负责，不允许非专业员擅自拆卸复印机。
3.2复印机的修理和维护由专业人员进行。
3.3严禁复印与工作无关的文件与资料。
3.4因工作需要使用复印机，应按有关要求在《复印机使用登记表》中登记。
3.5有关部门对文件和资料的发放范围要进行必要的控制，避免不必要的纸张浪费。
3.6使用人在复印文件后，要保存好公司的文件和各种资料，不得随便将复印文件丢弃，以防公司机密泄露。
3.7内部传阅的文件，应尽可能双面使用纸张，以节约开支。
3.8外单位人员使用复印机，需经办公室主管签批。
4相关表单
4.1《复印机使用登记表》

第九章 计算机管理规定
1目的：加强对计算机设备使用与维护的管理，保护公司财产和公司机密。
2范围：全体员工。
3内容：
3.1计算机是公司现代化管理的重要工具，是公司的宝贵财产，各部门对使用的计算机有爱护使用和日常维护的责任。
3.2软盘、打印机、墨盒等耗材由公司办公室统一购置，个人领用需办理相关手续，按部门核算。
3.3公司软盘未经部门经理许可，不得携带出公司。
3.4个人设置计算机密码需在办公室备案，离职前，须将密码解除。
3.5严禁使用计算机从事与本职工作无关的事情。
3.6不得私自改动系统配置、拷贝系统使用的软件。
3.7不得使用未经病毒检查的优盘。
3.8外单位人员未经有关领导许可，不得动用本公司计算机。
3.9不准泄露或透露公司内部任何商业机密，不准盗用他人密码在公司局域网上私自下载机密文件。盗用公司机密，造成经济损失者，将追究其法律责任。
3.10每天下班后，计算机应处于关机状态。
3.11凡违反上述规定，造成事故者，视情节予以通报批评或经济处罚。

第十章 员工公寓管理制度
1目的：为维护员工公寓正常的生活秩序，保证住宿员工有一个良好的学习、生活环境，特制订本制度。
2范围：住宿公寓的员工。
3内容
3.1员工公寓由公司负责与房主签订合同,入住人员每人每月交费50元,冬季采暖费公司适度补贴，员工入住时与公司签订《员工入住公寓协议书》；
3.2员工不得私自拆修、变动宿舍内的一切设施；
3.3员工转正以后，提出书面申请，经公司批准方可入住员工公寓；
3.4不得私自携带违禁品、易燃易爆品进入公寓；
3.5员工必须保管好宿舍钥匙，如若丢失罚款50元；
3.6自觉遵守作息时间，在宿舍内不得大声喧哗，以免影响他人；
3.7自觉节约用水、用电，不得使用大功率的电器，注意用电安全；
3.8自觉保持寝室环境卫生，养成卫生习惯，不随地吐痰，不乱扔果皮；
3.9未经公司同意，不得留宿非本宿舍人员，如发现，公司给予罚款50元/次；
3.10应爱护公物,不得私自调换,如人为损坏,要折价赔偿；
3.11宿舍内应文明用语，礼貌待人，与舍友互相团结；
3.12员在辞职、离岗时，一周搬出公寓，并将应交物品交给公寓室长；
3.13住宿公寓人员必须服从室长管理，室长应定期或有突发事件时向公司办公室及时汇报情况，根据实际情况给予处罚。
4相关表单
4.1《员工入住公寓协议书》

第十一章 消防安全制度
1目的：确保公司及门诊部全体员工生命及财产安全，特制订本制度。
2范围：全体员工。
3内容：
3.1所有员工必须掌握灭火器的使用方法；
3.2所有员工必须清楚公司及门诊部的灭火器放置地点；
3.3所有员工必须清楚安全疏散通道；
3.4一旦出现火警，在迅速采取灭火措施的同时迅速组织疏散顾客及其他人员；
3.5各部门划分消防责任区，并明确规定消防责任人；
3.6定期检查灭火器设备操作人员，必须熟练掌握该设备的开、关及安全操作规程；
3.7员工一旦发现火情，必须立即报警并采取灭火措施；
3.8每季度组织一次员工安全防火培训工作。

第十二章 工作联系单管理制度
1目的：为了进一步提高各部门之间的合作，加快协调各部门工作效率，特制订本制度。
2适用范围：全员。
3内容：当部门之间需要以书面形式协调解决沟通事宜时，由发件部门主管到办公室领取《工作联系单》并填写事宜，办公室专人负责编号并备案内容及收件部门。
3.1发件人将编号后的工作联系单发至接收部门，接收人必须立即反馈给部门主管，按照表单中规定时间反馈处理结果并记录在工作联系单上,同时将单子反馈给发单人，发单人看到反馈结果后对反馈意见给予满意度打分;
3.2发单人将填写完满意度的工作联系单交回办公室存档备案;
3.3对于反馈结果不满意的,发单人要在办公室说明情况,情况紧急的,办公室上报公司领导给予解决处理,否则将统一在月度专题会上对于不满意的工作联系单给予相应解决;
3.3办公室追踪人对整个过程起到监督和提醒的作用，并及时催收留存原始单据;
3.4未经在办公室编号的《工作联系单》，办公室人员不负责监督处理全过程；
3.4办公室月末汇总本月所有工作联系单后，将《工作联系单跟踪反馈意见表》形成电子表格与所有单据装订在一起,做为月底考评部门责任人的原始资料;
3.5月度专题会后,办公室专人将《工作联系单》封存后入档管理。
4相关表单
4.1《工作联系单》
4.2《工作联系单跟踪反馈意见表》

工作联系单的跟踪监控流程
责任部门（人）
流程图
相关（表格、文件等）
各部门

办公室

到办公室领取工作联系单
S

填写内容及接件人,在办公室编号后下发至收单部门便监督

发单人将联系单交给收件人并详述内容

收单人按联系单内容按时保量的完成并给予反馈，如不能按期完成，必须提前说明原因

将填写好的联系单反馈发件部门

Y

发件部门对反馈意见给出满意度后转交给办公室留档

N

办公室留存后月底汇总，对于不满意的做出调查，并在月度专题会上通报结果。

E
月度汇总所有工作联系单，建立月度目录表，按流水号装订入档

《工作联系单》

《联系单跟踪落实反馈表》

《工作联系单反馈意见表》

第十三章 员工作业管理制度
1目的：为了促进员工学习。
2范围：全员。
3内容：
3.1每月25日员工必须上交员工作业至办公室专职负责人处;
3.2未按期上交人员每月扣1分。

第十四章 办公室各岗考核制度（待定1203）
1目的：为了引导职工提高工作绩效，达到培养职工、提高职工的工作能力、纠正工作偏差、使之更好为公司服务，达到公司与个人之间的双赢,提高公司管理水平。
2范围：全体员工
一、 考核原则：
1、客观性：客观反映职工的实际工作情况。
2、公开性：考核结果职工签名，有意见可申述。
二、考核项目：
1、 从考勤情况、制度遵守情况、关键考核指标、目标任务达成、服务和协调六个方面来进行工作绩效的过程控制和管理；
2、 根据职位不同，考核指标和权重分别设置；（考核表见附件）；
3、 每月25日至月底，通过部门会议决定下月工作重点和考核指标，并开展上月绩效考评会议，考评内容及结果汇总后上报总经理审阅；
三、按考评结果进行奖罚，并在当月工资中体现。
附件：
一、《办公室员工考核表》；
二、《门诊部各岗位考核表》；
三、《客服中心员工考核表》；
四、《财务部员工考核表》；
五、《市场宣传部考核表》

第十五章 学习安排及考核标准

学习目的
1．加强岗位技能

2．.提升自身综合修养
学习对象
学习内容
学习时间
学习方式
考评方式
考评时间
考评结果
各岗位员工（新/老）
自己主动提出
自行安排
自学
有无学习计划
每月25日前主管完成
第一次考评不合格者给予警告处理；第二次考评不合格者;工资降一级;第三次考评不合格工资降二级;第四次直接降为试用期。
主管安排
主管安排
主管安排
单独学习
是否按计划进行
集体学习
结合运用效果

各部门主管
自己主动安排
自行安排
自学
有无学习计划
每月28－30日公司完成
公司安排
公司安排
公司安排
单独学习
是否按计划进行
集体学习
综合运用效果

公司负责人
自行安排
自行安排
自学

结合公司情况综合安排
公司安排
单独学习

参加员工或主管集体学习

全员共同
视公司需要
公司安排
公司安排
同上

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