内蒙古自治区小额信贷协会规章制度.doc

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内蒙古小额信贷协会内控制度

第一章 总 则

第一条 为确保内蒙古小额信贷协会依法合规认真履行自律、维权、协调、服务、宣传职能，强化内部管理，提高协会工作人员素质，提升行业整体形象，促进小额信贷行业健康发展。根据《内蒙古小额信贷协会章程》等规定，特制定本制度。
第二条 内蒙古自治区小额信贷协会内控制度是自治区小额信贷协会和工作人员共同遵守的行为准则和制度规范,是对工作人员及其所在单位进行监督检查的依据。
第三条 建立内控制度的目的是促进自治区小额信贷协会各项工作的科学化和规范化，防范管理漏洞，提高管理效率，促进自治区小额信贷协会所有工作人员认真履行岗位职责，完成各项工作任务。
第四条 内蒙古自治区小额信贷协会内控制度遵循以下原则：
（一）制约性原则。自治区小额信贷协会各岗位的设置必须权责分明、相互制约。
（二）全面性原则。内控制度应涵盖自治区小额信贷协会所有部门、岗位和人员。
（三）有效性原则。内控制度应有效识别和防范管理风险，促进各项管理活动规范进行。
（四）公平性原则。内控制度不依附于任何个人意志，所有自治区小额信贷协会工作人员必须遵守内控制度的各项要求。
（五）合理性原则。内控制度应与小额信贷协会工作特点相适应，根据内蒙古自治区小额信贷协会实际情况，在综合考虑风险损失、机构自身条件和可操作性的前提下，以合理的成本、恰当的措施和方法实施。

第二章 内控制度的基本内容

第五条 内控制度的基本内容包括：协会领导及部门职责、文件及运行管理、印章管理、档案管理、办公电话管理规定、对外宣传接待工作管理规定、保密工作制度等。

第一节 协会领导及部门职责

第六条协会领导工作职责
一、协会会长工作职责
会长为协会的法定代表人，履行下列职责：
（一）召集和主持理事会（或常务理事会）；
（二）检查会员大会、理事会、常务理事会会议决议的落实情况；
（三）代表本协会签署有关重要文件；
（四）组织、领导协会的各项重大工作。
二、副会长工作职责
（一）协助会长开展协会工作；
（二）协助会长检查会员大会、理事会、常务理事会会议决议的落实情况；
（三）协助会长组织、领导协会的各项重大工作。
三、协会秘书长工作职责
（一）主持协会秘书处开展日常工作，组织实施协会的年度工作计划；
（二）协调协会内部机构开展工作；
（三）提名秘书处各部门主要负责人，提请常务理事会决定；
（四）提出秘书处工作人员的聘用名单，报会长决定；
（五）签发协会的日常文件；
（六）处理其他日常事务。
四、协会副秘书长工作职责
（一）协助秘书长开展协会秘书处日常工作，具体组织实施协会的年度工作计划；
（二）协助秘书长协调协会内部机构开展工作；
（三）协助秘书长处理其他日常事务。
五、监事长工作职责
（一）主持监事会会议；
（二）列席理事会会议；
（三）主持监事会开展工作。
第七条 协会秘书处内设部门工作职责
按照精干高效、循序渐进的原则，在协会开办之初，秘书处暂设一室二部，即办公室、联络部、服务部，专职公司人员初步设置5-8人，副秘书长1-2人，每个部室1-2人、人员采取公开招聘方式确定。今后，将随着工作的开展，适时调整内设部室即工作人员结构和数量。
一、办公室主要工作职责（3人）
（一）协助秘书长、副秘书长开展秘书处工作；
（二）协调秘书处各部门的日常工作；
（三）组织起草协会年度工作计划、工作总结及其他综合文字材料；
（四）负责协会的会员大会、理事会、监事会等会议组织及会务工作；
（五）制定内部规章制度并监督实施；
（六）公文审核、文件运转、档案管理等；
（七）秘书处人事、党务及行政管理工作；
（八）编制协会年度预算、决算方案，负责协会的财务管理；
（九）会员的组织发展工作、会费收取和会籍管理；
（十）负责协会印章管理；
（十一）负责协会物资管理；
（十二）秘书处办公后勤保障；
（十三）社团事务方面的联系、协调；
（十四）负责协调秘书处各部门之间及与有关部门的关系；
（十五）组织协会对外联络接待；
（十六）负责协会简报及会刊的编辑工作；
（十七）秘书处的安全保卫工作；
（十八）领导交办的其他事项。
二、服务部主要工作职责（2人）
（一）组织起草各项自律和维权制度及有关规章制度；
（二）制定从业人员道德行为准则，推动小额信贷从业人员进行自律管理;
（三）组织会员签订自律公约及其实施细则，建立自律公约执行情况检查和披露制度，督促会员依法合规经营；
（四）组织会员制定维权公约，开展行业维权调查，促进制止各种侵权行为，促进会员加强债权维护和风险管理，维护小额信贷行业合法权益；
（五）依据章程或行规行约，组织制定行业标准和业务规范，推动实施并监督会员执行，提高行业服务水平；
（六）负责会员单位相关信息资料的收集、整理，并为会员单位及有关部门提供信息服务；
（七）组织对小额信贷行业市场及有关热点、难点、焦点问题调查，为政府有关部门提供决策依据；
（八）调查核实会员单位违规行为并提出处理意见；
（九）接受内蒙古自治区金融办委托，对有关事项进行调查，并提出初步处理意见；
(十)接受会员委托向有关部门反映情况和诉求，调解会员间纠纷；
(十一)受理会员、公众等有关投诉，组织或协助调查；
（十二）协会和秘书处领导交办的事项；
三、联络部主要工作职责（2人）
（一）制定银行业从业人员资格管理办法和实施细则；
（二）制订行业培训标准，建立行业培训管理体系；
（三）组织培训大纲和教材的编写、订购；
（四）从业人员资格考试和相关专业培训，建立培训记录；
（五）评估教育培训质量，指导监督培训工作；
（六）组织国内外教育、培训和金融人才交流；
（七）接受内蒙古自治区金融办委托的其它培训；
（八）收集反映会员意见及要求，传递政策资讯和行业信息；
（九）进行会员业务信息统计、分析；
（十）负责协会网站的建设维护及管理；
（十一）负责秘书处办公自动化以及计算机网络、
(十二) 协会和秘书处领导交办的其他事项。

第二节 公文及运行管理
第八条 协会的公文是指传达贯彻党和国家的方针、政策，颁布规章制度，指导和商洽工作，请示和答复问题，报告情况、制定计划、交流总结经验的公务文书。
第九条公文运行管理，是指包括公文拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。
第十条 协会秘书处办公室负责公文的归口管理。
第十一条 协会公文分为决定、公告、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要等。
第十二条 协会的公文类别主要包括：协会发文、秘书处发文和党务类发文
第十三条 公文的行文关系要正确,行文的规格要恰当，一般不得越级行文,因特殊情况需越级行文时，应同时抄报越过的上级。向上级单位行文，一般不得抄送同级单位或抄发下级单位;向下级单位的重要行文，应当同时抄报上级单位。
第十四条 转发、翻印上级单位的公文,应征得上级单位同意,并报请领导批准。转发上级单位、同级单位和不相隶属单位的公文如果没有新的要求和工作部署，一般以协会秘书处公文形式转发。
第十五条 协会的公文办理流程分为收文、发文和归档三部分。其中收文过程一般分为签收、登记、审核、分办、承办、传递、催办和传阅等程序；发文过程包括拟稿、核稿、会签、签发、校对、用印、封发等环节。
第十六条 协会秘书处各部门凡是收到的各级、各类文件和电报、传真（包括个会员单位报送的正式文件和各类举报信件）等所有收文工作，均由办公室进行收文办理。
第十七条 承办部门收到交办的公文后，应当及时按“文件处理单”的要求办理，并将办理过程、时间等填写在“文件处理单”上，不得延误、推诿。办结后要妥善保管好原件，以备存档。
公文传递过程中均应履行登记、签字手续。
第十八条 发文处理和运行程序
（一）拟稿。公文的草拟一般由协会领导、秘书长批示意见后，由办公室交主办部门负责执笔处理公文事宜。拟写公文应做到情况准确、条理清楚、层次分明、文字通顺、书写工整、标点正确，篇幅力求简短。
（三）核稿。以协会名义的发文，由秘书处各承办部门交办公室文秘岗进行核稿，修改后再交办公室负责人审核，需要再进行修改的，由承办人修改后经秘书长核签。要严格遵循“先核稿后签发”的原则，不得未经核稿而直接报呈会长或秘书长签发。
（四）签发。一般性的公文，由协会秘书长签发。对于涉及协会资产、财务及重大业务、管理事项的文件、向内蒙古自治区金融办提供的文件，以及其它重要的法律合同和经济文件由会长或由会长授权秘书长签发。
（五）用印和封发。除会议纪要外，对外发出的公文应加盖印章。公文用印只限于主送件和抄送、抄报件。用印由公文承办人负责履行登记和签批手续。盖印后,公文由主办部门负责封装,并交办公室寄发,急件应及时发出。
第十九条 协会秘书处及各部对外提供的文件、资料和统计数据，一律由会劳动或秘书长批准后，由综合部对外提供，任何部门和个人不得对外提供以上文件、资料和统计数据。否则，由此造成的后果由其部门和个人负责，并要追究其责任。
第二十条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理立卷、归档。个人不得保存应当归档的公文。公文原件由拟文部门整理立卷并确定保管期限、按照有关规定定期向办公室移交。
第二十一条 协会秘书处办公室负责大事记的编写工作。大事记是以时间为线索记载协会发生的重大事件（事实）的书面材料。大事记由协会各部门提供素材、资料和信息，综合部拟稿，各部门负责人会签意见，经秘书长核稿后送会长审批。

第三节 印章管理

第二十二条 协会根据内设部门和机构设置以及工作需要，经内蒙古民政厅社团管理局批准可以刻制协会印章、协会秘书处印章、协会财务印章。
未经批准，任何人不得以任何理由擅自使用协会印章、秘书处印章和财务印章。
第二十三条 以协会名义对外发文的工作事务，可以使用协会印章；以协会秘书处名义发文的，可使用协会秘书处印章；处理协会财务业务，可使用协会财务印章。
第二十四条 使用协会印章，由会长、专职副会长或由会长授权秘书长审批；使用协会秘书处印章，由协会秘书长或主管办公室的副秘书长审批。
第二十五条 协会秘书处财务印章由办公室会计财务人员保管。对内处理协会日常财务工作，由秘书处办公室会计负责；对外出具业务报告、报表等需要使用财务印章的，由协会秘书长审批。
第二十六条 印章管理人对印章实行专柜保管，亲自盖印，盖印完毕立即将印章收存入柜、加锁，严禁出现失控现象。
第二十七条 协会各类印章一般情况下严禁带出协会使用；确需外出使用印章的，应经秘书长批准，由印章管理人亲赴监印，并于事毕将印章带回。
第二十八条 印章管理人因特殊原因不在岗时，应提前向秘书处有关部门负责人说明情况并履行交接手续。

第四节 档案管理
第二十九条 协会档案资料按照分别管理、集中归档的原则进行。协会档案分文书类档案、专业类档案。协会办公室负责协会秘书处所有档案的管理工作。
（一）文书类档案。上级主管部门、政府相关部门下发的文件，以及协会秘书处处理的日常工作形成的通知、报告、请示、纪要、公告、函等正式文件和工作动态等信息资料。
（二）专业类档案。有关维权类、业务协调服务类业务工作档案，法律事务、人事、劳动和会计等综合类档案。
第三十条 归档的文书包括:
（一）上级主管部门和政府相关部门下发协会的文件，协会秘书处给会长和自治区金融办等相关部门的签报，协会与有关单位的函件、协议书、合同等；
（二）协会和秘书处会议原始记录、会议纪要、领导讲话和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及协会的规章制度)；
（三）协会或秘书处制订的工作计划、工作总结；
（四）协会秘书处填制的统计资料、财务预决算；
（五）国际交流文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料；
（六）协会或秘书处的各类发文；
（七）外单位直接发送或抄送协会秘书处的各类文件；
（八）其他具有保存价值的文献资料、重要的专题工作材料。
第三十一条 档案的归档要求
（一）归档的文件材料，按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。
（二）卷内按文件形成时间排列。
（三）案卷标题简明准确，经整理案卷应确定保管期限。
（四）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。
（五）全部案卷组成后，对案卷作统一排列并编写档号，逐卷登记并填写案卷目录。
第三十二条 协会秘书处办公室负责文书类档案的保管归档工作。负责协 会秘书处文件的归档工作。协会各部门负责各自专项业务档案的归集整理工作, 年终按照统一标准和要求装订后移交协会秘书处办公室。
第三十三条 协会秘书处办公室要建立档案借阅“登记簿”。借阅档案时应办理登记手续, 确保档案的安全与完整。
第三十四条 并及时将专项工作档案移交协会秘书处保管。
第三十五条 按照国家有关保密制度规定，严格使用、管理密级文件,绝密文件要专盒入柜管理，不得未经批准擅自复印。对需要保密的业务数据资料视同密级文件严格管理，严防失密、泄密事件发生。
第三十六条 协会秘书处各部门每次开展专项工作,要指定专人完成所有文件归档工作，要在专项工作结束后10个工作日内按时完成档案归集整理和装订。当年的业务档案由各部门管理，跨年度的业务档案移交办公室保管。
第三十七条 借阅档案应履行借阅手续。借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印档案。借档人确因工作原因需复印文件或摘抄文件的，须经办公室负责人批准。
第三十八条 协会档案管理人员有变动时，必须在离职前将其所保管档案数量和状况交接清楚，并办理移交手续。

第五节 办公电话使用管理规定

第三十九条 协会秘书处办公室是协会办公电话的主管部门，负责办公电话的配置、安装、维修、缴费等日常管理工作。协会各部门主要负责人对本部门的办公电话负有管理责任。
第四十条 协会秘书处办公电话只限于公务使用。使用电话时，要提高效率，长话短说，尽量减少通话时间。不得利用办公电话办理私事。不准收听各种信息台、网络信息节目等，未经秘书长批准不准拨打国际长途。
第四十一条 协会秘书处各职能部门工作人员重要业务电话均要做好电话记录。凡会员单位、辖内小额贷款公司的电话请示、政策业务咨询，有关岗位工作人员均要按照现行政策法规负责解答，需进一步请示协会领导认定研究后才便于答复的，要做好详细的电话记录。凡上级部门、自治区各主管理部门的通知事项、业务联系和咨询答复等，均要由受话人及时做好电话记录，以备查考。
第六节 对外宣传接待工作管理规定

第四十二条 外单位来人联系工作以及各新闻媒体采访，由办公室事先征得秘书长和会长同意后，遵循协会有关规定做出安排。会员单位来人联系有关具体业务工作，按照业务分工由相关部门接待处理。
第四十三条 上级部门或外单位向协会发出的各种会议通知、邀请函等，统一由办公室报秘书长和会长阅批。未经会长或副会长同意，任何人不得以协会秘书处或秘书处工作人员身份接受新闻媒体采访、向新闻媒体和其他单位透露涉及会员单位商业秘密的信息。
第四十四条 协会所有外事接待活动应服从协会秘书处领导。外事活动应坚持相互尊重的平等立场，既要做到友好热情，又要注意内外有别，保守行业机密。应重礼仪、重实效，不讲排场，不搞铺张。
第四十五条 外事接待活动的主要形式为会见、参观、宴会等三种形式，应根据需要安排不同接待形式。各部门在外事活动中，应本着勤俭办事的原则，外事接待费用一般由协会费用列支，经会长或秘书长审批后，由有关部门负责人统一支取并控制使用。
第四十六条 外事会谈是外事接待活动的重要内容之一。重要会谈应安排记录人员，会谈后应及时整理会谈纪要，交秘书处办公室保管。如会谈中产生新问题、重大问题，应及时向会长、秘书长汇报。
第四十七条 外事接待须服从协会统一领导，对外表态口径统一。对外承诺事项均应事先经协会领导批准或授权。个人不得擅自代表协会对外表态和对外联系。参加外事活动的人员应着正装，保持整洁，举止文明。尊重来宾国家的宗教和风俗习惯。

第七节 保密工作制度

第四十八条 协会秘书处工作人员应依法保守国家秘密和会员单位商业秘密。协会对工作人员进行经常性的保密教育和检查，落实各项保密措施，使全体工作人员知悉各项保密制度和有关保密事项。
第四十九条 凡关系国家安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项，属于国家秘密。协会有关责任人应对涉及国家秘密的文件、简报、资料、稿件、会议记录等按照有关保密规定确定密级及保密期限，并按规定标明密级和保密期限。保密期限自制发之日起算。
第五十条 协会保密工作接受内蒙古自治区金融办和有关政府部门的指导和监督。
第五十一条 涉及国家秘密的文件、资料和其他物品（以下简称密件）的制作、收发、传递、复制、保存和销毁，有关工作人员都要严格保密，不得以任何方式泄露。协会领导参加有关会议领取的涉及国家秘密的文件、资料，一律由协会秘书处办公室登记造册后统一保管。
第五十二条 协会各部门及个人工作中涉及的统计数据应严格按要求保守国家秘密和相关商业秘密。未经授权，任何部门和个人不得泄露会员单位统计数据及客户统计信息。
第五十三条 秘书处工作人员在对外交往与合作中应保持高度的警惕性，坚持内外有别的原则，防止外国情报人员刺探、套取我国家机密。应严格遵守外事保密纪律，不得向外国团组和人士透露国家秘密事项。陪同外宾参观、游览、参加宴会等，不得携带国家秘密文件、资料。
第五十四条 协会每年进行一次保密检查，重点检查保密环境、文件保管情况、保密规章制度等。

第三章 内控制度执行情况监督

第五十五条 协会秘书处要定期不定期对秘书处内设各职能部门、各岗位及盟市分会内控制度执行情况进行自查和检查。
第五十六条 内控检查的主要内容
（一）现行政策法规执行情况；
（二）协会各部门各岗位履行工作职责情况；
（三）公文及运行管理情况；
（四）各类印章管理和使用情况；
（五）各种档案管理情况；
（六）办公电话使用管理规定执行情况；
（七）对外宣传接待工作管理规定执行情况；
（八）保密工作制度执行情况；
（九）其它规章制度执行情况。
第五十七条 内控检查人员应认真负责，实事求是，秉公办事，客观公正的对各部门、各岗位内控制度执行情况作出评价。并将经被查部门有关人员确认的检查结果以书面形式报告协会领导。
第五十八条 对检查中发现的违反有关规定，特别是情节比较严重的，要进行严肃处理，并报内蒙古自治区金融办。
第五十九条 协会秘书处各职能部门及盟市分会均应积极配合内控度检查人员的工作，如实提供有关材料，不得隐瞒歪曲事实，不得防碍检查工作。对检查中发现的问题有权提出不同看法，并将有关说明和证明材料提交检查人员参考，也可向协会领导反映意见。
第四章 附 则

第六十条 本制度由内蒙古小额信贷协会秘书处负责解释。
第六十一条 本制度自2009年 月 日起执行。

内蒙古小额信贷协会协会会议制度

为实现内蒙古小额信贷协会协会机关办公程序科学化、规范化，提高会议效率和质量，根据《内蒙古小额信贷协会章程》等规定，结合协会机关工作实际，特制定本制度。
第一条 秘书处负责协会和秘书处各类会议的组织和服务工作。协会召开的会议主要有：会员大会、会长办公会议、理事会、常务理事会、秘书长办公会议、秘书处全体人员会议、协会专业工作会议、专题座谈会等。
第二条 会员大会：会员大会每三年召开一次。因特殊情况需提前或延期换届的，须由理事会表决通过，报内蒙古金融办审查并经内蒙古民政厅批准同意。但延期换届最长不超过1年。会员大会主要研究协会《章程》第十四条规定的事项。
会员大会需有三分之二以上会员参加方能召开。其决议须经到会会员半数以上表决通过方能生效。具有重大影响的决议，须经到会会员三分之二以上表决通过方能生效。特殊情况下，会员大会可采取通讯方式对议案进行表决。
第三条 会长办公会议：会长办公会议由会长召集主持，视情况决定召开，参加人员为副会长、秘书长、副秘书长和其他有关人员。会长办公会议主要内容为研究决定召开重要会议、重大事项变更、调整协会工作的目标和任务；提出年度工作计划；研究决定人事、外事等工作事项；研究部署其他重要事项。
第四条 理事会：理事会每年至少召开一次会议，情况特殊的，也可采用通讯形式召开。根据会长、秘书长或三分之二以上的理事提议，可以召开临时理事会。理事会主要研究协会《章程》第十八条规定的事项。理事会须有三分之二以上理事出席方能召开，其决议须经到会理事三分之二以上表决通过方能生效。
第五条 常务理事会：在理事会闭会期间常务理事会行使第十八条第一、三、五、六、七、八、九项的职权，对理事会负责。
常务理事会至少半年召开一次会议，情况特殊的也可采用通讯形式召开。常务理事会会议需有三分之二以上常务理事出席方能召开，其决议须经到会常务理事成员三分之二以上表决通过方能生效。
第六条 秘书长办公会议： 秘书长办公会议由秘书长召集主持，每月至少召开一次。参加人员为秘书长、副秘书长其他有关人员。主要内容为研究协会确定的工作目标的具体实施措施，制定工作计划；传达文件和领导重要讲话精神；适时修订协会的各项规章制度；对各类重要会议进行部署，听取有关部门重要工作和重大活动进展情况汇报；研究部署秘书处工作。
第七条 秘书处全体人员例会：秘书处全体人员例会由秘书长或副秘书长召集主持，于每月第一周周一召开。也可根据工作需要随时组织召开，全体工作人员参加。主要内容为贯彻、学习上级重要文件、传达领导指示或会议精神；进行政治思想、政策时事等宣传教育；通报协会理事会、秘书处决定的重要事项；讨论研究秘书处工作和各项规章制度；总结研究部署秘书处日常工作。
第八条 上述各类会议均由秘书处统一组织安排。会议决定事项的落实由协会秘书处办公室负责督办。会议基本程序是：
(一)会议召开前，秘书处根据确定的会议议题,制定会议计划，准备有关会议材料，明确参加人员，确定会议时间和地点，制发会议预算和会议通知。
(二)会议召开时，秘书处按照有关工作规则和议事程序组织会议；并指定专人负责会议记录，按年度进行归档。
(三)会议结束后，秘书处负责整理会议决议、会议纪要并制发公文，负责议定事项的督办、检查和落实。
第九条 协会专业工作会议和专题座谈会：协会专业工作会议和专题座谈会，一般由相关职能部门承办。秘书长、分管副秘书长及秘书处有关工作人员参加；确有必要时，可请会长和副会长参加。
各部门组织召开的各种专业工作会议、专题座谈会应提前做好准备工作，明确会议议题，准备会议材料，落实会务安排。并提前半个月提出会议计划(会议名称、内容、时间、地点、会期、人数、经费预算等)，报秘书长审定后，由主办部门具体负责会议的筹备和组织工作。
第十条 协会领导参加的重要公务活动，包括出席有关会议或签字仪式、会见来访客人等，由秘书处负责协调安排。
第十一条 各职能部门工作人员参加有关会议、公出等公务活动，须通过签报形式，事先向秘书长请示；会议及公出活动结束后，应向秘书长报告。必要时由秘书长向会长请示报告。
内蒙古小额信贷协会协会公文运行管理办法

为加强内蒙古小额信贷协会协会(以下简称协会)公文管理，规范确保公文处理及文书工作规范化、制度化，提高协会机关公文工作效率，根据国家有关规定和《内蒙古小额信贷协会内控制度》的要求，特制定本办法。
第一条 协会的公文是指传达贯彻党和国家的方针、政策，颁布规章制度，指导和商洽工作，请示和答复问题，报告情况、制定计划、交流总结工作经验的公务文书。
第二条 本制度所称公文处理，是指包括公文拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。
第四条 秘书处办公室负责协会公文的归口管理。
第一节 协会公文常用种类
第五条 协会公文分以下八种:
（一）决定：指会员大会、理事会、秘书长会议对重要事项或重大行动做出决策的文件。
（二）公告：用于向内蒙古范围内外宣布的重要事项或者法定事项。
（三）通知：指转发上级主管部门和不相隶属单位的公文；发布行业公约、规则和规章制度；部署工作，要求会员单位办理和有关单位需要周知或共同执行的事项。
（四）通报：“通报”适用于表彰先进,批评错误,告知情况。
（五）报告、请示：“报告”适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级单位的询问。“请示”适用于向上级单位请求指示、批准。
（六）批复：适用于答复请示事项。
（七）函：适用于不相隶属的机构之间相互商洽工作、询问和答复问题；向平级主管部门请示批准事项、报告情况、报送材料和办理报备事宜和答复审批事宜；也适用于请会员单位协助工作。
（八）会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第二节 协会公文类别
第六条 协会的公文类别主要包括：
（一）协会发文
1、协会正式发文：主要用于向内蒙古金融办和自治区各有关部委、主管部门请示、报告工作；向各会员单位印发决定、规章、制度、办法等重要文件。其文种为决定、通知、通报、报告、请示、意见等。
2、协会发函：主要用于与各会员单位等平行单位以及不相隶属单位商洽、沟通有关事项。
3、会议纪要：主要用于记载会长办公会议、秘书长办公会议等会议的议定事项或决议。
（二）秘书处发文
1、协会秘书处正式发文：是协会发文的补充形式。主要用于对内蒙古金融办交办事项的回复；转发不相隶属机构的文件及协会各专业工作会议纪要、领导讲话(摘要)、工作要点；与自治区有关政府部门、各会员单位商洽工作、批复问题、协会内部需要以公文形式协调处理的事项等。主要文种为通知、通报、请示、报告、批复。
2、秘书处发函：主要用于与各会员单位等平行单位以及不相隶属单位商洽、沟通有关事项或回复意见，答复有关建议等。
第三节 公文格式
第七条 协会公文格式一般包括以下内容: 秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附注说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、内部发送、印发机关和印发日期等。
第八条 密级划分。公文的秘密等级分为三级：绝密、机密、秘密。对涉及保密事项的公文，应根据《中国人民银行国家秘密范围和管理规定》，确定秘级和保密期限，并标注在稿头纸的右上角，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
第九条 紧急程度。对涉及紧急事宜的公文，应根据公文送达的时间要求在稿头纸的右上角标注紧急程度。紧急公文应根据紧急程度分别标明：“特急”、“急件”两级。公文紧急程度确定由主办部门提出意见，由综合部确认。
第十条 发文机关标识。标明公文制发机关的字样，应当使用发文机关全称或规范化简称。联合行文，主办机关排列在前。
第十一条 发文字号。发文字号一般包括机关代字、年份、顺序号。联合发文，只标明主办机关发文字号。协会发文、协会秘书处发文由办公室统一编号，协会秘书处发文编号样式自行编号。上行文应注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应注明联系人的姓名和电话。
第十二条 标题。公文标题由相关介词（如“关于”、“对”）、内容摘要和文种词构成。公文标题应准确、简练地概括公文的主要内容。正确规范公文种类，一般不用标点符号，但标题中的法规、规章名称要加书名号。
第十三条 阅知范围。阅知范围包括主送机关、抄送机关和内部发送单位。
1、主送机关是公文的主要受理对象，即需按照公文内容答复事项、办理工作的单位。
2、抄送机关是除主送机关外需执行或知晓公文内容的其它单位或主送机关的相关领导或管理机关。
3、公文有两个以上的主送机关或抄送机关时，主送机关或抄送机关应按照级别高低或与公文内容联系的紧密程度顺序排列。
4、内部发送单位为公文制发机关内部需要了解公文内容的单位。
5、公文阅知单位的名称应使用全称或规范化简称、统称。
第十四条 附件。公文的附件是随公文正文发出的文字材料及表格。公文如有附件，应依次注明附件顺序和名称。
第十五条 印章。公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。公文印章应上不压正文，下压成文年、月、日中的4-7个字，盖出的印章要端正、清晰。
第十六条 成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。
第十七条 主题词。主题词是用于文献的分类和检索的标识符号。公文主题词由表现公文内容归属、主题内容的词或词组和表现公文形式特点的词或词组构成。标引公文主题词要按照“先内容后形式”的顺序排列词目。由类别词、内容词、文种词、归属词组成。每一公文标引主题词的数量一般不超过5个词或词组。其中只有一个文种词，一个归属词。平行文或下行文归属词可以省略，简报、信息等文献资料没有文种词。
第十八条 公文中各组成部分的标识，按照《中国人民银行公文格式》执行。公文用纸采用国际标准A4型（210mm×197mm）,左侧装订，张贴公文用纸大小，根据实际需要确定。
第四节 公文办理和运行程序
第十九条 协会的公文办理流程分为收文、发文和归档三部分。其中收文过程一般分为签收、登记、审核、分办、承办、传递、催办和传阅等程序；发文过程包括拟稿、核稿、会签、签发、校对、用印、封发等环节。
第二十条 收文办理和运行程序
协会秘书处各部门凡是收到的各级、各类文件和电报、传真（包括个会员单位报送的正式文件和各类举报信件）等所有收文工作，均由协会秘书处办公室进行收文办理。
（一）签收。签收公文时应当逐件核对公文的名称、号码、件数、附件等。如有不符，要及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。急件应注明签收的具体时间。
（二）登记。公文办理过程中就公文的特征和办理情况进行记载。对于主管部门、相关部委的批示件，各会员单位抄送协会的机密级以上文件都应登记。登记时间应将公文标题、密级、发文字号、发文机关、主送机关、份数、收发文日期及办理情况逐项填写清楚。
（三）审核。收到需要办理的公文，办公室应当进行审核。审核的重点是：是否应由本单位办理；是否适合行文规则；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
（四）分办。综合部根据公文种类和内容，结合协会各部门分工，对公文提出初步分办意见。
1、主管部门的正式文件、批示件，加“文件处理单”， 办公室根据文件的重要程度提出初步意见，报协会秘书长阅批，有批示后，按批示办理。各会员单位请求协会答复、商谈工作的公文，加“文件处理单”， 办公室提请秘书长提出意见，然后进入公文审核和签批程序；特殊情况可先报协会秘书长批示。
2、各会员单位主送给协会的报告，由办公室加注处理意见后，分送协会相关领导和有关部门。协会领导有批示后，按批示办理。
3、相关部委和各会员单位抄送协会的文件，送协会领导参阅。
4、简报、参阅资料、信息材料和情况反映等，呈送秘书长阅示后，按其内容分送相关部门参阅。
（五）承办
1、承办部门收到交办的公文后，应当及时按“文件处理单”的要求办理，并将办理过程、时间等填写在“文件处理单”上，不得延误、推诿。办结后要妥善保管好原件，以备存档。
2、特急件按要求时限办理；急件应在3个工作日内办完；一般件应在5—7个工作日内办完。办理难度大和涉及几个单位的，应积极主动，尽早完成；确有困难的，应当及时予以说明。
3、各会员单位口头或电话向协会相关部门商洽工作的事项，属主管部门职责范围可以答复的事项，承办部门可直接答复各会员单位。凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理。凡以协会名义答复的事项，承办部门应当提出意见并代拟文稿，送秘书长审阅，视情况履行请示或审批手续。
4、承办部门对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的公文，应由本部门负责人及时签注意见，退回办公室。
5、承办部门的办理意见首页，统一用“内蒙古小额信贷协会”文头纸，减少“白头文”现象。
（六）传递
1、办公室对公文提出初步分办意见后，分送协会领导或相关部门（登记收文簿）。
2、承办部门将呈报协会领导的“签报”送办公室，办公室登记编号后送协会领导，再根据协会领导或秘书长的批示（办公室要登录领导批示）分送相关部门。
3、公文传递过程中均应履行登记、签字手续。
（七）催办。办公室对公文的承办情况进行督促检查。对重要的批办件和要求限时办结的急件，要及时了解情况，适时催办。
（八）传阅。办公室根据领导批示、部门分工和公文内容，将公文送有关部门阅知。办理公文的传阅，应限定传阅时间，随时掌握去向，避免漏传、误传和延误。
第二十一条 发文处理和运行程序
（一）拟稿。公文的草拟一般由