PEFC物料采购操作流程文件.doc

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采购部控制程序

文件编号：
制订日期：2008/03/03
版本/版次：08/1
总 页 数: 5页

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第1页
1.0 目的
1.1对本公司不同类型的物料需求予以采购， 并确保材料来源符合FSC/PEFC材料采购要求，达到（FSC/PEFC-COC）供销监管链管理的相关要求；
1.2对本公司的委外加工，材料，物料供应与成品回收达到FSC-CoC,PEFC-CoC监管链的管理要求。
2.0 适用范围
本公司国内外采购的属下几种类型的材料：
2.1、“FSC-pure”-100%来源于FSC认证森林的木料及非木质森林物料；
2.2、“Controlled”-控制来源的物料；
2.3、PEFC pure认证的材料；
3.0采购流程图
制定采购需求计划 → 寻找合适供应商询价→ 签定合同→ 付款→出船→收货
4.0采购具体操作说明
4.1制订采购需求计划
4.1.1 明确材料采购类别
1） 可采购材料范围：
a） FSC-pure & Controlled
b） PEFC 100%
2） 不可采购材料范围：
a） Uncontrolled
b）不采购回收材料
c）不采购FSC-STD-30-010不允许的材料
4.1.2需求、采购计划
对销售部门提交的需求计划，内容包括：需求材料种类（即FSC-Pure、Controlled）、木种、规格、数量、到货日期等进行评估，以确保采购需

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求是符合FSC材料采购允许的范围。评估步骤如下：
1）核实需求的材料类别是在FSC/PEFC允许采购范围内；
2）对controlled材料需求，需要有效确保材料来源不在以下五类不合法林区：
a）产自侵犯传统的或公民权的林区；
b）产自受威胁的非FSC认证的高保护价值林区；
c）产自转基因树种
d）非法收获的木材
e）已经转化为人造林或非森林用途的自然林。
4.2 选择合适的供应商
4.2.1 合适供应商的类别：能供应FSC-Pure/PEFC或 Controlled材料。
4.2.2 合适供应商标准
1）FSC-pure材料来源供应商鉴定
a、要求供应商提供认证机构颁布的FSC证书副本，并在或www.certifiedwood.org查询其真实性和有效性。
b、查询内容包括：工厂名称、地址、证书有效期
c、认证材料品名及类别是否与采购需求相符
2）Controlled材料来源供应商鉴定
I，Controlled材料来源鉴定方法：
a、材料来源在FSC-STD-30-010不允许的范围内
b、要求供应商提供合法来源的文件副本，予以鉴别、记录、确保产地来源
c、通过木种抽样检测，鉴定运输、采购相关文件上国家、产地来源真实性
d、建立《材料来源鉴定数据库》（见附件）

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II，材料来源风险评估，从而确保材料来源属于低风险, 避免来源于高风险。主要包括：
a、侵犯传统和公民权利，详情可查阅www.globalwitness.org
b、受到威胁高保护价值的森林，详情可查阅www.globalforestwatch.org
c、产自转基因树种
d、非法收获的木材
e、已经转化为人造林或非森林用途的自然林。
f、建立《材料来源风险评估数据库》（见附件YS-COC-PS-08-A3）
III，Controlled材料必须符合以上1.4项中所列出管理者的承诺，并同时符合本公司参加CFTN（中国森林贸易网络）时所作出的公开政策。
4.2.3 供应商数据库
通过对Fsc-pure和non Fsc-certified controlled,及PEFC供应商评估， 建立供应商数据库。（见附件YY-COC-PS-08-A4）。从而可根据采购需求计划及时、有针对性的与相应供应商联系。
4.3采购合同
4.3.1 FSC/PEFC产品的合同需要包括以下信息：
1）卖方公司名称、地址
2）合同制定日期
3）产品描述，且与FSC/PEFC文件上的描述一致
4）产品的规格、数量
5）有办证机构颁发的证书号码
6）文件上的产品需与买方实际收到的货物相符
7）合同上的FSC/PEFC认证号码需要与实物上标贴相一致
8）当不同类别的材料同时显示在合同中， 需要分别说明

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4.3.2 Controlled材料采购合同
1）卖方公司名称、地址
2）合同制定日期
3）产品描述，与相关合法文件上的描述一致
4）产品的规格、数量
5）材料来源相关证明文件
6）文件上的产品需与买方实际收到的货物相符及相关客诉条款
7）供应商材料来源合法且底风险申明
4.4 付款
4.4.1，建立《付款编号单》（见附件YY-COC-PS-08-A5）。
4.4.2 取付款编号。
4.4.3 填写《付款申请表》（见附件YY-COC-PS-08-A6），并附合同、相关发票，发给财务安排付款。
4.4.4建立《FSC/PEFC采购数据库》（见附件YY-COC-PS-08-A7）
4.4.5 按月对供应商供应材料状况进行汇总（见附件YY-COC-PS-08-A8）。从而对公司的采购状况有个定期的认识并在后期采购中逐渐调整采购方向。
4.5 安排出船
4.5.1货物包装要求
不同类别的物料，则要求供应商把物料分开包装、分开标识。如果可能，最好分开装柜。实物需与相应的文件对应。
4.5.2 出船文件
1）应提供的出船文件为：
a、INVOICE；
b、PACKING LIST；

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c、BL；
d、CERTIFICATE；
e、PHYTO CERTIFICATE；
f、材料来源的相关证明。
2）文件内容
a、买方公司名称及地址；
b、相关文件的制定日期；
c、产品的描述需与FSC/PEFC证书或Controlled文件上的描述相一致；
d、出货的数量
e、所出船的货物需与合同、发票上的内容相一致。
3）出船文件上需有FSC/PEFC材料的认证编号显示需正确无误
4）不同类别产品的描述要分开显示
4.5.3 将各采购材料类别码单进行编制，并发给收货工厂仓库、生产和销售部。从而在货到前， 仓库、生产和销售部能事先做好收货、生产、销售准备。
4.5.4 材料到港后， 报关部也要对即将申报通关的材料类别明确， 从而更好的配合公司工作方向。
4.6 工厂收货
4.6.1根据采购部提供的对各类材料编制的码单、报关部送货通知，卸货、收货并相应入库。包括对柜号、材料类别、各托包装实际标识、木种、规格、数量等予以核收。
4.6.2 采购记录保存
需要对采购状况做记录，并保存。保存时间为五年。

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