董事长办公室岗位职责及工作要求.doc

董事长办公室岗位职责及工作要求
工作类别
工作要求
工作职责
日常工作事务
办公环境明亮、整洁、物品摆放整齐
1
早晚按时负责董事长办公室卫生清洁督办工作，定期每周一次进行地毯吸尘。
2
上班注意开窗通风，下班关门好门窗及空调。
3
上班为董事长备好茶水（董事长到达办公室同时）并及时清理好茶具及清点饮用水数量。中午安排好董事长午餐。
4
检查清理办公室花木并及时更换
行政管理事务
工作细致，记录详细、汇报及时
1
负责董办资料文件打印、复印、收发及登记。资料、原始数据的保管、归档、立卷、交档和销毁及档案利用。
2
了解各部门工作动态、工作进度及活动情况，并及时向董事长反馈。  
3
负责董事长召集的年度及重要会议的通知、场地安排。记录和资料整理等工作。保证会议室使用前后整洁。同时主动掌握相关会议的执行情况。协助部门领导建立必要的工作档案（领导讲话的保管，重要批示的登记、重要活动的登记等）
4
了解公司发展的相关行业资讯发展动态，做到信息及资料的有效收集和整理；
商务活动事务
参加外务活动大方得体，有礼有节；工作安排合理，突发问题冷静处理
1
负责董事长办公室的对外联络、来电来访记录及礼仪服务，做好接见访客预约及登记工作；对不适宜客人来访，要主动婉拒，并做好解释工作。重要客人来访，要提前至前台礼貌迎接并引导至董事长办公室或会客室，并安排好茶水。重要客人离开，要陪同董事长送行至电梯厅。
2
公司举办的重大活动时，需及时督办活动主导部门（分公司）的活动安排方案。董事长办公室主要负责当天陪同董事长做好现场领导及嘉宾的接待工作。
3
陪同董事长参加商务洽谈，提前准备好相关资料，并做好现场会议记录。
4
陪同董事长出席商务活动，如开业典礼、宴会、考察、新闻发布会等，提前做好出行安排。拜访领导提前准备好礼品。出席宴会注意着装及礼节。董事长商务宴请，提前安排好宴请地点及餐单（注意了解领导是否有特殊用餐习惯）并提前报董事长知晓，宴请当天安排好宴请烟酒及用车。
5
与政府相关部门、同行业单位等沟通联系时，需要注意礼貌用语，准确传达或转达相关信息，并做好反馈的记录，及时报告董事长。
文书工作事务
强化专业知识、提升个人能力　
1
公司网站：①公司动态新闻、行业资讯及时更新，公司动态每月8篇，行业资讯每月10篇以上。②每月月中和月末对公司网站各板块链接进行检查维护，不能解决的及时与263客服人员（陈秀莲13971129839）联系。③每季度对中首官网各板块内容进行检查，对过时的内容提出修改意见，经董事长同意后进行修改。
2
《中首企业报》：①每月4号之前确定本期电子报主题。特别是A1版头条的主题确定和A2中首资讯报道的重点内容和方向；A3主要是行业动态，选取钢铁、房地产、金融、创新创业等方面的行业重大资讯；A4主要是围绕本月具有代表性的节日为主题，或者反映公司积极向上的企业文化的随想和散文等。②每月7号之前召开通讯员网络会议，总结上期电子报的投稿、录用情况及本期电子报如何改进。③督促通讯员及时投递新闻稿件，重大活动和新闻要在1-2个工作日上传官网。④每期电子报更新之后，立即统计交稿及录用稿件的数量，及时登记稿件字数与得分情况，每月登记完成后及时发给钢贸、地产和中首行政人资人员（5号之前发给他们初步统计结果）。每季度发放一次稿费，稿费的标准参考《中首控股编辑部管理制度》的规定。⑤每季度结束后的第一周推荐评选3篇优秀稿件，通常会选择两篇优秀新闻、评论稿件，和一篇优秀散文、心得等稿件。经董事长办公室复审，余总签字确认。每季度优秀稿件确定后，会与稿费核算结果一起正式以董事长办公室的名义发文
3
配合公司相关部门组织不定期团队建设活动、文化活动。
4
收集相关资讯，如武汉、襄阳或董事长特别要求重点观察区域的土地信息的收集与整理，并及时提交汇报给董事长。
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深入了解公司目前核心业务板块发展，根据董事长要求撰写相关工作总结报告。同时加强公司战略发展方向业务能力，根据要求编写相关可行性研究报告等
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撰写董事长参加的重要活动的发言稿，工作报告，起草相关协议、合同文本。