高校教学物资设备招标采购成本控制研究与策略.doc

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高校教学物资设备招标采购成本控制研究与策略*
杨静侠a,李志强a,吴冀明b
(河北科技师范学院a.建设采购中心, b.后勤与国有资产管理处,河北秦皇岛066004)
摘　要:由于以前的采购管理混乱、采购程序繁杂、资金使用不透明和货款支付延迟等等原因,使采购成本居高不下。因而,对高校的教学、科研等物资设备的采购过程和采购成本进行了研究,提出了一套科学的管理方法,即通过对高校物资设备采购的直接控制和外在控制,发挥规模效应、扩大招标信息的受众面、筹措采购资金,合理选择支付方式、采用合理的评标办法、强化校内共享性资源的协调利用、选择合适的供应商等策略,把采购成本控制在合理的范围内。
关键词:高校;教学科研物资设备;采购成本
Research and Strategy of the Cost Control ofTender Procurem entofCollege TeachingM aterials and Equipm ents
Yang Jingxiaa, Li Zhiqianga, Wu Jimingb
(a. Construction ProcurementCenter, b. Division ofLogistics and NationalAssetAdministration,HebeiNormalUniversity ofScience& Technology, QinhuangdaoHebei 066004, China)
Abstract:Due to the disorderly procurementmanagement, complicated procurementprocedures, veiled fund utiliza-tion, and delayed loan payment, the costofprocurementhas always been on a high leve.l Therefore, the procurementprocess and costs ofmaterials and equipment for teaching and scientific research in universities are studied, so thataset of scientific administrativemethods can be put forward to control the costswithin a rational scale. The strategies include: through direct an external control over the procurement of universitymaterials and equipments, developingmass effect, expanding the audience, raising funds for procurement, rationally choosing payment approaches, apply-ing reasonable evaluationmethods, strengthening the coordination and utilization of shared resources on campus, andso on.
Key words:university; materials and equipments for teaching and scientific research; cost of procurement
　　政府采购的根本目的是节约采购成本,治理腐败,规范管理。当前,高校的教学、科研仪器设备、基建工程和各类物资采购工作已逐步纳入政府采购规定的范围之内,使高校教学、科研等物资仪器设备采购工作正逐步走上制度化、规范化的轨道。但是,高校物资设备采购的成本控制问题往往被大众所忽视。目前,如何降低高校的物资采购成本并控制在合理的范围内是高校应该切实注意的问题。
一、 高校物资设备采购成本控制的意义
随着市场经济体制的建立,我国已实现了计划经济向市场经济的转变,高校的办学体制和办学形式日益多样化,学校已逐渐形成了政府投资为主、合作办学的现代发展模式,资源获取方式实现多渠道,传统的政府公办高等学校也凸显出对提高资金使用效益、财务核算战略目标、教学质量提高、服务品质提升、社会效益明显等方面的具体需求。对于非盈利的为社会提供非物质服务的学校,也将成为市场经济不可缺少的组成部分,它必然要参与市场的竞争,必将使高校财务管理由原来财政拨款核算向经营管理转型。一个学校软硬件的投入及水平将直接影响学校的发展,所以,教学科研等物资设备采购成本的管理成为高校管理工作中十分重要的一环,具有十分重要的现实意义。
二、高校物资设备采购成本控制
(一)对高校物资设备采购进行直接控制
直接控制是高校管理层直接将控制信息传递给实施采购的人员,约束采购人员行为的控制方式。采购工作是一项专业性很强的工作,它不仅涉及到政治、经济、法律方面,还涉及商品的性能、品质以及市场博弈程度等。所以,高校管理层需要对采购人员进行详细了解,看其是否需要回避,是否熟知政府采购法律法规,是否具有一定的政策水平、清廉的素质,是否具有一定的工作能力、思想理念、管理能力及沟通谈判技巧,是否具备较高的采购专业知识,是否有耐心、诚心及诚信等。另外,管理层可以对供应商进行资格审查,审查供应商资质、经营实力、经营业绩、产品在市场信誉、售后服务诚信度,还要通过市场、网络调查了解商品的市场价格。这样,两者的结合有利于成本控制目标的实现。
(二)对高校物资设备采购进行外在控制
外在控制是高校管理层通过改变或强化采购人员的外在约束力,以达到科学采购目的而采取的控制方式。对物资设备采购工作,首先要认真界定招标采购各级管理权限,“按照分级、分权、分工”组织招标采购的原则,建立健全使用、决策、采购、验收、支付、监督六权分离的招标采购工作机制。政府采购的本职定位就是“权责分离、采管分离”,河北科技师范学院根据政府采购和校党委要求围绕落实采购工作中“六权分离”的工作运行机制,加强各部门分权制衡。并进行了有益的尝试。“六权分离”即设备申购及使用权、设备采购决策权、采购资金落实及支付权、物资设备采购权、采购物资设备验收权和监督权分别由使用部门、业务主管部门领导、财务处、办公室(下设建设采购中心)、后勤与国有资产管理处和监察审计处分别行使。六个环节相互衔接相互制约,这样既能充分调动各方面的积极性,又体现权力制衡,避免部门独断。各部门各司其责,实现分离。即各机构的权责分离,并以制度形式加以确定。规定对需要采购的设备使用部门只有申购权及使用权、采购部门在国资处签署资源配置情况意见及资金落实的基础上组织采购,只有组织采购权,无评审权、无货款支付权;后勤与国有资产管理处只有设备的配置权及验收权;财务处负责经费落实、凭使用单位和后勤国有资产管理处签署意见、盖有公章的验收签单支付货款;社会监督由审计、纪检、监察部门牵头,社会公众介入,负责对整个实施过程进行全程监督。实现各个部门各司其职、责任到人、各部门权责得到“分离”。权利分离的目的不是为了分离而是为了更好的统一,为此要建立相关制度加以保证。其次是采购全程参与制度,申购单位、主管部门、财务处、采购部门、后勤与国有资产管理处和监督机构全程参与招标过程,及时沟通协调工作中的问题。另外加强部门间信息沟通,这样虽然工作互不介入,但通过及时的信息互通,形成了环环紧扣的工作程序,在分离的基础上实现了统一,确保采购工作公平、公正、公开、科学合理的进行,因此可实现采购成本有效控制。
三、降低高校采购成本的问题与对策
(一)计划管理,发挥规模效应
高校设备采购的资金来源复杂,有国家扶持基金、科研专项基金、学校自筹资金、银行贷款、融资的资金等,要求有关职能部门按轻重缓急做好采购计划,什么时间使用?用什么资金?计划资金额度、采购哪些项目?因为资金来源不同,资金到位时间不一,要让业务部门及时掌握学校计划到下级单位的采购资金,下级单位按计划提出申购,使采购部门提前安排招标采购项目,并对招标采购活动作出合理有效的安排,减少申购、采购的随意性,减少以往许多同类设备因其采购分散、数量少、招标次数增加而难以发挥集中采购的优势和功效。从而提高招标效率,发挥集中采购优势,降低采购成本。
(二)扩大招标信息的受众面
笔者认为,高校应选择以邀请招标为主,竞争性谈判、单一来源采购和询价采购方式为辅的采购方式。
1.邀请招标采购方式作为公开招标采购方式的一种衍生形式,既具备了公开招标采购方式固有的体现“三公”原则、有利于广泛选择最优供应商的优点,同时也具有一定的灵活性:高校可通过建立的供应商资料库或不同渠道采集的信息选择三家以上的供应商对其发出邀请,这样可大大缩短招标完成时间。
2.某些物资由于其本身具有特殊性或国内只有1家产品代理商,按《政府采购法》的规定只能从有限的供应商处采购,因而也只宜采取邀请招标或竞争性谈判、询价采购等方式。
3.邀请招标采购的采购成本相对于公开招标要低得多,竞争性谈判则更低,单一来源采购和询价采购甚至可以不计成本。高校的有些项目很小,只有几万元或十几万元人民币,若采取公开招标方式采购显然是不合适的,不光是采购周期长,其采购总成本也可能会比不招标还高。所以,高校物资设备招标采购,大部分是邀请三家以上商家以竞争性谈判方式进行招标,通过供应商的相互比价,最终得到最优的价格。同样的招标项目,如果有数量更多的投标方参与,高校就可以用更低的采购成本得到更好的产品和服务。由于高校发布采购信息的渠道面窄,发布的信息仅仅被常参与该校投标的商家所重视,其他的潜在投标商则可能因为相关信息缺乏而失去机会。对此,高校招标采购部门应该考虑在更多的招标网站上发布采购信息。在加强招标信息的发布上,一定区域的高校也可以考虑联合制作一个采购信息发布网站,从而以联合的优势获得更多投标商的关注,也方便投标商对高校采购信息的获取。
(三)筹措采购资金,合理选择支付方式
通过付款条款的选择降低采购成本。高校采取招标采购的方式,集中批量招标可以形成规模效应,引导供应商参与竞争,可大大降低采购中的交易成本。如果学校资金充裕或银行利率较低,可采用现金交易或货到验收付款方式,这样往往能带来较大的价格折扣。如果资金允许也可直接与制造商采购,这样可以减少中间环节,从而降低采购成本。但是,现在大部分高校物资设备采购资金都很紧张,中标的物资设备货款不能货到验收付款,按照招标书货款支付方式要求,商家报价时就会把拖欠货款的利加到设备款里,造成采购成本过高。另外,为了缓解资金紧张问题,目前各大高校纷纷采取以融资租赁的形式采购设备,虽然以这种方式可以暂时缓解资金紧张问题,但是,所付出的代价也是相当大的。所以,高校在进行招标采购之前应充分考虑到资金的充足性问题,避免由于供应商报价过高造成的不必要损失。我国高校的资金来源主要由以下几部分组成:国家财政的教育事业费拨款、学生的学费、住宿费、校办产业等经营性收入,还有联合办学、社会团体、企业和个人的资助等等。为了保证办学资金的充足性,高校必须开拓筹资渠道,比如争取增加财政拨款,向银行借贷、加大力度催收学生欠款、吸引校外单位有偿使用闲置资源等等。
(四)采用合理的评标办法
根据各高校的需要,在满足教学科研要求的基础上,高校采购部门应实事求是地制定评标办法。对于一些配置型号相对固定的产品,不要拘泥于限额的规定,刻意追求招标、竞争性谈判等采购形式,其实只要询价能够达到价格低廉、节约采购成本、时效高等效果时,就没有必要邀请专家来搞所谓的形式评标,避免浪费人力物力。此外,高校不能一味追求低价位中标,因为随着采购范围的扩大和机制的规范,价格水平将趋于明朗,一些不必要的费用在投标成本中逐步剥离,投标人的利润维持在了一个比较稳定的合理范围内。如果进一步追求低采购价格,提倡价格主导高校采购的一切时,将迫使投标人通过降低用材标准、降低产品质量,甚至偷工减料等方法来确保其预期利润,最终给高校带来损失。
(五)强化校内共享性资源的协调利用
高校要加强校内共享性资源在下级单位之间的协调利用,形成共同的目标和意愿,促进教育资源流动与重组,实现共同发展的良性互动,以节省资源运营成本,减少重复建设,最终减少高校教学物资设备的采购成本。以高校实验室及有些教学实验设备为例,目前,在高校中常常有实验室重复建设,实验设备重复购买,造成重复投资和实验室利用率低、资源闲置的现象,且有些实验仪器对本学院来说仅用于某一方面的教学科研,每年的利用时间非常有限。如果将一个部门采购的基础(通用)教学设备分摊到单位设备中成本就会很低。一般高校为了提高学校整体科研水平都成立了科研分析中心,设备主要做科研用。在学生教学实验中,学校是否也能建立二级学院能够共用的教学实验室,以农科为主的教学单位教学实验用的设备大部分是具有共性的特点,如以前计划需要5台同样的设备,有了共用实验室也许有两台就能满足教学实验需求,从长远考虑也许是一个节省资源降低成本的方法。高校的资产管理部门应制定相应的规则,加强资源共享,减少重复建设和设备重复采购,以达到节省资源运营成本。
(六)选择合适的供应商
在信息流、物流高度发达的今天,可靠、稳定的供销渠道对交易双方都显得尤为重要。为了准确地选择供应商,高校采购部门必须大量搜集与学校科研教学、师生生活有关的物资供求信息和相关供应商的基本资料。特别是在采购学校重要设施、设备和大宗物品时,更应对供应商的生产能力、体系认证情况、所有制性质、相关合法有效证明以及供应商的市场表现、合作态度、合同履行情况、市场业绩、产品竞争能力等有所了解。通过合理的选择程序和成本估算,以及以往的交易历史,高校采购部门可以客观地对供应商进行评价,将合格的供应商纳入供应商档案记录,作为今后实施采购的目标供应商。同时,也可选择信誉好的供应商并达成长期合作关系,与诚实优惠、讲信誉、有经营实力的供应商合作,不仅能保证供货的质量,及时的交货期,还能得到优惠的价格及付款时间的支持,从而降低设备采购成本。
(七)加强教育,提高采购人员的业务素质
高校要有效地进行设备采购,必须考虑到人的因素。采购部门及其人员、具体采购操作机构、评审专家等都具有庞大的成本节省空间,因此,要加强对采购人员的成本意识教育及评审专家的培训,充分发挥其技术优势,提高对产品、技术的识别能力。另外,高校物资采购涉及各个学科的知识,所以高校采购部门应坚持聘用专业知识和协商议价方面能力强的人才。不断加强对采购人员的教育,使他们成为业务能力强、政治素质高、能很好地把握市场脉搏、思想作风过硬的人。同时,还需要有一套行之有效的激励机制与之相配套,以充分调动采购人员的积极性和创造性,通过完善的管理,以最优化的资源配置达到降低采购成本的目的。
(八)增强对采购过程的监督力度
降低高校物资采购成本除了建立完整、科学、规范的采购工作程序外,大力开展效能监察也是非常必要的。从分散采购到集中采购,人们最关注的问题是会不会出现分散腐败转为集中腐败的问题,所以,健全采购机构内部监督机制,制定切实可行的岗位责任制,做到互相牵制,互相监督,明确各监督主体的工作对象和工作范围,建立审计监督、行政监察、财务检查为一体的监督体系,加大对违反高校采购行为的查处力度。实施采购全过程的效能监督,可以有力地堵塞物流和资金流中可能流失的集体利益,可以有力地杜绝人情关系网,铲除滋生腐败的土壤,也为采购人员正确履行岗位职责和执行工作程序提供了保证。此外,机制健全、采购公正、公平、公开、科学合理、透明度高的采购部门对诚信的供应商可以产生较大的吸引力。
(九)控制策略
提前编制合理的采购计划,按照采购计划合理制定集中采购项目。建立严格的采购制度,优化采购管理流程。准确、规范、科学、合理地制定招标文件、招标程序、商家资质预审规则、评标标准等相关文件。合理设置采购评标委员会,建立供应商档案和优秀供应商准入制度,做好供应商绩效管理。做好采购成本的策划和计划,确定岗位责任目标,以便为后期做科学的绩效考核提供依据。拟定责权利平衡的采购实施办法,并辅以严格的廉洁采购纪律,做到制度管人,责任到人。要有承担风险的责任,也要给承担者以控制和处理的权利。承担者应该拥有预测、计划、控制的条件和可能性,有迅速采取控制风险措施的时间、信息等条件,只有这样,参与者才能理性地承担风险。通过风险的分配来加强责任心和积极性。最终达到成本控制目标的实现。
参考文献:
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