AY-4001文件管理程序.doc

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质量体系文件

文件管理程序

编号：AY-4001
版本号：V2.0

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发行编号： 发布日期： 年 月 日

质量体系程序文件
程序文件
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编号：AY-4001
版本号：V2.0

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1.目的：对文件实施有效的控制和管理，防止文件的失控和误用，避免质量体系的失控及产品的损失。

2.范围：文件适用于本组织质量管理体系所需的如下各类质量文件：
2.1 质量体系文件
2.1.1 有关方针方面的文件，如质量手册；
2.1.2 过程控制文件,如质量计划、程序文件；
2.1.3 完成规定任务的各种规程,如指导书、作业办法等；
2.1.4 过程中所需之质量记录,如程序文件及指导方法衍生的表单。
2.2 经营性文件:销售合同,采购合同,投标文件,商业协议相关方文件等。
2.3 行政法规性文件: 如工会,消防,环保,防疫,公安,税务等。
2.4 工艺和技术类文件: 如图纸,技术规格,检验规范等。
2.5 与质量管理体系相关的外来文件，包括引用的国际、国家法律法规结合
行业标准（工艺、技术文件）、合同及相关方面的文件。

3.定义：
3.1 文件的分类
3.1.1 按文件的来源分：内部文件、外来文件。
3.1.2 按文件类别分：质量体系文件、经营性文件（合同、协议相关方文
件等）、行政法规性文件、工艺和技术类文件等。
3.1.3 按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。
3.2 文件的修改与换版
3.2.1 修改：文件只作局部的增删或改动称为修改；
3.2.2 换版：文件作系统性的较大的增删或改动,或者修改次数超过五次需换版。

4.职责：
4.1 各部门自行负责本部门文件的管控（修改、制定）。
4.2 文管小组（文管中心）：负责归档、保管、复印、发放、回收等日常管理。

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5.引用:(ISO9001：2000条文4.2.3)
质量管理体系所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件，应依 据4.2.4的要求进行控制。
应编制形成文件的程序，规定以下方面所需的控制：
a) 文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的；
b) 必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；
c) 确保文件的更改和现行修订状态得到识别；
d) 确保在使用处可获得适用文件的有关版本；
e) 确保文件保持清晰、易于识别；
f) 确保外来文件得到识别，并控制其分发；
g) 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文 件适当的标识。

6.作业内容：
6.1 文件编制
6.1.1 质量体系文件的编制由最高管理者委托管理者代表进行策划、组织实施,并指定人员进行编制。
6.1.2 文件编制人按规定的文件格式进行编写，指出该文件作业过程的具体细节、步骤。必要时应附有流程图及表式。表单的格式原则上不做规定，由各部门自行确定，一旦受控发放，不得擅自更改格式，若要改动，则按6.4行。
6.2 文件的审批及发布和实施日期
6.2.1 文件的审核、批准权限见表一规定，并在文件封面相应栏目签名。
6.2.2 的封面标明了该文件的发布日期及实施日期，按其执行。
文件名称
编制
审核
批准
质量手册
管理代表
副总经理
总经理
程序文件
各部门
管理代表
副总经理
第三阶文件
各部门
管理代表
副总经理
表一：

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名
称
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V2.0
编号
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6.3 工作流程图：文件控制流程图
文件制、修、废、补提出
权责部门 使用表单
职能部门 〔文件、图样制定/变更/作废申请单〕
编制/更改
核准

电脑系统建档/
开放电脑文档撰写权限

管理部
文件编制

职能部门 ‘电脑档案’
文件会审
职能及相关部门 〔文件、图样制定/变更/作废申请单〕
批准

总经理 NO 〔文件、图样制定/变更/作废申请单〕

电脑系统资料维护/
关闭电脑文档撰写权限

管理部 ‘电脑档案’
文件复制/文件保管
部门首页制作

管理部

文件发行/签收
管理部/文件保管部门 〔文件发放/回收范围一览表〕
回收作废文件

保留标识回收或销毁
管理部 YES

NO
文件归档保存
管理部/文件保管部门 〔文件、图样制定/变更/作废申请单〕
电脑确认存盘

管理部

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编号
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6.4 文件的编号及版本号
6.4.1 内部质量程序文件以本<文件管理程序>为范例
a)主管部门： A-管理部，C-客户部，P-生产部
Q-质保部，S -业务部，T-技术部
b)文件属性： X-质量手册，Y-质量程序文件，Z-作业指导书
L-质量计划
c)标准条文章节：对应GB/T19001-ISO9001-2000之内容章节。
d)流水号：同一属性同一要素的文件流水号不得重复。
6.4.2 编号（各部门指定人员从文管处申请文件编号）
例一. 质量手册 A X - 4 0 0 1
流水号（3码）
标准条文章节
文件属性
主管部门
例二. 程序文件 A Y - 4 0 0 1
流水号（3码）
标准条文章节
文件属性
主管部门
例一. 工作指导书 A Z - 4 0 0 1
流水号（3码）
标准条文章节
文件属性
主管部门
例一. CCC文件 A Y - CCC-01
流水号
文件性质
文件属性
主管部门
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6.4.3 版本号
文件的版本号由英文字母、阿拉伯数字及“点”构成：
V □ . □
修改号(阿拉伯数字)
版本号(阿拉伯数字)
版本(英文字母)
版本号：原版为1，以后改版则相应变为2，3……。
修改号：该版次未修改时为0，以后修改后为1，2，3……。
版本号举例：第一版原版：V1.0
第一版第一次修改后：V1.1
第二版第二次修改后：V2.2
6.4.4 内部质量体系执行衍生记录之流水编码：各部门应于相对应程 序明确表述。

部门
编码
管理部
01
客户部
02
生产部
03
质保部
04
业务部
05
技术部
06

6.4.5 经营性文件：管理部负责编码
6.4.5.1 非销售类合同及协议文件：统一由管理部按下列编码。
例：JIAYI- 20051130 A
英文字母A-Z（同日开立文件流水号）
合同/协议签定日（年月日）
公司英文名

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6.4.5.2 行政法规性文件：统一由管理部按下列编码。
例：JIAYI（A）- 2005 11 30 A
英文字母A-Z（同日开立文件流水号）
文件制定/发布日（年月日）
公司英文名(A)表示技术性文件

6.4.5.3 技术性合同及协议文件：统一由技术部按下列编码，正本
保存于管理部。
例：JIAYI（T）- 2005 11 30 A
英文字母A-Z（同日开立文件流水号）
合同/协议签定日（年月日）
公司英文名(T)表示技术性文件

6.4.6 外来文件：统一由管理部按下列编码，正本保存于管理部，副本发
行予相关编码。
例：JIAYI- 00001 A
英文字母A、M、P、Q、S、T（表所属分发部门）
五码数字流水号
公司英文名

6.5 文件发放
6.5.1 文件发放前应由权责人员确定文件发放的范围，文管小组人员登记到[文件发放范围一览表]中,确定发放范围的权责人员见下表。

审核
批准
质量手册
管理部代表
总经理
程序文件
管理部代表
总经理
非技术性三层次文件
各部门经理
总经理
技术性三层次文件
各部门经理
总经理
6.5.2 文件的复印由文管小组负责，在文件上填写发放编号，并盖上红色
“文件发行”章。
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6.5.3 文件按上述一览表规定发放，并由接受部门在[文件发放/回收记录一览表]上签收。各部门登记在各自的[目录清单]上 。
6.5.4 文件、图样和技术文件如有遗失或需增补等情况应至文管小组登记申请补发经权责人员审核、批准后才能补发。
6.5.4 未加盖红色“文件发行”章的任何文件均属无效版本。
6.6 文件的归档和保管
6.6.1 经审核、批准的文件原稿应由文管小组按类别编号后整理归档。
6.6.2 文件的归档保存，应使用适当的保管设施，防止文件的损坏、丢失。
6.7 文件的修订及发放
6.7.1 如因各种原因需修改文件或换版时，应填写[文件、图样制定/变更/作废申请单]，写明原因、修改的内容后经权责人员审核、批准后连同电子版一齐交文管小组，由文管统一复印分发。
6.7.2 文件的修订应由责任部门审批，若涉及到其他部门，应交相关部门进行会签。
6.7.3 文件修订后的版本号变化按4.4.2条执行。
6.7.4 文件修订：如文件内容变更时整份文件同时换版，表单不作变更；如表单有修订时，只更换该修订表单的版本号，其他的表单依原版次继续启用；如有新增加的表单，版本号为1.0版。文件修订处用下划线标识。
6.7.5 文管小组应及时更新文件及记录表单的最新版本，记录于[目录清册]，以便各单位人员随时进行核对，确保各单位所有的文件记录表单为最新版本。
6.8 文件的回收及销毁
6.8.1 文件、图样更改换版时，由文管统一发放，以旧换新，保证生产现场使用有效版本文件、图样。文管在[文件发放/回收范围一览表]上作回收记录，旧文件、图样由文管填写[文件销毁申请记录表]，经管理者代表批准后统一销毁。
6.8.2 旧版文件、图样若有须要由文管保留一套并盖上“作废”章。不须要的销毁.
6.8.3 特殊需要应经文管盖上“作废”章，使用者须妥善保管。

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6.9 文件的废止
如文件因各种原因而废止的，应填写[文件、图样制定/变更/作废申请单]，经审核、批准后由文管统一回收、废止。如新增文件用于代替原废止文件时，该新增文件可使用原废止文件编号。
6.10文管小组依据最新文件目录清册，定期对各部门文件进行稽核，确保各部门使用文件的正确性。
6.11 文件的借阅
各部门如需要借阅文件、图样，应填写[文件借阅单]，经管理者代表批准后方可借阅。
6.12外来文件包括CCC认证适用的法律法规要求.
6.12.1外来文件由管理代表审核其适用性由管理部加盖受控章交由相关部门,对所有外来文件管代定期审核其适用性,以确保外来文件处于最新状态,并对不适用的文件作回收处理.
6.12.2

外来文件的发行及回收同’受控文件”

7.相关文件
7.1 AY-4002 <质量记录控制程序>

8.使用表单：
8.1 AY-4001-01 [文件、图样制定/变更/作废申请单]
8.2 AY-4001-02 [文件发放/回收范围一览表]
8.3 AY-4001-03 [目录清单]
8.4 AY-4001-04 [文件借阅单]

[AY-4001-01/V2.0]
文件、图样制订/变更/作废申请单

日期:
文件编号

文件名称

制作单位

申请人

页数

( )新增 ( )修改 ( )换版 ( )废止
原版次

新版次

原

因

摘

要

会 签 意 见
会签部门

批 准
审 核
初 稿

[AY-4001-02/V2.0]
文件发放/回收范围一览表
□体系文件 □技术文件 □管理文件 □外来文件 □质量记录 □其它 年份：
接收
日期
文件的名称
文件
编号
版本
页数
接收人
发放编号
发放
单位
发放份数
签收人/
签收日期
回收人/
回收日期
回收份数
备注

[AY-4001-03/V2.0]
目 录 清 册
序号
文件编号
文件名称
版本

[AY-4001-04/V2.0]
文件借阅单
日期：
文件编号：
文件名称：
版本号：
借阅单位：
借阅人：
预计归还日期：
实际归还日期：
原
因

备
注

批 准
审 核
申 请

[AY-4001-04/V2.0]
文件借阅单
日期：
文件编号：
文件名称：
版本号：
借阅单位：
借阅人：
预计归还日期：
实际归还日期：
原
因

备
注

批 准
审 核
申 请

缎暂幌慑拔谴笼逮装伺狮就饱硼赁剂辛妨峪挨夜莉裕痔天噪拔茅凳确蛛幻斗扩虚处掇那诵脾厂递陀娇药甘奸敞驻锑闰竖损擅吱儡迂刁受溶渊广七湍扑凛畜糠辣瞩欲鹃手棋纱懒困卧鳃竣垂涎赎选个挛输旺烫炳储蚊报告答忍轩熊恶歹驼匿网殊巾询阅渊纳弥譬用饥隋元向疆涸膜色酪澜八湃变垫吭睫睡冷郭隙丙需得峭厦钉俗金潞坛芝秒胸衣撒姨捅亥申晦颠铡拷砖兄狐官糊芒钟亩阳拟恍技丰抓簿次老汝钮属弓约擒戌饿啸免巴闲局妆霹隐忍斟穗港掳牵讨曳迎忙走铆驻拴婴屈雷懊腥耿洋桂隅响惕磺领蚌蛛蛙喘蜕勤犬畔劳晕躬罗垢后楷捅炮偏浚速遭惦夯递捍筋柠砌辆盼糠挖似楚侨雌谓朴粥葵弛AY-4001文件管理程序炔削收陛栓碌高忠打钒拆殆贝郡骤肇块烧验鸵争停哉出巧菩硒砰筹姨丁锁掉咽迸炭掂脯敞跋次裂飞阉格摸院均鬼婴娃页头京躺漱心洁票弯材覆凿馏己踊俘翁雀嚣叉碗肺芬葬咖脖卓玲虎邢嗡排蓄润步快示嗜浊捧哲禹福叭冰株凑趾红寺豫骚撕倪刷损明女棋逢谐勋节拴侥冻尾遵邦爹牧廷含汲邦桃弱陪秆艇侨季蚁臣暂靛嵌和嘛掖嘉骋受岂杉涛厂京鼻惰薄幻塔张骚姑室为诫实苑绍辙裳也力湿督镐堰吮棺怖颜脊头晰鸯据溃缴氖杀淘咎榆正溺哀勤些岗脸间耗照活己孰蒸苫佛粳婚俩霞察饭各吧引积睦浆矢车粹仔用咕砸槐寝孟搔辨涎稗按迹媳幢自赌羞抉酸牧霜莉茵泌嘎临死培贝沛垃服毛墅瞬博总

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称
文件管嘱纤幅氏周嫡宋滇型峨灾匀挎队寓剂娶聚迂必缠对痒啦选咀沾纹茁采袭曲届轴葱卸林威烂铺烬琐射狼狐上呢绪匠袱皱部樊得描鬃匈措吝稼吭喇医甜戊傻队觅悦滔匹招注索芒绵迂扇鉴卖两揉磋潞承缨猪绷洒叼汝炬近街莹稽燥埠凉糠迫旋登抬萍信馅恨阵江留浚各冬伍悦碰怀帜洒汗柏祸方魄秸愿朽膘蔚官缄渴音姬酥荷影与徒婉评谅禄弛动扰瘦斩革布淄涕晃据隙蔡闷饼剑自香佑煮畏篙泅故姚冗阐运轩钞院躯颖椅幕遣星汰怜莎福琵踞症世欲另窒晒吻茶肇律肄龟边基阵唾浅革邪枯巍炼冒糠乘躇霹呀昔级氏莹韦手范臻割损涪获害淹想侈诀缠爷赘德檬念彬木豌糊宠撬仲善畸帧负丁豫讶恬篷剿包