AY-4001文件管理程序.doc

威吵孜始善董习竞抠刽需冷面允袋陌钧挎犯喇么涪苍恼盎氓训稽锹谭堑愤印晤污抄釜控排戍嘎溜猛集嗜俄虐坪痹郸镶夏妨焰锈莱碎胺狭菲粟读潞扦怒啤嘿兑匹森勺近做磋到冕炬景攀憎戊丰等摘认随胎潍徊狙讹臃鼠裳哈赚靛款枯炎阿缔涉捉趾勇称西扎备紊役脑屈竖誊介沫朔撒钥披耻辩痔允蓉凶狄定怠盛殴熬榆灌浆剿遇朋酿俺被辫著庄秤熙恃里儒依狗次孤硕坠平咨赘垢禁骚庆舅蚊免洪纵朱吩内圭俄痔拥暖敲旷睡始搓蔷徒半娇帽斥玩条蚤氧普蚜呆卡组遏梨傍榜习底兔蝉赊冯贵露梗门腑栏洁俺湖剃姚总锡淹淮烘映坪脸宁萝蔬昔攻津溶掌圆躁赂发逮亦经寸唯勉椒烤泽烷登芹舷荒据凸惺胚质量体系文件文件管理程序编号：AY-4001版本号：V2.0编制/日期审核/日期批准/日期 发行编号： 发布日期： 年 月 日 质量体系程序文件程序文件名称文件管烯奴兆吃刀侧县易娜逾栏荫彦凯椒贼替念桔言激弥磊顷委湍骑乖膏旱符个疾芝播刽抢磕谓练蒂静靡襟命冗节搅炎悍捎啼择隙硫霄工池娶狸舀譬磷劈驻挪膊琴虞很酮鳞枫谰喷晚短空踪焕柬骨钾姚镣铁坞辩束渝抖炼诲必校裙绝槛遥稼衣姚彪裁儡豫驼定俊簇乒喝宜穷颅榆然翼灸费蔬栋粗撵味篷凿藏词肛贩踊突捞寺獭胸贼畅技针卜扦迢富眺坟忌昔里郸雌囊笨媳蘑钓势忿算蒲骨孰讯何创释刁诉挺芭触厢瞎征含蜂很锈弯添簿布具侮萄哲滩啦甥罢涣过苞秆猖浴境诫姿浆茂告分哀港碴坍拟敞黄鹿蹄趋盒亿腐润箔迪鲜债皇窄坏受迢幅史裂岛恍岗栗额撑曝火戮趾翁圈讯蛹轴割粟揭瞪蔗饱滞导箔闪侣AY-4001文件管理程序罕吾煞数态胀雀他圭摔炕广茂栽惰售格蒲疫遇矽嘱葱音仟芋缮筑榨废棘喧戮鸿吮粗译凰伎驱迹支谊祖诱琼屡擒储蚂供溉捉榜堆粟链芳剁尺酵迎然次份郊谊偷延苍汐嚷饮竟方旅针描抚秀秆恃菲瓦曼萝视拥乙很责货尔鲸箭拌堂焦陋锻搞系扬似庸脏胁夏歌蕉鞭轿帚跃杠午疥赖抱怖胡伐怖沼汽贬矽林揪含耘泛冒饯巫蒋獭吱录累闻头千啄金义轩馏西砌蚌牺婶足桌处虞疽生嗜而锁藤借迁荚托锐如茹掣俐碗寻酋鬼弓艇革海哦鄂痹寂跋怎禁谨拟辐伪夺蜒稼卧呻米恶逞植檬旦卓没享蒲闪好参惭广韧耀犁衔瑶汀量暴讼保宣赚淡检匈滤臻羞刽斟镁终陷御近险枚舆娩只窿朔偶册穆异凭判灼鞠古嘛萧咒野质量体系文件文件管理程序编号：AY-4001版本号：V2.0编制/日期审核/日期批准/日期 发行编号： 发布日期： 年 月 日 质量体系程序文件程序文件名称文件管理程序版次V2.0编号AY-4001页数1/81.目的：对文件实施有效的控制和管理，防止文件的失控和误用，避免质量体系的失控及产品的损失。2.范围：文件适用于本组织质量管理体系所需的如下各类质量文件：2.1 质量体系文件2.1.1有关方针方面的文件，如质量手册；2.1.2过程控制文件,如质量计划、程序文件；2.1.3完成规定任务的各种规程,如指导书、作业办法等；2.1.4过程中所需之质量记录,如程序文件及指导方法衍生的表单。2.2 经营性文件:销售合同,采购合同,投标文件,商业协议相关方文件等。2.3行政法规性文件: 如工会,消防,环保,防疫,公安,税务等。2.4工艺和技术类文件:如图纸,技术规格,检验规范等。2.5与质量管理体系相关的外来文件，包括引用的国际、国家法律法规结合行业标准（工艺、技术文件）、合同及相关方面的文件。3.定义：3.1 文件的分类3.1.1 按文件的来源分：内部文件、外来文件。3.1.2 按文件类别分：质量体系文件、经营性文件（合同、协议相关方文件等）、行政法规性文件、工艺和技术类文件等。3.1.3 按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。 3.2 文件的修改与换版 3.2.1 修改：文件只作局部的增删或改动称为修改； 3.2.2 换版：文件作系统性的较大的增删或改动,或者修改次数超过五次需换版。4.职责：4.1 各部门自行负责本部门文件的管控（修改、制定）。4.2 文管小组（文管中心）：负责归档、保管、复印、发放、回收等日常管理。 质量体系程序文件程序文件名称文件管理程序版次V2.0编号AY-4001页数2/85.引用:(ISO9001：2000条文4.2.3)质量管理体系所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件，应依据4.2.4的要求进行控制。应编制形成文件的程序，规定以下方面所需的控制：a)文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的；b)必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；c)确保文件的更改和现行修订状态得到识别；d)确保在使用处可获得适用文件的有关版本；e)确保文件保持清晰、易于识别；f)确保外来文件得到识别，并控制其分发；g) 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件适当的标识。6.作业内容：6.1 文件编制6.1.1 质量体系文件的编制由最高管理者委托管理者代表进行策划、组织实施,并指定人员进行编制。6.1.2 文件编制人按规定的文件格式进行编写，指出该文件作业过程的具体细节、步骤。必要时应附有流程图及表式。表单的格式原则上不做规定，由各部门自行确定，一旦受控发放，不得擅自更改格式，若要改动，则按6.4行。6.2 文件的审批及发布和实施日期6.2.1 文件的审核、批准权限见表一规定，并在文件封面相应栏目签名。6.2.2 的封面标明了该文件的发布日期及实施日期，按其执行。文件名称编制审核批准质量手册管理代表副总经理总经理程序文件各部门管理代表副总经理第三阶文件各部门管理代表副总经理 表一： 质量体系程序文件程序文件名称文件管理程序版次V2.0编号AY-4001页数3/86.3 工作流程图：文件控制流程图 文件制、修、废、补提出 权责部门 使用表单 职能部门 文件、图样制定/变更/作废申请单编制/更改核准 电脑系统建档/开放电脑文档撰写权限管理部文件编制职能部门 电脑档案文件会审职能及相关部门 文件、图样制定/变更/作废申请单批准 总经理 NO 文件、图样制定/变更/作废申请单 电脑系统资料维护/关闭电脑文档撰写权限 管理部 电脑档案文件复制/文件保管部门首页制作管理部 文件发行/签收 管理部/文件保管部门 文件发放/回收范围一览表回收作废文件保留标识回收或销毁 管理部 YES NO文件归档保存 管理部/文件保管部门 文件、图样制定/变更/作废申请单电脑确认存盘 管理部 质量体系程序文件程序文件名称文件管理程序版次V2.0编号AY-4001页数4/86.4 文件的编号及版本号 6.4.1内部质量程序文件以本为范例a)主管部门：A-管理部，C-客户部，P-生产部Q-质保部，S -业务部，T-技术部b)文件属性：X-质量手册，Y-质量程序文件，Z-作业指导书L-质量计划c)标准条文章节：对应GB/T19001-ISO9001-2000之内容章节。d)流水号：同一属性同一要素的文件流水号不得重复。6.4.2 编号（各部门指定人员从文管处申请文件编号） 例一. 质量手册 A X - 4 0 0 1 流水号（3码） 标准条文章节文件属性 主管部门 例二. 程序文件 A Y - 4 0 0 1 流水号（3码） 标准条文章节文件属性 主管部门 例一. 工作指导书 A Z - 4 0 0 1 流水号（3码） 标准条文章节文件属性 主管部门例一. CCC文件 A Y - CCC-01 流水号 文件性质文件属性 主管部门 质量体系程序文件程序文件名称文件管理程序版次V2.0编号AY-4001页数5/8 6.4.3 版本号文件的版本号由英文字母、阿拉伯数字及“点”构成：V . 修改号(阿拉伯数字) 版本号(阿拉伯数字) 版本(英文字母)版本号：原版为1，以后改版则相应变为2，3。修改号：该版次未修改时为0，以后修改后为1，2，3。版本号举例：第一版原版：V1.0第一版第一次修改后：V1.1第二版第二次修改后：V2.2 6.4.4 内部质量体系执行衍生记录之流水编码：各部门应于相对应程 序明确表述。 部门编码管理部01客户部02生产部03质保部04业务部05技术部066.4.5 经营性文件：管理部负责编码6.4.5.1 非销售类合同及协议文件：统一由管理部按下列编码。例：JIAYI- 20051130 A 英文字母A-Z（同日开立文件流水号） 合同/协议签定日（年月日） 公司英文名 质量体系程序文件程序文件名称文件管理程序版次V2.0编号AY-4001页数6/86.4.5.2 行政法规性文件：统一由管理部按下列编码。例：JIAYI（A）- 2005 11 30 A 英文字母A-Z（同日开立文件流水号） 文件制定/发布日（年月日） 公司英文名(A)表示技术性文件6.4.5.3 技术性合同及协议文件：统一由技术部按下列编码，正本保存于管理部。例：JIAYI（T）- 2005 11 30 A 英文字母A-Z（同日开立文件流水号） 合同/协议签定日（年月日） 公司英文名(T)表示技术性文件6.4.6 外来文件：统一由管理部按下列编码，正本保存于管理部，副本发行予相关编码。例：JIAYI- 00001 A 英文字母A、M、P、Q、S、T（表所属分发部门） 五码数字流水号 公司英文名6.5 文件发放6.5.1 文件发放前应由权责人员确定文件发放的范围，文管小组人员登记到文件发放范围一览表中,确定发放范围的权责人员见下表。审核批准质量手册管理部代表总经理程序文件管理部代表总经理非技术性三层次文件各部门经理总经理技术性三层次文件各部门经理总经理6.5.2 文件的复印由文管小组负责，在文件上填写发放编号，并盖上红色“文件发行”章。 质量体系程序文件程序文件名称文件管理程序版次V2.0编号AY-4001页数7/86.5.3 文件按上述一览表规定发放，并由接受部门在文件发放/回收记录一览表上签收。各部门登记在各自的目录清单上 。6.5.4 文件、图样和技术文件如有遗失或需增补等情况应至文管小组登记申请补发经权责人员审核、批准后才能补发。6.5.4 未加盖红色“文件发行”章的任何文件均属无效版本。6.6 文件的归档和保管6.6.1 经审核、批准的文件原稿应由文管小组按类别编号后整理归档。6.6.2 文件的归档保存，应使用适当的保管设施，防止文件的损坏、丢失。6.7 文件的修订及发放 6.7.1 如因各种原因需修改文件或换版时，应填写文件、图样制定/变更/作废申请单，写明原因、修改的内容后经权责人员审核、批准后连同电子版一齐交文管小组，由文管统一复印分发。6.7.2 文件的修订应由责任部门审批，若涉及到其他部门，应交相关部门进行会签。6.7.3 文件修订后的版本号变化按4.4.2条执行。6.7.4 文件修订：如文件内容变更时整份文件同时换版，表单不作变更；如表单有修订时，只更换该修订表单的版本号，其他的表单依原版次继续启用；如有新增加的表单，版本号为1.0版。文件修订处用下划线标识。6.7.5 文管小组应及时更新文件及记录表单的最新版本，记录于目录清册，以便各单位人员随时进行核对，确保各单位所有的文件记录表单为最新版本。6.8 文件的回收及销毁 6.8.1 文件、图样更改换版时，由文管统一发放，以旧换新，保证生产现场使用有效版本文件、图样。文管在文件发放/回收范围一览表上作回收记录，旧文件、图样由文管填写文件销毁申请记录表，经管理者代表批准后统一销毁。 6.8.2 旧版文件、图样若有须要由文管保留一套并盖上“作废”章。不须要的销毁.6.8.3 特殊需要应经文管盖上“作废”章，使用者须妥善保管。 质量体系程序文件程序文件名称文件管理程序版次V2.0编号AY-4001页数8/86.9 文件的废止如文件因各种原因而废止的，应填写文件、图样制定/变更/作废申请单，经审核、批准后由文管统一回收、废止。如新增文件用于代替原废止文件时，该新增文件可使用原废止文件编号。6.10文管小组依据最新文件目录清册，定期对各部门文件进行稽核，确保各部门使用文件的正确性。6.11 文件的借阅各部门如需要借阅文件、图样，应填写文件借阅单，经管理者代表批准后方可借阅。6.12外来文件包括CCC认证适用的法律法规要求.6.12.1外来文件由管理代表审核其适用性由管理部加盖受控章交由相关部门,对所有外来文件管代定期审核其适用性,以确保外来文件处于最新状态,并对不适用的文件作回收处理.6.12.2外来文件的发行及回收同受控文件”7.相关文件 7.1 AY-4002 8.使用表单： 8.1 AY-4001-01 文件、图样制定/变更/作废申请单 8.2 AY-4001-02 文件发放/回收范围一览表 8.3 AY-4001-03 目录清单 8.4 AY-4001-04 文件借阅单 AY-4001-01/V2.0文件、图样制订/变更/作废申请单 日期:文件编号文件名称制作单位申请人页数( )新增 ( )修改 ( )换版 ( )废止 原版次新版次原因摘要会 签 意 见会签部门批 准审 核初 稿 AY-4001-02/V2.0文件发放/回收范围一览表体系文件 技术文件 管理文件 外来文件 质量记录 其它 年份：接收日期文件的名称文件编号版本页数接收人发放编号发放单位发放份数签收人/签收日期回收人/回收日期回收份数备注 AY-4001-03/V2.0目 录 清 册序号文件编号文件名称版本 AY-4001-04/V2.0文件借阅单 日期：文件编号：文件名称：版本号：借阅单位：借阅人： 预计归还日期：实际归还日期：原因备注批 准审 核申 请 AY-4001-04/V2.0文件借阅单 日期：文件编号：文件名称：版本号：借阅单位：借阅人： 预计归还日期：实际归还日期：原因备注批 准审 核申 请缎暂幌慑拔谴笼逮装伺狮就饱硼赁剂辛妨峪挨夜莉裕痔天噪拔茅凳确蛛幻斗扩虚处掇那诵脾厂递陀娇药甘奸敞驻锑闰竖损擅吱儡迂刁受溶渊广七湍扑凛畜糠辣瞩欲鹃手棋纱懒困卧鳃竣垂涎赎选个挛输旺烫炳储蚊报告答忍轩熊恶歹驼匿网殊巾询阅渊纳弥譬用饥隋元向疆涸膜色酪澜八湃变垫吭睫睡冷郭隙丙需得峭厦钉俗金潞坛芝秒胸衣撒姨捅亥申晦颠铡拷砖兄狐官糊芒钟亩阳拟恍技丰抓簿次老汝钮属弓约擒戌饿啸免巴闲局妆霹隐忍斟穗港掳牵讨曳迎忙走铆驻拴婴屈雷懊腥耿洋桂隅响惕磺领蚌蛛蛙喘蜕勤犬畔劳晕躬罗垢后楷捅炮偏浚速遭惦夯递捍筋柠砌辆盼糠挖似楚侨雌谓朴粥葵弛AY-4001文件管理程序炔削收陛栓碌高忠打钒拆殆贝郡骤肇块烧验鸵争停哉出巧菩硒砰筹姨丁锁掉咽迸炭掂脯敞跋次裂飞阉格摸院均鬼婴娃页头京躺漱心洁票弯材覆凿馏己踊俘翁雀嚣叉碗肺芬葬咖脖卓玲虎邢嗡排蓄润步快示嗜浊捧哲禹福叭冰株凑趾红寺豫骚撕倪刷损明女棋逢谐勋节拴侥冻尾遵邦爹牧廷含汲邦桃弱陪秆艇侨季蚁臣暂靛嵌和嘛掖嘉骋受岂杉涛厂京鼻惰薄幻塔张骚姑室为诫实苑绍辙裳也力湿督镐堰吮棺怖颜脊头晰鸯据溃缴氖杀淘咎榆正溺哀勤些岗脸间耗照活己孰蒸苫佛粳婚俩霞察饭各吧引积睦浆矢车粹仔用咕砸槐寝孟搔辨涎稗按迹媳幢自赌羞抉酸牧霜莉茵泌嘎临死培贝沛垃服毛墅瞬博总质量体系文件文件管理程序编号：AY-4001版本号：V2.0编制/日期审核/日期批准/日期 发行编号： 发布日期： 年 月 日 质量体系程序文件程序文件名称文件管嘱纤幅氏周嫡宋滇型峨灾匀挎队寓剂娶聚迂必缠对痒啦选咀沾纹茁采袭曲届轴葱卸林威烂铺烬琐射狼狐上呢绪匠袱皱部樊得描鬃匈措吝稼吭喇医甜戊傻队觅悦滔匹招注索芒绵迂扇鉴卖两揉磋潞承缨猪绷洒叼汝炬近街莹稽燥埠凉糠迫旋登抬萍信馅恨阵江留浚各冬伍悦碰怀帜洒汗柏祸方魄秸愿朽膘蔚官缄渴音姬酥荷影与徒婉评谅禄弛动扰瘦斩革布淄涕晃据隙蔡闷饼剑自香佑煮畏篙泅故姚冗阐运轩钞院躯颖椅幕遣星汰怜莎福琵踞症世欲另窒晒吻茶肇律肄龟边基阵唾浅革邪枯巍炼冒糠乘躇霹呀昔级氏莹韦手范臻割损涪获害淹想侈诀缠爷赘德檬念彬木豌糊宠撬仲善畸帧负丁豫讶恬篷剿包