替票使用管理规定-6月1开始执行.doc

替票使用规范

根据内审部及总部要求，为规范公司发票使用情况，针对办公室及经营部门使用替代发票做出规定。

一、不可使用替票情况

原则上所有业务发生的费用需取得正式发票，不得使用收据或者收条等白条进行报销，以下费用类型不得使用替票

费用类型
费用说明
费用类型
费用说明
办公费
饮用水
通讯费
部门固定电话费
快递费
网费\宽带费
营业执照年审、办证费
手机话费
房租费
档口房租
水电费

仓库房租
税金
房租税金
宿舍房租
工伤医疗

住宿费
出差住宿、培训住宿、日常住宿
固定资产
自行采购固定资产
应酬费
招待外部客商发生的费用
路桥费

劳保用品
购买手套、安全帽、灭火器等劳保用品产生的费用
停车费
有正规物业管理需提停车费发票

二、使用替票原则
特殊情况下无法取得正规发票的，可以使用同类型同期替代发票进行报销，但需要按照实际发生金额一进行报销，不得隐瞒和虚报。

即：1、成本类需用成本类发票来替，费用类需用费用类发票来替（具体明细见附件）
2、必须使用同期的发票，如佛山财务部5月25日，周建兰购买图书没有发票，找办公费作为替票，办公费的发票就只能用5月份的发票，不能再用5月份之前的办公费发票

三、使用替票流程
先进行备案上报-再进行费用报销

备案步骤：
第一步：进入办公平台-业务管理-备案管理-备案上报-点击进入-保存

第二步，上报后便可看到备案编号

四、替票类型具体规定

真实费用类型
可使用哪种发票作为替票
具体说明
交通费
交通费
1、只要当时乘坐交通工具没有取得交通发票，都需要在业务系统进行替票备案再报销
2、打摩的、黑车当时无法取得必须进行替票备案再报销
3、打的必须要提供打的发票，若不能提供必须备案再报销
维修费
交通费、办公费
报销金额≤ 50元
办公费
报销金额>50元，必须使用办公费替票
办公费（银行卡费用）
交通费、办公费
1、收银员卡开卡费，年费，短信费若有银行盖章回单或是银行盖章的发票联，可直接凭银行回单银行发票报销，此种情况不需在备案系统上报备案
2、若没有银行盖章回单或是发票联，金额≤50元可使用交通费或是办公费类发票报销，此种情况要备案
办公费
3、报销金额>50元，必须使用办公费替票
办公费（采购类）
办公费
图书、A4纸等办公类不论金额大小都使用办公费类发票
办公费（复印、打印）
办公费
不论金额大小都使用办公费类发票
低值易耗品（如购扫把插座等）
办公费
同上
物业管理费
办公费
同上
通讯费
通讯费、办公费
大区办公室购电话卡打抽查电话
住宿费（日常住宿）
住宿费、交通费、办公费、通讯费
1、原则上日常住宿不允许使用替票，若是偏远地区住宿如招待所没有发票情况才可使用替票
2、培训住宿的必须要拿到当时发票，不可使用替票
文体活动费
办公费
篮球赛购买篮球服等文体活动费需
福利费
办公费、交通费、通讯费、食品、餐费、K歌娱乐业
优先选择办公费，再交通费，依此类推
叉车费
油费、过磅费、路桥费、停车费
报销金额>50元，不得使用交通费
过磅费
油费、过磅费、路桥费、停车费、交通费

油费、过磅费、路桥费、停车费
报销金额>50元，不得使用交通费替票
外租车费
油费、过磅费、路桥费、停车费

停车费
油费、过磅费、路桥费、停车费
若是私人停车场所无法提供发票，才可使用替票

备注：1、办公费类发票：发票内容为日用品，用品，办公用品；
2、通讯费类发发票：电信、联通、移动发票

五、使用替票报销时单据需附原始票据
所有使用替票报销的费用必须附上原始发生的票据，如：收据、收条等（除发票丢失），并将这些原始票据粘贴在此次工作流的最后面
注意：若在超市购买物品，当时有开发票，发票只写一个物品总称如用品，而没有列明细，必须提供超市购物小票清单

六、使用替票报销单及工作流注意事项

填写报销单内容，及起草费用费用报销工作流费用类型及费用说明，必须按发票的内容来写，不按真实的来填写；在起草费用报销工作流时，必须在申请事由或是有上传附件的可在附件说明备案编号。

七、交通费及住宿使用替票，需附业务发生证明单
交通费及住宿使用替票，需附业务发生证明单，说明无法取得票据的原因，另需直接领导人签名，作为附件放在报销单后面。
注意：业务发生证明单不作为附件张数计算

附一：营业部常见需发票报销的成本费用分类
成本类
油费，路桥费、租车费，过磅费，叉车费，维修费，停车费
费用类
房租，物业管理费，房租税金，交通费， 办公费，通讯费，水电费，住宿费，福利费，应酬费，低值易耗品，劳保费

附二：业务发生证明单
业务发生证明单

费用发生日期
费用类型
无法取得票据的原因
实际发生金额
备案编号

小计

合计
佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分

部门负责人：

证明人：
报销人：

其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。
二．培训的及要求培训目的
安全生产目标责任书
为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：
一、目标值：
1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。
2、现金安全保管，不发生盗窃事故。
3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。
4、安全培训合格率为100%。
二、本单位安全工作上必须做到以下内容：
1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。
2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。
3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。
4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。
5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。
6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。
7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。
8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；
9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。
10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；
11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。
三、 安全奖惩：
1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。
2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落