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印章管理规定
编制部门:人事行政部
编制日期:2011年3月9日
执行日期:自下发之日起
制度审批人:
目 录
目 录 ……………………………………………………… 第2页
第一章 总则 ……………………………………………………… 第3页
第二章 分则 ……………………………………………………… 第3页
第三章 附则 ……………………………………………………… 第5页
第一章 总 则
第一条 目 的
为了加强公章和其它业务章的有效管理,特制订本管理制度。
第二条 管理原则
审批使用原则
印章使用备案记录原则
专岗管理原则
第三条 适用范围
公司各职能部门
第四条 管理部门
人事行政部、财务管理部
第五条 岗位职责
负责制度的制定与管理
负责制度监督与执行
第二章 分 则
第六条 印章的定义与分类
印章,包括:公章和业务章两类。
公章是代表企业的印章;
业务章是根据业务的需要而刻制的、具有专门业务用途的印章。
第七条 印章的备案
印章的管理上必须实行备案制度。
第八条 印章的类型
本管理制度所涉及的印章使用主要是指公章、合同章以及行政办公室、人事管理部门等所保管的业务印章,财务部门所使用的“财务专用章”和财务部门所使用的“法人章”不在本范围之内。但财务部门的“财务专用章”和“法人章”用于本部门之外的业务时则必须按本管理制度执行。其它业务部门的业务章,应根据本管理制度所规定的原则制定相应的管理规定,做好相应的使用记录,同时,各业务部门印章使用记录以业务档案的进行处理。
第九条 公章的审批
使用公章必须实行公章使用申请审批制度,各业务部门因业务需要,需要加盖公章时,首先要填写《公章使用申请单》(附表1),并根据加盖公章的文件级别由相关负责人签字批准。
一般文件审流程:业务部门申请——申请部门负责人审批——系统副总/总(副总)经理审批。
特殊文件审批流程:业务部门申请——申请部门负责人审批——系统副总/总(副总)经理审批——集团业务部门系统负责人审批——集团总经理审批。
第十条 公章的使用
任何加盖公章的文件必须有相关部门的审核,如采购合同、工程合同等必须有相关部门和集团公司法律事务部进行审核,填置“合同审批表”(附表3)【集团公司发生变动时,参照集团公司表单执行】,并取得上述相关部门的审核无误时方可加盖公章。
第十一条 公章使用流程
公章使用申请审批后——印章管理部门进行使用登记,填写《印章使用台账》(附表2)——加盖印章——根据盖章类型,进行存档备案管理——印章管理部门进行资料整理存档。
第十二条 印章使用特殊规定
公章保管部门应详细审查公章申请审批业务程序和业务批准手续,必须以集团公司规定的权限标准处理公章使用业务。包括:企业合作协议、合同;企业担保协议、合同等,必须经集团公司董事长、总裁的批准方可实施。
制式文件需要加盖公章时,由公章保管部门按原始的制式文件进行审核,并在审核无误时方可加盖公章。如果加盖公章的制式文件有变动、有改动,必须再予经过相关部门、集团公司法律事务部进行审定。否则,公章保管部门有权不允盖章。
公章不得随意带出企业,更不得随意交给其它部门、其它人外出实施盖章业务。如果确有业务需要,其公章保管部门、保管人必须亲随执行盖章。需要加盖公章的文件数量较大,可由使用印章的人员自行盖章,但使用公章的人员不得离开公章保管人员的视线,必须在公章保管人员的指定的地点进行加盖公章。否则,发现有此类现象,公司将对公章保管人进行行政处分和经济处罚。
严禁在空白文件上加盖公章,严禁在公司以外的业务文件上加盖公章。特殊情况,以集团公司总裁或董事长批准为准。
公章必须进行妥善保管,保管的柜、屉必须符合规定和标准,不得在无锁的柜、屉中存放公章,更不允许散乱丢放。
第十三条 业务章的使用。
业务章是指财务部门和其它业务部门的专用印章,包括:财务专用章、合同章、业务章和
办公室印章以及人事部门印章等。公章、业务章由集团公司统一管理,业务部门需要刻制业务章由业务部门直接向集团公司提出申请,经单位负责人审批报集团公司企管部,经集团公司总裁批准后方可实施。
第十四条 业务印章使用特殊规定
业务章管理部门根据本管理制度制定相应的管理规定,建立相应的管理台帐,在业务章每次使用时都必须有本部门负责人的批准签字。财务部门的财务专用章和法人章按财务管理制度执行。
业务章在执行本部门以外的业务时,也必须实施印章申请制度,同时,必须经本系统负责
人签字后方可加盖业务章。
业务章管理同企业公章管理,并执行公章管理规定。
第十五条 印章交接。
印章保管人员发生变动,必须执行交接制度,包括:印章的交接、印章管理台帐的交接等。业务章的交接由本部门负责,由本部门的负责人担任监交人。
公章的交接,除由部门选定接交人外,由直线上级领导出专人担任监交人。凡印章保管人
发生变动,变动部门必须在三天之内向集团公司企管部办理重新变更备案手续。
第十六条 档案处理。
《印章管理台帐》(附表2)是印章管理的重要档案,不得随意毁坏,更不得随意擅自销
毁。每年年终,印章保管部门必须将印章管理台帐、印章申请单等整理齐全、整齐装订送交集团公司档案室。
第三章 附 则
第十七条 本规定自下发之日起执行。
第十八条 本管理规定最终解释权归公司行政人事部。本管理制度与集团公司印章管理制度相违背、相抵时,以集团公司管理制度为准。
附表:
(附表1)《公章使用申请单》
(附表2)《印章管理台帐》
(附表3)《合同审批表》
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