自行采购费用报销流程(试行).doc

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ISC-S-02-01-10 自行采购执行流程
文档密级：内部公开

2005-11-09
华为机密，未经许可不得扩散
第2页, 共3页

*文件名称Process Name：【自行采购费用报销流程（试行） 】
所属主流程编码 Upper-level Process Reference No.:【 】（子流程时填写）
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*文件名称Process Name：【自行采购费用报销流程（试行） 】
所属主流程编码 Upper-level Process Reference No.:【 】（子流程时填写）
文件英文名称 English Process Name:【 】（双语版本英文名称填这里）
*业务类别 Business Category：【ISC 】
*流程责任人 Process Owner：【惠椿】
*业务模块 Business Module ：【SOURCE PRODUCT 】
*文件编码 Reference No.：【ISC/S-02-01-11】
业务小类 Sub Category of Business：【 】
*版本Version：【1.0】
*适用范围 Scope：【全球 】
*拟制责任人Prepared by：【戴旭容】
*适用部门 Department：【公司所有部门 】
*生效日期Effective Date：【2005-11-30】
涉及IT系统（ERP系统请写明具体模块） IT System:【 】
适用客户 Customer：【 】
角色 Role：【 】（各角色之间请以“,(英文半角逗号)”隔开）
0 定义 Definition
自行采购费用报销流程：指为节约采购资源与管理成本，允许申购人在获得批准的情况下，自行采购某些零星、小额物品或服务，并通过垫付方式向供应商支付了款项后，向财务部门提出费用报销的过程。
1 目的 Objective
规范自行采购费用报销行为。
2 适用范围 Scope
适用于华为投资控股公司、华为技术有限公司及其子公司、分公司。
自行采购费用报销的业务范围必须满足《华为公司自行采购管理规定》。
以下情况适用于本流程：
申购部门对供应商进行资格认证，同时完成物品/服务价格等其它商务信息的认证及执行采购、验收和申付，采购和验收部门无需参与，员工先垫付款项，并向财务部门提出费用报销。

3 总体要求
1、需符合可由员工垫付的自行采购物品或服务范围，且得到授权主管审批；
2、验收及费用申付由业务部门负责，并对真实性、合理性负责。
4 KPI指标 KPI Index
无
5 流程图 Flow Chart
见附件
6 流程说明 Instructions of Process
活动编号
活动名称
执行角色
活动内容
001
提出申购需求
申购人
基于业务需要及部门预算计划，并且符合自行采购物品或服务范围，申请人以书面或其它合法方式向授权主管提出正式的自行采购需求。
002
审批申购需求
分层审批主管
授权主管对申购需求进行审批，具体审批要求见《华为公司自行采购管理规定》。
此活动为流程KCP1，监控要素如下：
各级审批人员必须在授权范围内对申购的真实性和必要性及流程的符合性进行审批，审批主要关注以下方面：
● 根据业务的真实需求判断采购需求的真实性；
● 根据业务需求、预算、成本效益、有无替代品判断采购的必要性；
● 符合自行采购业务范围。
003
选择供应商和购买
申购人
业务部门对供应商进行资格认证及选择，依据《华为公司自行采购管理规定》，自行采购金额超出规定要求时，还需将《自行采购评审表》提交相关专家团及专家团主任进行商务评审。
申请人完成购买过程，取得采购物品或服务结果，并对供应商的服务过程实施监督。
此活动为流程KCP2，监控要素如下：
应本着“公司最佳利益”的原则来选择合适的供应商；一般来说，采购过程应由两名员工共同完成，要求选择两家以上供应商询价，并保留供应商选择记录，确保采购质量的满足性、成本的合理性。
004
提供产品或服务，并提供发票
供应商
供应商按要求提供产品或服务，并提供符合要求的发票。
005
验收/付款
申购人
申请人对照申购要求，对取得的产品或服务进行验收（必须由2人共同执行验收），对于不符合要求的情况，应要求供应商更换货物或改善服务；验收通过后，员工接收发票和相关服务/货物验收单据后，直接对供应商进行支付。
此活动为流程KCP3，监控要素如下：
申购人审验送货（或服务交付）单据、实物（服务）的一致性，检查实物（服务）质量，签署验收报告（或在相关单据上签字确认），确保验收数量真实、准确、选择供应商正确以及质量的符合性，验收主要关注以下方面：
● 送货单据（或服务交付单据）数量＝实物（服务）数量<＝PR数量
● 对于实物验收，主要查验供应商提交的《送货单》、物品包装及标识，核对物品订单号/编码/描述与《送货单》及PR的一致性；
● 对于服务验收，主要查验交付服务内容、计量单位等与PR的一致性。
● 实物（服务）质量达到验收标准的要求。
● 至少有两个人员进行验收。
006
申付
申购人
按员工费用报销流程的要求,提出费用报销申请。
6 支持文件 Supporting Document
序号
文件名称
文件编码

无

7 相关文件 Correlative Documents
上层文件名称
文件编号
上下游接口文件
文件编号
无

8 记录的保存 Retention of Record
记录名称
保存责任者
保存场所
归档时间
保存期限
到期处理方式
自行采购评审表
申购人
文档室

长期

9 补充说明 Supplementary Instructions
无
10 文档历史 History of Document
版本号
Version
拟制/修改责任人
Develop/Change Owner
拟制/修改日期
Develop/Change Date
修改内容及理由
Change and Reason
批准者
Approved by
1.0
戴旭容
2005-10-01
新建
徐晓晖

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ISC-S-02-01-10 自行采购执行流程
文档密级：内部公开

2005-11-09
华为机密，未经许可不得扩散
第2页, 共3页

*文件名称Process Name：【自行采购费用报销流程（试行） 】
所属主流程编码 Upper-level Process Reference No.:【 】（子流程时填写）
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