辅材及办公用品采购制度.docx

成安金隅太行混凝土有限公司
办公用品及辅材采购制度（讨论版）
一、 总则
1、为规范公司办公用品及辅材的采购与使用，加强办公用品及辅材额度管理，根据公司实际情况，特制订本制度。
2、本制度适用于公司任何员工。
3、公司应当结合实际情况，全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足企业生产经营需要。
二、办公用品分类
本制度所指的办公用品主要包括：各种办公室所需耗材、办公设备、办公家具、电脑及配件、其他零星物品以及机器设备、运输工具、大额资产等固定资产。
1、办公室家具：如桌椅、文件柜、饮水机、电风扇等
2、办公设备及办公用具：如计算机、投影仪、打印机等
3、日常办公用品、耗材：如笔记本、笔、打印纸等
4、其他
三、辅材类
辅材类包括除大宗材料及办公用品以外的所有物品。
三、采购原则
1、所有办公用品及辅材的采购、发放、管理工作，由综管部统一负责。
2、办公用品及辅材按照随时采购，随时发放、零库存原则。
4、采购人员严格按照采购审批计划进行采购，不得随意增加采购品种和数量，凡是没有列入采购计划的或未经批准的办公物品，任何人不得擅自购买，否则后果自负。
四、辅材及办公用品采购流程
1、请购
辅材及办公用品所需部门，结合各部门实际情况，制定各部门办公用品采购计划，每月25日前编制次月的《物品采购请购单》，《物品采购请购单》实行三级签字制度，即由经办人、部门主管、部门负责人（主管站长）签字。《物品采购请购单》只填写数量和规格，不填写单价和金额。《物品采购请购单》一式两联，一联所需部门留存，一联综管部门留存。
辅材采购实行随用随买制度，具体流程参照办公用品流程执行。
2、请购单审批
《物品采购请购单》经各部门签字完成后，报公司站长签字审批，经公司站长签字审批后的《物品采购请购单》报综管部门一联。
3、采购审批
综管部门收到各部门的办公用品《物品采购请购单》后，进行汇总，并制定《物品采购审批表》。综管部门在制定《物品采购审批表》前，需选定供应商，至少有三家以上供应商进行质量和价格对比，《物品采购审批表》中需列明供应商名称和联系电话（具体格式详见《物品采购审批表》）。《物品采购审批表》至少有三级审批，即由经办人、部门主管、部门负责人、公司站长签字。《物品采购审批表》一式两联，一联交财务，一联供应部门留存。
4、购买
综管部门根据签字齐全的《物品采购审批表》安排采购，采购时需提供发票，原则上不允许在不能提供发票的供应商处购买物资。发票明细需与《物品采购审批表》上所列明细各指标保持一致。
5、验收
物品购买完成，综管部门需按所需部门填写《办公用品及辅材出库表》，《办公用品及辅材出库表》需由所需部门领料人、部门主管及部门负责人（主管站长）签字齐全后方能安排发放。所需部门应安排专人对所领物品进行验收。办公用品以交货时点为验收期截止点，即交货完毕即视同验收无异议。辅材验收期1天，在验收期内未提出异议即视同辅材无质量问题。
6、付款
物品采购完毕，综管部门下属供应部门将签字手续齐全的发票及采购明细报送财务部门，财务部门收到发票后，需仔细审核采购明细与《物品采购审批表》中所列明细各指标是否一致。采购明细中的数量应等于或小于《物品采购审批表》中的数量。财务部门审核无误后方能按照财务付款流程安排付款。财务在付款方式上应选用银行转账的方式付款，禁止使用现金付款。
五、价格监督机构
为规范公司办公用品及辅材的采购与使用，加强办公用品及辅材额度管理,我公司专门设立价格监督小组。价格监督小组的主要职责是对物品采购价格定期或不定期地进行考察，对公司采购价格提出合理化建议。
为了提高价格监督小组信誉度，方便执行价格监督小组的权利以及为避免显示公允性，价格监督小组中不应有供应部门人员和综管部门负责人。
价格监督小组暂定人员如下：组长：胡志勇 副组长：邱瑾
组员:常秋斌、钱世裕、董文燕

有限公司
综合管理部
2015年3月27日

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