5s4.1会议管理A.0.doc

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你一定要坚强，即使受过伤，流过泪，也能咬牙走下去。因为，人生，就是你一个人的人生。
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命运如同手中的掌纹，无论多曲折，终掌握在自己手中
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XXXX線股份有限公司
會議管理程序書
文件編號
MS-M2-0103
制訂日期：89年10月26日
修訂日期： 年 月 日
版次：A.0版
頁 次
第1頁共5頁
一、目的
為達成公司政策之一貫性，目標之明朗，掌握工作之進度及預算費用執行狀況及跨部門的工作協調，能配合客戶之要求，提供更好
的產品與服務。
二、範圍
本公司之各項會議均適用之。
三、定義
無
流
程
圖

N

A
Y
會前準備
通知
公佈實施
Y
審核
計劃/修訂
會議需求

N

記錄存查
確認
Y
記錄/修正
審核
分發辦理
會議召開

A

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文件編號
MS-M2-0103
制訂日期：89年10月26日
修訂日期： 年 月 日
版次：A.0版
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第2頁共5頁
四、權責
單位
五、作業流程
六、作業內容
Who，When，Where，How to do，What
七、參考文件
八、應用表單
No
流程
總經理室
1
會議需求
6.1會議需求
6.1.1定期召開之例行會議
6.1.1.1依ISO規定之管理審查會議。
6.1.1.2營業目標未達成時。
6.1.1.3執行專案時，跨部門之工作協調與溝通；專案完成時。
6.1.2不定期召開之工作會議不列入計劃中。

總務人事組
2
計劃/修訂
6.2計劃/修訂
6.2.1總務人事組主管於每年十二月彙集董事長、總經理、各部門主管與管
理代表下一年度預定召開之各項會議內容，如日期、時間、地點、與
會人員與會議主題等相關資料，排定〝年度會議計劃表〞(MS-G4-0106)
如附件1，呈總經理審核。
6.2.2總務人事組主管依總經理裁示，進行計劃之修訂。

年度會議計劃表
(MS-G4-0106)
總經理
3
審核
6.3審核
6.3.1總經理依年度政策之需求及掌控工作進度之需求，審核〝年度會議計
劃表〞(MS-G4-0106)如附件1，若核可，進入流程4，進行公佈實施
作業若未核可，則回到流程2，進行計劃修訂作業。

年度會議計劃表
(MS-G4-0106)
總務人事組
4
公佈實施
6.4公佈實施
6.4.1總務人事組主管依【文件與資料管制程序書】(MS-M2-0501)之相關規
定將〝年度會議計劃表〞(MS-G4-0106)如附件1辦理公告，並其分發
給董事長、總經理、各部門主管、各單位主管與管理代表，由各會議
召集人據以召開會議。
文件與資料管制
程序書
(MS-M2-0501)
年度會議計劃表
(MS-G4-0106)
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文件編號
MS-M2-0103
制訂日期：89年10月26日
修訂日期： 年 月 日
版次：A.0版
頁 次
第3頁共5頁
四、權責
單位
五、作業流程
六、作業內容
Who，When，Where，How to do，What
七、參考文件
八、應用表單
No
流程
相關單位
總務人事組
5
通知
6.5通知
6.5.1各會議召集人依各會議所需之前置時間，以電子郵件、傳真或親自送
交方式，分發〝會議通知單〞(MS-M4-0108)如附件2給各會議之與會
人員，若有變更則另行以電話通知，若為每週召開一次之會議，由各
會議召集人直接通知各會議之與會人員，不需分發〝會議通知單〞
(MS-M4-0108)如附件2。
6.5.2不定期召開之會議，各會議召集人決定會議之日期、時間與地點前，
應避開固定會議召開之日期、時間與地點，若需使用總公司二樓會議
室，須先聯絡總務人事組事務員，確認可以使用後，依本作業內容
6.5.1之相關規定，通知各會議之與會人員。

會議通知單
(MS-M4-0108)
相關單位
6
會前準備
6.6會前準備
6.6.1各會議召集人於召開會議前，依〝會前準備清單〞(MS-M4-0111)如附
件3，進行各項會前準備事宜，各與會人員依職務所需或主管指派，
準備會議所需之資料與文件。

會前準備清單
(MS-M4-0111)
相關單位
7
會議召開
6.7會議召開
6.7.1各與會人員於會議召開時間，準時與會，主席依會議程序依序進行。
6.7.1.1會議程序：
A主席宣佈會議開始
B主席致詞
C上次會議決議事項檢討報告
D討論事項

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制訂日期：89年10月26日
修訂日期： 年 月 日
版次：A.0版
頁 次
第4頁共5頁
四、權責
單位
五、作業流程
六、作業內容
Who，When，Where，How to do，What
七、參考文件
八、應用表單
No
流程

E臨時動議
F結論
G散會
6.7.1.2注意事項
A各與會人員應於會議開始前10分鐘完成簽到。
B各與會人員若因故可能遲到，應於會議開始前與各會議召集人聯
絡報備，未報備者依公司差勤之相關規定論處；若因故無法與會
時，應於會議開始向各會議召集人請假，若未經准假而無故不到
者，依曠職論處。
C若未事先指派記錄人員，主席於會前指派。
D主席應注意議程進行之掌控，把握時效並使議事功能確實發揮。
E會議決議事項由各會議主席負責追蹤管制。

相關單位
8
記錄/修正
6.8記錄
6.8.1會議記錄人員應於會後三個工作天內，完成會議記錄(包含繕寫、打字
與校稿)，呈該會議主席進行審核，會議記錄表格式樣詳見〝會議記錄
首頁〞(MS-M4-0109)如附件4與〝會議記錄內頁〞(MS-M4-0110)如附
件5。
6.8.2會議記錄人員依各會議主席提示，修正遺漏或誤差內容。

會議記錄首頁
(MS-M4-0109)
會議記錄內頁
(MS-M4-0110)
相關單位
9
審核
6.9審核
6.9.1各會議主席依會議內容審核會議記錄是否有遺漏或誤差，若無，進入
流程10，進行分發辦理作業，若有，則回到流程8，進行修正作業。

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文件編號
MS-M2-0103
制訂日期：89年10月26日
修訂日期： 年 月 日
版次：A.0版
頁 次
第5頁共5頁
四、權責
單位
五、作業流程
六、作業內容
Who，When，Where，How to do，What
七、參考文件
八、應用表單
No
流程
總務人事組
相關單位
10
分發、辦理
6.10分發、辦理
6.10.1總務人事組事務員依【文件與資料管制程序書】(MS-M2-0501)之相關
規定，進行會議記錄之分發。
6.10.2相關單位依會議決議事項執行，由各會議主席負責跟催。
文件與資料管制
程序書
(MS-M2-0501)

相關單位
11
確認
6.11確認
6.11.1各會議主席確認各會議決議事項之執行結果，並作成報告於下次會
議中，提出檢討。

相關單位
總務人事組
12
記錄存查
6.12記錄存查
6.12.1相關單位主管與總務人事組主管依【品質記錄管制程序書】(MS-M2-
1601)之相關規定，彙集所有相關之表單記錄並妥善保存。
品質記錄管制程
序書
(MS-M2-1601)

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你一定要坚强，即使受过伤，流过泪，也能咬牙走下去。因为，人生，就是你一个人的人生。
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命运如同手中的掌纹，无论多曲折，终掌握在自己手中
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