行政办公室职责范围.doc

公司行政办公室职责范围公司行政办公室受常务副总领导，行政部职员直接向办公室主任报告工作，办公室主任再向常务副总汇报。一、部门职责1、 部门协调：各职能部门的关系协调2、 建章立制：建立各项规章制度并检查实施情况，促进各项工作规范化管理。3、 资料管理：负责公司资料、信息等管理，以及宣传报道工作，沟通内外联系和上下联系。4、 会议管理：公司会议组织，记录及记录归档工作。5、 印章管理：公司印章管理。6、 证照管理：公司证照管理7、 办入、离职手续：员工入职、离职过程中与行政相关的手续办理。8、 档案管理：公司各类档案的管理、归档、保管、借阅等。9、 考勤管理：员工考勤、出勤统计、报表、分析等10、车辆管理：公司各类车辆的使用管理及年检工作。11、实物资产管理：公司实物资产的统计及管理。12、文件控制：（1） 发文制度及行文程序的拟定和实施。（2） 公司文件发放。（3） 文件与资料登记、编号、发行、保管、维护等。（4） 过期文件的处理。（5） 文件汇编。（6） 文件与资料的有效控制。13、公司公共关系维护和改善工作：（1）内部公共关系的建立和维护。（2）外部公共关系的建立和维护，包括与政府部门、同行、社区、新闻媒体等公共关系。14、行政检查：对公司内各部门的行政管理工作进行定期与不定期检查与考核。15、费用预算：行政开支预算的编制。16、成本控制：行政开支成本控制。17、其他职责：与行政部工作相关的职责范围和工作内容。二、职责范围1、负责贯彻公司领导指示，做好上下联络沟通工作，及时向领导反映情况和反馈信息；搞好各部门间相互配合，综合协调各部门的工作；对各项工作和计划进行督办和检查。2、根据领导意图和公司发展战略，负责起草年度工作计划、年度工作总结和其他重要文稿，牵头或协助公司的规划研究。 3、负责全公司日常行政事务管理，协助常务副总日常工作，负责总经理及常务副总日常活动和外出活动的安排。 4、组织安排公司办公会议，或会同有关部门筹备公司其他会议及有关重要活动，做好会议记录和整理会议纪要，根据需要按会议决定发文。 5、负责公司来往信函的收发、登记、传阅、批示，做好公文的拟订、审核、印刷、传递、催办和检查，及文书档案资料的归档立卷管理工作。6、做好公司历年大事记的原始资料收集和编纂工作，定期或不定期编辑公司简讯、简报或内部发行的刊物。7、负责公司保密工作和法律事务，妥善保管和正确使用公司印章和介绍信。 8、负责前台接待、客人来访迎送等招待工作。9、负责公司办公设施的管理。包括公司办公用品采购、发放、使用登记、保管、维护管理工作，负责传真机、复印机、计算机、手提计算机的管理和使用。 10、协助信息部门做好信息系统总体开发工作，提高行政办公效率，重点监控计算机联网后的信息保密。 11、负责行政后勤管理制度制定、检查、监督、控制和执行。12、负责组织编制年、季、月度行政后勤工作计划，本着合理节约的原则，编制年、季、月度后勤用款计划，搞好行政后勤决算工作，并组织行政工作计划的实施和检查。13、负责员工生活费用管理和核算工作，建立健全员工生活费用成本核算制度，制定合理的生活费用标准，对盈亏超标进行审核。14、负责做好公司经营用水、用电管理工作，认真抓好水、电的计量基础管理工作，定期检查和维修计量器具，抓好电气设备和线路的保养维修，加强用水、用电费用核算，及时交纳水、电费。15、负责员工就餐的卫生管理工作，定期询问公司员工对就餐质量的要求，确保员工就餐安全。16、负责公司内部治安管理工作。维护内部治安秩序，搞好治安综合治理，预防犯罪、刑事案件和灾害事故的发生，保护公司财产安全，确保生产、工作的顺利进行。17、负责建立和完善安全责任制，建立以防火、防盗、防灾害事故为主要内容的安全保卫责任制，做到组织落实、制度落实和责任落实。18、为丰富员工文化生活，组织安排各种文体活动和旅游活动。 19、完成总经理及常务副总交办的其他任务。 行政部各岗位工作职责一、办公室主任岗位职责岗位名称：办公室主任所属部门：行政部直接上级：常务副总直接管辖范围：公司行政部、办公室工作目的：协调公司内部各部门之间以及公司外部与政府有关部门、社区有关方面之间的关系；进行有效的执行、沟通和协调，检查督促各部门的工作落实情况，做好后勤服务工作，保障公司正常运行具 体 工 作 职 责1.领导行政部工作并具体主持行政事务工作，制定本部门工作计划。监督、检查各部门对公司各种规章制度执行情况，每月统计上报并出据奖惩建议书；2. 负责公文起草和管理，包括拟订公司行政管理方面的各种规章制度及公司综合性文件、报告、请示、申请、函，以及根据总经理要求对公司的发展规划、工作计划、总结等拟订、催办和检查；3. 做好协调工作，包括公司部门与部门之间的协调，上级与下级之间的协调，协调内容涉及人、财、物等方面的问题，更好地发挥职能部门的作用。4.指导和督导办公室有关人员做好公司文件及重要档案资料的编号、打印、收发、整理、登记、归档和保管工作。5. 负责公司历年大事记的原始资料收集和公司年报的编纂工作，负责企业形象宣传、对外联络、公共关系；安排客户的接待工作。6. 负责机要保密管理工作，负责公司保密工作和法律事务，妥善保管和正确使用公司印章和出具对外证明、介绍信、上级发来的机密文件、资料、合同、传真电报、领导会议内容、外事工作等。 7. 要明确落实到部门和责任人，确定工作质量要求，及时进行组织和实施；在执行中要经常督促、检查落实情况，保证交办任务按时间、按标准、高质量完成；8.负责联络政府有关部门和社区有关方面的关系，搞好对外合作。9. 完成总经理及常务副总临时交办的其他工作任务。二、行政助理岗位职责岗位名称：行政助理所属部门：行政部直接上级：办公室主任直接管辖范围：办公室工作目的：协助办公室主任做好办公室日常工作具 体 工 作 职 责1. 负责公文起草和管理，包括拟制公司行政管理方面的各种规章制度及公司综合性文件、报告、请示、申请、函。公司文件的拟制、收发、存档（技术类除外）；2. 负责公司相关会议的组织、召集，制定会议议程，落实会议决议；会议前做好会议资料、会议通知和会场布置等准备工作，会议中严密准确地组织好各项议程；会后妥善处理整理记录、编写公示会议纪要等；3. 严格执行公司印章管理，认真做好公司资质的年检及审核工作；4. 负责公司各类文件打印、复印；报刊和杂志的预订、发放及信件收、发工作；5. 认真维护好公司办公设施的管理，负责公司办公用品和办公设备的采购、保管、调配、发放、使用登记、保管、维护管理工作。6. 负责员工食堂的账单、票据检查、监督工作，每月按时统计员工用餐核算表；7. 负责办公室及员工宿舍的安全、卫生监督、检查工作，保证办公环境整洁、有序；8. 完成报销票据的整理与结算工作；9. 服从办公室主任的工作安排，完成领导临时交办的其他任务。三、行政部文员岗位职责岗位名称：行政文员所属部门：行政部直接上级：行政助理直接管辖范围： 办公室工作目的：协助办公室主任及行政助理做好办公室日常工作具 体 工 作 职 责1. 负责前台接待、登记、引见、接送来访宾客。2. 负责接转电话，做好电话记录。3. 负责公司书籍，电子文件、报刊的整理、收集、分类、编号、保管工作。要求收集齐全，装订规范、存放有序。负责书籍、刊物资料借阅登记，及时督催促归还。4. 负责文件、资料的打印、复印、登记、发放、装订，做到规范、准确、及时。5. 负责请假及加班申报单的保管、汇总、造表。6. 熟悉各类物品的品种、性能、规格、物价，掌握库存物品的使用情况。7. 负责办公室用品、电脑耗材等物品的库存保管工作，熟悉各类物品的品种、性能、规格、物价，各种用品、零配件分类清楚，排列整齐，存取方便。履行领用签字登记手续。8. 保管、登记和按规定发放公司办公文具与器材。9. 负责传真收发与登记。10.管理饮水，登记、发放水票。11.负责维护电脑、打印机、传真机等文印设备保管，保修卡、驱动程序等资料，发现故障，及时通知维修人员或供应商修复，确保设备正常使用。12.负责监督打卡和汇总考勤。13.服从办公室主任的工作安排，完成领导临时交办的其他任务。其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。二培训的及要求培训目的安全生产目标责任书为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：一、目标值：1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。2、现金安全保管，不发生盗窃事故。3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。4、安全培训合格率为100%。二、本单位安全工作上必须做到以下内容： 1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。 2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。 3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。 4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。 5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。 6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。 7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。 8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。 10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。 三、 安全奖惩： 1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。 2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落