(采购部职责和岗位说明书)2014.07.03下发.doc

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质量管理体系文件
文件名称
采购部职责和岗位说明书
文控标识

文件编号
CMS-05-00023-15
版本
B
编制部门
采购部
生效日期
2013/11/29

发布签署

岗位/职务
姓名
签署
签署日期
编制
经理
孟卫东
孟卫东
2013.11.29
审核
经理
孟卫东
孟卫东
2013.11.29
批准
副总经理
寇国治
寇国治
2013.11.29
发放方式
纸文档 □光盘+签署页 □
归档方式
纸文档 □光盘+签署页 □

更 改 记 录
版本/修订次数
更改页
更改单号
更改主要内容
生效日期
B
2-3
201311005
增加采购部副经理及采购工程师岗位及工作职责
2013.11.29

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1 目的
根据公司的生产销售需求，在相关部门职能的配合协助下合理实施采购任务，严格制度并执行采购制度与采购工作流程，，实现采购物料的资源优化配置，确保企业各项业务顺利经营。

2 范围
适用于采购部全体员工。

3 部门组织机构/岗位配置图

采购部经理

采购部副经理

采购工程师

采购专员

4 部门职责
1） 库存状况的掌握及控制；
2） 组织评价、选择合格供方；
3） 与掌握市场信息，优化进货渠道，与供方协商争取最有利的采购条件，包括质量、包装、品牌、价格、进货、奖励、订货办法、订货数量、交货期限及送货地点等；
4） 实施物料采购，与供方签订采购合同；
5） 不合格品退货监督；
6） 对合格供方的管理工作；
7） 维护采购价格；
8） 采购合同的记录，存档工作；
9） 与财务部进行采购账务的核对工作；
10） 协助其他部门完成投标工作、产品售前售后服务工作；
11） 原材料信息收集工作；
12） 开拓原材料货源工作；
13） 依据质量体系文件规定做好质量纪录，对本部质量体系的运行情况精心监控分析。完场部门质量考评工作；
14） 完成公司领导交办的其他工作。

5 主要岗位说明书
5.1 采购部经理
直属上级：主管副总经理
职位概要：负责主持公司供应商的评审、选定，经营设备、备件的采购实施工作。
工作职责及权限：
1、对公司采购价格的保密管理；
2、组织制定采购计划，掌握库存情况，制定采购费用预算、审核及报批，
3、开拓市场供货渠道，进行赛选，合理降低采购成本；
4、实施采购，在授权范围内与供应商签订采购合同；
5、监督指导部门员工规范工作，并对其工作进行评价，有奖惩的建议权；
6、负责与供应商联系对供货产品的技术培训，并落实部门员工产品知识及业务水平的培训；
7、对不合格品退货进行监督和处理；不合格产品与原厂的协商管理；
8、搜集产品销售、顾客产品需求、同行业竞争对手销售、供应商产品变动等相关信息，为公司决策提供相关信息；
9、按照ISO9001:2008标准贯彻落实本部岗位责任和工作标准，密切各部门关系工作，加强与各部门的协作配合，做衔接协调工作。
任职资格：
1、教育背景；计算机、医学、电子类相关专业专科及专科以上学历。
2、培训经历：无。
3、经验：两年以上医疗器械采购相关工作经验。
4、技能技巧：
1）熟悉产品的结构、性能、工作原理；
2）掌握谈判技能，有一定的谈判技巧；
3）具有良好的管理协调能力 。
5、 工作态度：
1）工作严谨细致，有责任心，学习能力强，善于分析、思考问题。
2）有时间观念独立性强，具备团队合作精神。
工作条件：
1、工作场所：办公室或供应商办公现场。
2、环境状况：舒适。
3、 危 险 性：基本无危险，无职业病危险。

5.2 采购部副经理(霍晶晶）
直属上级：采购部经理
职位概要：负责采购供应商资格审核，组织做好本部门质量管理、测量管理体系维护、问题点整改、后续改进工作，组织做好本部门管理评审、内审、各种性质外审的准备工作，款项审批和付款准备工作，与财务部门衔接和沟通工作。
工作职责及权限：
1、供应商资格审核，确认合格供应商，编制合格供方名录及合格经营产品名录，组织建立供方档案、合格供方资料的收集、整理和分类归档工作。
2、组织本部门质量管理、测量管理体系维护、问题点整改、后续改进工作，组织本部门管理评审、内审、各种性质外审的准备工作。组织日常重要质量信息的收集、跟踪、归档等工作。
3、负责按采购物料付款的要求，做好款项审批和付款准备工作。
4、负责采购发票的接收、核对信息、及时递交财务，部门间的衔接和沟通工作。
5、负责采购统计工作，按时做好月报、年报，报采购经理。
6、配合采购经理，按照ISO9001:2008标准贯彻落实本部门岗位责任，加强与各部门的协作配合，做衔接协调工作。
任职资格：
1、教育背景；大专以上学历。
2、培训经历：无。
3、经验：两年以上医疗器械采购或财务工作经验。
4、技能技巧：
1）掌握办公软件的应用；
2）熟悉产品的结构、性能、工作原理；
3）掌握谈判技能，有一定的谈判技巧；具有良好的管理协调能力 。
4）原则性强，具备一定的统计能力和数据分析能力
5、工作态度：
1）工作严谨细致，有责任心，学习能力强，善于分析、思考问题。
2）有时间观念、独立性强，具备团队合作精神。
工作条件：
1、工作场所：办公室或供应商办公现场。
2、环境状况：舒适。
3、危 险 性：基本无危险，无职业病危险。

5.3 采购工程师（商岩、史玉镯）
直属上级：采购部经理
职位概要：负责新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作；与供应商的比价、议价谈判工作；负责采购计划编排．物料之订购及交期控制
工作职责及权限：
1、新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作。
2、对新供应商品质体系状况（产能、设备、交期、技术、品质等）的评估及认证，以保证供应商的优良性。
3、与供应商的比价、议价谈判工作；
4、对旧供应商的价格、产能、品质、交期的审核工作，以确定原供应商的稳定供货能力。
5、及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况，以期提升产品品质及降低采购成本。
6、负责采购计划编排．物料之订购及交期控制。
7、与供应商以及公司其他部门之间的日常沟通协调等工作。

任职资格：
1、教育背景：大专以上学历。
2、培训经历：无。
3、经验：一年以上医疗器械技术或财务工作经验。
4、技能技巧：
1）掌握办公软件的应用；
2）了解公司经营产品的结构、性能等知识；
3）原则性强，具备一定的统计能力和数据分析能力。
4）知识面广、善于与各类性格的人交往，善于沟通与交际。
5、 态度：
1）工作严谨细致有责任心，学习能力强，善于分析、思考问题。
2）有时间观念，独立性强，具备团队合作精神。
工作条件：
1、工作场所：办公室。
2、环境状况：舒适。
3、危 险 性：基本无危险，无职业病危险。

5.4 采购专员（郭兆峰、杨敏、杨娜、肖东华、孙丽丹、王秋娟、田雪）
直属上级：采购部经理
职位概要：负责采购产品供应商的联系，采购计划的落实，供应商资料的收集、整理和保管。
工作职责及权限：
1、 依据采购部计划实施具体采购工作；
2、 负责采购样品的联系、落实报审、定样，对采购物料严格执行采购程序，及时向供应商索取质保书或当场（委托）检验；
3、进行采购账务的记录、汇总及核对；
4、负责采购发票的催要、核对、记录，与供应商日常沟通协调工作
5、供应商相关资质、资料和采购合同的收集、整理和更新；
6、采购相关数据信息的整理、统计和汇总；
7、按照ISO9001:2008标准及程序文件要求贯彻执行，并做好相应记录。

任职资格：
1、教育背景：大专以上学历。
2、培训经历：无。
3、 经验：一年以上医疗器械技术或财务工作经验。
4、 技能技巧：
1）掌握办公软件的应用；
2）了解公司经营产品的结构、性能等知识；
3）原则性强，具备一定的统计能力和数据分析能力。

5、 态度：
1）工作严谨细致有责任心，学习能力强，善于分析、思考问题。
2）有时间观念，独立性强，具备团队合作精神。
工作条件：
1、工作场所：办公室。
2、环境状况：舒适。
3、危 险 性：基本无危险，无职业病危险。
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