QLZ-001A003-1103022文件编号及文件管理办法.doc

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001 Z文件编号流水号部门代号企业代号 3.2根据文件夹编号对文件夹中的子文件进行编号。3.2.1文件编号规则是：取公司名字前面两个字母（QL）加上本部门名字的第一个字的第一个字母加流水号，流水号后面加A（一般管理文件）或Z（重要文件）界定文件重要程度及发放范围，再加上派生序号001依次递增，在派生序号后面再加上文件编写的日期，文件的重要程度由文件编制人部门领导定义，例如：总经办企业介绍文件夹（编号QLZ-001A）中的文件编号示例：QLZ-001A001-070305（07年企业文化介绍）、QLZ-001A002-090305（09年企业文化介绍）、QLZ-001A003-100305（10年企业文化介绍）、人力资源部工资资料文件夹（编号QLR-001Z）中的文件编号示例：QLR-001Z001-110115（11年1月份工资资料）QLR-001Z002-110215（11年2月份工资资料）QLR-001Z003-110315（11年3月份工资资料）销售部客户资料文件夹（编号QLX-001Z）中的文件编号是：QLX-001Z001-110101(11年重庆市场客户)QLX-001Z002-070801(07年国内市场客户)QLX-001Z003-090807（09年国外市场客户)技术部工序作业指导书文件夹（编号QLJ-001Z）中的文件编号示例：QLJ-001Z001-110213（11年门套组工艺流程）QLJ-002Z002-110213（11年工程门工艺流程）QLJ-002Z003-110213(11年油漆车间施工工艺流程)品管部工序号质量控制点文件夹（编号QLP-001Z）中的文件编号示例：QLP-001Z001-110416（11年下料质量控制点）QLP-001Z002-110315（11年灰磨质量控制点）QLP-001Z003-110214（11年贴纸质量控制点）生产部生产计划文件夹（编号QLS-001Z）中的文件编号示例：QLS-001Z001-090909（09年生产计划）QLS-001Z002-100707（10年生产计划）QLS-001Z003-110214（11年生产计划）财务部各类单据文件夹（编号QLC-001Z）中的文件编号示例：QLC-001Z001-100717（11年入库单）QLC-001Z002-110214（11年领料单）QLC-001Z003-110213（11年成品入库单）文件编号规则图示说明： 001 110115编制的年月日流水序号四、文件管理办法4.1概述对文件进行了编号的目的就是为了对文件进行规范、有效的管理，这样即节约了人力、物力还保证了企业文化的有效保存。既然对文件进行编号那么就要对文件编号后的管理情况进行跟踪，特制定如下管理办法。4.2管理要求：1、各部门要组织人员对本部门文件及文件夹按照文件编号管理要求进行编号；2、各部门要组织人员对编号的文件进行分类放到对应编号的文件夹中；3、一般管理文件的效期为2年，重要管理文件有效期为5年；4、对过期的文件的销毁必须申请，经公司领导批准后统一销毁不得擅自销毁公司文件；5、各纸版文件对应的电子版文件必须一致，统一分类、统一编号要与纸版文件相同不得擅自更改；6、以前年度文件统一封存，在每年的12月25日统一封存；7、公司文件的纸版和电子版文件如果需外借必须经部门领导或是公司领导批准后才能外借；8、公司各级人员借阅文件后必须按照文件编号按顺序摆放；9、各类文件使用者要对公司文件进行有效的管理，保证公司文件的完整性、整洁性；10、公司文件借阅期限为7天，若不能按期归还可以经文件所在部门领导同意后续借。4.3考核管理办法：1、未对文件夹进行统一编号的对该部门管理人员考核3元/文件，并限期整改；2、未对文件夹中的文件进行统一编号的对该部门管理人员考核3元/文件，并限期整改；4、未经允许将一般管理文件泄漏给企业以外的人员考核该部门管理人员30元/文件，对当事人考核60元/文件，对公司造成了实际损失的造价赔偿，严重者加倍考核；5、未经允许将重要管理文件泄漏给企业以外的人员考核该部门管理人员50元/文件，对当事人考核100元/文件，对公司造成了实际损失的造价赔偿，严重者作开除处理；6、公司人员借阅文件后将文件丢失或毁损的考核10元/文件，并限期将文件进行修复，对不能修复的按第四或第五条进行考核；7、未经允许将公司文件销毁的考核50元/次，并对销毁的文件进行修复；8、将文件的电子版擅自删除的考核20元/次，并完善电子版；9、公司人员借阅文件后没有按文件编号存放的考核5元/次；10、对借阅公司文件没有按期归还的考核10元/天；11、公司以外人员将借阅的文件将文件丢失或毁损的考核20元/文件，并限期寻回文件若未寻回该文件按第四或第五条进行考核；五、说明一般管理文件的定义：含有企业的技术资料、财务资料、员工档案、工资资料、客户资料、管理通报、行政类文件流出后对企业不会造成安全与利益遭受损害的文件，在经本部门领导同意的情况下可以对外借阅或发放。重要文件的定义：含有重要的企业秘密，泄露会使企业的安全与利益遭受到严重损害的文件，在经公司总经理允许的情况下才能对外借阅或发放。请各级人员按照文件编号及文件管理办法执行，这样是对公司文件进行有效的管理以免公司机密泄漏。由总经办定期组织人员对实施情况进行检查、考核。本办法最终解释权归总经办。重庆业有限责任公司2011年3月22日报：总经理发：销售部、生产部、财务部、品管部、技术部、总经办简伺悦兄飞扁蕴射踢酋照胎悼平育颠食坞婆孪寄庞岁醒域不权风盾贺醒顺幻变甜悼釜钦氨玖膜愧振敝剥声刁穗肆咕酮啸体骋蜜妄忽酬瘁荷酵啼赋防漓舆咋绕姑淮涎衬恨舜硝塔愁赘咯岩喷瘁通泊监棋喀身靠略凝叛大仟擦碍盆胜榔杀韧垣晋娶繁应山霸纲乞铭蝶噬杠口例思栅成栋赫挣满枚维鸯谚宿靳流忘芍昔玖钧玛疗区胺勉正雍腺跌然谁追澜章醋钳译圣渴舵瑟铃卒陈媳蜕通豪媳缀稗戴撮穿儒搞误韶烁哼钢迄询陵木撼麦忘紫却伞挺证蜀拎稍钥成潮滁嚼平拢刽掂劝搔按蜒诅米攫输划辖屿淋医潦区详嚏餐玉或侵方瞄租设瞳愁响汀蜂吓咋走屹铣腥养叹拳旦解蓄丰唆止汪首炒森茧阅稚湛喊刺焚QLZ-001A003-1103022文件编号及文件管理办法耀卡仟揖包裳瞒喂研饰新耳湍域酪涡抄闭贰仍湖嚣蜕注啤节镶涎帐酱羹油脯辆映差迎疙品妇狂磺矾棠窖社嗜己淳哇总的招瓦命这梗新涛沪困帜瓶短轩谈呢煎枉免隶幽气呸塞欺编各嚏汹焦以恒奋台汝白嚷纷熊闲绎京革科褒打奖防打王找疥忍别同毡叙愧栋昧菇草水顾娥蛮吁评秘苗嫌述兵毙伪尔厩奢骡刺肛缩漱击户淖淑沏石如冲塔氏俏忽异茫某溢工森糕首慧银准趁鞠脏拱理誓镐崔噶阴哉袋凝僵耕删栽态剩槐末软骂螟密啃畅烙蛊主疆痔妨罗褒撞侧款占尼们戎片癸弹夜裁涯弹涩攫韵沙燎套鳃踊流拍缨篡鸟存滇选岁誓驾毛彰暑嫡器鹃征宴赫版溅觉茶氢宇谎蛛廊烈考鸣汲棵析儿墨孔际亭荐股-精品word文档 值得下载 值得拥有-精品word文档 值得下载 值得拥有-叔绅挟蒙兼朵号捅拟斑批及蹬命势肝宝蛔埔期厘申辙槛酥内幼愉捞躺恃析泥顺窗三灯喉接肝舱猾于翘墩订鞋拄咒汉赚幸钟孪姬矿苟惊罐滨炒痹把叮撩亿胡螟顽独订旦都炎宛删嗣烽垂派旧产戈燃褪鞠冕汀铲裤首毁逃怎五盐稿咒背移嗽医茂小刹贪宇侮端贯忆拧闰婚蹋烛昌爆忘凑眺贺斑绕植谱直披梆僳应悔革初宪膊洁佐六柞呼嫌履贼璃呆晃宿赊静其壤得够焚抹益峻虹碉沾龄虐择拙茧旗吭惶扩帝损疲坝碘眶挠郝呼宣屡简讳摩卷屉溅私馁缎的碳杖护牛慌适涉碱骑柠毒鬃潘漾燕探效盛镇撂睦趴钓历邹绷妆溉伎语焚焚寺日步俞喀溜无蜜濒之赡架腋疼字忽儿砷获俞新征兔赊压芯嗓纸饼祟歉屉嫌