材料设备选择和管理流程.doc

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集团材料设备供方选择与管理流程
（集团总部主导）

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1. 目的
1.1 遵循公平、公正、公开的原则，对材料设备供方的选择过程实施控制，选择符合公司业务要求的采购合作伙伴；健全材料设备供方的履约评价机制，逐步形成稳定可靠的外部资源伙伴。
2. 适用范围
2.1 适用于房地产开发过程中，集团采购管理部主持的材料设备类合约：电梯、入户门、20万元以上（含20万元）的电缆及以后时机成熟时经集团相关领导审批增加的项目。
3. 招投标组织
3.1 集团采购招标小组：组长由总裁担任，集团采购管理部负责人或其授权人任执行组长，成员来自于集团财务管理部、集团技术管理部和成本部人员各一名、集团采购管理部1-2人、集团风险管理部1人、项目公司总经理或指定代表、项目公司采购部经理或经执行组长同意的授权人、外部专家根据需要参与，原则上不超过9人，成员总数原则上应为单数。
3.2 集团采购定标小组：组长-董事长，执行组长-总裁，成员分别为集团采购管理部、技术管理部、财务管理部及成本管理部分管领导、项目公司总经理、外部专家根据需要参与、成员总数原则上应为单数。
3.3招标小组和定标小组为非常设机构，在每次招标前集团采购管理部上报成员名单，总裁确认。
4. 职责
4.1 项目公司采购部
4.1.1 提出单项材料设备采购计划申请（对象、进场时间、技术、经济要求）；
4.1.2 组织材料设备供方的履约评价。
4.2 项目公司总经理
4.2.1 参与定标。
4.2.2 审批供方履约评价。
4.2.3 审批本项目材料设备采购计划。
4.3 集团采购管理部及分管领导（每次审批回复时间为2天）
4.3.1 集团采购管理部按项目公司提出的单项材料设备采购申请编制单项材料设备采购工作计划，并及时汇总为集团采购工作计划；
4.3.2 集团采购管理部组织集团采购范围内的材料设备供方采购，包括入围供方考察、编制招标文件、组织开标评标定标、技术与商务要点谈判、协助供方与项目公司签订合同等；
4.3.3 集团采购管理部对材料设备供方等级评定进行确认，并组织年度等级评定调整；
4.3.4 集团采购管理部审核项目公司合同金额20万（含）以上的材料设备采购的招标文件和中标单位。
4.3.5 集团采购分管领导审核入围供方名单及招标文件；
4.3.6 集团采购分管领导审核评标结果；
4.3.7 集团采购分管领导审批合同；
4.3.8 集团采购分管领导审批招标小组会议召集、出差考察、交流学习等组织工作。
注：集团采购分管领导未到岗时，其职责由集团总裁履行；
4.4 集团风险管理部
4.4.1 风险管理部成员可列席招标评标会议,风险管理部监督招投标工作的合规性和公平性，但不参与具体评标意见。
4.5 集团总部成本管理部、财务管理部、技术管理部、招标小组其他成员：
4.5.1 配合完成集团采购范围内入围供方考察、招标文件编制、开标与评标、合同谈判等。
4.6 集团总裁
4.6.1 审批入围供方名单；
4.6.2 审批招标文件。
4.6.3 根据集团定标小组意见确认中标备选单位。
4.7 集团董事长
4.7.1 审批中标单位，对定标结果具有一票否决权。
现有项目公司部门设置与标准项目公司部门设置对应关系：
标准项目公司
芜湖公司
铜陵公司
宣城公司
营销部
策划部、销售部
营销部
营销策划部
设计部
设计部
设计部
总工程师办公室
开发部
开发部
开发部
前期事务部
工程部
工程部1、2
工程部、景观部
工程管理部
成本部
预算部
预算部
工程成本管理部
财务部
财务部
财务部
财务部
办公室
行政人力部
综合部
总经理办公室
采购部
预算部
采购部
材料管理部
5. 工作程序
5.1 单项工程项目招标工作计划的提出
5.1.1 项目公司采购依据《材料设备总体合约工作计划》结合开发计划和工程计划的需求，提出单项材料设备采购计划申请（对象、进场时间、技术、经济要求），并报集团采购管理部。
5.1.2 集团采购管理部管理部按项目公司提出的单项材料设备采购申请，编制集团采购范围内的单项材料设备采购工作计划；
5.2 招标
5.2.1 确定入围单位：
1) 集团采购管理部负责收集供方信息，选取企业资质，业务范围、业绩及人员配备均符合要求的供方单位进入入围名单（不少于三家）。对于供方库中的合格和试用供方，不需要入围考察，直接进入入围名单。对于非供方库的单位，需综合考察后入围。其中进行综合考察选择入围投标单位原则上力求每次招标均有新入围的投标单位参与投标。
2) （CP点-关键控制点）综合考察分为公司考察、项目考察或作品考察。集团采购综合考察由集团总部采购管理部组织进行，可要求其他招标小组成员参加。
3) 考察结束后，集团总部采购管理部（集团采购）组织填写《材料设备供方实地考察评估表》），参与考察人员签字确认。
4) 集团总部采购管理部组织填写《材料设备供方资质预审表》，得出考察结论并推荐入围供方，连同《材料设备供方信息表》、供方考察报告/《材料设备供方实地考察评估表》一起报审。其中，《材料设备供方实地考察评估表》中得分60分以下或供方考察报告评定不合格的供方，视为考察未通过，不予以准入。
5) 入围供方由集团采购分管领导审核，总裁审批。
5.2.2 编制招标文件（编制时，应符合《采购类总体合约工作计划》的要求）：
1) 集团总部采购管理部组织编写招标文件，项目公司设计部和工程部配合完成技术部
分，集团成本管理部配合完成商务部分。招标文件内容应至少包括：
a) 投标邀请书；
b) 投标须知；
c) 投标格式；
d) 合同文件（主要条款）；
e) 材料设备技术要求；
f) 材料设备计价规则及单价说明；
g) 评标、定标标准及方法；
h) 其它应当说明事项。
（备注：如果招标文件有集团范本，需参考范本编制，改动处须加红标注；招标文件中需注明集团风险管理部联系电话）。
2) （CP点-关键控制点）招标文件集团分管领导审核，总裁审批。
5.2.3 发放招标文件及接收投标文件：
1）集团采购管理部负责向投标单位发放招标文件；集团财务管理部负责收取招标文件工本费、投标保证金。
2）集团采购管理部在招标文件规定的时间组织招标答疑会（可组织现场答疑，也可采用书面收集问题及书面回答的方式）。答疑会会议纪要经集团采购分管领导审批确认后发给所有投标单位，并存档。
3) 集团采购管理部负责接受投标文件。原则上，公开招标和邀请招标回标单位少于3家时，需再次组织投标单位投标，回标单位达到3家或以上后才能开标。
5.2.4 开标及评标：
1) 开标：集团总部采购管理部（集团采购）相关人员作好开标记录；评标会上当众宣布评审办法，检查密封状况，启封各参加投标单位的文件和补充函件，在会上向小组成员公布其主要内容。
2) 评标：集团采购管理部组织评标会，集团总部招标小组成员全体参与，不得无故缺席，会上要求小组成员每人均要发表意见，评标过程保留记录，汇总形成评标会议纪要。集团总部采购管理部根据评标意见填写《材料设备评标定标审批表》，并与《评标记录》一同报集团定标小组参考定标。
5.2.5 定标：定标小组成员给出定标意见，由执行组长提议中标单位，中标单位最终由董事长审批。定标小组人数应为单数，遵从少数服从多数的原则，但组长有一票否决权。
5.2.6 中标单位经董事长审批后，集团采购管理部管理部负责向中标单位发出中标通知书，告知未中标单位，并公示。集团财务管理部向相应单位退还投标保证金。
5.3 合同签订：
5.3.1 中标单位应在接收中标通知书七个工作日内到项目公司到项目公司办理合同签定手续，逾期不签订合同则由定标小组另选中标单位或招标小组重新招标。招标完成后，招投标结果由集团采购管理部管理部通报各部门，并按规定公示。
5.3.2 集团总部采购管理部应协助项目公司采购部完成与材料设备供方的合同签订，并对重要事项进行交底。项目公司采购部应按照《合同管理指引》组织与中标单位签订合同，报集团采购管理部和风险管理部同步审核，集团分管领导审批。
5.3.3 如有集团范本，合同必须参考范本编制，改动处须加红标注。
5.4 供方履约评价
5.4.1 （CP点-关键控制点）在合同履行过程中及完毕后，项目采购部需组织对材料设备供方的履约行为进行评价，基于评价结果，集团采购管理部在年底进行供方库调整，具体详见《工程项目与材料设备供方库建立与管理指引》。
6. 附则
6.1 本指引未尽事项参照其它制度的相关规定执行。
6.2 本指引由集团签发后，自颁布之日起执行。
7. 支持文件
7.1 《项目工程合约框架管理指引》
7.2 《项目工程合约策划管理指引》
7.3 《工程项目和材料设备采购招标管理指引》
7.4 《工程项目与材料设备供方库建立与管理指引》
7.5 《合同管理指引》
8. 相关记录
8.1 《单项采购招标计划（模板）》
8.2 《材料设备供方信息表》
8.3 《材料设备供方实地考察评估表（模板）》
8.4 《材料设备供方资质预审表》
8.5 《材料设备技术标评审报告（模板）》
8.6 《材料设备经济标评审报告（模板）》
8.7 《材料设备招标文件审批表》
8.8 《评标记录》
8.9 《材料设备评标定标审批表》
8.10 《合同约谈记录》
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