酒店财务工作流程.doc

丽 江 官 房 大 酒 店P&P财务部 March, 2002目 录编 号项 目页码规定与程序成本控制部ACC./001营运概念4ACC./002成本部人员编制5ACC./003财务计划编制方法6ACC./004报帐程序7ACC./005审核会计凭证帐程序8ACC./006编制收入凭证及登帐9ACC./007会计凭证种类及编号程序10ACC./008会计档案的保存及管理11ACC./009员工饭堂伙食控制办法12ACC./010月度菜价审核工作13ACC./011发票的管理及使用14ACC./012月末盘点程序15ACC./013差旅费管理制度16ACC./014出纳工作程序17ACC./015工资计算19ACC./016固定资产管理办法20ACC./017酒店会计档案保管期限21财务运作部ACC./018信贷部人员编制22ACC./019餐厅收银工作流程23ACC./020娱乐收银程序24ACC./021前台收银程序（散客）26ACC./022前台收银程序（团队）29ACC./023外币兑换程序30ACC./024旅行支票兑换程序31ACC./025客用保险箱程序32ACC./026商场领货程序33ACC./027商场盘点程序34ACC./028商场代销商品收货及结帐程序35ACC./029商场收银机操作程序36ACC./030收银交接班程序37ACC./031备用金、钥匙存放及交接38ACC./032稽核工作流程39ACC./033稽核工作流程（日审）40ACC./034稽核工作流程（夜审）41ACC./035信贷部工作流程44ACC./036街帐的处理程序45ACC./037信用卡的处理程序46ACC./038福食的处理程序47ACC./039交际应酬费的处理程序48ACC./040负责编制的收入会计凭证及登帐49工作描述总会计师50成本控制部成本控制部经理51成本控制部主任52成本核算领班53成本核算员54会计领班55会计员56总出纳57出纳员58财务运作部财务运作部经理59稽核主任60稽核领班61稽核员62信贷领班63收银主任64收银领班65收银员66前台收银员67售货员68规 定 及 程 序POLICY & PROCEDURE部 门:分 部 门:Department: 财务部Outlet: 财务部工作任务:涉及员工:Task: 营运概念 To: 全体员工筹 备:审 批:Prepared by: 总会计师Checked by: 刘继杰 日 期:编 号:Date: 二年三月Reference : ACC. / 001 规 定：Policy： 程 序：Procedures：财务部作为酒店价值流反映的职能部门，其分为两个部门：财务运作部和财务成本部，财务部具体职能如下：1、 负责酒店财务预算的编制、执行、检查、分析；2、 具体制定酒店内部财务管理制度、组织、指导基层部门的财务管理和经济核算；3、 如实反映本单位的状况和经营成本，监督财务收支，依法计算缴纳国家税费，并向有关方面报送财务报告；4、 参与企业经营政策，统筹处理财务工作中出现的问题。规 定 及 程 序POLICY & PROCEDURE部 门:分 部 门:Department: 财务部Outlet: 成本控制部工作任务:涉及员工:Task: 成本部人员编制To: 全体员工筹 备:审 批:Prepared by: 总会计师Checked by: 刘继杰 日 期:编 号:Date: 二年三月Reference : ACC. / 002 人员设置： 共7人，其中经理1人，主任1人，领班2人，职员3人成本员1会计员1会计领班1成本领班1成本主任1财务成本控制部经理1编制架构图： 规 定 及 程 序POLICY & PROCEDURE部 门:分 部 门:Department: 财务部Outlet: 工作任务:涉及员工:Task: 财务计划编制方法To: 筹 备:审 批:Prepared by: 总会计师 Checked by: 刘继杰 日 期:编 号:Date: 二年三月Reference : ACC. / 003 规 定：Policy： 程 序：Procedures：1、 酒店财务计划，应结合董事会、总经理对酒店经营活动的安排，预算期市场各因素变化情况，以及报告期内计划执行情况等，作出详细分析和充分估计后，制订出酒店总体财务计划，酒店财务部门具体承担财务计划的编制，汇总，监督工作。2、 根据酒店总体计划，按各业务部门，依据酒店预计期经营活动计划及历史数据，将酒店计划分解到各业务部门，完成预算从上至下的过程。3、 各业务部门根据分配来的计划指标，参照历史数据及运用合理的预测方法，对指标进行分析，并将分析的结果反馈到酒店财务部，完成对预算工作的从下至上的过程。4、 对各部门反馈的意见，由财务部门集中向总经理汇报，完成预算编制前的调整工作，最终达成酒店预算计划（包括各部门各项目分月指标明细），并下发各部门。5、 每月初，对上月预算指标完成情况进行分析考核，并给予相应奖罚。6、 计划一经确定下达，原则上不予变动，确因特殊情况变动的，需报总经理批准。7、 财务计划包括年度、月度计划。规 定 及 程 序POLICY & PROCEDURE部 门:分 部 门:Department: 财务部Outlet: 成本控制部工作任务:涉及员工:Task: 报帐程序 To: 成本主任/领班/成本员筹 备:审 批:Prepared by: 总会计师Checked by: 刘继杰 日 期:编 号:Date: 二年三月Reference : ACC. / 004 规 定：Policy： 程 序：Procedures：5、 物资进货后，供应商或采购员凭供应商联连同正式发票，经相关批准手续后，到财务成本控制部结算。6、 财务成本部人员接单后，判断是否当月单据。如为当月单据时，直接借记成本、费用或原材料等科目，贷记“现金”或“银行存款”。如属上月的单据，在上月帐没有结之前，以上月末日期借记“XX成本”“XX费用”或“原材料”等科目，贷记“应付帐款”，然后以报帐之日做借“应付帐款”贷“现金”，“银行存款”科目，如上月帐已结，则借记“应付帐款”贷记“现金”、“银行存款”科目。凭证出好交另一成本员复核后，转出纳部支取款项。7、 对于以上报帐金额，在1,000元以下的，可直接出“现金”科目，对1,000元以上的，则按规定使用转账结算。规 定 及 程 序POLICY & PROCEDURE部 门:分 部 门:Department: 财务部Outlet: 成本控制部工作任务:涉及员工:Task: 审核会计凭证帐程序To: 成本经理/主任/领班 筹 备:审 批:Prepared by: 总会计师Checked by: 刘继杰 日 期:编 号:Date: 二年三月Reference : ACC. / 005 规 定：Policy： 程 序：Procedures：1、 审查记帐凭证的完整和合法性依据，包括科目对应关系、借贷是否平衡、数字金额等，摘要是否简明清晰，记帐凭证所附原始单据是否齐全和符合规定，审批手续是否完备，原始单据是否与记帐凭证内容一致，及签章、附件张数、日期、凭证种类的正确性。2、 严格执行财务制度和开支标准，对一切不符合规定的开支和违反收支原则的核算，均要拒绝办理，并及时向总会计师报告。3、 审核完毕后签章，并顺转到相应部门。规 定 及 程 序POLICY & PROCEDURE部 门:分 部 门:Department: 财务部Outlet: 成本控制工作任务:涉及员工:Task: 编制收入凭证及登帐To: 会计员/成本员筹 备:审 批:Prepared by: 总会计师 Checked by: 刘继杰 日 期:编 号:Date: 二年三月Reference : ACC. / 006 规 定：Policy： 程 序：Procedures：1、 复核完上述单据后，据稽核部传递过来的营业收入日报表、餐饮娱乐收入日报表及总出纳报表编制当日的收入凭证，并传递至相关部门复核；2、 据出纳转回的信用卡及相关银行回单，编制会计凭证，并传至会计部复核；3、 福食、交际费的相应处理编制会计凭证，并传至会计部复核；4、 登记相关科目三级帐，并定期与二级帐核对。 规 定 及 程 序POLICY & PROCEDURE部 门:分 部 门:Department: 财务部Outlet: 成本控制部工作任务:涉及员工:会计领班/会计员Task: 会计凭证种类及编号程序 To: 总出纳/出纳员筹 备:审 批:Prepared by: 总会计师Checked by: 刘继杰 日 期:编 号:Date: 二年三月Reference : ACC. / 007 规 定：Policy： 程 序：Procedures：1. 出纳部按成本控制部已复核好的会计凭证,支付款项后，按日、序时编写凭证号，登记日记帐，转财务部会计人员，登记入电脑帐。2. 对“转字”凭证，由财务部电脑登帐的会计人员进行编号。3. 本酒店凭证分为“JV”“CA”字两种凭证。规 定 及 程 序POLICY & PROCEDURE部 门:分 部 门:Department: 财务部Outlet: 成本控制部工作任务:涉及员工:Task: 会计档案的保存及管理To: 会计领班/会计员筹 备:审 批:Prepared by: 总会计师Checked by: 刘继杰 日 期:编 号:Date: 二年三月Reference : ACC. / 008 规 定：Policy： 程 序：Procedures：会计档案主要包括装订成册的会计凭证，会计报表，每月结帐后，将凭证装订成册后，保存在档案室，会计人员应妥善保存钥匙。对会计档案的借阅，应严格按会计法、档案法的规定执行。规 定 及 程 序POLICY & PROCEDURE部 门:分 部 门:Department: 财务部Outlet: 成本控制部工作任务:涉及员工:Task: 员工饭堂伙食控制办法To: 成本部所有员工筹 备:审 批:Prepared by: 总会计师Checked by: 刘继杰 日 期:编 号:Date: 二年三月Reference : ACC. / 009 规 定：Policy： 程 序：Procedures：1、 每月末，根据人事部提供的各部门、各级别人数统计表，按不同级别标准，按部门计提伙食费标准，其总额构成次月员工饭堂伙食开支总额。2、 员工饭堂伙食费总额含其部门所耗用的柴油耗费及领用物料等。3、 月末，根据反映在员工饭堂经费收支帐户余额，反映当月经营情况，原则上员工饭堂以收支平衡为目的，超支部份不得超过当月计提标准的2%，年度超支部份，由相关人员出具报告，交总经理审批后，由福利费中列支。4、 成本部人员定期与员工饭堂主管通报员工饭堂经营情况。规 定 及 程 序POLICY & PROCEDURE部 门:分 部 门:Department: 财务部Outlet: 成本控制部工作任务:涉及员工:Task: 月度菜价审核工作To: 成本部所有员工筹 备:审 批:Prepared by: 总会计师Checked by: 刘继杰 日 期:编 号:Date: 二年三月Reference : ACC. / 010 规 定：Policy： 程 序：Procedures：1、 每个月中及月末，由供应商提供直拨物品（蔬菜、肉食）报价单，由采供部相关人员进行初步审核。2、 经过初步审核后，成本部专职市场调查人员汇同各使用部门主管级以上人员及采供部人员共同到市场进行核价，包括菜品质量的要求，完成菜价的复审工作，不符合的菜价，由采购部人员通知供应商作修改后，采供部、成本部、厨房人员共同签字生效。规 定 及 程 序POLICY & PROCEDURE部 门:分 部 门:Department: 财务部Outlet: 财务部工作任务:涉及员工:Task: 发票的管理及使用To: 所有员工筹 备:审 批:Prepared by: 总会计师Checked by: 刘继杰 日 期:编 号:Date: 二年三月Reference : ACC. / 011 规 定：Policy： 程 序：Procedures：1、 发票的使用范围限于本酒店的营业收入，不得将发票借给外单位及个人使用，开具发票时须以复写纸套写；2、 必须顺号使用，写错作废必须三联顺号贴在存根上，加盖“作废”章，不得撕毁；3、 发票遗失，必须登报申明作废，一切费用由遗失人员负责，不得报销；4、 对于需开发票的客人，收银员应根据客人实际消费金额开具发票，不许虚开（多开或少开）；5、 对于挂帐客人，在该点不予开发票（客人结算时，信贷部开出）。规 定 及 程 序POLICY & PROCEDURE部 门:分 部 门:Department: 财务部Outlet: 成本控制部工作任务:涉及员工:Task: 月末盘点程序To: 成本部所有员工筹 备:审 批:Prepared by: 总会计师Checked by: 刘继杰 日 期:编 号:Date: 二年三月Reference : ACC. / 012 规 定：Policy： 程 序：Procedures：1、 次月1号，成本人员对酒店各厨房、各吧台的食品、酒水、香烟进行上月月末盘点。2、 次月5日前，洗衣房洗涤用品盘点表，客房迷你吧的小食品、酒水盘点表，娱乐部（歌舞厅、保龄球馆、美容美发厅、桑拿中心）的食品、酒水、一次性用品盘点表交到财务成本控制部。3、 成本控制部据以上盘点表，做上月月末的假退料处理，同时做两份凭证，一份以上月月末日期做出退料凭证，另一份以下月月初日期做出领料凭证（蓝字冲回）。规 定 及 程 序POLICY & PROCEDURE部 门:分 部 门:Department: 财务部Outlet: 财务部工作任务:涉及员工:Task: 差旅费管理制度To: 成本部员工筹 备:审 批:Prepared by: 总会计师Checked by: 刘继杰 日 期:编 号:Date: 二年三月Reference : ACC. / 013 程 序：Procedures：一、 住勤及误餐标准如下：级别火车飞机其它交通工具住勤补贴 当天往返(误餐费) 省外省 内总监级软卧普舱据实报销500元/天350元/天60元/天经理级软卧普舱据实报销400元/天250元/天50元/天副经理级硬卧据实报销300元/天150元/天40元/天其他人员硬座据实报销200元/天100元/天30元/天出差天数等于旅途日数加住勤日数，旅途日数（在途日数）以在交通工具上乘坐时间超过次日凌晨5时为一个计算单位，住勤日数以住宿一晚为一个计算单位，住勤补贴按实际住勤天数乘住勤补贴标准计发，旅途补贴按误餐标准乘以旅途日数发放补贴。二、 出租小汽车费用：对于出租小汽车费，原则上不予报销，因公务确实需要乘坐的，应予出差前，由财务总监酌情批准交通费。三、 会议、培训期间的补贴发放：外出参加会议、培训学习，所交会费已含伙食、住宿费的，或由会议方负责食宿的不得再报领住勤补贴及误餐补贴。规 定：Policy： 规 定 及 程 序POLICY & PROCEDURE部 门:分 部 门:Department: 财务部Outlet: 出纳工作任务:涉及员工:Task: 出纳工作程序To: 出纳员筹 备:审 批:Prepared by: 总会计师 Checked by: 刘继杰 日 期:编 号:Date: 二年三月Reference : ACC. / 014 规 定：Policy： 1、 按照财务制度及酒店的规章制度办理收、付款业务。2、 保持帐面与库存现金量一致。3、 对于银行存款，月未必须编制“余额调节表”，保持帐面与银行存款无误。 程 序：Procedures： 一、现金部分：根据本酒店业务范围和经营活动的特点，库存现金金额在取得银行支持下，定额，超过限额部分，当天存入银行，除规定范围和特殊情况下支出以外，不得在营业收入的现金中直接坐支。现金支付的范围：a、 发放职工及临时人员的工资、补贴、福利补助，支付出差人员必须携带的差旅费暂借款。b、 向城乡不能转帐的单位购买物品和向农贸市场购买酒店必须的鲜活商品，或支付零星劳务报酬。c、 不是转帐金额起点的零星开支。 二、现金收付的手续和规定（1） 在收付现金时必须认真，详细审查现金收付凭单是否符合规定手续，必须审核开支是否符合制度规定，领导是否已批准开支，凭单是否有主管人员审核，是否已由经办人和证明人签章，是否有齐全，合法的原始凭证。（2） 所收付的现金，必须认真清点，即要点大数，也要点小数，还要确立复核制度，以防差错事故。（3） 在收付现金后，必须在发票、收付款单据或原始凭证上加盖有日期的“现金收讫”或“现金付讫”字样或戳记，出纳人员还必须及时根据记帐凭证，记载现金日记帐。（4） 会计人员应该经常核对现金数额，检查出纳库存现金情况，要保证现金的帐存与实际库存数相符，严禁以白条抵充库存，严禁挪用库存现金，发现库存现金的长余或短缺应立即作出记录，及时列帐，并应查明原因，明确责任，按照规定的审批权限核批处理。 三、银行存款部分：1、 银行存款的规定：（1） 送存银行的款项（含现金及转帐票据）应填制“进帐单”连同现金或填制记帐凭证入帐。（2） 到银行提取款项或转出款项时，应开出“现金支票”或其他结算凭证，并应及时将支票存根、结算凭证付款联或银行发生的结算“支付通知”，填制记帐凭证并据此出帐。（3） 酒店及所属部门在银行开立的存款帐户，不准外单位或个人用来进行结算。（4） 出纳人员不得发生空白支票，为方便采购工作，准许发出半空白支票，即必须填写日期，受票单位名称、用途及限额，采购人员领用支票不得超过五张，凡领用支票五天内报帐。（5） 出纳人员应定期与银行存款余额核对，人民币存款帐户每月至少核对一次，外汇存款每十天核对一次。在接到银行对帐单后，应逐笔核对借贷发生额和余额，发生记帐错误，要立即更正，属于银行的差错，要及时通知银行更正，发现有未达帐项，应有用“余额查找法”进行查对，并编制银行存款余额调节表来确定收付的未达帐款，对核实的未达帐款，要加强管理，经常检查，如发现有帐款长期未还，应认真查明原因及时处理。规 定 及 程 序POLICY & PROCEDURE部 门:分 部 门:Department: 财务部Outlet: 出纳工作任务:涉及员工:Task: 工资计算To: 工资核算员筹 备:审 批:Prepared by: 总会计师 Checked by: 刘继杰 日 期:编 号:Date: 二年三月Reference : ACC. / 015 规 定：Policy： 认真、准确、及时计算出员工工资。 程 序：Procedures：8、 工资计算天数按当月应出勤天数计算；9、 日工资按每人每月工资总额除以当月应出勤天数计算；10、 病假、事假等工资的扣款按员工守则办理；11、 考勤截止日期为每月最后一天；12、 人事部于次月3日将考勤、发工资人员的名单，基本工资等计算工资所需的一切资料报至财务部；13、 财务部将于次月5日将做好的工资表交复核人复核，并送财务总监及总经理签批后将工资表退财务部；14、 次月12日为发薪日；15、 如上述条文有所改动，财务部将尽早通知各部门。规 定 及 程 序POLICY & PROCEDURE部 门:分 部 门:Department: 财务部Outlet: 成本控制部工作任务:涉及员工:Task: 固定资产管理办法To: 筹 备:审 批:Prepared by: 总会计师 Checked by: 刘继杰 日 期:编 号:Date: 二年三月Reference : ACC. / 016 规 定：Policy： 程 序：Procedures：1、 酒店全部固定资产，包括主楼、职工宿舍、机械设备、汽车的帐务管理和计提折旧等，由财务部负责，实物管理则按哪个部门使用，就由哪个部门管理的原则进行分工。房屋的大修理及机器设备的维修制度由工程部负责制订。2、 固定资产每年年终必须进行一次盘点，做到实物和帐表记录相符、核算资料正确。对固定资产遗失部分，要查明原因，明确责任，作出适当处理。3、 固定资产折旧方法按照固定资产的类别和旅游企业规定的固定资产折旧年限计提。规 定 及 程 序POLICY & PROCEDURE部 门:分 部 门:Department: 财务部Outlet: 成本控制部工作任务:涉及员工:Task: 酒店会计档案保管期限To: 筹 备:审 批:Prepared by: 总会计师 Checked by: 刘继杰 日 期:编 号:Date: 二年三月Reference : ACC. / 017 规 定：Policy： 程 序：Procedures：遵照中华人民共和国会计档案管理办法，对本酒店会计档案保管期限列表如下：一、 会计凭证类：1、原始凭证、记帐凭证和汇总凭证 15年 其中：涉及外事和对私改造的会计凭证 永久2 、银行存款余额调节表 3年二、 会计帐簿类3、日记帐 15年 其中：现金和银行存款日记帐 25年4、明细帐 15年5、总帐 15年（包括日记帐）6、固定资产卡片 固定资产报废清理后保存5年7、辅助帐簿 15年8、涉及外事和对私改造的会计帐簿 永久三、 会计报表类9、主要财务指标快报 3年 （包括文字分析）10、月、季度会计报表 5年 （包括文字分析）11、年度会计报表（决算） 永久 （包括文字分析）四、 其他类12、会计移交清册 15年13、会计档案保管清册 25年14、会计档案销毁清册 25年规 定 及 程 序POLICY & PROCEDURE部 门:分 部 门:Department: 财务部Outlet: 财务运作部经理工作任务:涉及员工:Task: 信贷部人员编制To: 财务运作部筹 备:审 批:Prepared by: 总会计师 Checked by: 刘继杰 日 期:编 号:Date: 二年三月Reference : ACC. / 018 人员设置： 共30人，其中经理1人，主任3人，领班8人，职员18人 餐娱收银主任1 商场领班1 餐娱收银领班2 餐娱收银员7 售货员4前台收银领班2 前台收银主任1 财务运作部经理1 前台收银员5 信贷领班2 稽核主任1 稽核领班1 稽核员 2程 序：Procedures： 规 定 及 程 序POLICY & PROCEDURE部 门:分 部 门:Department: 财务部Outlet: 财务运作部工作任务:涉及员工:Task: 餐厅收银工作流程To: 餐厅收银员筹 备:审 批:Prepared by: 总会计师 Checked by: 刘继杰 日 期:编 号:Date: 二年三月Reference : ACC. / 019 规 定：Policy： 1、 为客人提供优质、高效的服务，及时准确、不错、不漏地为客人为理结算。2、 与该餐厅服务员协调配合。