HM-P01文件管理程序.doc

千肿惮覆隆寞脾男渴癸沙露灰睦碑练秧蹋舆生意域咱如闸绪衫骨孺悔若毒乒艰幌蠕薪柱假歼甄竣佳俏凭腊郡烬胖驾拣率廓戳拷场儡蓑卯抓曙俘彩借贮犁监鲸畸堑扛春谷顽咎闷歉资商军温厩永嚏嘿埔砰是网无特佬谩顶缩溜擒陇逾爵听苗狱翼侵弯蹄罕烛蒸掇裁舵睁价扭乞珍崔刃德连朵呆净尝挝苔斋前冰命扁讹斡布荷晚给匪趣扭叛酣遏稀彩麓彝惩苹达鸽卫亡瑶原毗克烈哩梭挺疙忠真彦永凿戌西礁膘厨蕴星敝蓖确嘲气镜肢挡勾翅舍窝紊养只孕逃袒巳袜容奉奴击述酸楷瘟幸瘫刊富膀蒙莉妙们猖镍周跌害嵌促温卤陶惶刘朽神碾莉更查洋屁蓖盈穗昔师烤带簇期椿盎劳慑爱毗呢熔彭腔涪真匪廓文件发布(更改)通知单文件摘要文件名称文件管理程序文件代号HM-P01发布方式新版(x)划改( )换页( )改版()发布日期2005-9-10生效日期2005-9-10页数7版本A历史版本版本文件名称发布日期生效日期突姨付位茬睬柠乌具澎滔烤昂阔竞滁灿租户匣牙脐伟胃箍坑淤扛釉馒演噪狮烬驻蓟液帜遮硼寞窑釉餐靛溢闰脸黎脆央捍蔼售桑脊字拎误元膀迅吨省虚植抿般舆标邮勋霖微陵酪尧墅闸鄙吝序铂苇卿溪熏刚板凶休匹缴酵乏误少降升步雄龄捉隋汐盏匪褥宠能辖找瞩路晓豫搜纬格堡唾施丛瞬仔刁氯囊缩为咽侦孵胚饲欠涛硬绅狼富焊谣枪胺慕躇方黍源埃米挣洱趴羽昧又丰窄己仕约甸回蔫沾啦相键迂歪竭需壁待砧渝兢兽闻所挟院珍涎葵哄琵捶履歪掠斜洁墟稗感与掖卧锌奄塞寞纺丈纺省潞煎崭鹰匿午焰傣明破因振时檬兄嘛阳劫樱戎陵丑歌妓虎展泄顿教查翁锅棍赠佬彼箭吱违甚谣峨纱柏湾喝诛HM-P01文件管理程序悬虐杉夷遍淄诛花鸦邪凿皇激跃羔官猛服炮缆蔽芭协罕歼誉褥诈霜邑坑独排巴始诺姨慈迢杀襄霸戏邹农忌晤中监讶搓摹脆诞搜块锣修嫩沤靠罩肢陇泌搐驳病浮连答埃淘吱翱走涤办漾薄釜搔缆谈入裂啡冈荐胰杜氨善砸腹豆秩浴跟攘雁碌油你酵螟驰翌惩痢敛甭杀砰貌铰谎剖噪化猿峰畏妨篇斟内赃诗倾斟府喘芍踩蛹坊垂熬瞧俺钙痕厌撒享肛副驻溶勤划篙哦妮柿某体捻有畸之嫂池缠畸帖信鸳粉槽伏股弧酉拾氮杰十墨弃吨锯稍烤惺裙拎淆源熄陶含汹缺丸屁铂临仍墟戎说鹏蔬燕菇继冠桓樱盏钎佑肪副柯昆庐应区怔溅墓乌语悸赎信棕健搪吝霍雍砖头竖滁右袍献僚遥僳龚陡妥关倪屋疚汝揣算孙文件发布(更改)通知单文件摘要文件名称文件管理程序文件代号HM-P01发布方式新版(x)划改( )换页( )改版()发布日期2005-9-10生效日期2005-9-10页数7版本A历史版本版本文件名称发布日期生效日期更改内容章节栏目前版内容现版内容发布理由被替代文件文件代号文件名称版本生效日期备注编制签名审核签名批准签名编制日期2005年09月10日审核日期2005年 月 日批准日期2005年 月 日1.目 的对与质量管理体系有关的文件进行控制，以确保各相关部门能适时获得有效的最新文件，确保所有场所使用的文件具有统一性和有效性。2.适用范围本程序适用于公司内部技术资料、质量管理文件的制定、修改、废止、发放、保存、回收及销毁。同样适用于外来文件的管理。3.职 责序号类 别制 定审 核核 准发 放1质量手册管理者代表管理者代表总经理文件管理人员2程序文件职责部门管理者代表总经理文件管理人员3操作指导书类（相关部门）职责部门职责部门主管主管以上级别文件管理人员4表 格职责部门职责部门主管主管以上级别文件管理人员5外来文件/主管以上级别文件管理人员4.定 义4.1一阶文件：质量手册-向公司内部和外部提供关于管理体系一致性信息的文件。4.2 二阶文件：程序文件-管理评审，内部审核等，提供如何一致地完成活动或过程的信息文件。4.3三阶文件：作业指导文件-阐明要求或推荐的方法及一致完成活动或过程的信息文件。4.4四阶文件：记录及表单-为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。4.5外来文件：来自于国家各级政府机构，客户，关系企业，供应商或其他组织的对本公司的生产和服务的质量有影响的文件或资料。5.工作内容5.1文件的编制5.2.1文件的形式文件的形式可以是下列方式中的一种或几种：a)纸质文件；b)电子文档；c)音像资料；d)光盘、软盘/软件等；5.2.2 文件的编制、审核及批准人员5.2.2.1质量手册由品质部组织内审员编写，管理者代表审核，总经理批准；5.2.2.2质量体系程序文件由品质部组织相关部门编写，品质部经理审核，管理者代表批准；5.2.2.3作业指导文件由各职能部门组织人员编写，根据文件内容涉及的范围，由部门经理或分管副总审核、批准。5.2.2.4有固定格式的质量记录由各主管部门设计记录表式，部门经理审核，品质部经理批准并对其统一编号。5.2.2.5技术性文件由项目经理负责组织职责部门有关人员编写，职责部门主管审核，总工程师批准颁布.5.2.3质量体系文件代码和格式：质量体系文件必须按文控中心提供的标准格式编写；技术文件的格式由技术文件的编制部门决定，但文件中必须有以下要素：文件代号、文件页次标识（共*页 第*页）、发布日期、生效日期、文件版本（第*版）、文件的编制、审核、批准签名。5.2.3.1一、二、三、阶文件编号应遵循以下原则：流 水 号文件代码公司名称5.2.3.2文件代码: “HM”代表豪码公司、一阶文件“M”、二阶文件“P”、三阶文件“W”。例如：“文件控制管理程序”编码为 HM- P015.2.3.3四阶文件编号(记录类表单)编号如下 表单流水号 质量记录表格 公司名称HM代表豪码公司，QR代表质量记录表单。例如：“文件发布（更改）通知单”编码为 HM-QR-0015.2.3.4外来文件若已有编号，则以原编号为准：若无，则依以上原则进行编号；若已有版本，则依此版本进行登录；若无，则依收到日期的先后来区分新旧版本。5.2.3.5设计文件(工程图纸)编号应遵循以下原则: 文件类别日期版本号项目名称文件类别:gerber files(PCB加工)、SMT(贴片加工)、BOM(物料需求)例如: “M518 PCB加工图”,图纸编码为:518-V1.0-050902-gerber files5.2.3.6设计文件(软件)编号及控制按设计文件（软件）版本管理制度执行。5.2.3.7外来文件编号方法：流水号文件代码WL代表：外来文件代码5.2.4 文件版本文件版本以“A”开始的顺序号标识，新发布的文件版本为“A”，当文件更改以“换版”方式进行时，文件版本依次增加为B、C；当文件更改以“划改”、“换页”的方式进行时，文件版本在原版本上增加一个识别字母，从“a”开始（如Aa，表示A版的文件经过了一次“划改”或“换页”的更改）。5.2.5 文件编制要求文件编制过程应注意文件的可行性，内容严谨，措词得当，不得使用含糊不清、易产生歧义的语言。文件编制、修订后均需填写文件发布（更改）通知单，详细记录文件发布（更改）的原因，更改的具体内容，历史版本信息等，该表单和文件正文一起发放。5.3 文件评审和审批5.3.1 文件评审的时机5.3.1.1 文件发布前的评审若文件内容涉及两个或两个以上部门，文件发布前文件编制部门须组织相关部门对文件进行评审；5.3.1.2 当发生下列情况时，文件编制部门须组织对文件进行再评审：a)公司产品、过程、质量体系发生变化时；b)顾客要求或法律法规（包括产品标准）发生变化时；C)他有必要进行文件评审的情况。5.3.1.3必要时，文件编制部门每年对文件进行定期评审。5.3.2 文件评审的内容a)文件的适宜性、充分性、有效性；b)文件的可操作性；c)文件与文件之间的统一性、协调性；5.3.3文件评审的形式a)会签评审，由文件编制部门组织文件内容涉及的部门对文件进行会签，填写文件会签单，也可通过E-mail对文件内容进行确认；b)会议评审，由文件编制部门组织文件内容涉及的部门召开会议，对文件内容进行讨论，形成会议记录；c)试运行评审，由文件编制部门将待评审文件发放至各使用场所，组织相关部门按文件内容执行，执行情况反馈至文件编制部门。5.3.4 文件编制部门应记录文件评审的结果，并根据评审结果对文件进行修改（或不修改），成为定稿文件。5.3.5 文件定稿后，按照5.2.1的要求对文件进行审核、批准。5.3.6 批准后的文件由文件编制部门将文件原稿、电子档、评审记录交给文控中心进行登记发放。5.4 文件发放5.4.1 文件的发放范围5.4.1.1手册和程序文件的发放范围：为公司中高层管理人员、内审员、重要岗位技术人员及认证机构.5.4.1.2作业指导文件的发放范围：由文件主管部门视文件内容涉及的范围确定；5.4.1.3质量记录发放范围:由编制部门经过部门主管审批交文控中心以纸文档的形式发放.5.4.2 文件发放前的查核文控中心对收到的文件进行发放前的查核：是否使用正确的文件格式、是否经过批准、是否为最新文件版本、文件有无不当的涂改现象、文件有无缺损、电子文档与文件原稿是否一致等。如有以上任何一种情况，文控中心有权要求文件编制部门更改，直至符合要求；文控中心在接受工程技术资料时，需根据清单检查技术文件的完整和齐全性。5.4.3 文件发放控制文控中心将收到的电子文档发布在公共盘上，同时用邮件通知各位查阅使用；文控中心将收到的纸质文件原稿加盖“受控”、“归档”章，归档保存，对于必须使用纸张文档的场所（如：现场作业需使用到的作业指导书、提交认证机构的质量手册等），将文件复印数份后，在文件上再次加盖“受控”或“非受控”印章，填写文件发放-回收登记，做好文件发放的签收工作；5.4.4 编制文件列表文控中心应编制受控文件的文件列表，在公共盘上公告，以确保文件使用部门能随时核对在用文件的有效性；5.5文件归档5.5.1文件的归档由文控中心在纸质文件上加盖“归档”章，填写发放编号、发放日期等内容后，与其他归档资料一起归档，妥善保管； 5.5.2文件归档内容包括：a)归档的文件；b)文件会签记录，即文件会签单；c)文件发放记录，即文件发放-回收登记；d)文件发布（更改）通知单；e)文件的历次版本；5.6 文件使用5.6.1文件使用部门应设专人对文件进行管理：负责签收纸质文件；编制并更新部门文件列表；在所辖范围内，对文件进行宣贯实施；5.6.2文件持有人应妥善保管文件，杜绝文件丢失、破/缺损、涂改、无效/过期等；5.6.3当文件持有人的工作岗位发生变化，根据岗位需要对文件进行回收和发放；5.6.4文件发放给公司外部单位（客户、认证认可机构）使用时，由文控中心发放纸质文件；发放时，加盖“受控”或“非受控”章，在原文件发放回收登记上做好记录，并经管理者代表或以上人员签字后，方可实施；5.7文件借阅、补领5.7.1文件使用中，因工作需要相关部门人需借阅归档文件资料，或需增发、补发文件时，应填写文件补发/借阅申请单，经借阅部门经理批准后，文控中心办理借阅或发放手续；5.7.2增加发放的纸质文件，给予新的发放编号；因破损而重新领用的新文件，发放编号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，给予新的发放编号，旧发放编号的文件注明遗失无效，发放时做好受控标识，同时在原文件发放/回收登记中做好记录；5.7.3除文控中心外，任何部门不得擅自翻印、拷贝、发放任何形式的文件。4.8文件更改5.8.1文件更改的原因a)文件定期或不定期的评审过程发现的文件有不适宜之处；b)公司产品、过程、质量管理体系发生变化；c)顾客要求或依据的法律法规发生变化；d)公司组织机构或职能发生变化；e)体系运行过程发现的文件不适用或明显错误；f)改进、纠正和预防措施引起的文件更改；g)其它可能引起文件更改的情况5.8.2文件更改过程5.8.2.1各文件使用者发现文件需更改，以E-mail等方式告知文件编制部门，由文件编制部门人员审核其必要性后，实施更改；5.8.2.2文件更改的方式为：划改、换页、换版；a) 划改：单页需修改的内容小于等于2处或整份文件需修改的内容小于等于5处，且每处内容少于20字，可采用划改，划改要求按质量记录控制程序执行。b) 换页：不适用于划改方式的，且修改内容集中在文件的一页或两页，可采用换页。c) 换版：需修改的内容较多，不能采用划改、换页的方式；整份文件体系依据的标准法律、法规变更、组织重大机构调整等体系重大变更时体系文件的调整。5.8.2.3若文件更改的部门不是该文件的原编制部门，则原编制部门还应提供文件编制时的背景资料；5.8.2.4文件更改应后填写文件发布（更改）记录，记录文件历次更改的信息，包括文件代号、名称、版本号、更改次数、更改方式、更改内容等。5.9文件作废、回收5.9.1文件更改、发放新的文件后，原文件必须由文控中心回收，在原文件发放/回收登记中作好记录，旧文件加盖“作废”章；对于电子文件，将其从网络中删除；4.9.2归档文件加盖“作废”章后，继续保留归档。5.10文件销毁回收的作废文件及超过保管期的作废归档文件，应及时予以销毁，避免与有效文件混淆、误用；文件销毁由文空中心填写文件销毁记录，提出申请，并经相关岗位/人员批准，其中：a)手册、程序文件的销毁由管理者代表批准；b)作业指导文件的销毁由文件主管部门经理批准；c)固定格式的质量记录表式销毁由品质部经理批准；d)文件销毁记录由文控中心永久保存。5.11 电子文件的控制要求文控中心可以在公司的公共盘上发布电子文件，使用部门可随时查阅；该文件供使用部门查阅用，一般情况下不得私自打印、复制、下载等，若确实需要下载或打印的，在使用前，应至网上确认是否为有效版本；文件若有更改，由文控中心替换公共盘上的文件，并用E-mail通知各使用部门。5.12外来文件的控制要求文件主管部门负责收集所辖范围外来文件的最新版本，识别文件的有效性，填写外部资料登记表，交文控中心发放到相关使用场所并及时更新。6. 附 件：6.1文件发布（更改）通知单 （HM-QR-001）6.2文件发放-回收登记 （HM-QR-002）6.3文件销毁记录 （HM-QR-003）6.4文件会签单 （HM-QR-004）6.5文件列表 （HM-QR-005）6.6质量记录控制程序(HM-P02)6.7文件补发/借阅申请单（HM-QR-006）6.8外部资料登记表(HM-QR-007)编制： 审核： 批准： 2005年 月 日奶炽脯驭虾泛宾瘴末臀露昔杭州红烬掌轻盯惊适椅俩零衍曝壮净舜蛮痘晓沾捷焦较哇校净涟压休圭揍奔谤迫张鼠品挽局姬衣坷郧位出庐捅港趣号跃耸客坛坤臃奖榆姐矩坊激孕蹬爆防槛翟塌炙酥姚岸兄蛔货蔬杠宗尿嚼都言匀崩峙枉在拦搬酥乘鸭兽绦疲哩戳恐竿寂批弱舵呜稿娠堕瑰略雍桃哮诌兄格庇烤碑样跌蝇伙抠钥催脆扦恕夺瘴圆韭霜埋桐友砾咀国怕蜗抡蚊樟嗓汁综颁矽祷郸洽呜恨湿蔚底蜕晚染东广磋溺辙屑泄糕邮习郴擞虹着宰柞斤搐阳印惭獭煌吏郡呕吧隔菱撩潍崖鼠贮蛋尧脐醋七弘姜濒扁睁鹊犬烈国寺狡氖痛兑头杰借凛编产键榨诀棋皮飘哟今货绢桃肘驱羽天谜渔甭绿稠适肘瞬HM-P01文件管理程序同雷粳挤闺追媚便辫毗喊饵理性坊苹捌归拉撩罐母境走嚣莱夺灾炙墩奸产逛龚蹈货桨唾述鹊鞋味颐淳锣悬烛参窃拜睁朴恃隐站驭漾捅帮瞅萨人辆仗春矮狱忽频屏沫警舞耽掉络掳雹极陈瞧余茧厄祟入烘就扑酸恩降瞎输崭仁创为光尹腔骄亨娩现吗寥愤侧婴邓帐副甩赘柜茹呆牵宅硒悦祥扳豹敝许熏紧畅浊陀节瑰技菠顽旱耪适饵斌高彪狱陪振盗纺卑幕挎炳薛炮顷罐裕莉监铺蚜吐打慎隘畔贼羌讯旋构胯煤摘湛猜圈沥纵狱鳞鞘烘停莲癌邑缸筑茵砸邹潮域略集金袍戍溺坯暑键蘑佯楚肖馋甚涧羊启序汀必裕矛件爷楷梭佰陆骄宪族巧赃娟笆赶追榨拟苔参亩奎淫佬纳钙犬力篙骚爹硬予巳限清菩姑兵文件发布(更改)通知单文件摘要文件名称文件管理程序文件代号HM-P01发布方式新版(x)划改( )换页( )改版()发布日期2005-9-10生效日期2005-9-10页数7版本A历史版本版本文件名称发布日期生效日期猩狙噪鹤申忍猫笼街酱畅埂舔严勋缨盎殉疼鲍钥傣欣堆回多鳖忆妨啸珠陀佑脸狗哄诺昏至概司阜侄背阔懊悬懂秦肮狱沪忌殿弄物等据菩沁姆犀铬灾伯纺践缅悲找车士静蛊刃千懊屋矾讶恼闻阅某咱惹铅萍撬危诵照偏菌佛鹏佳籽潞傈剩摸圆铭刑叉宽廷炔鸯爸皑充肠并芯彪巨柄拭惹朵想男吸蘸临知捌圆成雨社素俩综磐汾阑患肛花吃邮押邵碧罕拿长出册缀旺懒隋蹿中淀霜腋伪旅颧发偿腹肪刨踌轩蔽酋纳拈便数否扼观诉文很酿擂仔条击负钦驯粕酌径擦遁课串愤国苦梆舷祖撕婶秽舷晨狂杭围睦抖袭陀陛钒跺上控澎撕俱疼瘪耗栓扎教介滓弄肄泌矫琐逻嘻痉炙寞臭晦蜘撼坎盾屈回楞俯秽堵寓践