用友通操作流程详解.doc

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用友通操作流程

第一部分： 系统管理：
一、     双击系统管理
二、     系统à注册(初始用户名为系统管理员[admin]admin,密码为空)à确定
三、     设置操作员
增加操作员:权限à操作员à增加(增加3个操作员[王主管、张制单、李审核])
四、     分配权限
操作员权限à光标移至王主管，在右上角复选为本账套的
账套主管à光标移至张制单、李审核à点击增加
1、赋予张制单“总帐”权限，删除张制单“审核凭证”的
权限
2、赋予李审核“审核凭证”的权限
使用小窍门:(1)在“增加权限”对话框中，双击左侧“产品分类”中
选择系统模块，双击右侧“明细权限”中选择具体权限；(2)操作员权限一旦被引用，便不能被修改或删除；(3)系统提供批量删除操作员权限功能：选中第一个要删除的权限后，按住Shift键，同时移动鼠标，选定一批权限后，单击“删除”即可。
五、     建立账套:账套à建立à创建账套à输入账套、单位信息
à选择核算类型、行业性质、账套主管,复选按行业性质预制科目à客户供应商分类、外币核算(视单位情况而定)à完成à分类编码方案à确定
使用小窍门:在系统未使用前，如果分类编码方案设置有误，可以在“系
统控制台”的“基础设置”中进行修改。
六、     修改账套：以王主管身份进入“系统管理”à账套à修改à可通过点击“上一步”或“下一步”查看或修改相应的
账套信息à完成任务
七、     删除账套：以系统管理员身份进入“系统管理”à账套à
输出à选定删除账套à复选“删除当前输出账套”à确认à备份数据à删除完毕
八、 数据的备份与恢复
1.备份：以系统管理员身份进入“系统管理”à账套à输出à账套输出，选择要备份的账套号à确认à选择备份目标，自行选择备份数据的存放路径à确认à备份完毕
2.恢复：以系统管理员身份进入“系统管理”à账套à引入à引入账套数据à搜寻备份数据的存放路径à选择“Uf2kact”文件，选中要恢复的数据包à打开à“是否覆盖？”，选择“是”à引入成功
第二部分 系统初始化
一、     进入总帐系统
以王主管登陆系统
二、     总帐系统启用
三、     设置会计科目
四、     设置凭证类别
五、     录入往来档案(包括地区、客户和供应商分类、客户和供应商档案、部门和职员档案,根据单位实际情况选择)
六、     录入期初余额
(注：期初(或年初)余额在账套启用的第一个月只要还没有记账都可以修改,但记完账之后就不能修改了；要修改，必须要用到反结账和反记账功能)
七、     试算平衡
第三部分 日常会计业务处理
一、     填制凭证
1.   用张制单登陆总账系统
2.    填制凭证à增加à输入凭证内容à保存
使用小窍门:(1)软件提供设置常用摘要库功能:制证时双击凭证摘要处的小窗口à增加à输入编码及内容à选入；
(2)软件提供设置快速凭证功能：当您认为某张凭证应作为常用凭证保存时，按以下流程操作：制单à生成常用凭证à输入代号和说明à确定。 调用常用凭证方法为: 制单à调用常用凭证à输入常用凭证代号à确定。其它操作同修改或填制凭证；
(3) 软件提供金额自动平衡功能：将光标移至目标处à按“=”即可；
(4)凭证在审核前都可以修改,插入行选择“插分”,删除行选择“删分”。审核后的凭证不能修改,必须取消审核后才能修改；
(5)作废凭证：制单à作废à整理凭证à选择凭证期间à全选à确定à整理凭证断号(选择“是”)。
二、     审核凭证
1.   在总账系统模块中,点击“文件”à重新注册，更换用户名为李审核à确定
2.    点击“审核凭证”
3.    选择审核范围(凭证、类别、月份、起止凭证号)à确定à审核
使用小窍门:(1) 软件提供批量审核功能:在“审核”的下拉菜单中点击“成批审核凭证”即可完成；
(2)实务中经常会用到取消凭证审核功能,基本操作为：用原审核凭证的操作员登录总账系统à审核凭证à选择审核范围(凭证、类别、月份、起止凭证号)à确定à取消(亦可选择成批取消审核功能,操作同(1))。
三、    记 帐
1.    同二1.操作，更换用户名为张制单
2.    点 击“记帐”à全选à下一步à记账à确定
使用小窍门:(1) 软件提供恢复记账前状态功能: 以账套主管的身份登录总账系统à期末处理à试算并对账à[Ctrl]+[H]à确定à凭证à恢复记账前状态à选择恢复方式à确定à输入主管口令à确认；
(2) 软件提供期末自动转账功能:自动转账à选择月份和结转项目à点击项目旁边的小窗口à输入相关科目代码à确定à选择要结转的科目(亦可选“全选”)à确定à弹出生成凭证后,按“保存”(本功能需在其他凭证记账之后使用)；
(3)为便于维护，建议在确认已经做完当月的全部凭证后再记账，意思就是最好每月只记一次账；
(4)强烈建议在记账前做好本软件的数据备份。
四、    月末结帐
点击“期末处理”à试算并对账à试算à确认à月末结帐à下一步à对账à下一步à结账
使用小窍门: (1)软件提供反结账功能: 以账套主管的身份登录总账系统à期末处理à月末结账à选择要取消结账的月份à[Ctrl]+[shit]+{F6}à输入主管口令à取消；
(2) 以下情况本月不能结账：a. 上月未结账；b. 本月还有未记账凭证；c. 总账与明细账对账不符；
(3) 上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、复核凭证。
五、     会计报表
1.    以张主管登陆系统à文件à新建à数据à账套初始à选择账套号及年度à确认
2.    格式à报表模板à选择行业和报表à确认à确定à单击左下角“格式”，转换为“数据”à数据à关键字à录入à输入编报单位名称及日期à确认à整表重算à打印报表
使用小窍门: (1)如果不是从1月份,而是从2-12中的某个月份启用本软件,会出现取数有误的情况,下面分别介绍常用的两个表：a.资产负债表。计算后表中显示的年初数为启用当月的期初数,正确的应为1月份的期初余额。解决的办法是在系统初始化期初余额时,先录入启用当月的期初数,后再根据手工账录入各科目的累计借方和累计贷方数,倒算出年初余额即可；b.损益表。启用当月的本年累计数和本月数的金额是一样的,正确的本年累计数应为1月至本月的累计数。解决的办法是先做一张上个月份的损益表，手工录入数据，保存至report,然后再做本月份的损益表就可以了；
(2)其实,上面介绍的只是用友UFO报表模块中的模板预置的一块,目的是为了使初学者能够快速入门。其实,用友UFO报表模块的功能是非常强大的,它可以自定义报表、实现不同文件格式的转换、二次开发等功能,有兴趣的朋友可以作深入钻研。
六、现金管理
1、以张主管登陆总账系统à系统初始化à会计科目à编辑à指定科目à选入现金和银行总账科目à确定。
2、登陆现金管理系统,便可以对单位的现金、银行存款和支票进行管理了。
3、核对银行存款账
(1) 银行对账期初：银行对账期初à选择银行科目à确定à输入单位日记账和银行对账单的调整前余额à上月若有未达款项，增加或减少未达账项，使二者的余额相等；若无未达款项，则省略本步骤
(2) 银行对账：a、银行对账à银行对账单à选择银行科目和对账月份à确定à增加à根据银行提供的对账单逐笔录入相关信息；b、银行对账à银行对账à选择银行科目和对账月份à确定à对账à设定自动对账条件à确定à手工对账(双击单位日记账和银行对账单符合核销条件的账目)；c、生成余额调节表；d、查询结账勾对情况和核销银行账(非必须步骤，自行选择)
4、长期未达审计和支票登记簿的使用相对比较简单，这里不再赘述。
七、应收应付管理
1、基础设置已在总账系统的初始化时设置，在此不必作任何操作。
2、可以根据单位需要，查询和打印客户、供应商的余额、明细账。
3、本软件还提供对单位的往来账进行管理的功能。包括客户和供应商往来两清、客户往来催收和账龄分析、供应商往来对账和账龄分析等
第四部分 其他说明
一、对本软件不是很熟悉的朋友，可以先进入[999]演示账套作一个大概的了解，该账套demo操作员的密码为demo，演示日期为2003年10月1日至12月31日。
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