档案管理办法.doc

如意置业2010 16号 签发人：周 萍档案管理办法 总则 第一条 为确保公司业务、建设、审批各项记录的真实性、系统性、有效性和完整性，通过对档案材料的管理，更好地维护公司形象与利益，完善建档归档工作，特制定本办法。 第二条 本办法适用于公司行政管理、销售管理、工程建设管理活动中形成的文件、资料、报告、批件、证书、各类建筑、装修设计图纸、图片、声像档案材料及电子软件和荣誉实物档案的管理，凡属本公司立项的业务、审计、咨询项目等均要立卷归档。档案材料的生成 第三条 各职能部门负责将形成的档案材料，对其分类、组卷，在规定时间内向总经办移交。总经办资料管理员负责各部门材料的接收、归档、记录与管理，并对公司各部门档案进行登记、保管、借阅，在规定的时间内经总经理同意后，转交集团档案室统一管存。档案材料的保管23第四条 总经办应指定专（兼）职资料员保管档案材料，将档案材料放入专门的文件橱内，并达到防火、防盗、防虫、防潮、防尘的要求。 第五条 档案管理人员要注意档案的保密，不得遗失，一旦遗失，查清责任后由责任人填写遗失单，并接受公司相应处罚，重要资料及时报案查找。 第六条 公司人员如离职或调岗，在离职或调岗前要做好档案的交接工作，避免遗失、泄密现象的发生。档案材料的移交 第七条 各职能部门形成的档案材料要认真进行整理组卷、登记造册，在规定时间内向总经办移交。第八条 文书类档案按年度归档，归档时间为次年第一季度。第九条 各类工程建设相关报批、手续、审核证件、批件、证书，主办人员拿到证件后次日经总经理签看后，原件即日存入总经办，需用时严格办理借用手续，保管者不准损坏、遗失。 第十条 需立卷归档的各种工程审计类资料，在审计报告发出一个月内，由项目主审人整理成卷送交总经办归档。 第十一条 工程建设项目类档案应在工程项目竣工验收后一个半月内向总经办移交。第十二条 荣誉实物类档案应在接收实物后一周内向总经办移交。 档案立卷归档 第十三条 移交档案材料按要求分类、组卷、编目、编号、归档。根据档案管理目录体系（见附表一），建立档案备查簿及相关子目录体系，填写文件卷内目录（见附表二），并按其归档类型、基本情况（如时间、名称等）、机密程度、保存时间等进行统一管理。归档材料应严格按照要求整理，装订成册，编号入档，分类存放。档案借阅、使用权限 第十四条 各部门人员根据工作需要，按照使用权限，可到总经办查阅使用。第十五条 机密档案按照查阅的权限进行查阅使用。其中机密档案包括：1.各类建设相关批件、证书；2.大宗经济合同；3.建筑、结构设计图纸（含电子版）、地质勘察报告、工程建设竣工决算报告；4.公司VI策划方案设计（含电子版）5.工程招标标底、评标情况，对外投标报价和标价计算依据，定标鉴定前的工程概算； 6.有关合同中双方约定保密的内容；7.对外承包跟踪情况，夺标措施；谈判策略，对外投标保函，承包项目预算和盈方情况。第十六条 查阅档案资料要办理借阅登记手续，查阅完毕后及时归还。查阅一般资料，经相关部门领导批准并填写借阅/复印记录（见附表三）后方可借阅或复印。第十七条 查阅机密档案资料，必须经总经理批准并填写借阅/复印记录（见附表三）后方可借阅或复印。第十八条 档案资料不得外借，如因工作需要，经总经理批准并填写借阅/复印记录（见附表三）后方可借阅或复印。档案鉴定销毁 第十九条 公司成立档案鉴定小组，根据档案内容的重要程度和保存期限对到期档案进行鉴定。 第二十条 根据鉴定小组的鉴定结论，由总经办填写到期档案销毁目录记录（见附表四），报总经理批准后，予以销毁。违反档案规定的处罚措施 第二十一条 对应归档文件材料拖延不归档的责任人，视情况予以罚款处理。 第二十二条 损坏、丢失、涂改、伪造或擅自销毁公司具有保存价值档案的，给予责任人行政处分。 第二十三条 工作中玩忽职守，造成泄密或档案损失的，根据情节严重情况，给予责任人罚款、辞退、追究其法律责任等处分。第二十四条 其他违反公司档案管理规定的相关行为依照公司相应处罚制度执行。各专业档案分类及管理要求第二十五条 行政文书档案分类及管理要求：一、行政文书档案分类1、集团有关行政工作的红头文件、年度经济方针目标和重大问题的临时通知。2、本公司行政颁发的各项制度、规定、决定、通报等。3、会议纪要、收文和发文登记薄。4、领导或中层干部代表本公司在各种表决会议上的重要发言材料。5、公司大事记、史志。6、公司组织机构增减更改名称、启用印章等文件资料。7、集团有关劳动工资管理工作的指示、规定、通知。8、本公司劳动调配、人员使用、调动、工资福利等的请示、批复。9、集团公司有关干部人事工作的指示、规定、主要干部任免的通知。10、公司内一切重要活动的录音、录像、照片、底片、荣誉、证书等。 二、管理要求 归档时间要求，对于独立项目的声像材料，在项目结束后，随时整理归档。零星项目声像材料可在每年的十二月底至次年一季度前，整理好交档案室归档。第二十六条 工程建设档案分类与要求 一、工程建设档案分类 （一）、工程管理文件 1、设计审批 （1）勘查批复文件 （2）可研批复文件 （3）初步设计批复文件 （4）施工图审查文件 2、征地拆迁 （1）工程用地许可证(批准文号)、土地证 （2）工程报建文件、工程建设许可证 （3）移民规划、拆迁安置意见、方案等 （4）市、县政府协调办签发的有关拆迁、补偿方面的通知、报告等 （5）拆迁及补偿协议书 3、招投标与合同 （1）施工许可证 （2）勘查招（或邀）投标文件 （3）勘查承包（或委托）合同及中标通知书 （4）设计招（或委托）投标文件 （5）设计承包（或委托）合同及中标通知书 （6）施工招标文件 （7）施工承包合同及中标通知书 （8）施工监测邀标文件、合同及中标通知书 （9）施工地质邀标文件、合同及中标通知书 （10）各阶段监理招标文件 （11）各阶段监理委托合同文件 （12）有关招标会议纪要 4、机构资质人员 （1）建设单位及负责人名单 （2）工程项目管理机构（工作站）及负责人名单 （3）工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单 （4）工程项目各标段施工机构（施工项目经理部）及负责人名单 （5）工程项目监理机构（监测站）及负责人名单 （6）工程项目施工设计机构及设计代表名单 （7）工程项目施工地质项目部负责人名单 （8）参建各方情况汇总表及资质等级证书复印件（9）施工单位营业执照副本复印件 5、预售证 （二）、立项及各类批件证书1、总体规划及批复（复印件）文件2、建设、规划各类审批证件 （三）、勘查 施工图设计阶段勘查报告 （四）、设计 1、可行性研究工作设计、评审意见 2、可行性研究报告、附图（送审稿）及批复意见 3、可行性研究报告、附图（审定稿）及批复意见4、投资估算书 5、初步设计报告、图册（送审稿）及批复意见 6、工程概算书 7、施工图设计报告、图册（审定稿）及审查意见 8、变更设计报告、图册及批复意见9、工程预算书 10、工程设计任务书（已批准） 11、设计通知书（已批准） 12、设计总方案审核签认书 13、设计交底与图纸会审记录 14、设计变更通知书及变更图纸 15、设计各阶段相关的咨询意见及会议纪要 （五）、监理1、监理管理文件（1）总监办按区县编制的监理规划（2）总监办监理工作总结（专题、阶段和竣工总结等）（3）总监办编制的各期监理月报（4）总监办针对工程有关问题的会议纪要（5）合同评审记录、委托监理合同（6）施工单位中标通知书、施工承包合同（7）合同争议、违约报告及处理意见（8）总监任命书（9）现场监理人员台帐（包括人员分工及进出场时间）（10）总监办记录的监理工作日志（11）监理实施细则、旁站监理方案、安全监理方案（12）监理工作总结(专题、阶段和竣工总结等)（13）工程竣工报验单（14）工程质量评估报告（15）监理机构针对工程有关问题的会议纪要（16）监理机构记录的监理工作日志（17）监理通知及回复单（18）监理工作联系单2、监理记录（1）工程开工、复工申请，工程暂停令（2）进度计划审批（3）工程延期申请与批复（4）月工料机报表（5）施工组织设计（方案）及审批表（6）施工测量报验表（包括施工放样、控制桩移交与复核、施工定位放线、高程测量、工程竣工测量记录等）（7）工程材料、构配件、设备报审、见证取样与复试（8）新工艺、新技术、新材料、新结构技术鉴定审核意见书（附鉴定书）（9）旁站监理记录表（10）检验批质量验收记录（包括隐蔽工程检查记录、相关的施工记录）（11）分项、分部工程报验（12）单位工程质量竣工验收记录（13）单位工程质量控制资料核查记录（14）单位工程观感质量检查记录（15）工程质量问题报告（16）工程质量事故处理资料（17）设计变更申请表、工程变更单、设计变更批复文件（18）工程计量报验（19）工程款支付申请、工程款支付证书（20）费用索赔申请及审批（21）施工机械、安全设施验收核查表（22）监理安全检查记录 （六）、竣工验收 1、工程竣工总结 （1）建设项目或单位工程竣工初步验收鉴定书 （2）建设项目或单位工程竣工最终验收鉴定书 （3）工程竣工报告 （4）工程施工竣工报告 （5）工程监理报告 （6）勘查总结报告 （7）监测总结报告 2、竣工验收记录 （1）竣工验收申请、备案表及相关纪要 （2）各专项验收认可文件 （3）竣工验收组会议记录 （4）竣工验收鉴定证明书 （5）工程质量保修书 3、财务 （1）工程决算及审查意见 （2）竣工财务决算及审查结论 （3）审计结论 （4）交付使用财产总表和财产明细帐 4、工程竣工图二、工程档案管理要求： 1、归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。 2、归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。 3、归档时间应符合下列规定： （1）根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。 （2）勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。4、勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。5、工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆（室）。第二十七条 经济合同档案分类与管理要求一、经济合同档案分类1、购销合同；2、建筑工程承包合同；3、加工承揽合同；4、货物运输合同；5、供用电合同；6、仓储保管合同；7、财产租赁合同；8、借款合同；9、财产保险合同；10、装饰装修合同11、其他相关经济合同二、管理要求经济合同档案归档时间为合同签订后一个月内，由经办部门人员填写档案移交清单，移交到总经办。第二十八条 物业管理部档案分类与管理要求一、档案分类1、外来文件、政策法规目录2、业主（用户）信息登记表3、业主一览表4、业主变更登记表5、房屋租赁登记表6、钥匙托管委托书7、钥匙借用明细表8、客户服务中心工作通知单9、装修管理服务协议10、动火证11、业主满意程度调查表12、服务质量统计分析及整改方案13、社区文化活动记录14、水电费台帐15、多种经营收费台帐16、外来人员进入机房登记表17、配电室设备巡检表18、监控摄像系统维保记录19、电梯设备巡检表20、电梯设备维护保养记录表21、电梯定期检验报告22、车位租赁协议二、管理要求物业管理部档案归档时间为次年第一季度内完成，由物业管理部档案员填写档案移交清单，移交到总经办。第二十九条 销售合同档案分类与管理要求1、严格执行集团及置业公司制定的相关档案管理条例。2、销售部设兼职档案员负责销售相关档案的管理。3、所有潜在客户由对应客户经理建立潜在客户档案，收集相应信息（见附表五），以购房意向为单位，交付档案管理员管理。4、所有已购房客户一户一档，客户经理于第一次缴款后建立客户档案，随时间推移按销售步骤逐步完善客户档案（见附表六）。5、客户上房并办理完房产证后，客户档案由销售部转交对应物业管理部门。6、客户信息及相关档案未经总经理同意不得以任何方式查询、泄露、使用。否则由档案管理员自行承担相关法律责任。附则 第三十条 本办法自颁布之日起执行。 二0一0年十二月二十二日附表一：档案管理目录体系集团档案室一、档案管理流程图整理总经理批准归档档总经办各职能部门文件资料销毁借阅二、档案管理编号行政文书类编号说明：0910z 001 集团文件、方针目标及重大通知 第1卷 002 公司制度、规定及通报 第2卷 003 会议纪要、收发文件记录及公司大事记 第3卷 004 重要发言及活动材料； 005 公司劳动工资、人事调配、干部任免等文件资料 006 公司组织机构增减更改名称及启用印章等文件资料 如意置业公司行政文书类档案代号工程建设类编号说明：0910G 001 维多利亚广场 01 工程管理文件 第1卷 002 西部纺织城 02 立项 第2卷 第3卷 如意置业公司工程建设类档案代号 经济合同类编号说明：0910J 001 嘉园项目 01 购销合同 第1卷 002 御顶阁项目 02 建筑工程承包合同 第2卷 003 生活一区项目 03 加工承揽合同 第3卷 004 生活二区项目 04 货物运输合同 005 嘉达公寓项目 05 供用电合同 006 圣德项目 06 仓储保管合同 007 幼儿园项目 07财产租赁合同 008老年活动中心项目 08借款合同 09财产保险合同 10 装饰装修合同 11其他相关经济合同 如意置业公司经济合同类档案代号 销售合同类编号说明：0910X 001 嘉园项目 01 客户签约明细单 第1卷 002 御顶阁项目 02 客户档案 第2卷 003 生活一区项目 第3卷 004 生活二区项目 005 嘉达公寓项目 006 圣德项目 007 幼儿园项目 008老年活动中心项目 如意置业公司销售合同类档案代号 物业管理类编号说明：0910W 001 嘉园社区 01 政策、法规文件 第1卷 002 御顶阁社区 02 业主信息登记表 第2卷 003 生活一区 03 业主一览表 第3卷 004 生活二区 04 业主变更登记表 005 小高层小区 05 房屋租赁登记表 006 圣德滨湖社区 06 钥匙托管委托书 07钥匙借用明细表 08客户服务中心工作通知单 09装修管理服务协议 10动火证 11业主满意程度调查表 12服务质量统计分析及整改方案 13 社区文化活动记录 14 水电费台帐 15 多种经营收费台帐 16 外来人员进入机房登记表 17 配电室设备巡检表 18 监控摄像系统维保记录 19 电梯设备巡检表 20电梯设备维护保养记录表 21电梯定期检验报告 22车位租赁协议 如意置业公司物业管理类档案代号 三、公司档案管理人员设置： 公司档案管理总负责人：周萍公司档案员： 部门负责人 任有兰 戴瑞华 总经办档案员：行政文书类：贾良燕 经济合同类：陈荣销售部档案员：朱茜 刘 舟 嘉园项目部档案员：罗雪芹 崔超 张 峰 御顶阁项目部档案员：王腾 陈 杰 开发部档案员：杜姗姗 王 峰 工程部档案员：马光富 朱瑞冰物业管理部档案员：孔新新 刘 文附表二： 文件卷内目录序号名称档案编号归档时间归档人备注 附表三： 文件借阅/复印记录原文件借阅/复印经办人部门使用时间归还时间批准人文件名文件号页号附表四： 文件销毁记录原文件（页）替代文件（页）销毁人批准人文件名文件号页号文件名文件号页号物业安保培训方案 为规范保安工作，使保安工作系统化/规范化,最终使保安具备满足工作需要的知识和技能，特制定本教学教材大纲。一、课程设置及内容全部课程分为专业理论知识和技能训练两大科目。其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。二培训的及要求培训目的1）保安人员培训应以保安理论知识、消防知识、法律常识教学为主，在教学过程中，应要求学员全面熟知保安理论知识及消防专业知识，在工作中的操作与运用，并基本掌握现场保护及处理知识2）职业道德课程的教学应根据不同的岗位元而予以不同的内容，使保安在各自不同的工作岗位上都能养成具有本职业特点的良好职业道德和行为规范）法律常识教学是理论课的主要内容之一，要求所有保安都应熟知国家有关法律、法规，成为懂法、知法、守法的公民，运用法律这一有力武器与违法犯罪分子作斗争。工作入口门卫守护，定点守卫及区域巡逻为主要内容，在日常管理和发生突发事件时能够运用所学的技能保护公司财产以及自身安全。2、培训要求1）保安理论培训通过培训使保安熟知保安工作性质、地位、任务、及工作职责权限，同时全面掌握保安专业知识以及在具体工作中应注意的事项及一般情况处置的原则和方法。2）消防知识及消防器材的使用通过培训使保安熟知掌握消防工作的方针任务和意义，熟知各种防火的措施和消防器材设施的操作及使用方法，做到防患于未燃，保护公司财产和员工生命财产的安全。3) 法律常识及职业道德教育通过法律常识及职业道德教育，使保安树立法律意识和良好的职业道德观念，能够运用法律知识正确处理工作中发生的各种问题；增强保安人员爱岗敬业、无私奉献更好的为公司服务的精神。4) 工作技能培训其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。二培训的及要求培训目的安全生产目标责任书为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：一、目标值：1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。2、现金安全保管，不发生盗窃事故。3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。4、安全培训合格率为100%。二、本单位安全工作上必须做到以下内容： 1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。 2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。 3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。 4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。 5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。 6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。 7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。 8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。 10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。 三、 安全奖惩： 1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。 2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落