办公用品申购、领用、发放管理制度.docx

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办公用品申购、发放、领用管理办法
总则
为加强公司办公用品申购、领用、发放管理，本着“节约成本，提高效率，规范流程，明确责任”的原则，倡导“健康优质、绿色环保、勤俭节约”的现代办公方式，特制定本办法。
一、 适用范围
本手册适用于青岛瑞丰气体有限公司涵盖下的各分公司和分支机构全体员工（包括正式员工、试用期员工、见习徒工、实习学员）。
每部门设立《办公用品领用记录表》，由办公室发放、公司办公用品保管员统一管理，于领用时登记，严格控制办公用品领用。各部门另设专人负责领用及保管部门公用品。

二、 办公用品分类
1、 固定资产类办公用品：办公电脑（笔记本）、传真机、复印机、打印机、碎纸机、扫描仪、投影仪等。
2、 高值非消耗类办公用品：办公家具、验钞机、电话机、打孔机、装订机、U盘、移动硬盘、衣架、白板、书报架、电风扇、电脑包等。
3、 高值消耗类办公用品：墨盒、硒鼓、色带、碳粉、网线、电话线等。
4、 低值消耗类办公用品：
Ø 笔类：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、白板笔、记号笔、荧光笔、激光笔等；
Ø 册类：文件夹（盒/筐）、拉杆夹、按扣夹、单夹、板夹、拉边袋、档案盒（袋）、名片夹（盒/册）、支票夹等；
Ø 纸本类：账本、笔记本、彩条纸、N次贴、便签纸等；
Ø 刀器类：计算器、订书器、推钉器、起钉器、剪刀、裁纸刀、转笔刀、刀片等；
Ø 夹钉类：装订条（圈）、推钉夹、燕尾夹、订书钉、别针、曲别针、大头针等；
Ø 耗材类：打印/复印纸、传真纸、复写纸、鼠标、键盘等；
Ø 其他类：刻录盘、胶水（棒）、胶带、双面胶、涂改液（带）、笔筒、尺子、橡皮、印台（油）、电池、插线板、塑封皮、公司印刷品、纸杯、咖啡、瓶装矿泉水等；
5、 高值消耗类办公礼品：茶叶礼盒、海参礼盒、购物卡、海鲜礼盒等。
三、 办公用品的申购、发放、领用
1、 办公用品申请需填写《办公用品申购单》，办公用品的申请人为部门办公用品管理负责人。
2、 各部门办公用品须于每月20日前，根据各部门的办公用品需求填写《办公用品申购单》，且注明申请领用人姓名及领用项目明细（高值非消耗类办公用品单位价值超过100元，需填写呈批单），交由所属部门领导及办公室主任审批后，将《办公用品申购单》提交行政部统一采购。
3、 未在本办法规定日期内提出购买申请的部门，则视为当月无购买需求。
4、 行政部于申请当月月底采购完毕，于每月一号统一发放至各部门，由各部门负责人发放至具体使用人，原则上行政部不对个人发放。
5、 行政部将根据日常办公需要，对常用办公用品进行批量购买，在保证正常办公需求的前提下，保持定量库存。临时急需用品，可根据情况进行采购。
6、 各部门常用消耗类办公用品月用量标准根据各部门三个月加权平均数为依据。此标准为暂定数，可依据每月平均用量进行合理调整。
7、 对于高档耐用、但不常用的办公用品，各部门间应尽量协调相互借用，原则上不重复购置。办公设备出现故障，由行政部负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜。造成设备损坏的，按公司相关管理规定处理。
8、 办公耗材，电脑配件的领用必须以旧换新。
9、 各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。部分办公用品：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、线圈本（换芯）、记号笔、瓶装胶水（可灌装）、涂改液、计算器、鼠标、键盘、打印纸（正反面使用）等，鼓励大家以旧换新，低碳、经济使用。
9、离职员工在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(消耗类办
公用品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理相关手续。
四、 办公用品费用分摊
1、 各部门申购的办公用品费用，计入其日常费用中。行政部于每月30日前，对领用的办公用品费用进行核帐，经各部门领导审核签字确认后，上报财务部门入账。
2、 《办公用品申购单》审批人（各部门领导）为办公用品费用控制的责任人，应按标准严格控制费用，把好申购关。
五、 固定资产类办公用品的入库、领用及维修
1、设备送达后由行政部物资保管员、网络部网管员共同验收办理入库手续。
2、网络部打印设备标签，贴在设备合适处，设备标签须包括以下内容：①设备名称、②设备配置、③使用部门、④使用人。
3、各申请部门领用电脑时，应填写物资领料单，并注明物资的名称、规格型号、数量，并由部门领导审批，同时提供审批过的采购申请单复印件，一并提交给行政部物资保管员。行政部物资保管员核对后方能发货同时通知网管员安装调试，设备管理部门登记电脑设备档案。
4、所有办公设备在以下部门需有台帐：总部综合办、网络部，几处台帐必须保持一致，并定期进行盘点核对。
5、对电脑设备、办公设备的发外维修必须填写设备维修申请单，并经办公室、行政部网管员（电脑设备）审批后由行政部采购员安排发外维修。
6、行政部采购员应根据审批后的申请单通知供应商上门取货或送货，必要时要求到现场维修。
7、维修单位对故障设备检测后应提供设备维修内容确认单，行政部网管员进行更换零部件型号审核。采购部进行价格审核或询价、定价后报审核办备案，维修单位根据审核后的维修确认单进行维修。
8、对维修设备验收入库时，行政部物资保管员根据维修供应商提供的发外维修申请单、更换旧件、设备维修内容确认单上物资明细与实物核对是否相符，通知行政部部网管员验收，由行政部网管员填写验收单，按验收入库流程办理入库手续。

六、 附则
1、 本管理办法自下发之日起执行。
2、 本管理办法根据公司实际管理变化需要，由行政部做出修改。
3、 本管理办法最终解释权归青岛瑞丰气体有限公司所有。

青岛瑞丰气体有限公司行政部
2012年2月29日
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