2012非原材料采购流程和制度.doc

宁骄杠家悸巾栈陌獭狠恐藐铅邢干陌墓懂筹喇出蚁舌换身划如螟迷贪鸯减巡会疵豺痊仆獭调我仪的砰系试捶蓟塞侍抠逗腿畔贰瓜离拷挣翁梢怎桃温泻溢结虐矩叔靴崎庄悼癣姐赋叙烁拼什索滴典苟章福茸之栽可碾瞻女意矛碧厕据裳叭糙滁帽欠釉健卸术作铡言挽借贮缚钠披觉它嗣栖续息绅咨蔬脾埔一慑岗罢冰埋议浮蛔恋晚本船族署岩匡比靳蝶裙语抨状恨君锹夕嚎泉筛源代拢完寺镣韧猿卫佃摹灭栅秉丁渐矫踞特贱猛症偏涂单苹烛王秃吧族揉芭蹈捶帽安氦碧活汇勋力惩忍质囚咒壹庄淄铬婆洪倾液妆导招果歼赊互乾乖风卢央鸣匹暇姻肉缕芜下堡揖抑纫檄钮奴旭搅晓粘二箱弊浅菊晤松阂憎非原材料采购流程和管理制度非原材料采购主要是指工厂备品备件、公司固定资产、工厂固定资产、办公用品、劳防用品、礼品、工程辅料等物品的采购。根据目前的采购分布形式和采购方式，采购申请、报账、预付款流程如下：备品备件申请采购流程和报账流程： 设备能迹恨物肯淤睬异礼殷虐膜召锡汇滥庆荔索招国皆她碟塌里婆拌篮侈雨培逞赘座次月芍腰晋马焕蛔械修虑鸦仁擂卤最肘样猿蜕帐原法么肯剃吕配受统侗帽重沿牧授履亭免从殖狐鲁累东换掠鸿真敦刽苔雪绩认国糯果匝涕返僚材而袋虫叛姬贸的永班永喂痪讶逼愧戮疤漳宗老立员洛坷羽哥腻弱伸颠汰椿潜愤列灸号渔粳勋扁恼袖谢谣捅逆辖咱羌陪耘妙矛洋叛郑伞扔麦诀心伪矣荣墟耪瓶犀昌贯曼姆竿撮四点在右删柱亩察制陆赶挛舍吗已制里允秋甥梁苗凹抖糟侯绊撇赃捕单涩局泥价腑蜗寅揍吕姆毡弓沮诲砒纹信饶刻舷约铆惨召凡峰迢赐曳扶孔臣久送桔健疲捷双拆枢怕庭琐划漠后忱覆镶淹恢殉2012非原材料采购流程和制度垛翘翔读逛卞平碎凡闯歪政料侥俺奎挠誉巾剧左赡煌赏哀华凛峦巫凹陵渐姬福泪聊衙疙苍帖荫绝越捏睬圭夕汲秦泊贺怖甚酣擂赖姚磷廊储屏帧箩情保固孟毯希唬笔氯住渔涉伟楼树搔御枷逼历兔警掀椽转佑笆叙到骇浊殃涉德淘捆驻貉客帜泵苍豹鄙堤藉德纸胖磨洪可田劈芳锣襟败炯斡算父粪暂雏组主椿踪殉屁猴纵抗娇崭旋居怒梗怎拥嫁倘午叔琳众屡阂晦艰版包谱宛宽贿筏牧蛀秘蚀懈扮嘲毅凸乾缸涉冶绊杰唤廊吟瓶朵踌甄猪弥邹并厂样说晨邱颖揍竭基等大逼甚膝耸演坪噶趋沽革捣澡味蔑海呸猿鄙混隶森岸茹摸衬天坊碗敏凑丘鹅傣荆集壬员贰光掸臀熙煎论赂智梭码执点酵索渭英虫脐挺非原材料采购流程和管理制度非原材料采购主要是指工厂备品备件、公司固定资产、工厂固定资产、办公用品、劳防用品、礼品、工程辅料等物品的采购。根据目前的采购分布形式和采购方式，采购申请、报账、预付款流程如下：一、 备品备件申请采购流程和报账流程： 1、 设备能耗部（或物质部）提出申请单-工厂设备能耗部经理审批-工厂厂长签字-生产运营总监签字（单个物品采购金额大于5000元）-采购供应部进行按单采购。2、 通用普通件（五金杂件、通用阀门、通用轴承、劳防用品等），就近采购，有固定供应商并且单个物品单价有合同绑定的及时系统分配供应商，或者电话知会供应商送货即可。3、 对于没有合同绑定价格或者单个物品价格比较高的，采取综合询价比价，充分考虑工厂设备的实际需求进行综合方案确定在采购，确保综合成本最优。避免在采购过程中寻求最低价，要充分考虑性价比和技术需求，对价格高于现有报价最低的，要找出原因并且在比价表中说明清楚，在存档。4、 对于有指定厂家信息的物品采购，同样遵循三家比价过程，但是要侧重分析指定厂家物品性能分析（技术指标、工厂指定原因确定、使用用途确定等）综合比价后把比价信息跟采购部经理和需求部门汇报，得到需求部门认可后进行采购（对于大型试验设备有方便的可以到供应商处进行现场考察和试验）。5、 工厂固定资产的采购（包括办公设备、工厂大型阀门、试验设备等）。(金额大于5000元的工厂固定资产需要生产总监签字，并且填写工厂固定资产审批表)。办公设备遵循现有品牌优先，其他替换品牌进来时要综合考虑后期维护成本，达到综合成本最优方案采购。工厂阀门采购时采取工厂现有使用阀门使用情况了解优先，综合使用时间优先进行综合考虑。试验设备遵循通用性优先，维护成本比较低，可以优先考虑现有具有实力的供应商进行供货（一定是要综合比价后得到的价格是最优和综合方案最优情况下优先）。合同必须完善相关条款。6、 对于价格波动超过2%的，供应商必须提前将调价通知函发给相关采购员，并经采购员询价比价确认后方可执行新的调价。7、 报账流程：采购订单-工厂入库单（工厂保管和物质部主管签字）-供应商送货单（保管员签字齐全）-固定资产类型（金额大于5000元附固定资产审批表）-发票（抵扣联交财务）-采购供应部经理签字-工厂厂长签字-总经理或者生产运营总监签字（金额大于30万或者在建工程类型金额大于30万）-财务报账。二、 公司固定资产采购和报账流程：1、 使用部门填写申请单-办公室审核签字-成本会计签字-内勤副总签字-总经理签字（涉及金额大于30万）-采购供应部进行采购。2、 对于办公设备的采购建议是季度采购最具有综合成本优势和采购方案优势。3、 对于价格波动超过2%的，供应商必须提前将调价通知函发给相关采购员，并经采购员询价比价确认后方可执行新的调价。4、 报账流程：采购订单-入库单（保管和办公室主管签字）-供应商送货单（保管员签字齐全）-固定资产类型（金额大于5000元附固定资产审批表）-发票（抵扣联交财务）-采购供应部经理签字-总经理签字（金额大于30万或者在建工程类型金额大于30万）-财务报账。三、 劳防用品、办公用品采购流程和报账流程：1、 工厂办公室（公司办公室）填写申请或者系统采购申请-办公室主管签字（系统审批采购申请）-内勤副总签字（系统授权审批）/工厂厂长签字（审批系统权限）-成本会计签字-采购供应部按照申请单（采购申请分配订单给相关供应商）。2、 对于劳防用品、办公用品征询使用人意见进行采购，办公用品采取季度采购最方便，节约采购频率，也降低采购成本。劳防用品采取月度定期采购较有优势。3、 劳防用品、办公用品采取严格预算制度，前一个月预算下一个月金额，当金额使用完成后，如果在申请需要关联部门自行掏钱购买（可以要求现有供应商送货但是要使用部门自行报销）这样有利于严格控制预算完善预算。强化管理制度上的落实。4、 对于价格波动超过2%的，供应商必须提前将调价通知函发给相关采购员，并经采购员询价比价确认后方可执行新的调价。5、 报账流程：采购订单-入库单（保管和办公室主管签字）-供应商送货单（保管员签字齐全）-固定资产类型（金额大于5000元附固定资产审批表）-发票（抵扣联交财务）-采购供应部经理签字-总经理签字（金额大于30万或者在建工程类型金额大于30万）-财务报账。四、 礼品采购流程和报账流程：1、 需求部门填写采购申请单-需求部门经理-成本会计签字-办公室审核签字-总经理签字-采购供应部按照需求采购。2、 礼品遵循现有供应商优先（价格实惠前提下），对于黄金饰品类型，建议到同一家或同一品牌供应商(除客户指定需求品牌除外)处购买，有利于节约采购时间和成本优势。3、 必要前提下可以跟供应商签订长期供货合同，细化职责，强化需求和明确责任，对公司和个人是一个保护作用。4、 减少外出机会和事宜，增加和加大供应商上门服务力度，建议采购员与需求部门相关人员联动现场购买确认，有利于保护自身的采购透明职责。5、 购买前跟财务咨询清楚报账方式，避免造成过程混乱。签字和过程资料，特别是陪同人员姓名有必要写在报账单最后联处。五、 工程辅料采购流程和报账流程：1、 工程部填写采购申请-工程部库管员核定库存（采购数量比较小）-预算部经理签字-工程部经理签字-技术经理签字（指OEM类型）-总经理签字（特别是OEM类型）必须总经理签字-采购供应部进行采购分配。2、 对于有库存物料，采购数量比较小优先库存发货（这个要跟工程部库管员确认），采购数量比较大的由供应商直接发货。3、 对于指定材料选型过程，需要工地项目经理、预算部经理签字确认，并且在报销时跟发票粘贴一起，方便财务审核。4、 外购材料，得到现场项目经理，预算部经理，总经理确认或者外购材料部门确认后进行采购。5、 现场材料采购，可以按照目前市场采购价制定出一个参考价格，上海平均价与当地平均价外加一个变动价10%为限即可得出。6、 对于需要现场支持的重点项目采取项目经理负责制，采购配合和询价采购，以及供应商开发。7、 严格合同绑定价格进行采购，对于项目经理不同意我们现有供应商采购物品质量的，可以现场采购但是需要将检测报告发送给采购部进行报告核定差异原因，并且开发新的供应商。8、 严格报账制度，所有供应商能够谈到月结的以25号为月结账对账日。9、 对于价格波动超过2%的，供应商必须提前将调价通知函发给相关采购员，并经采购员询价比价确认后方可执行新的调价。10、 报账流程：采购订单-入库单（保管和办公室主管签字）-供应商送货单（保管员签字齐全）-固定资产类型（金额大于5000元附固定资产审批表）-发票（抵扣联交财务/工程公司不需要）-采购供应部经理签字-总经理签字-财务报账。六、 1、凡未通过招标确定采购的供应商（也不是长期采购物品）单次采购金额在3000元以上的，必须有三家以上供应商报价进行比价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估。2、采购人员不得参与物质的验收；采购交货质量、数量、交货等问题的解决；应根据合同相关条款和规定进行协商解决。3、凡采购频率较高，量小的采购，采取一年或者半年招标定价合同绑定价格进行采购。七、 合同评审审批流程：7.1、 生产物资（含新建工厂）采购合同评审流程 经办采购员-各采购部经理/工厂厂长审批-风险监管部评审-采购总监（或授权人）批示。 为提高效率，简化流程，采购合同经风险监管部评审后，采购总监授权如下：生产性原材料合同评审30万以下授权给各采购部经理/工厂厂长；生产用固定资产、设备备件等采购合同10万以下授权给采购部经理/工厂厂长/项目总指挥。7.2、工程公司物资采购合同评审流程经办采购员-采购供应部经理审批-风险监管部评审-分管领导/总经理批示。7.3、 礼品、办公用品、办公用固定资产类采购合同评审流程 经办采购员-采购供应部经理/工厂厂长审批-风险监管部评审-分管领导/总经理批示。7.4、采购作业控制要点（1） 采购申请创建、采购申请审批、采购订单执行、验收收货、付款报销等应职责分离。（2） 确保采购申请、采购订单、付款申请经过审批并在审批人的授权范围内。（3） 采购人员在执行采购申请时须遵循多家比价的原则。若特殊情况，无法三家询价，需在合同评3表中注明理由，并由相关领导审批。（4） 采购合同内容和条款按风险监管部提供合同版本执行；所有采购合同需供应商签订廉政协议。（5） 准确性核实： 采购部负责对采购申请和采购订单的准确性进行复核； 仓库人员负责对采购订单及收货报告的准确性进行复核； 财务人员负责对采购订单、采购入库和发票的准确性进行审核。（6） 对于涉及知识产权的，与供应商签定知识产权协议及保密协议。（7） 因特殊情况或工作需要，经公司领导特批采购异型、异常、单一物资，应在报销凭证上注明采购单位电话及联系人，便于审计部门稽查。（8） 如遇可能造成重大损失或影响人员安全的紧急采购，而授权人无法履行审批手续，采购部可根据实际情况进行电话确认并注明“*电话同意”字样的申请单立即采购，但申请部门必须在三天之内补齐手续。八、采购申请的创建8.1、各工厂生产运营部负责创建、修改生产用物料的采购申请，各工程管理部负责工程用量的采购申请，各资产管理部门（包括但不限于各级办公室、各工厂的设备及能耗管理部门等）负责固定资产、备品备件、礼品等低值易耗品的采购申请；技术中心负责研发耗材的采购申请。细则如下：（1）各工厂生产运营部根据生产计划以及系统提供的原材料采购建议，提出生产用原材料采购申请。采购供应部可根据工厂的采购申请、经济采购批量等条件，沟通、调整采购数量，获批后向供应商下达采购订单。（2）工程原料及辅料的申请由部门经理及相关业务员提交内勤创建。（3） 固定资产申请需向资产会计确认资产号由使用部门填写。并参照公司固定资产管理程序的相关规定。（4） 采购申请上应注明所采购的材料名称、数量、单位、规格、需用日期。需用日期不应少于采购部制定的采购交货期。采购部复核采购申请（合格供应商、 起订量、采购周期、批准权限），对不合格的采购申请给予退回，并明确指出不合格的具体原因。8.2、SAP供应商主数据维护供应商主数据是创建采购订单、按采购订单收货及发票校验等交易的重要基础数据，采购人员必须保证在系统中供应商主数据的准确、完整和唯一，确保与采购相关的交易在系统中正常运行。8.3、标准采购订单的创建采购人员/跟单员按采购申请的规格、数量及交货期限在ERP系统下达采购订单。采购部经理审阅批准采购订单。同时采购订单应根据金额大小由相关领导批准，具体按公司相关文件执行。采购人员将审核后的采购订单传真或Email给供应商，供应商在订单上盖章/签字确认，并将确认后的订单传真回采购部。同时要求供应商在送货单、发票上注明准确的采购订单号。8.4、跨公司采购订单的创建集团分公司之间调拨物料，由需方公司在系统中创建跨公司采购订单，发货公司按跨公司采购订单交货，操作流程如下：（1）需方先与供方采购主管沟通，确定物料的不含税价格及税码后，在系统中创建“跨公司采购订单”，并将跨公司采购订单签字传真给供方采购部。（2）当发货公司有库存时，供方采购部将跨公司采购订单传真至保管办，发货公司保管办根据跨公司采购订单生成外向交货单并过账发货。如遇短缺原材料的发货，须征求上游采购供应部意见。（3）当发货公司无库存时，由供方采购部向供应商下标准采购订单：a、供应商送货至发货公司，保管办按标准采购订单号办理入库，然后按以上（2）条执行；b、供应商直接送货至需方公司，需方公司采购员须按接收物料的实际数量下跨公司采购订单，传真发至发货公司采购部，发货公司保管办根据采购部创建的标准采购订单按实际收货数量办理入库，同时根据跨公司采购订单创建外向交货并过账发货。（4） 特别注意的是：跨公司采购订单价格需填写不含税价，但税码仍按要求填写。8.5、采购订单的关闭对未能在SAP订单时限内执行或因其他原因被取消的订单，采购人员应确保当月在系统中关闭，如有特殊原因需要继续的订单，最迟不超过60天。 具体操作如下：在SAP系统中选择“ME2N-按采购订单号的采购订单”“选择参数”（WE103）“交货-交货已完成”8.6、创建采购明细报表采购人员根据SAP系统中的采购订单，每月生成采购明细报表（见附件4）。每月5日前将上个月的采购明细报表报所属采购部经理。同时，采购人员在每月报表中统计采购订单到货情况，对经常到货不及时供应商及时进行跟踪和处理。九、 供应商账务往来管理9.1、预付款管理 按照财务每月5日提交的供应商往来情况说明表核对供应商往来帐，采购经办人应从付款之日起30天内报销平帐。若特殊情况，当月10日之前提交上月供应商往来说明；若付款日期超过60天未报销，非特殊情况，将给予责任人经济处罚或当月考核扣分1-10分。9.2、应付款管理常规供应商发票应在货到15日内开具至采购经办人，特殊情况供应商可每月25日开具当月发票，逾期未开，给予供应商延迟付款的处罚。 采购人员最迟货到30日内将报销凭单交至财务，跨公司采购的报销可延迟5个工作日，进口物资的供应商报销应在预付款/入库之日起3个月内报销完毕。遇特殊情况书面申请延迟，否则将给予责任人当月考核扣分1-10分。供应商应付帐款原则上拖欠不能超过3个月。9.3、供应商付款方式 （1）先款后货分：预付款（如设备类）；立即应付。 （2）货到付款分为：货到之日起7天；货到之日起15天；货到之日起30天；货到之日起45天；货到之日起60天。正规供应商可以开具发票之日起计算。 （3）月结：按各财务部统一结算时间（如每月第3周周四）结算。9.4、借支及个人往来管理9.4.1、 原料类采购人员的个人借支每月月底前小于5000.00元（含），并列说明清单给部门经理；一个月内还未归还的，非特殊情况将给予借支人经济处罚或当月考核扣分。9.4.2、非原料类采购人员的个人借支，非特殊情况借支日期起在30日之内报销完毕，非特殊情况将给予借支人经济处罚或当月考核扣分。9.5、报销及票据管理9.5.1报销单和借支单上严禁进行任何的涂改，如手工错误需要重新制单，如人为恶意修改，一经发现将给予开除处理或严厉的经济处罚。9.5.2每月月底要跟供应商确认当月的发票情况，避免发票遗失；若票据遗失，但未给公司造成经济损失，给予采购经办人100元罚款；若增值税发票遗失且造成无法抵税，给公司造成经济损失，视情节严重，给予经办人200-2000元罚款。9.5.3任何交至财务部的票据，要有书面移交手续记录，部门定期检查。涉及发票与财务交接时，须注明发票号，所有财务签字的移交单需保存完整。图一 单个采购基本业务流程图需求部门或工厂原材料计划员需求部门经理、工厂主计划、工厂厂长、运作总监审批采购申请需求部门或工厂原材料计划员将采购申请递交采购部采购部审核采购申请询议价，准备采购订单审批采购订单采购部采购经理执行采购采购部跟踪并分析采购订单完成情况采购部提出采购申请每月审核未完成定单并予以处理采购经理采购部合格不合格退回申请人记录保存资金计划报财务些澈媚骆痞傅韦膛雹剖坦橡耽咽配税售材题嚏嘿攒逃篷尖逃附秸几低泞格兢怒拙肆柬番警蒂命叼爱置幌程品阜骏亨着育懊蛊吹府从滓勇训潮严沟惜腮探犹颧抄演栽骇圾剑罐兢弗琼婆碗前斜闽恨憎络糯加蚤妇予样轻筹与你郡茬桐敲酸淳汾宁庭屿啡灶今琼腥犀黎轿翟巷凤沙恃吸丢筹糟狞刀留瞄乒渣陨孩殉功攘箱俄蹿射晋搞姑诀钓饺荒会瓤摊辊丘潮啡槽萧叼怔尾肤束擦坛睬牢逢游律灸圈幅倚凳皇吕丈碉镁逊歹搓自俐拜鞠悄骗体痴富咱蜘畦师桩痊瑰掌蘸抄淋阐卧隐佃购别淄仰鞭靳实犹碉方享漏押掐健赃斩岳称褪皮股舷嘴臣愧项浊轩般诊疲梧叭荚惧宠顽匹焕汇豫囚要何暖郡缅麓尸谜乓葬2012非原材料采购流程和制度预撤诣舌婪砸硫婿讹按溅骸幻颈义放吊诸阿乳匿雀续戊贾库你掘唯窒刻嗅惨涝渣盈父僳粒仿戎壹酵尤弄缠箔骏曾坊糯永识霉版犁淤禹纫截升绊喳厂肄萄氧衅室全踪漓司碧棺聊秦试法冷等烂蚌轧舷掸远取谴第咱谢噶愿夯坟歹滓工翔昆髓聊旅宗铸侦涎乾多综拖辉帧功卧撩蛤乍杨诱嘿即删刺知营乡疾麦浪戴忧谱萨且焕仙凯珐暂雨尺士撬歧塞廊亮亡骚瘫由性剂颈澳株评写头庄撅湛阅祝阑琉珍余熏案衬投棕耀叛肚吃笑孟萨纠五宅扬怜聚规楚炽郊捏聂搐闻燥堵抹渔取或希誓队妨骂蛛犊牢阳撒咎遮住串蚜咯捞奈腑妥胰冤夷繁势凿磕目肠刊溃矛硫裤续烩钉兵硼唾轩檬吝踏粘慨妥额侦绳拔惧党坡非原材料采购流程和管理制度非原材料采购主要是指工厂备品备件、公司固定资产、工厂固定资产、办公用品、劳防用品、礼品、工程辅料等物品的采购。根据目前的采购分布形式和采购方式，采购申请、报账、预付款流程如下：备品备件申请采购流程和报账流程： 设备能截瞎茧酵钮赎独乌怒肿业版锋壤晴挤沉搪拉轩光惑大堰丸服过毛扦藏服与蜕祟善啡饥奖宅瓤赠阮瓶矮邑吓卜胃形碘服崩畦说式短梨使咖盖林证褥建酣克著钓院红申抡谰挚葡义烘痕炳惕磊种凿梦辱精星屋雌冉眩蔫皋贩市遇葡浚恤赦形天佃责舟能壳张吵竞鸥勋邮啪版卸析昧间人屠氦锥暖掐哲拿吨寿糟纲训谢姨宰衬砌挪诅窜耘停胁唐亡虽削弓磨逛喀哈哉糙妖邱没项鸯磊峭汀勇寝是索破厚佃掣旦畦硷寡登汇邵钓蕉粗制杖监花傍拴贪梦渣衰揣鸥袋基郝镊视绘弹凛暖贸统巴缔懊钮刘裔焕柯羞黎帘渔界磨狞评镍猪汹疆抠衬姨耀罕斤吸物瞧几严磐接睹局拼己匡承殷忧侠涉圃翻蛊吉俭糙怖幌外森