质量食品安全程序文件汇编(新2015版).doc

XXX有限公司质量食品安全管理体系文件程序文件汇编 文件编号：MR-QFSP-2018版 本 ：A/0编制：文件编写组审核： 批准： 受 控受控状态 ：实施日期：2018-3-1XXX有限公司 程序文件汇编文件修订记录序号修订日期修订内容修订人版本备注目 录QFSP-01 风险和机遇管理程序1QFSP-02人力资源管理程序4QFSP-03 基础设施和工作环境管理程序7QFSP-04 监视和测量设备控制程序10QFSP-05 与组织有关的知识管理程序13QFSP-06 信息沟通程序15QFSP-07成文信息管理程序18QFSP-08合同/订单评审管理程序23QFSP-09外部供方管理程序25QFSP-10生产管理程序27QFSP-11标识和可追溯性管理程序29QFSP-12客户和外部供方财产管理程序31QFSP-13产品防护管理程序33QFSP-14不合格品管理程序35QFSP-15顾客满意管理程序38QFSP-16内部审核管理程序40QFSP-17管理评审程序43QFSP-18纠正措施管理程序46QFSP-19 危害分析预备步骤控制程序48QFSP-20 关键控制点确定控制程序50QFSP-21 关键控制点监控控制程序53QFSP-22 关键限值建立控制程序56QFSP-23 纠偏措施控制程序59QFSP-24 验证控制程序63QFSP-25 突发事件准备和响应控制程序65QFSP-26 产品撤回控制程序68QFSP-27 产品留样程序70QFSP-28 过敏原控制程序72QFSP-29 预防和消除食品欺诈程序76- I -QFSP-01 风险和机遇管理程序QFSP-01 A/01目的内、外部环境是公司质量管理活动的立足点和根本前提。充分开展企业内、外部经营环境的调查和监测，确定与本公司目标和战略方向相关并影响实现质量管理体系预期结果的各种内部和外部因素，准确、及时地把握消费趋势和顾客需求，认清本企业的优势和劣势，从而抓住机会，化解威胁，实现质量管理体系与企业的环境变化动态匹配和优化适应，促使企业在竞争中求生存、在变化中谋发展、在经营中创效益，充分应对现状和把握未来。2适用范围适用于通过本公司经营环境内、外部因素识别，评价经营管理上面临的风险和机遇，制定应对措施的控制及企业的经营环境变化、业务流程动态调整和质量管理体系的持续优化控制。3术语和定义3.1企业环境：是指一些相互依存、互相制约、不断变化的各种因素组成的一个系统，是影响企业管理决策和生产经营活动的现实各因素的集合。包括企业的内部环境和外部环境。3.2风险：“未来的不确定性对企业实现其经营目标的影响。” 企业风险按其内容不同可分为战略风险、财务风险、商业风险、营运风险等。3.3机会：指具有时间性的有利情况。3.4企业风险评估：是对所收集的风险管理信息和企业各项业务管理及其重要业务流程进行的风险评估，具体包括风险识别、风险分析和风险评价、应对措施等步骤，其目的在于查找和描述企业风险，评价所识别出的各种风险对企业实现目标的影响程度和风险价值，给出风险控制的优先次序并选择应对措施加以实施等。风险评估要采取定性与定量相结合的方法，包括问卷调查、专家咨询、管理层访淡、集体讨论、情景分析、统计分析、模拟分析、管理工具分析等。管理分析工具包括条件危险性分析法D=LEC，SWOT分析法、PEST分析法、波特五力模型等，3.5 SWOT来自麦肯锡咨询公司的企业战略及环境分析工具，将对企业内外部条件各方面内容进行综合和概括，进而分析组织的优劣势、面临的机会和威胁的一种方法。SWOT分别代表企业优势（strengths）、劣势（weakness）、机会（opportunity）和威胁（threats）。4职责4.1 办公室负责组织本公司的内、外部环境分析与评价，风险与机会应对措施的实施控制，业务流程动态调整和质量管理体系的持续优化控制。4.2 销售部负责供方风险分析、质量风险分析。4.3 销售部负责市场经营风险分析。5 工作流程和要求5.1 公司需考虑的主要风险5.1.1质量风险，例如：a直接质量风险：产品和服务质量问题，导致退货、换货等风险。b间接质量风险：产品使用过程，损坏了顾客的其它财产权或人身权，应负民事赔偿责任。5.1.2环境风险，例如：a产品销售淡季与旺季，影响顾客的采购，也间接影响公司产品经营。b人文环境：主要体现在不同时间、不同地区、不同民族的人消费习惯不同。c法规、政策环境：国家法规及宏观经济政策、经济环境的变动，以及个别地方的相关政策的变动会间接的影响到企业资金融入以及企业运营的必要条件。d经济环境：利率的变动、汇率的变动、同伙膨胀或通货紧缩等。5.1.3经营风险，例如：A物料供应：主要包括了物料的价格、质量和送货时间的变化、采购过程的欺诈行为，采购人员的疏忽，导致物料数量以及质量上的不达标等。b员工风险：采购人员、服务人员，技术人员和其他管理人员，由于他们的疏忽导致的风险，以及各岗位主要人员的离职等风险。c设备：设备出现意外的故障，甚至损坏等。d供销链风险：主要包括供应商及顾客违约，以及供应或销售渠道不畅通等风险。e法律纠纷：客户投诉等潜在的法律纠纷。5.1.4市场风险，例如：a市场容量：对市场容量的调查所采用的方法不合适，没有准确的弄清市场对象对产品的用量，使得物料采购大于实际需求，而增加公司的投资风险。b市场竞争力：对竞争对手的错误分析可能导致对我们的产品市场的竞争力高估或低估，引发期望值风险。c价格风险：产品的价格风险受产品的成本、质量和声誉、顾客消费等的影响。5.1.5财务风险，例如：a融资/筹资过程中的风险：比如风险筹资的费用很高， 而且受到政策限制较多，加大了筹资的不确定性。b资金偿还过程中的风险：主要受到利率的影响，有极大的不稳定性，增加偿还风险。c资金使用过程中的风险：主要表现为短期资金风险和长期资金投资风险。d资金回收过程中的风险：应收款无法及时到位，增加了坏账的出现率。e收益分配过程中的风险：主要表现在确认风险和对投资者进行收益分配不当而产生的风险。5.2风险和机遇识别时机包括质量管理体系策划、企业宗旨变化、战略变化、内外部环境变化、组织及其背景变化、相关方的需求和期望变化等情况下进行风险识别。5.3 SWOT矩阵分析步骤5.3.1环境因素分析。列举企业环境因子：要求列举企业的优势和劣势，可能的机会与威胁。列举要求充分、准确。5.3.2构造矩阵。将上述环境因子进行重点和优先排序，对公司发展有直接的、重要的、大量的、迫切的、久远的影响因素优先排列出来，而将那些间接的、次要的、少许的、不急的、短暂的影响因素排列在后面。5.3.3策略组合。将优势、劣势与机会、威胁的环境因子进行相互组合，形成SO、ST、WO、WT策略，罗列出一系列公司未来发展的可选择对策或策划出诸多行动方案。5.3.4优选方案。对SO、ST、WO、WT策略方案进行甄别和选择，确定企业优先选择采取的具体计划与方案，并加以实施。5.3.5管理体系调整匹配。上述方案实施过程如导致相关流程、职责、制度、目标等的变化，要及时将上述变化上升到管理体系的层面，使管理体系与应对措施保持动态匹配，积极适应企业环境的变化，又充分发挥管理体系的保障力、生命力和竞争力。6 记录6.1 风险评估报告6.2风险应对行动计划QFSP-02人力资源管理程序QFSP-02 A/01目的制定和实施本程序，旨在对公司的人力资源进行管理，包括人员配置、人员教育、培训、技能和经验记录的管理，确保从事可能影响服务质量的人员能够胜任其本职工作。2适用范围适用于公司所有从事影响服务质量的相关人员。3术语和定义 本程序引用人力资源管理专业术语，包括：人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、员工关系管理等。4职责4.1总经理批准公司年度员工教育培训计划和职务说明书。4.2质量体系负责人审核公司职务说明书。4.3人力资源部负责编制公司职务说明书和年度员工教育培训计划，负责公司员工的培训、招聘、借用外来人员等组织实施工作，负责组织对培训、招聘、借用外来人员效果进行评价。4.4各部门负责本部门员工的人力资源需求申请。5工作流程和要求5.1人力资源配置5.1.1从事可能影响产品服务要求符合性的人员应具有相应的能力是能够胜任的。对能力的判断是基于适当的教育、培训、技能和经验等方面考虑。5.1.2人力资源部根据各部门确定的岗位工作职责确定人员任职条件，编制公司职务说明书，呈送质量体系负责人审核、总经理审批。岗位任职条件包括：a专业技能；b所接受的培训及所取得的岗位资格；c能力；d工作经历。5.1.3人力资源部应按照职务说明书中的要求配置各岗位人员。5.1.4人力资源部对不符合任职条件的岗位人员可以实施以下措施：a岗位调整b人员招聘c教育培训。5.2员工教育培训计划5.2.1人力资源部于每年年底向各部门进行员工培训需求调查。 5.2.2人力资源部结合公司年度经营发展计划需要、公司各部门员工的培训需求编制公司下年度员工教育培训计划，报公司分管领导审核、总经理批准。员工教育培训计划应明确培训范围、培训方式、培训内容、时间进度以及教师等。5.2.3制定的培训计划项目应包括：a公司管理方针、目标；公司管理体系文件、规章制度；b质量意识教育；c相关法律、法规和标准规范；d专业技能和继续教育； e本公司需要传承的知识和经验、传统。5.2.4有需要但未列入计划的培训，应由所在部门向人力资源部申请，经公司分管领导批准后实施。5.2.5公司内部组织的培训，人力资源部应填写培训记录表，记录培训人员、时间、地点、教师、内容及考核成绩等，培训后将有关记录、试卷或操作考核记录等存档。5.2.6参加外送培训的人员，培训结束后应将培训考核取得的合格证书复印件交人力资源部存档。5.3新员工入职培训 5.3.1新员工在进入公司一个月内，由人力资源部组织统一进行以下培训：a企业文化培训：介绍公司的简介、历史发展情况以及组织架构。b规章制度培训：对公司有关人事、行政、财务各部门的规章制度的培训。c公司基础教育：包括公司、员工纪律、质量方针、目标、意识、相关法律法规、体系标准基础知识、公司管理手册等的培训。d岗位技能培训：学习作业指导书、产品知识、设备操作知识等。5.3.2新员工培训后，由人力资源部对其组织进行书面和操作考核，合格者方可上岗。5.4在岗人员培训 按照公司年度员工教育培训计划的安排，人力资源部每年负责组织对在岗员工至少进行一次全面的岗位技能培训和考核，其他部门负责予以配合。5.5专业人员培训 按国家规定的须持证上岗的人员必须经过专业培训和考核，取得证书后持证上岗。5.6转岗人员培训（1）部门基础教育：学习本部门制度文件、作业指导书。（2）专业技术培训：学习本岗位专业技术知识、标准规范、规程等。（3）岗位技能培训：学习作业指导书、工作制度等。转岗员工培训后，由人力资源部对其组织进行书面和操作考核，合格者方可上岗。5.7培训的有效性评价每次培训结束后，对受训人员通过笔试、面试、实际操作等方式进行考核。评价接受培训的人员是否通过培训具备了所需的能力，评价培训工作是否有效，评价结果记录在培训记录表上，用于提高培训的有效性。5.6人力资源管理记录人力资源部负责保持所有员工的教育、培训、技能和经验的有关记录，并纳入员工的人事档案。6相关记录6.1年度员工教育培训计划 6.2培训记录表 QFSP-03 基础设施和工作环境管理程序QFSP-03 A/01. 目的本程序规定了本公司应确定、提供并维护和管理为实现产品的质量、卫生的符合性所需的基础设施和工作环境，以确保产品满足顾客和适用的法律法规的要求。2. 范围本程序适用于实现产品符合性所需的基础设施和工作环境的管理3. 职责3.1 生产车间负责基础设施配置计划的提出和生产场所的工艺和定置设计，并对生产设施的维护、管理以及生产环境管理进行监督。3.2 业务部负责设施的采购和提供。3.3 业务部负责支持性服务（如产品交付后的运输等）。3.4 品质部负责设施的检定、监视和测量装置的管理和设计。3.5 生产车间负责管理机械、动力、水、电、气等设施的提供和质量保证。3.6 生产车间及相关部门负责保持生产区域环境的管理和在用设施的日常维护。3.7 办公室负责支持性服务工作的管理（如通讯等）。3.8 经理负责为基础设施的确定、提供和维护给予必要的资源。4. 工作程序4.1 设施是实现产品符合性的物质保证。应确定、提供并维护为实现产品所需的基础设施，确保过程能力，最终确保产品质量安全。基础设施包括：a) 建筑物、工作场所（办公和生产场所）和相应的设施（包括设备系统）；b) 过程设备（机器、仪器等）、硬件和软件以及工具等；c) 支持性服务，如运输、通讯等。4.2 生产场所的环境条件是实现产品符合性的支持条件，各相关部门要根据产品实现过程的特点来确定、提供和控制。4.2.1 生产场所的控制a) 生产车间在主持设计车间工艺布置时，应综合考虑生产环境的要求，科学地设计，绘制工艺布置和定置管理图。使设施、设备、工装、工位器具、物资等按工艺流程有序地放置；b) 各生产区域定置标志明显，定置物品（如各种、器具）按规定分类、有序置放，不得越区混放，以利于材料的交转、搬运和安全以及正确使用；c) 车间生产场地应保持清洁，定期、定时进行清扫、保洁及消毒。4.2.2 办公场所、档案资料室以及公共场所等由办公室根据各部门特点进行设置及监督，做到舒畅、整洁、通风采光好，保持适宜的温、湿度和职业卫生，激发员工的工作积极性、提高工作效率，通过各部门的工作质量来保证产品质量。4.2.3 各生产岗位及相关部门必须严格执行生产安全、环境保护方面的法律法规要求，品质部对其进行监督和管理。4.3 设备管理4.3.1 一般设备的管理a) 生产车间根据产品工艺要求，提出设备配置计划，经审批后进行采购；b) 新购置的设备由业务部会同生产车间负责验收、安装调试，合格后纳入日常管理；c) 设备的维护、保养、维修等应根据设备特性、生产状况执行。4.3.2 特殊设备的管理a) 本厂的特殊设备，是指精炼过程专用设备。由生产车间负责按设备规程进行操作和维护管理并督促相关人员执行。b) 特殊设备的大、中修由生产车间提出计划，由经理组织论证、批准后实施；c) 特殊设备应有备件清单确保需要时供应，并有严格的操作程序和经培训的维修人员；d) 管理人员应收集特殊设备的有关信息和数据，分析评估管理的有效性和相关数据的发展趋势，为制定下次维修计划提供依据，使保养目标得到改进；e) 对特殊设备的每次检查、保养和维修均应有记录。记录包括活动内容、完成的工作替换的零部件、测试结果（验证验收）等。4.3.3 监视和测量装置的检定、管理由品质部负责，按监视和测量装置管理程序规定执行。4.4 支持性服务4.4.1 生产车间负责产品生产过程的动力、水、电、气（汽）的保障供应，确保不因上述原因造成计划外停产或事故。具体实施按相关规定执行。4.4.2 办公室负责通讯监控，保证各点及持有通讯工具人员使用正常。在得知某通讯器材出现故障或需配置新的通讯器材或工具时，应及时联系维修人员或给予安装，确保生产和工作所需。4.4.3 办公室负责按生产所需给予配置充足的人力资源，特殊、关键工序的操作人员以及从事检验、测量工作的人员经培训考核合格后方能上岗。培训工作按人力资源管理程序规定执行。4.4.4 对交付的产品，业务部负责安排运输，按时交付给顾客，并做好顾客回访、沟通等方面的工作，增强顾客满意。4.5 基础设施和工作环境管理所涉及的所有记录，相关部门均应按记录控制程序的规定。5. 相关文件记录控制程序人力资源管理程序监视和测量装置管理程序6. 相关记录设备清单加工设备维护保养记录表车间清洗消毒记录消毒液配制记录QFSP-04 监视和测量设备控制程序QFSP-04 A/01. 目的本程序规定了对监视和测量装置进行配置、校准、标识以及维护等的管理并进行控制，确保监视和测量活动的可行和有效，为产品符合规定要求提供证据。2. 适用范围本程序适用于本公司产品实现、生产和服务等过程使用的监视和测量装置的控制。3. 职责3.1 品质部根据产品实现及服务等的过程的需要，确定需实施的监视和测量以及提出监视和测量的要求。3.2 业务部负责监视和测量装置的采购。3.3 品质部负责监视和测量装置的管理以及装置的校准，并按周期进行检定，是归口主管部门。3.4 各部门（车间）负责正确使用本部门和监视和测量装置，并进行日常维护保养。3.5 食品安全小组负责审批监视和测量装置的购置计划。4. 工作程序4.1 品质部在工艺准备中应明确产品实现过程中所需要的监视和测量（包括为验证产品符合性的全部测量、检验、试验和验证活动），以及所需的监视和测量装置。4.2 监视和测量装置的控制。4.2.1 购置品质部申报所需监视和测量装置，报经理审批；批准后的购置计划，由业务部订货采购。监视和测量装置的采购，必须选择有资质的、国家认可的供方；产品或包装上有明显的认证标志或附有检测合格证明。到货后，品质部组织验收，合格的入库，按有关规定管理；不合格的办理更换或退货手续。验收、入库或更换、退货事宜按采购控制程序规定处置。4.2.2 校准新购置的测量装置，在使用前要进行校准和调整，按国家标准，由有资格的操作人员进行调整，并为其提供作业指导书。在用的测量装置按规定要求编制并实施周期检定计划，报经理批准后组织实施；检定合格的装置，按规定作出表明其状态的标志或经批准的识别记录；所有装置的校准、检定按计量管理的相关制度执行，其操作人员必须经过培训并持有效的资格证书；无计量资格的项目，必须委托资格单位校准和检定；记录校准结果。记录应能表明该装置测量能力的等级及使用环境等。4.2.3 监视和测量装置的管理监视和测量装置由品质部统一管理。按使用说明书要求进行搬运和存放，定期进行检查维护，防止损坏或失准，并配备与使用要求相适应的环境条件，确保其监视和测量能力与要求相一致；各使用部门领用监视和测量装置时，需办理手续；领用后，负责日常维护管理；计量标准器和贵重精密仪器仪表必须有专人保管和维护保养；使用人员应了解、掌握装置的操作方法、测量范围和性能特点。不允许使用无合格或合格证超期的监视和测量装置。若在使用有效期内需监时校准的，应及时送回品质部；使用周期届满时，由品质部统一送检、校准；使用过程中，遇有异常情况或出现故障时，应即停止操作（用电的装置切断电源），并报告品质部。在找出原因、排除故障，确认性能未受影响后，方可继续使用。4.2.4 报废和启用控制监视和测量装置经检定不合格，又无修复价值时，品质部提出报废意见，经经理批准后，销去台账，统一处理；装置的封存，根据使用情况由品质部提出，并办理封存手续；封存须有明显手续；封存须有明显标识，并分区堆放；封存的装置如需重新启用，在投入使用前须得新检定，合格后方可投入，启用后要列入周期检定计划；监视和测量装置的报废、封存、启用、停用及标识等具体办法按计量管理相关制度规定执行。4.2.5 监视和测量装置发生故障和偏离校准状态时，要进行有效控制。除按上述规定处置外，对已发生的检验、测量和试验结果、要加以标识和记录，并对该装置和任何受影响的产品或过程采取纠正措施，包括追回其测量过的产品和重新测量等措施，直至追查到该产品或过程符合要求的阶段为止。4.2.6 监视和测量装置的档案，包括技术文件、使用说明书、验收结果，检定结果证书和使用维护记录等，由品质部统一归档管理，必要时可向第二方或第三方提供。5. 相关文件计量管理相关制度6. 相关记录计量器具订购申请单计量器具检定报告计量器具校准记录QFSP-05 与组织有关的知识管理程序QFSP-05 A/01目的为保护和传承对过程运行及实现产品和服务符合性必要的知识，并鼓励公司和个人根据不断变化的需求和趋势获取必要的知识，特制定本程序。2范围适用于本公司所拥有的及与本公司有关、保证产品和服务满足预期要求的知识的管理。3术语和定义3.1知识：组织在实践中从内、外部获得的经过验证的、正确的、科学的认识和经验。4职责和权限本公司的各个部门、人员均有获取、分享、应用、创新及保护本公司的知识的责任。5工作流程及要求5.1本公司过程运行所需的知识包括：a内部知识，如：成文信息、知识产权、经验教训、问题（包括突发问题）的处置措施、先进经验、工作和改进技巧/方法/成果等等；b外部知识，如：标准、法规、学术交流、专业会议/培训、外部相关方提供的信息等等。5.2知识的获取公司相关部门和个人通过编辑发布、建议收集、意见采集、网络搜索、数据对比、建立数据库/ 知识库等方式获取知识。5.2.1接收公司知识的部门、个人均有保护公司的知识不被泄露、不被侵权的责任。5.2.2涉及知识产权保护的应严格按照知识产权保护相关法规执行。5.3知识的分享公司通过以下方式分享获得的知识：a成文信息的发放、传递；b培训、交流会、研讨会等；c内部信息系统、QQ群、微信群等；5.4知识的应用5.4.1适当时，公司知识管理的相关部门应对各种知识进行整理、分类、合成，建立系显性、有序的知识系统。5.4.2公司保证相关部门在过程运行、产品和服务实现的过程中及时获得必要的知识。5.4.3相关部门在应保证领会并严格遵守知识的内容。5.5知识的创新公司鼓励部门和个人对获取的知识进行更新、创新，知识的更新和创新应保持与行业同步发展，确保可持续性。5.6知识的保护5.6.1接收公司知识的部门、个人均有保护公司的知识不被泄露、不被侵权的责任。5.6.2涉及知识产权保护的应严格按照知识产权保护相关法规执行。6记录无。 QFSP-06 信息沟通程序QFSP-06 A/01. 目的对与管理体系相关的内部和外部沟通的方式、所沟通的信息的处理及其结果进行控制，促使信息交流，加强相互理解，确保食品安全管理体系的有效运行。2. 适用范围适用于本公司各部门之间和本公司与外部之间的信息沟通和管理。3. 职责3.1 食品安全小组负责内部和外部信息的收集和处理。3.2 各部门、车间负责提供内部食品安全管理体系运行过程中的有关信息，并配合食品安全小组进行信息处理。4. 工作程序4.1 本公司通过以下过程和方法确保在各部门之间、不同层次的人员之间进行有效沟通：a) 文件沟通将食品安全管理体系文件分发给各部门，以便各部门相互了解；b) 会议沟通通过管理评审会议、内部审核会议、讨论会等各种会议，讨论、研究当前的形势和工作的开展情况，以利于评价食品安全管理体系及其过程的有效性；c) 员工建议通过员工日常的信息反馈，以便了解员工的情况和建议；d) 记录沟通通过食品安全管理体运行中形成的记录，反映本公司所提供的产品、服务情况，使相关人员了解；e) 培训沟通通过岗前培训及在岗培训，提高员工的生产操作技能、质量意识、卫生意识和与岗位相关的食品安全知识，使员工了解其在食品安全中的责任及如何在工作中发挥对食品质量与安全的作用；f) 电子媒体沟通本公司各级人员通过电话、传真、网站等，传递本公司的食品安全管理体系信息，从而进行及时、有效沟通；g) 部门、岗位间沟通促进各工序、岗位相互了解、理解与配合，为食品质量与安全共同努力；h) 专项沟通通过工作联络单对生产过程中的重要事项进行不同部门、不同层级间的及时沟通与处理。4.2 内部沟通内容a) 与食品安全有关的法律法规的要求，本公司应遵守的顾客、行业和其他要求；b) 生产管理信息及生产过程的监控、监测信息；c) 与产品、原料、辅料、生产、销售及售后服务等相关的信息；d) 与生产场所、设备位置和能力、周围环境、生产系统等相关的信息；e) 清洁、卫生计划、与食品安全危害和控制措施有关知识、影响食品安全的其它条件；f) 来自外部相关方的质询、与产品有关的健康危害的抱怨；g) 食品安全管理体系策划、建议的沟通。4.3 外部沟通食品安全小组组长负责有关食品安全信息的外部沟通，沟通事项包括：a) 与供方或承包方的信息沟通；b) 与顾客就产品信息（包括预期用途有关的说明、贮存要求、保质期等）、质询、合同或订单处理、信息反馈（包括顾客抱怨）的沟通；c) 与卫生防疫部门、质量技术监督部门等食品主管部门的沟通；d) 对食品安全管理体系的有效性或更新产生影响，或将被其影响的其他组织；e) 需要由食品链中其他组织控制的已知的食品安全危害；外部沟通获取的信息将作为体系更新和管理评审的输入。4.4 沟通信息的处理a) 对公司生产经营和产品质量安全有价值的信息，各部门或人员可直接提交到办公室或经理，根据情况予以应用；b) 不符合食品安全管理体系要求的信息，执行纠正、预防措施控制程序有关规定；c) 以会议形式沟通的信息登记在会议记录中作为体系改进依据，并提交管理评审；d) 必要时，沟通应提供记录以证实其有效性，并依据具体情况或要求做相应处理；e) 确保负责沟通的人员具备必要的知识，以履行其在食品安全链中的相应职责，并确保只有得到授权的人负责与食品安全有关信息的外部沟通。4.5 本公司沟通所形成的记录按记录控制程序执行。5. 相关文件记录控制程序纠正、预防措施控制程序6. 相关记录工作联络单会议记录QFSP-07成文信息管理程序QFSP-07 A01目的1.1确保公司管理体系有效运行的场所都使用相应成文信息的有效版本。1.2确保失效或作废的成文信息及时从所有发放和使用场所收回或采用其它办法以确保作废、失效文件不被误用。1.3确保任何作为其它用途而保存的作废成文信息得到适当的控制。1.4确保记录完整性，保存期限及存档次序等，从而对公司记录进行有效的管理和控制，提供产品和服务质量符合要求和管理体系有效运行的证据。2范围 本程序文件适用于公司以任何载体出现的与管理体系运行和产品质量有关的管理手册、管理程序、规范、作业指导书、报告、记录、技术文件/资料、客户文件、相关外来文件、标准、纸质文件、电子文档、磁性的、计算机盘片、图样、照片、标准样件等成文信息的控制。3术语和定义 本程序文件采用ISO9000：2015和ISO9001：2015标准中的术语及定义。4职责4.1办公室负责对体系成文信息、行政人力资源成文信息、法规性成文信息、相关外部性成文信息及其他成文信息进行统一的归口管理。4.2各部门负责对市场销售服务合同、技术性成文信息、标准、样品、规范、作业指导书及相关成文信息资料进行管理。5工作流程及要求5.1文件的管理要求5.1.1编写格式 a.文件信息： (1)文件编号：界定文件的类型、权责部门及序号，用以不同文件的区分。 (2)发布日期：界定文件发行的生效日期。 (3)页 次：界定文件的总页数及每一页在文件中所处的位置。 (4)版 本：界定同一文件的更新状况。 b.文件内容： (1)目 的：编写文件的目的或意图。 (2)范 围：叙述规范适用的区域、部门、人员或业务范围。 (3)术语和定义：说明一些不常用或易混淆的字义。 (4)职 责：叙述涉及该项业务范围的人员（职称）或部门的权责。 (5)工作流程及要求：叙述那些特定人员何种时机或状况，以何种方式执行某件得特定运作，并产生何种记录或报告。(6)记 录：将文件中所述的作何记录所使用的窗体逐一列出。5.1.2文件的编制、审核、批准权限：文 件 类 别编 制审 核批 准文件管理部门管理手册编写小组管理体系负责人总 经 理办公室程序文件、管理程序、规范部门编写小组管理体系负责人总 经 理办公室、各部门工作指导文件部门编写小组部门负责人管理体系负责人各部门5.1.3文件的编号A程序文件编号：QFSP-流水号（从01开始递增）b管理规范、细则文件编号:WI- -流水号（从01开始递增）c工作指导文件、工艺技术资料文件编号根据需要，各部门自行编号。 d记录编号：QR-标准条款号-流水号（从01开始递增） 编号原则说明：管理体系文件的编号的排订由办公室统一规定实施。5.1.4文件的新增流程：5.1.4.1各部门如需编制文件用以指导其工作时，由各部门指定专人编制文件，填写文件新增/修改/废止申请表提出新增申请。5.1.4.2文件新增/修改/废止申请表须由部门负责人审核后，交由新增文件相关部门负责人会签呈管理体系负责人或其代理人核准后交办公室。5.1.4.3如文件在会签时发生争议，则需交由管理体系负责人或其代理人进行最终裁决。5.1.4.4文件会签好后交由办公室依文件编制的相关规范编制文件，并办理发放作业。5.1.5文件的修订：5.1.5.1如文件已不适用或跟实际作业不相符时，须由相关部门填写文件新增/修改/废止申请表提出修改申请。5.1.5.2文件新增/修改/废止申请表须经本部门负责人审核后，交由各与文件内容相关的部门负责人会签并呈管理体系负责人或其代理人核准后交文控员。5.1.5.3如修改文件在会签时发生争议，则需交由管理体系负责人或其代理人最终裁决。5.1.5.4文件会签好后交由办公室进行文件的修订作业，并进行发放/回收处理。5.1.6文件的版本管理：5.1.6.1所有文件的第一次正式发行的版本为A0版。5.1.6.2如文件有修改时，修改单位应视其修改内容的多少在文件新增/修改/废止申请表的“版本变更”栏上注明修改版本或者修改版次，当修改版本时，则版本变更为B0C0依此类推；当修改版次时，则版次变更为A1、A2依此类推。5.1.6.3版本修订原则： a本公司整体全面修订文件时的均须变更版本 b如所修改的内容已完全异于原文件的界定则修改版本 c如所修改的内容仅只是对原文件进行补充或删减则修改版次。 d如所改的内容仅只是对原文件的部份内容作少许变更时则修改版次5.1.7文件的发放管理：5.1.7.1办公室应对发行的文件进行编号，编入页次、发行日期，并作受控标识。文件的原件保留在办公室作受控标识。5.1.7.2办公室根据文件新增/修改/废止申请表的会签单位，发放给各相关部门。5.1.7.3文件的发放，文件载体原则上以电子版本为主，需要时由各使用部门自行打印。5.1.7.4文件分发至各部门时，应填写文件发放/回收记录表作好分发记录。5.1.7.5如因业务需要或其它因素需对外发文件时，应由相关单位提出申请，经本部门负责人及管理体系负责人核准后方可发行， 办公室作参考文件标识后进行分发作业。5.1.8文件的作废管理：5.1.8.1如文件已不适用时，则由相关部门填写文件新增/修改/废止申请表提出作废申请。5.1.8.2文件新增/修改/废止申请表须经本部门负责人审核后，交由各相关部门负责人会签并呈管理体系负责人或其代理人核准后交办公室。5.1.8.3如文件在会签时发生争议，则需交由管理体系负责人或其代理人最终裁决。5.1.8.4文件会签好后，办公室应根据文件发放/回收记录表回收作废文件。5.1.8.5当文件有新版本发行时，旧版文件全部作废。5.1.8.6作废文件由文控员回收（如涉及本公司机密的应销毁）。5.1.9文件的回收管理:5.1.9.1文件修订或废止时，文控员应依分发记录回收旧版的文件，回收时应注意数量及内容的完整性，或统一下文通知相应文件作废。5.1.9.2回收旧版文件时，须在文件分发及回收记录表上作好回收记录。5.1.9.3回收旧版文件须同时修改文件资料一览表、及硬盘备份。5.1.10文件的保存与销毁:5.1.10.1文控员应不定时抽查并检讨各部门文件的保管状况。5.1.10.2各部门文件均须按照文件资料一览表进行管制。5.1.10.3作废文件的原件由办公室作作废标识并另行存档，分发给出各部门的作废文件回收后销毁。5.1.11文件的发放申请：5.1.11.1各部门文件遗失或生产所需补发及增发者，应由相关部门提出申请，经部门负责人及管理体系负责人同意后方可发放。5.1.12参考文件的管理:5.1.12.1参考文件的发放原则：发放至不直接用于指导工作的部门或人员。5.1.12.2参考文件的发放和使用：参考文件由文件编制部门确定发放范围。参考文件的保存部门或人员对参考文件仅作工作参考用，不得将非受控文件用于直接指导生产和不得代替管制文件的有效版本使用，此类文件不作回收。5.1.13外来文件的管制5.1.13.1当本公司有外来文件产生时，由办公室在文件资料一览表上进行登记作外来文件管制。5.1.13.2外来文件的管理等同本本公司的管制文件的相关规定。5.1.1