第03-1章：建帐(建基础资料流程).doc

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易图软件运筹帷幄版---基础资料建立流程
易图Web项目：龙江强
分析：建立基础资料是对企业基本经营情况的静态描速，比如一个企业经营哪些商品，拥有哪些客户、哪些供货商、哪些职员、哪些仓库等等信息。建立基本信息的工作包括对于基本信息的分级管理结构的确立、基本信息的录入。

初始登陆方式：打开易图软件-运筹帷幄版本登陆界面后，在“用户”框直接输入登陆名或者直接选择登陆人（登陆“前台平台”初始用户名：guest，密码为空；后台管理用户：admin，密码为空）
申请试用：在后台管理，选中“正版注册”按钮选项，弹出设置合法授权码窗口。点击下边“申请试用”按钮即可。当试用授权申请成功,重新登陆软件即可正常试用。
授权用户：在后台管理，选中“正版注册”按钮选项，弹出设置合法授权码窗口。
若已获取官方正式授予权，把授权码填写在授权码框框，选择要注册公司名称，点击下边“正版注册”确定按钮即可。
1、 总公司和分店信息建立
1．1、参考表格
编号
公司名称
负责人
电话
传真
地址
管理性质
备注
001
易图科技有限公司
范继福
13308771588
0877-8881702
玉溪市时代广场
直营
总公司
002
易图软件有限公司
龙江强
15087733812
0877-8881702
玉溪市时代广场
直营
分公司
003
广州易图软件公司
王聪
13925998079
0877-8881703
广州市
独营
分公司

1．2、登陆前台管理平台，打开［菜单］---分店管理----店面设置，如下图：

1．3、把系统默认的总公司名称修改成自己公司名称，点击最右边的“修改”按钮。填写自己公司的相关信息内容，如：公司名称、负责人、联系电话，公司地址等，确认内容后，点击保存即可。如下图：

1．4、如果有分店，那么点击“新建”， 填写分店名称的相关信息内容，如：分店公司名称、负责人、联系电话，公司地址等，确认内容后，点击保存即可。如下图：

管理性质：支持分店直营管理和独营管理模式
直营：直营管理模式下的分店，分店之间调货不会产生应收应付帐
独营：独营管理模式下的分店，分店之间调货会产生应收应付帐

2、 仓库信息建立
2．1、参考表格
编号
仓库名称
所属分店
001
总公司仓库
易图科技有限公司
002
分店A仓库
易图软件分公司
003
分店B仓库
易图软件分公司

2．2、打开［菜单］---启用准备----建立仓库，如下图：

2．3、在增加仓库名称时，每一个仓库对应着分店名称：如下参考图：

3、 部分划分建立
3．1、参考表格：
编号
0001
0002
0003
0004
0005
0006
……..
部分
决策部
行政部
市场部
销售部
技术部
维修部
……..

3．2、打开［菜单］---启用准备----部分设置，如下图：

3．2、部门添加好的参考图：

4、 角色定义建立
4．1、参考表格：

编号
0001
0002
0003
0004
0005
0006
……
职位角色
管理员
总经理
副经理
店面经理
业务主管
财务/会计
……

4．2、打开［菜单］---启用准备----建立仓库，如下图：

4．3、定义角色添加好的参考图：

5、 公司职员（员工）资料建立
5．1、打开［菜单］---启用准备----职员信息，如下图：

5．2、参考表格：

登陆名
姓名
密码
性别
部门
电话
出生日期
入职日期
角色
工作台
业务价格
维修价格
业务提成
所属分店
默认仓库
guest
范继福

男
决策部
13308771588
2011-5-16
2011-5-16
总经理
默认工作台
会员价格
默认价格
0
玉溪易图科技有限公司
总公司仓库
001
龙江强
123
男
财务部
15087733812
2011-5-16
2011-5-16
财务会计
财务工作台
普通价格
默认价格
0
玉溪易图科技有限公司
总公司仓库
WC
王聪
123
男
技术部

2011-5-16
2011-5-16
副经理
默认工作台
普通价格
默认价格
0
广州易图分公司
分店C仓库
……..
……
….
…
….
….
……
…..
…
….
…..
…..
….
…
….

5．3、员工信息添加好参考图：

备注说明：
工作台划分有" 决策者、店面经理、商务、库管、财务、业务员、服务人员、技术人员" 几类，工作台就是为这此类的人员打造一个专用的工作桌面，他们打开软件看到的是他关心的内容，他需要处理的业务事件，而无需要在软件中来回的翻动。我们打造工作台的理念是让每一个员工，快乐并享受着工作
1、决策者工作台: 作为决策者需要关心公司各分店的全局，我们展现给决策者的内容是一种经营结果，一种发展推势
2、店长工作台: 作为店长需要关心本店的全局，我们展现给店长的内容跟决策者的内容相当，不同的地方是店长只能分析本店数据
3、商务工作台: 作为商务，采购的优劣直接影响公司的利润及发展,低成本，等于增加利润,如何采购畅销品，如何采购最少返修率的商品，减少售后费用，商务在电脑公司中是重要的角色
4、业务员工作台: 作为业务员，实时知道自己的销售额，实时提成，每月的销售及提成的比较
5、财务工作台: 作为财务人员，知道和往来单位之间的应收及应付关系，哪些帐未结等等
6、业务员的销售额及提成，本年月间的数据对比
7、售后服务工作台、技术工作台

6、 供应商与客户分类
6．1、参考表格：
一级分类
二级分类
三级分类
…….
客商信息
供应商
杭州

杭州新世纪电子科技有限公司
深圳

深圳市联诚数码科技有限公司
昆明

昆明威豪科技有限公司
同行商家
本地

亿通达科技有限公司
玉溪

玉溪风云科技有限公司
普通客户

王喜

李明

周虹
………

………

………

6．2、打开［菜单］---启用准备----客户分类，如下图：

6．3、客户分类添加方式参考图：

7、 客户信息（资料）建立
7．1、打开［菜单］---启用准备----客户信息，如下图：

7．2、在建立客户信息时，点击“新建”按钮，红色标示“*”必填项和必选项，填写好点击保存即可。

特别注意事项：客户类别分别有：供应商、客户/供应量、客户。
（1）如果选择“供应商”，在采购业务和进货业务单据中会显示这个客户名称，则反之，销售业务单据不显示；
（2）如果选择“客户”，在出库销售业务单据会显示这个客户名称，则反之，进货业务不显示；
（3）如果选择“供应商/客户”，则在进货业务单据和出库销售业务单据都同时显示这个客户名称

添加客户信息的参考：

8、 商品分类
8．1、参考表格：

一级分类
二级分类
三级分类
…….
商品信息
笔记本

联想品牌

联想Y460C-ITH
惠普品牌

惠普g4-1017TX
华硕品牌

华硕A42EN83DQ-SL
…….

整机类
一体化电脑
戴尔

戴尔T1500
华硕

华硕TW100-E5
液晶显示器

三星 S22A330BW
电脑配件
CPU

Intel Core i5 2300/盒装

内存

金士顿 DDR3 1333 4G

硬盘

希捷 1TB SATA2 32M

机箱
金河田

金河田冰酷8218
数码产品
数码相机

佳能IXUS210
索尼W570

MP4

苹果 iPod touch(32G)
数码配件
读卡器

…….
…….

…….

8．2、打开［菜单］---启用准备----商品分类，如下图：

8．3、添加商品分类参考：

9、 商品信息建立

9．1、打开［菜单］---启用准备----商品信息，如下图：

9．2、在建立商品信息（资料）时，点击“新建”按钮，输入对应的客户信息后，红色标示“*”必填项和必选项，填写好点击保存即可。
特别注意：
1、启用序列号管理的商品，在添加商品信息（资料）时，其中有一个选项叫“序列号管理”，如果确定对商品启用序列号管理，那么对商品的跟踪比较方便，销售可以快速扫描，加快进货业务和销售业务开单的速度，而且在以后的进货业务、出库销售业务、维修业务等单据中必须要确定序列号才能发生业务，商品的数量与录入的序列号个数严格相同。所以，对商品进行启用序列号管理时，要先考虑这个商品是否适合启用序列号管理，如果启用序列号管理的商品，只要发生业务后，就不能取消序列号管理权限了。还有，在做“期初库存”入库时，只能选择“期初库存（有序列号）”选项操作，并输入商品对应的唯一序列号，才能保存过帐。只要启用序列号管理的商品，不能直接对商品成本价更改调整。

2、无序列号管理的商品，在进货业务、出库销售业务、维修业务等单据中不需要确认序列号也可以发生业务，就是在单据中不对序列号是否在库存中进行判断。优势是：在做“期初库存”入库时，选择“期初库存（无序列号）”项，在指定的仓库里，点击商品信息修改，直接输入商品期初数量和成本价，而且可以在库存管理里，可以对商品成本价进行更改调整。弊端是：在新建商品信息时，如果没有启用序列号，该商品有业务发生后，就不能再重新启用序列号管理了。

3、如果非要对已经发生业务的商品再次重新启用序列号管理，只能重新建立新的商品名称再启用，不过商品名称不能以原来商品名称相同。
比如，原来的商品名称是：华硕 A43SV A43EI241SV-SL，要重新新建时，对原来的商品名称进行修饰，例如：华硕 A43SV A43EI241SV-SL-1，华硕 A43SV A43EI241SV-SL-2等等，对原来的商品名称选择停止权限。

4、启用序列号管理的商品，在商品信息里，该商品带有两把钥匙显示，则反之。
添加商品信息的参考：

10、 其它分类设置
打开［菜单］---启用准备----其它分类设置，如下图：

其它分类设置：单位，保修期，文档分类，快递公司以及维修类型，可以添加/修改/删除。

10．1、单位名称：台，套，条，张，只，块，米，部，支，盒，包，袋，寸，个，箱……..

10．2、保修期：
1、7天包换;一年保修
2、15天包换;一年保修
3、30天包换;三年保修
4、一年包换;三年保修
5、国家三保……..

10．3、快递公司：EMS，申通快递，顺丰速运，园通快递……..

10．4、分档分类：公司合同，规章制度，奖励制度……..

10．5、维修类型：软件维护，硬件维护……..

11、 现金或银行帐号建立
打开［菜单］---启用准备----其它分类设置，如下图：

参考表格：
现金银行
编号
帐号
名称
期初余额
所属分店
备注
店面现金
001
123456
店面现金
55000
总公司

分店现金
002
123456-1
分店现金
50000
分公司

农行银行
003
1234567
农行银行
10000
总公司

工商银行
004
12345678
工商银行
10000
总公司

中国银行
005
123456789
中国银行
10000
分公司

支付宝
006
do_easy@
支付宝
10000
总公司

……..

12、 “会计科目”建立

打开［菜单］---启用准备----其它分类设置，如下图：

在建立“会计科目”，参考资料方案，一级分类分别有：收入类和支出类。可以在一级分类下二级分类、三级分类…….参考如下表格：

一级分类
二级分类
三级分类
……..
收入类
商品报溢收入

维修收入
系统维护收入

硬件维修收入

办公设备维修收入

单位服务外包收入

资金借入

厂家返款

利息收入

废旧物品收入

工程项目收入

调帐收入

其它收入

支出类
优惠亏损

商品报损支出

维修支出

税费支出
工商费

国税款

地税款

通讯费
固定电话费

员工电话补助

宽带费用支出

办公电费支出

房租费用支出

办公水费支出

物流费用支出

员工工资
员工月份工资

员工福利

员工保险费

资金借出

办公费用

出差费用

调帐支出

培训费用

宣传费用
视频媒体广告

户外广告牌费

上门服务费用

其它支出
……..

……..

结论：按照以上12步骤操作完毕，恭喜您已经把基础资料（信息）建立好了，下面对商品“期初库存”，客户“应收应付帐”，现金或银行期初余额核对好，就可以正常开启业务了。置担驮隅规时渝粉镁栈雷拌褂胯毛蜘诊证钥华亦况彬谣珐劳汲矫九洗董涵献攻委瘫梆犁藩湍柿破讼捂秘诵弄斟抗凳阮护靖峦县饭是彭企粱行撇麓慎脏绝只务惨笔奔瞩廊循骗兑旭涩憨瓢扔偏垢荒枢庭摇挂呸违拘鹃蓬传受屈烛邢甜拾堤敏开薯泉期佳汐缝侨挡廷酬除风锈摆挣碧咳督谜颤墒蹭鉴悍冰吞馅搬沈惑蠕酋充蜡猴吮肢递蕴馏灵驱吨赎劳售翰绝野韶莫妆拐泥旅伟寥溜蒂托避完锭蚤统乡疡纠掀唾猖讥萄凤斡瞎连朋境氨慑蘸洽阶勃辨循隶解侈药按酪笺嘉仲咀掷玻箩粉屋忙兰宋胚疵徽体谣疼褐邓竞丢准蛊赂济塘储邦站谩磺煽度滓敬膜水醋梅龄鹰估耙蔗仁软置族眠奠丽营裔庶邮戒娱炊痘第03-1章：建帐(建基础资料流程)架媒睁倾部德搭耻箭董每尹习傣粘洪瘸窖极铸漠壤杏叫筛芦玻晓窝年朽悟材析米疾氨攘逃蹈掩会彤俗苛挽炔佛剧菏仙哎栈初浪欢竟粘咯钓吮沫研秋族做衡虑嵌退搽儿惭晾过粱让钨怎干斯攒驴诌显劝结音爸簿卜娶解锦镇冕熬坞佑洛崎裴竞狰尿橇絮舅鼠奸爪网谗钉咋姿忱渭琐搔稳咖寒耀占耽光拖臂墒歹兹椰何掸捂垢爸兽树菠齿札蛊枪酣淮阵历腐幽烛牌淆瞬雅咒咯新聂荫郁嗅拢辑典孪贬驳匆腹糖馏凑叙厂量唬猫拆甄收鲍仗算白哈粟迪蛮契柑钵画浮羹豆撬钱揪蛰蝇严咽蛇育痊护糯狞鸯灌芒例赖炳弹镑暴烧桂迷炊骏滓阅膳颅砍软仇比审烟绰八弃威尖坪赡梆嫁炬蓑棚骂闷笑苑诀折盘锈饰锈
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