07-文件流转管理制度.doc

GMP文件 文件
文件名称
文件流转管理制度
文件编号
WG/GL.ZD/LZ/00700
编 制 人

编制日期
　年　 月 　日
类 别
管理标准
审 核 人

审核日期
　年　 月　 日
颁发部门
综合办公室
批 准 人

批准日期
　年　 月 　日
生效日期
　年　 月 　日
分发部门
生产设备部、质量管理部、物料管理部、财务部、市场营销部、综合办公室
编订依据
《保健食品良好生产规范》现行版

目的：建立文件的印制、发放、回收、归档、销毁等管理标准，规范文件流转。
范围：技术标准、管理标准、工作标准及相关记录等。
责任：颁布部门负责人及管理人员、实施部门的负责人及管理人员和综合办公室。
内容：
1 管理原则
1.1 文件行文准确、无谬误，颁布前行双人校对。
1.2 使用最新版文件。所有工作现场文件均应为有效版本；作废版本文件不得出现在工作现场。
1.3 批准的文件是文件所涉员工的“行为”准则，禁止违反程序任意篡改，文件关涉员工须严格执行。
1.4 技术标准应长期保存，至少保存20年，管理标准、工作标准至少保存10年。使用电子介质保存的，应当有备份，以确保标准的安全有效。
1.5 所有记录至少保存至保健食品保质期后一年，不得少于两年。验证记录、质量标准检查记录、稳定性考察记录例外，保存年限同其相关的管理标准、工作标准。使用电子介质保存的，应当有备份，以确保记录的安全有效。
1.6 综合办归口管理。
2 文件印制
2.1 文件印制基本要求
2.1.1 经双人校对的誊本可以采信。
2.1.2 文件可以以工业制版批量印刷（必要时）、复印机复印或计算机（连接打印机）“copy和paste”等方式印制，印制件必须清晰，易识读。
2.1.3 必要时，印制的文件在表头栏内标记印数编码，便于管控。
2.2 文件印制程序
2.2.1 技术标准、管理标准、工作标准等文件，由所涉部门分管副总批准后综合办负责印刷。
2.2.3 记录例如台帐、凭证等，必要时，由使用部门报印刷计划，送交质量部或生产部（要附批准的样张），经分管副总批准后送印刷厂印刷，付印前，由综合办组织记录关涉部门校对样张，核对无误后方可付印，印刷数量应合理。
3 文件颁发与回收
3.1 颁发：综合办负责组织颁发工作。
3.1.1 涉及他人专利的，一不得颁行，二不得出现在工作现场，应做好知识产权保护工作。
3.1.2 必要时，文件应加盖密级印章，需特殊保存的应在文件封面上标明。
3.1.3 颁发给各部门时，接收人须在文件发放记录台账上签字，该记录至少包括以下内容：文件编号、名称；发放部门；发放分数；发放日期；接收人等。
3.1.4 新文件生效，前版文件须回收。
3.2 回收
3.2.1 文件由于以下原因而宣布废止，停止使用时必须及时回收：新版文件已被批准使用，自新版文件生效之日起即行废止的前版文件；文件错误，必须立即废止的。
3.2.2 文件回收时，回收人须在“文件回收记录台账”上签字，该记录至少包括以下内容：文件编号、名称；回收部门；回收分数；回收日期；回收人等。
4 文件归档
4.1 所有各类文件的原件必须及时归档、备查。
4.2 文件归档后要及时填写文件归档记录台账，该台账至少包括：文件类别；文件编号及名称；页数；文件有无附件；附件名称（包括整份原记录、会稿单等）；页数；归档部门；归档人；档案室收件人等。
5 文件销毁
5.1 以下文件须销毁：
文件制备过程中的中间稿，复制、打印的瑕疵稿等；回收的旧版文件，归档后的下余文件；其它的废止文件等。
5.2 凡具有密级的文件，统一由质量部收集、清点，填写文件销毁申请单，经分管副总批准签字后，指定专人销毁，并做好记录。
5771001803090012095 579036822859633082
5771001803090012386 576137399735760696
5771001803090013594 578077579902515512
5771001803090012387 577164982601818051
5771001803090012138 572131192158918326
5771001803090012359 579036822361076053
5771001803090012356 576135286143791742
5771001803090012355 575087869704693279

17088100343355274 101229944325833379
17088100343355275 101866732938832008
17088100343356107 101581152501500522
17088100343356108 101000180059871732
17088100343354295 101074194142687017
17088100343356184 101878660869628802
17088100343356185 101775831174086674
17088100343356109 101086014373572846
17088100343356110 101152207216014916
17088100343355237 101027041605702709
17088100343355238 101229364861425414
17088100343356169 101862204402635718
17088100343354928 101760654089788804

第 3 页 共 3 页