英文Memo备忘录写作指南及范例.ppt

MemoMemo12021/3/29 星期一MemoMemoDefinition:也称公务便条，公司、团体内部各部门也称公务便条，公司、团体内部各部门之间最普通的书面交流方式。之间最普通的书面交流方式。Format:由标题和正文两部分组成。由标题和正文两部分组成。标题标题：收文人、发文人、发文日期、主题：收文人、发文人、发文日期、主题Note:备忘录的开头和正文之间一般要用线条隔开，或备忘录的开头和正文之间一般要用线条隔开，或空两格。空两格。正文部分通常不需称呼、正文部分通常不需称呼、Sincerely yours等结束等结束语，说明具体内容即可。文字要求明白易懂，不语，说明具体内容即可。文字要求明白易懂，不必太正式，但也不能过于口语化。必太正式，但也不能过于口语化。正文之后无需写祝福语。正文之后无需写祝福语。22021/3/29 星期一How to write a MemoHow to write a MemoMemo Memo To:To:From:full name+positionFrom:full name+positionDate:Date:Subject:Subject:名名词结构构 Body32021/3/29 星期一Key to the exerciseId like to remind youTo deal with/handle the increasing daily mails from and to overseas companies and enterprises.Solve it ASAP42021/3/29 星期一请以教务处的名义给学院全体师生发一份内部通知时间：2013.4.24主题：五一劳动节放假安排正文：为了庆祝五一国际劳动节，我院将于2013.4.29到5.1放假三天。2013.4.29和2013.4.30的课调至2013.4.27和2013.4.28补上。52021/3/29 星期一Example1:Example1:20062006年年6 6月月B B级实考题级实考题:假如你是销售部经理假如你是销售部经理John Green,请以请以John Green的名义按的名义按照下面的格式和内容给本公司其他各部门经理写一个内部通知照下面的格式和内容给本公司其他各部门经理写一个内部通知主题：讨论主题：讨论2006年度第三季度销售计划。年度第三季度销售计划。通告时间：通告时间：2006年年6月月16日日 Memo To:Managers of all the departmentsFrom:John Green(The Sales Manager)Date:June 16th,2006Subject:Discussion on the sales plan of the 3rd quarter in 200662021/3/29 星期一内容：本部门已制定内容：本部门已制定2006年第三季度的销售计划。将年第三季度的销售计划。将于于2006年年6月月19日下午日下午1：00在本公司会议室开会，在本公司会议室开会，讨论这一计划。并希望各部门经理前来参加。如不能讨论这一计划。并希望各部门经理前来参加。如不能到会，请提前告知本部门秘书。到会，请提前告知本部门秘书。Our department has made the sales plan of the 3rd quarter in 2006.To discuss the plan,a meeting will be held in the Conference Room of our corporation at 1:00 p.m on June 19th,2006.72021/3/29 星期一内容：本部门已制定内容：本部门已制定2006年第三季度的销售计划。将年第三季度的销售计划。将于于2006年年6月月19日下午日下午1：00在本公司会议室开会，在本公司会议室开会，讨论这一计划。并希望各部门经理前来参加。如不能讨论这一计划。并希望各部门经理前来参加。如不能到会，请提前告知本部门秘书。到会，请提前告知本部门秘书。It is hoped that managers of all the departments will come to the meeting.If anyone cannot attend it,please notify the secretary of the Sales Department in advance.82021/3/29 星期一Example 2:Example 2:假设你是建设银行办公室主任假设你是建设银行办公室主任Henry,请你给银行全体员请你给银行全体员工写一则备忘录，时间是工写一则备忘录，时间是2011年年4月月20，通知银行办公时间的，通知银行办公时间的调整情况：从五月一日起，银行本部上午上班时间不变，下午调整情况：从五月一日起，银行本部上午上班时间不变，下午改为改为2：00到到6：00。各储蓄所营业时间仍然为。各储蓄所营业时间仍然为8：00到到5：00。望各自遵照执行，如有新的情况，及时与办公室联系。望各自遵照执行，如有新的情况，及时与办公室联系。After May 1,the office hours the bank will be adjusted as follows.At bank headquarters,in the morning,office hour remain the same.In the afternoon,office hours are from 2:00 to 6:00.The business hours of every savings office remain the same,that is,from 8:00 a.m.to 5:00 p.m.All clerks are expected to observe the new time table.If any questions occur,please consult the Administrative Office.92021/3/29 星期一Example 2:Example 2:MemoTo:All clerksFrom:Henry(Director of Administrative Office,Bank of Construction)Date:April 20,2011Subject:Office Hour Adjustment102021/3/29 星期一比较：比较：How to write a NoteHow to write a NoteFormat:To:Time:Message:From:112021/3/29 星期一Example:Example:按电话留言的格式和要求，以秘书按电话留言的格式和要求，以秘书Helena的名义，的名义，给给Mr.White写一封电话留言，内容包括：写一封电话留言，内容包括：来电人：来电人：Honeywell公司的公司的Mr.Johnson来电时间：来电时间：2011年年1月月18日上午日上午10时时事由：明天要出差去北京，因此原定于后天上午的约事由：明天要出差去北京，因此原定于后天上午的约会只能取消，等出差回来后再约见面时间。会只能取消，等出差回来后再约见面时间。To:Mr.WhiteTime:10 a.m.,January 18,2011Message：Mr.Johnson of Honeywell will leave for Beijing on business tomorrow.He has to cancel his appointment with you on the morning of January 18.he will contact you for another appointment when he is backFrom:Helena(secretary)122021/3/29 星期一Section D Applied Writing2021/3/29 星期一MemoTo:Mary FosterFrom:John Smith Date:September 20,2005Subject:computer Id like to remind you that our office is in need of a new computer to handle the ever-increasing mails from overseas firms and enterprises.I hope that you will pay attention to this problem and solve it as soon as possible.Thank you!152021/3/29 星期一