酒店档案管理制度.doc

酒店档案管理制度为健全完善宾馆的各项管理制度，加强对宾馆档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合本宾馆实际情况，特制定本制度。一、归档范围（一）宾馆重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、会议纪要等。（二）上级机关发来的与本宾馆有关的决定、决议、指示、命令、条例、规划、计划、通知等文件材料。（三）宾馆对外的正式发文与有关单位来往的文书。（四）宾馆的请示、报告与上级机关的批复。（五）宾馆反映主要职能活动的管理制度、报告、总结等。（六）宾馆的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表。（七）宾馆的财务档案。（八）宾馆与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。（九）宾馆员工人力资源（人事）档案。（十）本宾馆的历史沿革、大事记及反映本宾馆重要活动的剪报、照片、录音、录像等资料。二、档案管理体制宾馆统一由总经办负责管理档案，并设置档案管理员岗位，专人负责档案管理工作。三、档案管理员的职责（一）有良好的政治素质和职业道德，热爱档案事业，热心服务，能维护史实，遵纪守法。（二）掌握系统的档案专业知识，具备比较全面的文化、理论、科学技术知识。（三）科学管理档案，全面了解档案和档案工作情况。（四）建立科学总目录、案卷目录。科学分类，陈列有序。（五）严防泄密事件发生。查阅档案，需说明查阅内容，领导审批，并登记签字。查阅中只查批准查阅内容，不准查阅其他资料。严禁个人行为借阅、复制。单位或组织借阅档案，由档案管理员直接送还，不可交由他人保管。（六）指导各处室收集资料，科学分类，按时组卷归档，检查重要资料是否遗失、残缺、规范。（七）注意防潮、防火、防盗、防虫。保持室内、柜架、卷宗洁净，空气流通。四、资料的收集与整理档案的收集整理工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。（一）宾馆的归档资料实行“年度归档”制度，每年二月份为宾馆档案资料归档期。（二）宾馆的文书立卷、档案管理工作，采取集中和分散相结会的方法。宾馆的档案由总经办负责立卷归档；宾馆各部室的档案由各部门立卷后交总经办档案室归档；人事档案由总经办副主任（主管人事、劳资）负责清理归档；财务室档案由计财部经理负责清理归档。各部门在年初向宾馆档案室移交上一年度经整理的档案资料（属于平时立卷归档的不在此规定范围内）。宾馆档案室按规定向省局档案室移交永久保存的档案。在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各部门经理应积极配合与支持。（三）凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。（四）各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。五、资料归档要求（一）材料完整齐全。（二）系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。（三）立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。（四）在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。（五）由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续，双方在移交清册上签字。（六）档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分流排列编日，作进一步的整理和局部调整等。六、部门归档要求（一）编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。（二）文件按时间顺序排列，最近的在最上面。（三）定时交档案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交两次，次年上半年和下半年各一次。（四）记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下，须用A4纸。七、档案管理酒店档案室做到防火、防水、防盗、防虫、防鼠、防霉、防光，对永久档案要重点保护。对被损坏的档案要及时进行修补。严格检查制度，发现问题要及时进行处理。八、档案的借阅（一）总经理、副总经理、总经办主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅、归还手续。（二）因工作需要，宾馆的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理借阅档案申请表送总经办主任核批。（三）宾馆档案密级分为机密、秘密两个级别，机密级档案经总经理批准后，只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经副总经理批准后可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。总经理因公外出时可委托副总经理或总经办主任审批。（四）财务档案资料必须经总经理审批同意后，方可查阅。九、档案借阅者必须遵守的规定（一）爱护档案，保持整洁，严禁涂改。（二）注意安全保密，未经许可，严禁擅自翻印、抄录、转借。十、档案的销毁（一）宾馆任何个人或部门非经允许不得销毁宾馆档案资料。（二）当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写宾馆档案资料销毁审批表，交总经办主任审核后，报总经理批准后执行。（三）凡属于机密级的档案资料，必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经办主任批准后方可销毁。（四）经批准销毁的宾馆档案，档案管理员须认真核对，将批准的宾馆档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。（五）在销毁宾馆档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经办主任指定专人监督销毁。十一、档案管理人员要努力学习、钻研业务。自觉接受局机关档案管理人员和档案管理行政部门的检查和指导。其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。二培训的及要求培训目的安全生产目标责任书为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：一、目标值：1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。2、现金安全保管，不发生盗窃事故。3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。4、安全培训合格率为100%。二、本单位安全工作上必须做到以下内容： 1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。 2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。 3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。 4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。 5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。 6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。 7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。 8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。 10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。 三、 安全奖惩： 1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。 2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落