报销制度怎样才合理？.doc

报销制度怎样才合理？
主题描述
　　我在北京的一家机械制造业外企公司工作，企业有100人。在公司两年以来，我都想解决一个问题，但至今仍没有较好的方法。
　　事情是这样的：我们公司大部分同事都在异地，有几位员工的报销比较夸张，每月的汽油票大概在6000元左右，还有2000左右的打车票。之前我们是只 需提供发票，经理签字就给报销，后来针对这几位同事，对报销制度进行了修改，需要提供里程数，及往返的明细，才能安排报销。但新制度实行以后，又出现各种 新问题，比如有人报开车到机场40公里，将车放在机场的停车场两天，一天的停车费在100元左右，像这种情况特别的多。
　　像上述的事情还是占少数，总是那几个人，但是这几个人的行为无疑是带了一个非常坏的头，所以希望大家能够给我些更好的处理意见，谢谢！
  报销制度既涉及公司福利，有的还与工资制度相关，为较好设置较为合理的报销制度，先从分析本案例的具体情况说起吧。
1、案例情况。
（1）公司情况。北京一家100人左右的机械制造外企，大部分同事在异地。
（2）报销制度。原来只需提供发票，经理签字就报销，后来需提供里程数及往返明细，才能报销。
（3）报销问题。有几位员工每月汽油票报销6千左右，还有2千左右是打车票；有人报开车到机场40公里，将车停机场2天每天停车费100元左右，类似情况特别多；虽然总是那几个人，但却带了非常坏的头。
2、处理建议。
         针对本案例具体情况，并结合公司报销制度的规范化管理，特提出以下综合处理建议。
（1）制度规范。不 管公司大小，也不管内资外资，报销影响着员工的福利、公平性甚至工作积极性，一定要制订适合本单位实际需要的报销管理办法。一般包括两大内容，一是福利性 报销，主要包括出差食宿车船机票各种补贴等、外派培训费用、上下班交通费、公关费用等；二是工资性报销，不少单位为规避员工个人所得税，采取可以用一些车 票、餐票等报销的做法，虽然有违道德和法律规定，但这确实是事实。
        福利性报销应当明确制度详细的报销规定和额度，哪些项目可以报销哪些是不能报销，都必须制订清楚，而一般不宜采用由领导或HR部门临时决定给某人如何报销，将影响公平性；工资性报销一般不会制订成制度，而是采取约定俗成的做法。
        不管哪类报销制度，都应当不断倾听员工的意见，并定期进行修改和完善，以适应社会经济发展、CPI变化和公司实际需要。
（2）本案问题。本案例涉及上下班交通费报销问题，案例中这家公司的报销制度存在明显漏洞，比如“汽油票六千打车票2千”，还不如在附近租房给员工住，虽然“提供里程数才报销”，但“停车费”这样的奇葩费用都能够报销，说明实在是又该修改报销制度了。
（3）处理建议。对 于之前没有规定清楚的这类似费用只能硬着头皮给予报销了，但必须立即讨论对报销制度进行修改，比如：只报公交车票、不报打车票，油票费用按“汽油单价*路 线实际里程”计算，超过实际里程的不予计算，不足实际里程的按实际发生计算。或者“按照不同员工职位、所处位置远近等给予每月固定额度”的报销，多余归 己、不足不补，这样既可以控制这类似报销的总费用，又可以体现公平性，把上下班问题的处理交给员工自己来解决（比如：可以住公司宿舍，也可以就近自行租住 或合租或投靠亲属等）。
（4）特别意见。始 终这几位员工报销额度比较大而且出现奇怪的报销项目，一是可以找他们沟通，根据公司规定这些费用是不能报销的；二是向公司领导说明情况，如果这几位员工比 较重要，建议公司领导给予特别补贴解决，但费用最好每月固定额度；三是如果临时出现某些实在无法预测的报销项目，HR部门提出自己的处理建议，最终让领导 批准，这个批准意见反过去则可以体现在报销制度里以指导今后工作。      
3、制度示例。
     根据本案中关于上下班车费报销问题，可以专门制订一个制度，示例如下：
（1）目的。为规范公司员工上下班车费报销管理，切实为员工提供必要的福利，实现报销公平、合理。
（2）范围。凡未住宿在公司宿舍的员工均适用。
（3）定义。车费：是指员工因上下班从住宿处往返公司之间不得不发生的交通费，包括公交车费、油费等。
（4）职责。所有员工：须按照指定线路乘坐或自驾车，特殊情况需请示相关领导同意方可临时改变线路；相关领导：按照权限审批相关车费报销及员工相关请示；HR部门：严格按照报销流程和单据审核报销事项；财务部门：根据报销制度执行报销。
（5）内容。
A、公司按照员工住宿所在地到公司上下班之间的不同里程来计算，一般以乘坐公共交通工具来核定。
B、车费报销实行公平原则，员工不以职位高低而不同，只与距离远近有别。
C、车费报销需提供乘坐时使用的车票，自驾车的无需提供车票或油票，自驾车按公司核定的固定额度给予报销，打的士或停车的费用等（凡超出本制度规定范围的）均不予报销，除非经总经理书面同意的可给予报销。
D、每月5日前报销上月发生的车费，过时不予报销也不予补报，责任由员工自己承担。
E、员工因特别情况无法及时报销的，可委托同事或家人前来报销，实在无法委托报销的，可书面申请并经行政副总审批后，可于下月一同报销，但不能再延迟到下下月报销。
F、员工提供不了相应车票的不予报销，员工提供假车票（连号、不同线路等）的给予假车票10倍金额的处罚，从当月工资中扣除。实际不发生车票的可用相应额度的油票或自寻车票代替。
G、报销工作人员徇私舞弊的，给予相应金额的10倍处罚，从当月或逐月工资中扣除，如果达到公司员工奖惩管理办法中的金额，按照该办法处理。
H、员工在报销事项中有不同意见的，可以向工作人员提出，对回复或处理不服或无法达成一致意见的，可以向人资经理提出，对人资经理的处理不复的，可向行政副总提出，行政副总的处理意见是最终意见，员工应当服从，否则，视为违纪行为。
I、车费报销流程与其他费用报销流程相同，可依照执行。
J、车费报销额度表。

（6）其他。
A、本制度经工会或职工代表大会讨论、公司领导批准后执行。
B、本制度每年底进行修改完善。
C、本制度未尽事宜，书面报告后经相关领导批准后实施。
D、本制度从公告之日起执行。
（7）表单。
  《员工费用报销单》
（8）引用。
A、《奖惩管理办法》
B、《报销管理办法》
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责