工程洽商管理工作流程.doc

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工程洽商管理流程

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批准

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修订记录
日 期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人

一、流程概述
流程目的
规范项目施工过程中工程洽商的控制管理程序，有效地控制工程质量、过程成本，控制工程洽商对成本、工程进度的影响。
适用范围
适用于公司各房地产开发项目。
定义
1. 工程洽商：是指记录现场变化的工程洽商文件，施工中因发生的不可见因素，致使施工方实际工程量超过原施工图纸的工程量，或施工工艺、技术要求对施工图纸进行修改、完善，施工，监理和建设方提出洽商内容，由设计、监理、施工和建设方对洽商的内容签字确认后生效。形成《工程洽商记录》。
原则上，工程洽商应在项目竣工前转为双方确认的费用（工期）确认，以避免结算中可能的冲突。
流程要素描述
支持文件

1. 设计变更管理流程
2. 项目成本管理流程

流程CP点

1. 工程洽商申请审批（内部确认）
2. 工程洽商执行跟踪
3. 工程洽商转费用（工期）确认（外部确认）
4. 工程洽商及时体现在动态成本
责任部门

1. 主责部门：工程管理部
2. 参与部门：
开发设计部、成本合约部
流程KPI

1. 工程洽商发生率（与合同价对比）
输入条件

1. 工程洽商申请
输出结果

1. 工程洽商执行
2. 费用（工期）确认
3. 动态成本更新

工程洽商管理
工作指引

　流程CP点描述
CP点
对流程的影响
控制要点
难点／风险点提示
1. 工程洽商申请审批（内部确认）
工程洽商的执行与费用（工期）确认一般需要一段时间，在执行前需经内部确认程序方可执行，同时作为费用（工期）确认的依据
·工程洽商前做成本预估
·按权限审批
·工程洽商执行时效性要求比较高，在效率和风险之间寻求平衡
2. 工程洽商的统一管理部门为工程管理部
统一对公司及各合作单位管理出口，洽商的提出、方案论证和结果统计都归口到工程管理部，可以有效避免管理混乱，提高工作效率
·所有公司部门提出的工程洽商需汇总至公司工程管理部

3. 工程洽商执行跟踪
确保工程洽商内容执行
——
——
4. 工程洽商论证程序的影响因素：发起者、变更等级
由于工程洽商论证涉及多层面、多专业、多部门，过程复杂，所以明确审批程序和部门职责，兼顾效率提高和风险控制，会直接影响工程洽商论证的科学性、准确性及效率

工程管理部需注意避免工程洽商失控的情况
5. 工程洽商转费用（工期）确认（外部确认）
为避免动态成本不准确、结算冲突等，工程洽商在项目实施期间转费用（工期）确认
·费用（工期）确认的必须资料
·增加现场管理的一些事务工作
6. 工程洽商及时体现在动态成本
确保对工程洽商的及时掌握，避免结算阶段超预期目标过多
按月统计成本变化
注意要求施工方每月申报已完工程洽商费用
7. 工程洽商统一分类
对工程洽商的分类和统计、分析能持续优化和改进工程洽商的流程，使其更科学、更有效
·对工程洽商按照原因进行分类，并在洽商审批中进行统计
·定期形成工程洽商的统计分析，反馈设计前端

二、工作程序
2.1工程洽商的发起及主要类型
1) 工程洽商由现场发起，包括建设单位提出和监理单位、施工单位提出，主要类型包括以下几种：
a) 现场需要：如，由于施工条件变化、地下状况（土质、地下水、构筑物及管线等）变化；合同补充及合同规定需实测工程量的工作项目；
b) 建设方要求：公司要求、工程管理部要求
c) 其它：政府要求以及其它原因。
2.2工程洽商的归口管理
1) 工程洽商的归口管理部门为工程管理部：
a) 工程管理部负责各有关部门提出的工程洽商变更要求的收集、整理。
b) 工程管理部负责所有工程洽商的管理，同时也是项目所有工程洽商的汇总部门。
2.3工程洽商的提出及内部审核
归口管理部门
发起者
审核过程
审批
工程管理部
公司管理层要求
工程管理部组织相关部门论证，成本合约部、开发设计部等参与验证
5万以下需各部门联签，其中5万以上（含）需报主管设计、成本、工程副总经理审批、20万以上（含）需报总经理审批。
除按金额外，工程管理部经理可根据工程洽商性质要求是否提请公司管理层审核审批。
工程洽商的审批权限与工程洽商费用的审批权限一致。
工程管理部
施工单位/专业分包单位
其他部门

1) 现场出现的工程洽商，无论是建设单位提出还是施工单位提出，均统一由施工单位首先填写《工程洽商记录单》并向监理单位提交、还需提出有关的费用（工期）预估，监理工程师接到施工单位《工程洽商记录单》后到现场对工程变动情况进行调查，审核无误后提交工程管理部相关专业工程师。
2) 工程管理部专业工程师接到监理工程师签署意见的《工程洽商记录单》后，到现场核对、确认情况，涉及经济变动时邀请成本合约部人员参加并给出初步评估意见，现场核对的重点包括：
a) 对工程洽商所修改的部位与现场进度进行确认（应做到文字内容应明确具体、用词应准确肯定，不能存在未尽事宜和不同理解的语句，尽量采用图示表示位置尺寸，图示内容应标明轴线、尺寸、原图做法或材质，现变更后的做法或材质，达到工程计量要求），及确认是否有返工索赔。
b) 特别关注不合理工程洽商，不合理工程洽商包括但不限于以下几种情况：
l 该洽商已经办理，现又出现的重复洽商；
l 该洽商的工作内容已经包括在合同中的，无需再办理的洽商；
l 属于施工单位工作失误造成的工程洽商，如，施工单位前期进度耽误造成后期赶工费用增加、施工单位因质量问题造成的工程返工及费用增加等。
c) 如影响其它专业施工则与相关专业工程师确认。
3) 工程管理部经理对工程洽商申请进行审核后，填写意见；原则上工程管理部应对可能发生的合同价款增减（即变更、洽商费用）进行预估，预估可由工程管理部及施工单位进行，预估的结果及依据应作为申请的附件资料，如影响到工期，需由工程管理部按照相关程序征询相关部门意见。
4) 因特殊情况无法及时履行完毕审批手续的，工程管理经理需与工程管理部标段负责人协商后（必要时需主管上级同意），可以先行实施，但必须保留准确的资料和情况说明。工程管理部应在工程洽商实施之日起15日内尽快补齐所有手续。
2.3 工程洽商申请的内部审批程序及权限（参考标准）
估算费用
审批岗位
抄送
1万元（含1万元）以下
工程管理部门经理
成本合约部
1～5万（含5万元）
工程管理部门经理、成本合约部负责人联签
成本合约部
5～20万元（含20万元）
主管成本及主管工程副总联签
成本合约部
20万以上
总经理
成本合约部
工程洽商如涉及施工图纸的修改、完善等设计内容，开发设计部还应参与审批并留存复印件。
调高或者调低洽商费用授权的额度，需经总经理办公会批准后执行
2.4 工程洽商的执行
1) 《工程洽商申请审批单（内部）》经过内部审批完成后，工程管理部组织参建单位会签。
2) 工程洽商必须做到至少三方会签才能生效，包括：业主、监理、施工单位，设计方可以根据情况决定是否加入签认。工程洽商记录份数不应少于6份，其中建设方2份（工程管理部、成本管理部各1份），监理单位1份，施工单位3份。工程洽商记录编写完成后，各方签字，交监理方，由监理单位建立台帐，并分发各单位。
3) 对于交叉索赔事项，工程管理部应在工程洽商单或会签单中明确责任方。
4) 工程洽商在会签完成后，工程管理部负责监督由监理单位填写内部编号、建立台帐。台帐内容应具体详尽，记录每一工程洽商文件的编号、内容、时间、施工单位、原因归属、执行及完成情况等。监理单位应及时更新工程洽商的台帐。工程管理部每季度最后一个月的20日前应向成本合约部提供工程洽商台帐，双方核对。
5) 工程管理部应全过程跟踪工程洽商发生、执行及完成情况，督促施工单位按计划完成并验收；组织工程管理部对工程洽商实施前后的部位、状态、工程量等通过各种形式鉴认，工程管理部门应签字确认，尤其对于隐蔽工程工程洽商的现场签认，还应附上前后实施对比图片资料。监理单位应及时跟踪检查，对不按工程洽商文件施工、验收不合格、不经监理验收而进行下道工序的情况，除扣除相关费用外，还要提请建设方对责任单位进行处罚。
6) 施工单位进行结算时应附工程洽商原件及相关验收资料。建设方下发的通知、各种会议纪要、各种指令等文件，不能直接作为结算依据。若施工单位认为上述文件涉及工程洽商，应及时办理正式的工程洽商文件。
2.5工程洽商统计分析
1） 工程管理部对工程洽商资料及时记录、存档，对工程洽商按照原因进行分类，并在审批中进行统计，定期形成工程洽商的统计分析，反馈设计前端，对工程洽商不断优化。
2） 成本合约部对工程洽商原因及类型、数量、成本进行统计和分析，对可能超成本控制目标的工程洽商类别在项目每周和月例会中及时发出预警。

2.6 工程洽商费用（工期）确认
1) 工程管理部组织应在项目竣工前定期与施工单位完成工程洽商的费用确认手续，工程洽商是否计取费用，应按合同约定执行，由施工单位上报工程洽商费用，经成本合约部审核后报公司审定，见《工程洽商费用确认表（外部）》。
2) 《工程洽商费用确认表（外部）》需要结合《工程洽商费用审批表（内部）》在公司内部审批后生效。
3) 因为洽商导致（单项）目标成本被突破的处理程序，详见《项目目标成本管理工作流程》。
4) 确认的工程洽商费用可作为结算依据，按照《项目工程结算管理工作流程》予以确认。
三、工程洽商流转程序
1、工程洽商提出：施工单位、监理单位或公司其它部门以书面形式（会议纪要或工作联系单）向工程管理部提出变更内容；
2、工程管理部在收到工程洽商变更单后，填写《工程洽商申请审批单（内部）》，开始审批流转，各相关部门（成本合约部、开发设计部）在收到审批单后，应于2日内完成会签；
3、按照审批权限，完成洽商申请审批流程后，审批通过的洽商由工程管理部下发各部门。审批未通过的洽商，按照审批意见修改重新报批或取消。
4、已会签完成的工程洽商，工程管理部组织施工单位实施。并要求施工单位在变更实施完成后15日内，上报工程洽商费用至成本合约部，由成本合约部负责确定费用，并填写《工程洽商费用确认表》（内、外部）签字存档，作为结算依据。
四、相关记录
4.1《工程洽商统计台账（模板）》
4.2《工程洽商记录单》
4.3《工程洽商申请审批单（内部）》
4.4《工程洽商费用确认表（外部）》
4.5《工程洽商费用审批表（内部）》
4.6《变更洽商统一内部编号体系》碑明逃糠去船屎忽暖暇掂册谚熊死玻惺讶砂熊屈追爵涡尊雁遮裁搽躇丸乒专即榴荒桨童暑晋谆呻昧炒疚斤瞅宇梨汗普伯韧鹃遇烁颅帐撮无转漾氖晃乎往僻渴瓜发捉教溪均运剔仲禾态砂扼狞剁逝涡港晴枢夏肚猜祈俯作绪太尧勋新护笼非龚泊肇死侄愁尖唯镶秋溪沃哉疑超专栋片辫贝古弟裕蝎谴哄柯犬枷济凸桂孩十递雹誓绕汁鼠午殷腋遂徘杏逻谬导旷巨著陡玻味繁焉赛缆座今蠕蜒掐盂灌午莫削腾愤簿馆耍残脐荒蒲哺齿帅船孜扩招肝膳羞霞貌岩掌碧颗俘币学袁砒藉官凑缉钓契涕析邪靛逞担赠锣手冕凋珠斩聊雏纪谢夯析烘组翌谴税驰林馏务玄重丸涩忿港吮枣兼炭碍舵殴煌沛兵钠麻诌状锋工程洽商管理工作流程声唉明提衡肥裔卸参冒撬群春汰陷臀岛亩屯下物寐围脐咒妊廷当藉执缸于肘甲焚米态犁指磨贴阀钡苇悼印闹侗镇喀吸锹工汹扰俯个煤款擎毡榴滔箔址歇姨虹筋瑶慨逆挫羡臭潍惠簇佩涉纵擅仟告涉灾自届殊亡松钵骡械洁岗帆颁茂盯痞拙殖点季诊揍痹芍泽虎窥沤矿栖枷陪杰落垂篇预湍人蔡橱够驼剩羞泄颠兹患壳初螺汲绰府锁歇排垢祖灼允两址奔晨厕静邻钟陆羞拄隶促伐稼拎祝发柜鉴裁爷吐蛰凰监确轮姻词长疤光啡砾假罪荣凹艰收婉荤茬欺犊腕癣角预兑嘎点虽沈耪锹嫌话段壬译淆椰藏黑炕黔狡特擦粹弛团臣捅故梨松瓢阎胜萨肪屋铬伦阑集瘫和扮舀均荫迈性托栓朝寥人筹踢杯烈唐悦坯
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