ST-XZ-ZD010《物资采购管理制度》.doc

江苏省苏铁建设集团有限公司编号：ST-XZ-ZD010版号：201501物资采购管理制度编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人81 总则1.1 目的1.1.1 为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物资的正常持续供应，降低采购成本，加强采购监督管理，特制定本制度。1.2 适用范围1.2.1 本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的物资、材料及非经营性固定资产、劳保用品、办公用品等的采购（以下统称为采购物品）。1.3 职责经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）、非经营性固定资产、劳保用品以及为安哥拉公司的材料、办公用品采购由物资采购部负责；公司本部办公用品的采购由综合管理部负责。1.4 采购原则1.4.1 询价比价原则物品采购必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。1.4.2 一致性原则采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单。1.4.3 同质价低、同价质优原则采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。1.4.4 廉洁原则1.4.4.1 自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。1.4.4.2 廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。1.4.4.3 严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。1.4.4.4 加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。1.4.4.5 工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。1.4.5 招标采购原则招标采购原则见招标采购制度。1.4.6 审计监督原则：采购人员要自觉接受财务管理部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司相关制度进行处罚直至追究其法律责任。2 物资采购流程2.1 物资采购申请及确认：2.1.1 一般情况下，每月25日前，各部门根据需求提出采购申请。填写请购单，请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。按物资采购申请流程，由各相关部门审批，经总经理及董事长批准后交物资采购部或综合管理部采购。各审核环节对采购申请提出议异者，应于2个工作日内将意见反馈给采购申请部门。2.1.2 安哥拉公司的物资采购任务由安哥拉工程部及仓库、后勤根据项目进度计划，编制采购计划单，经安哥拉公司总经理签字确认后发至公司物资采购部，由物资采购部经理或上一级领导根据采购计划单情况分配采购任务，如遇采购物资金额过大或内容较复杂的实行双人复核制。根据采购任务，如在采购过程中有疑问的及时进行沟通，确保按时完成采购任务。条件成熟时，通过OA进行采购流程的审批。2.2 询价、比价、议价：2.2.1 每一种物品（物资）原则上须不低于三家的供应商进行书面形式的报价。2.2.2 采购员接到报价单后，须进行比价、议价，并填写询价记录表，按低价原则进行采购。2.2.3 属于下列情况者，无须进行比价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍须留下书面形式的报价记录，但也应进行合适的议价。2.2.4 对所采购的物资，其单体金额达到或超过5万元的，均须编制采购询价函，经审批通过的询价函，将其发送至有意向的供应商统一报价，遵循至少货比三家原则（需求部门没有指定品牌的，至少找三个同档次的品牌进行比价；如指定品牌的，至少找三种渠道（厂家、地区总经销、地区分经销）进行比价）。2.3 样品提供和确认：2.3.1 若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行书面确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。2.3.2 对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。2.4 供应商选择：2.4.1 具有合法经营主体者。2.4.2 品质、交货期、价格、服务等符合公司要求者。2.4.3 信誉良好者。2.4.4 客户认可的供应商。采购人员须建立供应商信息台帐并收集供应商信息，包括合法有效的三证（营业执照，组织机构代码证，税务登记证）及与采购物资相关的资质证书。2.5 合同签定2.5.1 经谈判后选择各方面条件符合的供应商签订原则上使用公司制定的采购合同范本。2.5.2 交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。 2.6 进度跟催2.6.1 根据合同约定跟踪物资交货进度适时催货，确保供应商准时供应物品（物资）。2.6.2 如遇采购物品（物资）无法在预定时间内交货的，采购人员须第一时间通知需求部门，寻求解决办法，并及时向分管领导说明情况。在重新和供应商确定新的交货期后，须知会需求部门，如果造成我方损失的，依据合同规定的违约条款追究供应商相应的责任。2.7 验收入库采购物品（物资）到货后，属经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收后书面确认，办公用品等日常用品经办公室主任验收后书面确认合格后，按流程办理入库手续。收货、验货时应详细核对供应商交付物资时间、数量、质量是否符合合同约定，所有物品应标明总件数及分件数，并尽量多的保留原始单据及现场照片，以备日后核对；如验收不合格的，由验收部门通知采购部门，于2日内办理换（退）货手续。2.8 发往安哥拉公司的物品（物资）：2.8.1 为安哥拉公司采购的物品（物资），如果属于法定商检范畴，需协助单证完成商检资料的，经确认后，统一到物流货场整理装箱，并协助填制装箱单，同时联系物流发货至离岸港口仓库。2.8.2 所有物品（物资）须及时统计和汇报交付日期，由物资采购部经理统一安排，并根据单证提供的船期信息确定发货时间和装柜时间。在装集装箱时应尽量做到合理安排，把同项目或批次的物品（物资）摆放在同集装箱内，同时标明数量清单，协助单证填制装柜清单及完成报关资料。2.8.3 所有采购物品（物资）如需要开具发票的，应事先与财务管理部沟通开票细则；需要报关的，财务管理部应该在报关完成后2个月内给出书面开票要求，完成开票事宜。2.8.4 在装箱完成后仔细核对装箱单，对有出入的部分及时修改，并将此票物资标明其发运日期、集装箱号及木箱号。船开3日内将装箱清单发给财务管理部。2.9 对帐付款：采购物品（物资）办理入库或到达安哥拉公司后，经确认无误，按合同或约定的付款方式办理付款手续。2.10 采购流程图：（附后）3 物资采购作业操作规程 3.1 计划内采购：物资采购部、综合管理部根据采购计划单及实际需要，每月25日前对下月要采购的物品（物资）做采购资金预算，报分管副总、总经理、董事长审批后交财务管理部执行。3.2 计划外采购：对未列入月度资金计划或超出计划的临时采购需求物品（物资），由需求部门提交申请并经分管副总、总经理、董事长审批后方可采购。3.3 合同拟定、审核和审批：3.3.1 采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及违约处罚等项条款。3.3.2 采购员与供应商洽谈各项条款拟定合同，报物资采购部经理审核，同时与财务管理部沟通开票事宜。3.3.3 合同内容由物资采购部经理审核后交由财务管理部审核（必要时请公司法律顾问把控）然后上报分管副总、总经理审核或审批，并根据采购物资或合同金额报董事长审批，最终交由财务管理部盖章并存档。3.3.4 经营性固定资产、材料、设备等由物资采购部负责采购的，采购合同单笔金额在10万以下的由分管副总审批，单笔金额在10万（含）20万的由总经理审批，单笔金额20万（含）以上的必须经董事长审批。3.3.5 非经营性固定资产、劳保用品、礼品等由物资采购部负责采购，公司本部办公用品由综合管理部负责采购，采购合同单笔金额在1万以下的由分管副总审批，单笔金额在1万（含）2万的由总经理审批，单笔金额2万（含）以上的必须经董事长审批。3.3.6 涉及到除工程类资产以外的其它各项资产采购，在年度采购计划（预算）内的，由物资采购部正常执行采购计划；在年度采购计划（预算）外的，由各物资需求部门自行填报预算外采购申请表，经批准后方可进行。3.4 付款流程：3.4.1 采购员根据合同约定填制请款单申请付款。（在此前应登记台帐及托单）。3.4.2 物资采购部经理复核请款内容。3.4.3 财务管理部根据合同复核请款内容。3.4.4 单笔金额或总金额根据公司财务流程上报总经理或董事长审批。3.4.5 单据交出纳付款。3.5 安哥拉物资采购流程：3.5.1 安哥拉物资物流流程：3.5.1.1 根据安哥拉公司物资缓急程度及配柜情况，统一物资交货日期安排船期。3.5.1.2 采购员做预发清单，完善后交给物资采购部经理。3.5.1.3 物资采购部经理复核并上报总经理审批后，同时发送单证人员、财务人员。3.5.1.4 采购人员应集中物资装木箱，并协助单证人员做装箱清单，按既定日期发港口码头。3.5.1.5 采购员到港口码头装柜并做装柜资料。3.5.1.6 单证人员做装箱单及报关单，并发物资采购部及财务管理部。3.5.1.7 物资采购部与财务管理部同时复核后回复单证人员并抄送总经理。3.5.1.8 单证人员将核准后的装箱单发安哥拉公司交接人员。3.5.1.9 安哥拉公司收货后，提供收货清单至物资采购部和财务管理部处理；如有疑问，由物资采购部负责查明原因，第一时间回复安哥拉公司并根据实际情况抄送上级领导。3.5.2 安哥拉人员携带物品流程：3.5.2.1 采购员整理打包人员携带物品信息交单证人员。3.5.2.2 单证人员做人员携带物品单交采购经理。3.5.2.3 采购经理复核后，回复单证人员内容准确性。3.5.2.4 单证人员做形式发票并发财务人员与安方交接人员。3.5.2.5 安方将收货信息反馈给国内财务人员及采购经理。4 采购责任4.1 经办部门和人员不按规定程序或未经审批的采购，产生的损失由经办人员全额承担。 4.2 经审批的采购计划和申请，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位，如未能及时到位并造成损失的，责任人要承担相应后果。4.3 在采购过程中谋取私利，或未认真进行比价而导致采购价格明显过高；经查实后采购人员承担相应损失，损失额在5000元以上的责令其下岗。5 考核凡违反本制度的人员，依照情节轻重进行处罚。6 本制度解释权归总经办，自董事长批准之日起执行。7 本制度附件： 采购流程图 材料计划单采购比价记录表采购样品书面确认单请款单物资采购招标管理制度物资采购档案管理制度采购流程图流程作业要求记录表单责任单位/人采购申请验收入库对帐/整理付款资 料询价比价议价样品提供确认签订采购合同进度跟催供应商选择接收请购单1、物资需求部门根据生产或经营实际需要填写请购单请购单需求部门1、接收已核准的请购单请购单采购员1、采购人员依需求缓急，参考采购历史记录或供应商所提供的资料，至少精选三家以上供应商进行比价和议价询价记录表采购员1、以满足需求部门所提出的性能、指标、品质为原则申请单采购员1、依优质低价原则进行选择询价记录表需求部门/综管部/采购员1、依据供需双方确定的条件签订合同采购合同采购员1、依据合同或约定的交货期进行跟踪确认，发生异常及时处理采购合同采购员1、按采购需求进行验收，办理入库手续入库单库管员/需求部门1、库管员按已办妥的请购单、送货单整理汇总2、采购员根据库管员提供的相关资料进行对帐，到财务部办理付款送货单发票支付凭证库管员采购员 材料计划单 序号使用项目品名规格型号单位数量是否含损耗（损耗率）质量要求用途（请详细说明具体用途）链接网站参考图片备注预计到安时间年月(配柜、海运及清关时间需延迟约2-2.5月）计划单联系人经办人： 物资采购部负责人： 申请部门负责人：分管领导： 总经理： 董事长： 采购比价记录表 序号品牌型号参数价格图片经办人： 物资采购部负责人： 申请部门负责人：采购样品书面确认单 项目品名规格型号厂家品牌备注确认意见样品粘贴区经办人： 物资采购部负责人： 江苏省苏铁建设集团有限公司物资采购管理制度编号: ST-RS-ZD010版号:201501请 款 单 日期： 编号：请款人:部门:请款种类: 现金电汇币种￥ $支付方式收款单位（人）名称：收款单位（人）开户行： 帐号：项目计划编号品名规格/型号数量单位单价金额备注合计（大写）批准：部门主管：会计：请款人：江苏省苏铁建设集团有限公司物资采购招标管理制度1 总则1.1 目的1.1.1 为规范物资采购管理工作，保证物资采购质量，降低采购成本和费用，增加物资采购的透明度，依据中华人民共和国招标投标法、中华人民共和国合同法，结合公司实际情况制定本办法。1.2 适用范围本制度适用于具备招标条件的、公司实际需要的工程材料、机电设备、生产物资、办公用品等物资采购。1.2.1 专项物资一次性订货超过50万元的，实行专项招标。1.2.2 同类型或单品种物资半年用量采购总额超过30万元的采取半年招标一次。1.2.3 机械设备价值20万元以上、办公用品一次性采购10万元以上的实行招标。1.2.4 其它需要实施招标采购的物资。2 招标采购原则2.1 遵循公开、公平、公正原则。2.2 竞争原则。参加投标的供应商数量不得少于三家。2.3 遵循同质低价、同价质优的选择标准。2.4 遵循及时、适用、合理、节约原则。由需求部门提供物资采购计划，提供拟采购物资的具体明细和质量技术要求、供货时间等。3 组织实施3.1 物资采购招标工作由物资采购部及集团总经办联合组织实施。3.2 在实施招标前，由招标组织部门根据各部门提供计划、要求，草拟有关招标文件、计划及方案上报公司领导，经批准后组织实施。3.3 物资采购部负责采集供应商信息资源，相关部门也可提供供应商信息资源，以形成竞价机制，确保招标工作的实施。3.4 供应商信息资源必须认真筛选，拟选参与竞标的供应商，必须具备一定生产规模，质保体系完善，招标人认同的厂家；对多次报价明显偏高的厂家，逐步由新的符合条件的供应商取代参与投标竞价。3.5 组建物资采购评标小组，由公司相关领导、财务负责人及所需物资部门的负责人参与评标工作。4 招标采购形式4.1 物资招标采购可根据所需物资的品种、数量、使用时间、资金保证等情况，采取公开招标、邀请招标等形式。4.2 不具备前二种形式招标的，需报请公司董事会或相关使用部门的分管领导批准，可实施商务洽谈。4.3 商务洽谈采购，必须实行多方询价，填写询价对比过程、结果并拟订供应商，以书面形式，报使用部门负责人审批后方可进行采购。5 招标采购的工作程序5.1 招标准备工作5.1.1 物资采购部门根据物资需求部门计划，依据本制度，确定是否需要招标采购，凡符合招标采购要求的，由采购部向集团招标委员会提出招标采购申请。5.1.2 采购部联合招标委员会制定招标实施计划，明确招标采购的具体形式。5.1.3 招标委员会联合采购部编制招标文件（或招标说明）及拟定评标办法，相关物资需求部门参与招标文件（或招标说明）的编制。5.2 招标实施工作5.2.1 采用公开招标、邀请招标形式采购。5.2.1.1 由物资采购部发布招标公告，对有意前来投标报名的供应商进行资格预审，拟定不少于三家投标单位。5.2.1.2 对拟邀请参加投标的单位进行资格预审（前期调研、评价），评价合格的供应商才具有投标资格，以书面形式（邮寄或传真）邀请其投标。5.2.1.3 向接受邀请的单位发放标书（或招标说明）并负责答疑。5.2.1.4 接受并筛选投标文件，并按招标文件约定方式和拟定的评标办法开标。5.2.1.5 按评标办法中的定标方式定标，或与经评标合格的投标单位进行协商、谈判，确定中标供货单位。5.2.2 采用商务洽谈形式采购5.2.2.1 对供应商按物资采购程序进行现场考察及资格预审，确定合格供应商，以邀请函的形式邀请合格供应商参加洽谈。5.2.2.2 按拟定的评标标准结合所需物资质量、供货期、付款等要求，按照统一标准，从最低的报价依次进行评估、分析，择优前三名合格供应商进行答疑，通过供需双方进一步磋商，最终确定中标供货单位。5.3 合同前评审5.3.1 为避免评标过程中对投标方了解不够细致和签约时对合同条款研究不够透彻等造成的风险，由物资采购部会同财务管理部及物资需求部门进行签约前的合同评审，必要时请法律顾问把关。5.3.2 根据评审结果并报公司领导批准后，方可向中标单位发出中标通知书，同时应将中标结果通知所有未中标的投标方（根据招标文件或招标说明中约定的方式通知）。5.4 合同的签约合同评审通过后，须严格执行合同审批程序，最后由企业法人代表授权的委托代理人依据中华人民共和国合同法与中标单位签订物资购销合同，必要时可申请公证。6 资料、样品存档及验收6.1 对物资招标采购过程中的有关文件、记录资料由采购部门建档案保存。同时，对中标单位投标时提供的样品要做好妥善保管，以便为今后解决一些可能发生的问题提供依据。同时，供货验收过程中要检查所供产品与样品的符合性，要周期性进行抽查。7 监察与处罚7.1 为保证招标采购取得预期目标，审计监察部或财务管理部应在招标前及招标过程中加强监督。对于招标采购过程中人为设置障碍的相关部门及人员，将责令其改正或建议调离其工作岗位，造成重大经济损失的将依法处理。7.2 负责招标部门必须认真执行本办法，不得走过场或作虚假记录，违者从重处罚。8 附 则8.1 本办法自颁布之日起实行。物资采购档案管理制度1 总则1.1 为了贯彻落实江苏省苏铁建设集团物资采购管理制度，加强物资采购档案的收集和管理工作，全面规范物资采购管理体系，特制定本规定。1.2 物资档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。1.3 科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。1.4 企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。2 归档范围2.1 物资文件材料：指凡具有查考保存价值的公司、各单位和物资采购部收发文电、会议文件、会议记录、电话记录、图表、登记簿册、物资采购部编印的印刷物底稿和样本、存储介质以及反映部门工作活动的录音、录像、照片等。2.2 物资采购档案：是指全面系统记录反映采购活动的采购文件，包括各单位物资请购单及有关确认表格、招标和投标资料、询价审批表、招标和竞争性谈判评估表、定标文件、采购通知单、各种合同、验收证明、质疑答复、工作联系函、投诉处理决定、供应商资料及其他有关文件资料，物资采购档案移交清册、物资采购档案保管清册、物资采购档案销毁清册等；存储在各种介质上的资料均视同采购档案，一并管理。2.3 归档工作：上述材料形成后和各项物资采购活动完成后，应在一周内交档案管理员进行归档，编号登记，按类别和顺序存入档案盒。3 归档要求3.1 依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序等分成若干层次和类别。3.2 归档文件材料应齐全完整，按照文件的类别和自然日期保持文件之间的历史联系。3.3 卷内文件要排列有序，依次编写页号，并编制卷内目录，逐项填写清楚，书写工整。3.4 案卷标题要简明确切，装订整齐结实，厚度适宜，材料过窄应加衬边，材料过宽应折叠整齐，字迹难辨认的，应附抄件以便于保管和使用。3.5 对所有公司物资采购档案系统排列，区分文件价值，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放，正确划分案卷保管期限。3.6 所有文件归档时须同步创建电子文档，存储于专用服务器中，由公司员工根据权限及工作需要调阅。3.7 物资采购档案保存期限从采购结束之日起至少保存十五年；未中标供应商的投标文件正本作为资料从采购结束之日起保存二年。3.8 做好档案文件柜的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。4 档案调阅4.1 查阅档案要履行审批手续。部门内人员查阅档案须经档案管理人员批准；集团范围内人员查阅档案须领导批示；外部人员查阅须凭单位正式介绍信，公安、司法等有关政府部门执行公务情形除外。4.2 查阅档案人员要爱护档案，不得圈画、涂改、增删、抽页、剪裁、折叠、损坏、丢失。4.3 查阅档案原则上当日归还；摘抄和复制档案材料需经档案管理人员批准；档案原件原则上不得借出，特殊情况下需要借出，须经相关部门分管领导批准，并应限期归还。4.4 查阅档案人员要严格执行安全和保密制度，不得泄密。5 档案销毁制度5.1 文件材料档案和物资采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时，由档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清册，该清册永久保存。5.2 办理销毁手续，经相关部门分管领导批准，方能销毁。5.3 物资采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件，应单独抽出，另行立卷，由档案管理人员保管到结清债权债务和合同履行完毕为止。6 纪律要求6.1 公司所有人员均应严格遵守本规定。