消费卡管理流程-修改11.29.doc

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深圳华盛商业发展有限公司
消费卡管理流程
一、 系统管理
1） 为了规范对华盛公司所发行消费卡的管理，拟对集团资金部相关人员安装商友系统并开放其对管理需要的相关权限（计划11月30日前完成）；
2） 华盛IT专员将对系统使用人员进行系统操作的培训（计划11月30日前完成）；
二、 空卡及卡的销售管理
1、 定义卡种、卡类型（系统IT操作）
由市场部、团购部、财务部拟定卡的种类。确定后由IT人员在商友系统中设定。
2、 采购空卡
1） 华盛财务部负责采购空卡，根据购物卡编号规则采购不同类型的空卡。
2） 华盛财务部将采购回来的空卡卡号录入商友系统（系统建卡）。建卡完成后在系统中打印“面值卡建卡记录清单”
注意：此处建卡均为0面值卡。
3） 录入完成后交集团资金部统一负责保管。集团资金部相关人员在商友系统中查询该批次卡信息并确认。
4） 资金部在商友系统中“库存卡信息验证”，须一张一张检验。
5） 检验完毕后填制交接清单由华盛、资金部相关人员签字确认。“消费卡移交清单见附件一”。
6） 具体操作由华盛IT部负责培训。
7） 集团资金部负责保管的各类面值卡，最低库存量为各面值卡各1000张，低于1000张的应及书面通知华盛财务部申请印制相应空购物卡。
具体卡号编制规则如下：
华盛购物卡卡号为12位
8005 0000 0018；8005 0000 0028；8005 0000 0038； 金额：500元
8010 0000 0018；8010 0000 0028；8010 0000 0038； 金额：1000元
8020 0000 0018；8020 0000 0028；8020 0000 0038； 金额：2000元
8050 0000 0018；8050 0000 0028；8050 0000 0038； 金额：5000元
8888 0000 0018；8888 0000 0028；8888 0000 0038； 返利空卡
3、 申请0面值卡
1） 华盛财务出纳根据团购部本周售卡计划，填制“消费卡申领单”。
2） “申领单”经华盛财务部审核后交集团资金部审批，经审批通过的“审批单”交资金部相关人员在商友系统中“面值卡领用”做领用调拨处理，完毕后按“消费卡申领单”需求的数量及卡号段，在商友系统中“面值卡发售处理”（此处须资金部做建单及审核）。（具体操作流程由IT负责培训）
3） 录入人员按相应的面值贴上标签分类包装，交华盛财务部（出纳），该部分卡由华盛财务部（出纳）负责保管。
4） 华盛财务部负责保管的未激活卡片最低库存量为各类面值卡片300张，低于300张的应及时向资金部申请。
注：该部分卡为“0”面值卡片，未激活还不能消费使用。“申领单件见附件二”
4、 团购部售卡
1） 团购部根据客户需求填制“消费卡销售单”见附件三
2） 客户凭单到财务部缴款；
3） 收款后财务部出纳开具收据或发票并根据“消费卡销售单”明细对应金额发卡给客户；
4） 出纳在发卡给客户之前务必要仔细核对卡面金额是否与系统一致，出纳审核无误后需交给财务会计复核并签字确认，经财务会计复核后出纳方可将卡交至顾客。
5、 购物卡激活
华盛财务部确认购卡资金已到账后，在商友系统“面值卡存款处理”中给已销售的卡片充值，并书面通知集团资金部卡管理专员在商友系统中“面值卡存款处理”激活该批购物卡。附件四“消费卡激活申请单”
6、 消费卡的对账、进销存报表
1) 华盛财务出纳须及时手工登记消费卡销售报表；
2) 华盛财务每周出具消费卡销售报表以及进销存报表；
3) 华盛出纳每日出具消费卡销售资金日报报集团资金部审核；
4) 华盛财务、出纳以及集团资金部消费卡管理专员对消费卡进行盘点，确保帐实相符、帐帐相符（出纳手工帐与系统帐）；
注：消费卡的激活由集团资金部务指定专人负责，华盛出纳只负责收取款项、开具收据
三、 结算管理
1、每月1-4日前出纳从系统中把上一月的数据导出，分购物卡和商户明细汇总成电子数据文档，整理核对后发会计，会计拿电子文档和系统核对。
2、核对无误的电子文档按卡和商户整理后分别发给方核对，有疑问查原因，无疑问要对方在8日前把核对无误的数据及发票寄回我司。
3、财务会计核对对方纸质文档和电子文档，核对无误给财务负责人签字，每月10日前完成。
4、总经理签字（12日前完成）。
5、董事签字（14日前完成）。
6、出纳付款（同时开具各类发票或收据）（15日前完成）
四、流程图
如下图
华盛财务申领
定义卡种类、卡分类、建立客户档案
财务部将空卡录入商友系统并打印报表（面值建卡清单）
资金部验卡资金部
资金部录入金额激活
财务部采购空卡
华盛财务部
移交
1申请空卡
2审批
2领用发售
3申请激活
3激活

深圳华盛商业发展有限公司
2011-11-23
附件一
深圳华盛商业发展有限公司

消费卡移交清单

日期：

（内）NO.00000001

编号
面值
号段
数量
备注
本单一式两联
1

2

3

4

合计

审核： 财务负责人 移交人：华盛公司经办人 复核：资金部结算经理 接收人：资金部经办人

说明：第一联存根、第二联资金部留存

附件二
深圳华盛商业发展有限公司

消费卡申领单

日期：

（内）NO.00000001

编号
面值
号段
数量
备注
本单一式两联
1

2

3

4

合计

审批：资金部结算经理 复核：华盛财务负责人 审核：会计 申请人：经办人员

说明：第一联存根、第二联资金部留存

附件三
深圳华盛商业发展有限公司

消费卡销售单

申购单位：

日期

编号
面值
消费卡号段
数量
金额
备注
本单一式四联
1

2

3

4

金额合计（大写） （￥： ）
审批：财务负责人 复核：会计 审核：门店负责人 收款：出纳 制单：经办人

注：销售人员应填写“面值”“数量”、“金额”，“号段”由财务填写

流程：制单-审核-复核-审批-收款-发卡

顾客领卡后，出纳应在销售单上加盖“已发卡”印章

第一联存根、第二联顾客、第三联财务、第四联附激活申请单后

附件四
深圳华盛商业发展有限公司

消费卡激活申请单

日期：

内NO.0000001

编号
面值
号段
数量
商友系统流水单
备注
本单一式二联
1

2

3

4

审批：财务负责人 审核：会计 制单：出纳

说明：1、出纳确认收到消费卡款项后填制“消费卡激活申请单”，集团资金部按此申请单激活相应消费卡。

2、此单附件为“消费卡销售单”

3、第一联存根、第二联资金部留存

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