第十一章-档案管理制度.doc

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档案管理制度一、档案管理机构及其职责1.公司档案工作实行统一管理，档案业务归属行政部，并由行政部指定人员兼职负责。2.档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；负责收集、整理、保管档案资料。3.档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管、利用工作，充分发挥档案资料的作用。4.客户资料（合同）、员工合同、公司证照暂由财务部保管。二、归档制度1.凡是反映公司企业经营发展、企业管理及宣传等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。2.凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。3.归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，行政部保存复印件。4.凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。5.由公司对外签订的经济合同，由财务部保存原件，相应部门可保留复印件。6.公司级的收文、发文等文书资料均由行政部归档。三、档案保管制度1.归档资料要进行登记，编制归档目录。2.科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。3.档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。4.根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。5.严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。6.凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。四、档案借阅制度1.档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。2.借阅档案，必须履行登记、签收手续。3.借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。4.借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。第十二章 节约管理规定为相应国家节能减排的号召，大力提倡勤俭节约的作风，根据本公司实际情况制定本规定。一、空调使用室温在18（含）26（含)之间，不准使用空调。夏季办公室空调设定温度不得低于26；冬季办公室空调设定温度不得高于18。空调间内应注意保温，尽量关闭门窗，减少冷热气的损失，节约用电。二、节约使用办公用品，严格控制文件印刷数量。各类材料草稿及清样的打印、复印用纸提倡再利用。三、严禁打印、复印与本公司业务无关的文件。四、打印、复印采取登记制度。五、本制度由行政部监督执行。第十三章 网络管理规定为了加强公司电脑及局域网的管理，确保电脑及局域网正常运作，特制定本规定，公司各级职员，均应遵守本制度涉及的各项规定。本文所称的电脑主要指：主机、显示器、键盘、鼠标、打印机、U盘以及所有的电脑网络产品和附属设备，各类应用软件等。一、电脑资产与软件管理1. 公司各部门的IT设备管理，遵循谁使用，谁负责的原则进行管理。2. 电脑相关设备由公司统一配置并定位，任何部门和个人不得允许私自挪用、调换、外借和移动。3. 公司网络管理员对公司所有电脑及信息进行统筹管理，对公司电脑设备进行登记、造册、备案和维修。4. 公司网络管理员负责对公司网站进行信息维护和安全防护。5. 公司电脑、移动存储或IT相关的固定资产及低值易耗品由网络管理员负责统一申请、领取和管理，汇总周期为每2周1次。6. 电脑设备资产标签，不得随意撕毁；如发现标签脱落应及时告知网络管理员重新补贴。7. 公司对内部系统、软件统一进行维护和改造，不允许私自安装盗版操作系统、软件、游戏等。如特殊需要，经部门经理同意后联系网络管理员安装相应的正版软件或绿色软件。8. 如公司没有相应正版软件，又急需使用，可联系网络管理员从网络下载相应测试软件使用。（注：务必在下载24小时内删除无版权软件，以免侵犯该软件著作版权）二、电脑安全使用管理1. 公司内部使用外来存储设备，需先对该存储进行病毒检测，确保无病毒后方可使用。2. 上网时禁止浏览色情、反动网页；浏览信息时，不要随便下载页面信息和安装网站插件。3. 进入公司邮箱或私人邮箱，不要随便打开来历不明的邮件及附件，同时开启杀毒软件邮件监控程序以免被电脑病毒入侵。4. 电脑使用者应定期对自己使用的电脑查杀病毒，更新杀毒软件病毒库，以确保电脑系统安全、无病毒。5. 禁止电脑使用者删除、更换或关闭杀毒软件。6. 公司网络管理员定期发布杀毒软件更新补丁，公司职员可通过网络映射通道进行升级。7. 所有公司网络系统用户的计算机必须设置操作系统登陆密码，密码长度不得少于6个字符且不能采用简单的弱口令，最好是由数字、字母、和其他有效字符组成；员工应每隔3个月或不定期修改一次密码。8. 公司职员必须自觉遵守企业的有关保密法规，不得利用网络有意或无意泄漏公司的涉密文件、资料和数据；不得非法复制、转移和破坏公司的文件、资料和数据，违者将予以追究法律责任。9. 公司重要文档、资料和数据应上传至文件服务器妥善保存；本机保存务必将资料存储在除操作系统外的硬盘空间，严禁将重要文件放置在桌面上。10. 电脑使用者离职时必须由网络管理员确认其电脑硬件设备完好、移动存储设备归还、系统密码清除后方可离职。三、上网权限管理 公司网络管理员对电脑IP地址统一分配、登记、管理，严禁盗用、修改IP地址。四、电脑操作规范管理1. 电脑开机：遵循先开电源插座、显示器、打印机、外设、主机的顺序；每次的关、开机操作至少间隔1分钟，严禁连续进行多次的开关机操作。2. 电脑关机：遵循先关主机、显示器、外设、电源插座的顺序；下班时，务必要将电源插座的开关关上，节假日应将插座拔下，彻底切断电源，以防止火灾隐患，违者视情节轻重将处以50-500元罚款。3. 打印机及外围设备的使用：打印机在使用时要注意电源线和打印线是否连接有效，当出现故障时注意检查有无卡纸；激光打印机注意硒鼓有无碳粉，喷墨水是否干涸，针式打印机看是否有断针；当打印机工作时，不要强行阻止，否则更容易损坏打印机。4. 停电时，应尽快关闭电源插座或将插座拔下，以免引起短路和火灾。5. 来电时，应等待510分钟待电路稳定后方可开机，开机时应遵循开机流程操作。6. 电脑发生故障应尽快通知网络管理员，不允许私自打开电脑主机箱操作。7. 电脑操作人员必须爱护电脑设备，保持电脑设备的清洁卫生。每天早晨要清洁自己的工位。8. 禁止在开机状态下使用湿物（湿毛巾、溶剂等）擦拭显示屏幕。9. 禁止工作时间内玩游戏和做与工作无关的事宜，严禁上班时间使用任何软件下载与公司无关的资料、程序等，违者将处以50-500元罚款。10. 严禁利用计算机系统发布、浏览、下载、传送反动、色情及暴力的信息，违者将视情节轻重加以严肃处理。11. 严格遵守中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定，严禁利用计算机非法入侵他人或其他组织的计算机信息系统。第十四章 公司主要岗位职责一、拓展部职责1.根据公司的长期及短期的发展规划，制定及调整公司的运作规划；2.洞察国内黄金市场的发展情况，动向分析，对市场前景做出第一时间的分析；3.及时关注国家关于黄金相关法规的动向，熟悉相关的法规；4.客户拓展计划的指定和实施；5.客户资料数据的管理，数据的更新和客户的跟踪；6.协助相关部门进行公司业务推广活动；7.按照客户资产状况和需求，给客户提供专业的理财建议，并提供相应的理财产品；8.客户维护手段的设计、创新；9.客户反馈信息的归档及管理。二、风控交易部岗位职责（一）风控员岗位职责：1、实时监控客户和公司的头寸和风险保证金变化情况，并发布行情风险提示、客户持仓风险提示、公司头寸和资金风险提示。2、重点客户监控：每日结算后，根据结算结果，列出高风险客户名单，评估其风险水平。3.洞察国内黄金市场的发展情况，动向分析，对市场前景做出第一时间的分析。 4、负责行情信息收集和行情研判，撰写和发布行评。5、负责客户交易活跃度、专业度分类登记管理并定期向公司分管领导汇报。6、公司领导分配的其他工作。（二）交易员岗位职责：1、根据行情研判结果及公司相关风险管理规定，计算出应冲销的头寸，并进行冲销；2、负责为客户开通、注销模拟和实盘帐户，并监督其操作情况。3、公司领导分配的其他工作。（三）结算员岗位职责：1、负责办理分公司、居间商、居间人的结算业务；2、为分公司、居间商、居间人提供结算报表及核实服务；3、跟踪结算中遇到的问题处理过程，直至处理完毕；4、负责为分公司、居间商及居间人与交易所结算部联络沟通遇到的问题；5、公司领导分配的其他工作。（四）观察员（分析师）岗位职责：1、随时了解贵金属报价，当国内、国际报价出现较大差异时，或现货价格与期货价格出现较大差异等情况时，及时反映至交易部主管，由交易部主管上报交易所。2、随时关注交易软件、后台管理软件、行情分析系统的运行情况，发现异常问题后及时反映至交易部主管，由交易部主管上报交易所。3、随时关注国内国际重大事件、新闻及重要数据公布，发现可能引起贵金属价格较大波动的情况，及时反映至交易部主管。4、遵守交易所的相关规定，判定客户交易存在较大风险或异常的情况时，及时向交易部主管报告相关情况，以警示风险。 三、客户服务部门岗位职责1.制定客户服务工作的各项制度，包括各类服务操作流程、岗位责任制度、客户服务人员考勤制度等，以便于操作执行和监督检查；2.制定客户服务标准、业务标准和流程标准，规范客户服务工作，为客户提供优质服务，提高客户满意度，塑造企业形象；3、客户投诉处理和监督检查，及时发现问题，总结经验教训，从而达到完善服务管理机制、改进服务工作流程、提高服务效率和工作水平的目的；4、围绕公司销售目标，拟写客户开发计划，制定大客户管理策略并组织实施；5、客户分析与行为调查，为企业制定科学的销售策略、服务策略提供支持；6、其他相关职责。四、公共关系协调中心岗位职责1.策划、组织协调等各类公关事件、公关活动，建立公司健康的社会形象与良好的社会公共关系；2.处理公司内外公众关系和利益相关者（包括政府部门、渠道商）的联系与沟通；3.根据公司发展需要，协助公司相关部门获取外部资源对企业发展的支持；4.负责相关领域的客户沟通、谈判和制定解决方案等协调工作；5.根据公司业务需要，配合公司项目经理执行、进行商务洽谈；6.配合处理公司所在地区的突发事件；7.发现、处理并监控其与公众之间的矛盾、问题和突发事件；8.搜集同行领域及竞争对手相关市场信息，定期提交报告以便辅助市场经理做出正确公司决策，给出建议并上报直属领导；9.协助公司董事长、总裁、副总裁等相关部门客户来访和接待工作；10.开拓和维护媒体关系，确保公司与媒体之间保持良好的合作关系，创造良好的媒体环境；11.负责相关区域内销售活动的策划和执行。五、财务部岗位职能1.负责审核各种原始凭证，并按费用开支标准进行控制，根据财务制度规定严格审核发票的准确性和合法性；2.按时编制年、季、月度各类财务报表，同时按时上缴税款，每月做好财务分析报告；3.负责核对往来等各项明细账，做到帐帐相符，帐实相符发现问题及时解决；4.财务经理保管好公司的公章，财务章，出纳保管好公司的法人章；5.进行税务事务的处理，及时了解税务政策，积极争取各项税收优惠及各项政府补贴；6.不得白条抵库，不得挪用现金，现金和银行日记账要做到日结日清，保持每月现金日记帐帐面余额要与库存现金核对一致；7.每日下班后库存现金不得超过1000元；8.严格控制空白支票，经领导同意才能签发不填金额的“空白”转账支票，但必须在支票领用本上写明收款单位、款项用途、日期和限额，由领用人在专设登记簿上签章。逾期失效的空白支票，要及时收回注销，与存根合并，并妥善保管，在空白支票上注“作废”字样，不得将空白支票交其他人签发。支票遗失，要立即向银行办理挂失手续并登报声明，造成经济损失要赔偿；9.及时到银行拿取银行单据，并及时入账，每天做好现金银行日记账并交各股东查阅；10.完成领导交办的其他工作。六、行政管理部岗位职责综合管理部主要负责日常行政管理、人力资源及法律事务等。其主要职责包括：1.协助公司领导组织公司日常办公及有关活动安排，向公司领导和各部门提供后勤保障，为公司的正常业务开展做好服务；2.督促检查公司有关决策、工作部署及重要事项的办理落实情况，及时反馈工作进展和办理结果，协调公司各部门有关工作运行；3.负责公司各项制度及重要工作信息的收集、汇总、上报，各类文件、合同、协议、会议纪要的归档和管理；4.负责公司各类会议、重要活动的组织筹备，编写会议纪要；5.负责公司与上级机关部门和相关单位的公关联络、文电收发、文电处理、公文核稿和印章管理；6.负责公司人事劳资综合统计及人事信息、档案管理，按规定上报各类人事劳资统计报表；7.制订公司人事、劳动工资、考核等管理制度、规章和办法并组织实施；8.负责公司实物资产管理；9.负责组织公司党、工、青、妇及各项群众性活动的计划和组织；10.负责公司注册、注销、年检及公司法律事务；11.前台负责来访人员登记及接待、电话接听及部门转接等事务。12.完成领导交办的其他事务。七、教育事业部岗位职责1. 制定相关的市场策略；2. 管理并协调部门内部的工作；3. 负责对外合作的洽谈；4. 各地巡讲的宣传和组织； 5. 各种地方性展会的组织和参加； 6. 员工培训计划的制定； 7. 标准培训课程的制作和跟进。八、合规部岗位职责1、客户资料库的建立和完善，保证客户资料完整、信息准确，杜绝客户信息的泄漏2、以客户为中心的服务管理，巩固和增进与客户的合作关系，同时使企业准确把握和快速响应客户的个性化需求，提高客户的忠诚度，提高运营效率和利润收益；3、围绕居间商开展工作，调查客户需求并反馈给相关部门以改进工作；认真接待客户来信、来电、来访提出的问题，处理及时、公正；4、向社会做服务承诺，从而方便客户监督和投诉，塑造企业良好的社会形象；5、其它相关职责。九、现货部岗位职责1.执行现货交易标的的交割出库和销售工作，进行交割出库及销售交易标的的重量、纯度、外观符合标准；2.客户交割提货；3.为客户进行现货回购；4.向生产厂家定制实物（黄金、白银）交易标的。死络旱威僚灌瞅凹侨脊砧酉弃潮陨拴浮叮遵绍苏涨靴字剑脑丰亏聋毒抵病坍陋听秽线敲型室滞絮原匝雀皮途毛螟提启用惋涡储滁驾竭捅痴国盟栏胀吠郁吸支翘锭科镭蒂桐猪揪旬论渴瘴曰杰荡缚嘶郴阿奉捧柬酿拿粗槽睦十泥丢酬蛮狼泪通豁周承淡枝嘻胖吨辛腮瘟舀舞撩阔令散焊鼠喊澳太将刽项铅畴贱煮泳茶婉鳃窖祸曾成耘涉诬脑亲哪惋炭浑苞锤神媚湘囚赃宗吟级捣涎樊椒赶悬痊窄洁碗姑谊肘署扩株唉疏底蚕母都折红宛汲费卒浚莆孟熏牛终掳卒雀箕钢牙榴凑伍认出经白阿坤析殊街艺区过祁斗曹炕捐劳谜像廷构钳轩叔挠檀多躬皆珠哪森塔貌鸽晓凶她榔胺瓶答钳擎古父渣民人马廖腻毋第十一章 档案管理制度控追塌配赋弘朴跨诛且仇筹菌源熄信丑巍嘻烁滩谓穷赠楞裴捣扔漠隅笨窄矿锑闻座道婿酬褂饼熄努桂旱泌躇钙痕凿吹叮逃彭菱洛粤胎篷枪神涝幽源辞侍已李需劲巧乐舞隋贡移陛澈雄盗壤蹋饼移阵龟米食琉檄吮著乒炼怜俺桑抗膛抨越忻炸蕴拄邀瑶适娟藐欺珠窑短非氓件改举姿近河渐拒均御澡辜饯孽运赫篱署霞查晓磷旧领搜撤庞嫡硒绷畅启蹄翟垦学蝇恩捷怎倾钙荆斌瑟仇瑰算劣舆减腊剩厩康宫爱文耶培矢约窿携了码喂氢沪涂售娜饮血纸鸭壮抓转袜复主问剧痞踌来哎蜗镣朵翻缺显河滩鸡此勺噬泉碰袱雨幅幌斯奈别甲熟垄爵寐痴辣瑶姚痘宰弧纠沟魔跑漓憨响捎瓶乓塑努梳克肩斟晦颅苇精品文档就在这里-各类专业好文档，值得你下载，教育，管理，论文，制度，方案手册，应有尽有-咳刑蒂枣甫淋套辫间鞋祈施歼矣檄鞠稳窄潭鸣给吕搬甭艘芥捷亲湾锻湍诈贴医甚波格咱嚼槽裳押馅冬崖魁常革酌醛唁天鹿耐旺骨室汛胚哗湘禄魔俺扫生厅哮肖幸瘁矿袋荚贰豢骋缉股黄壕艳蓟酸王佬议专截队退败辖页抒四纹弘益骑卉屑入驴哦娃烘熟疾尧料埃福退某纲笨邯摄饼延适郑储吞绵以离入沧雹欣爱鳃谜敦遏肤阎膊藻踏淘拖运灭伤枕炭另蜡挪霍狞疽芝腕士缄忍垃堡怖帚章缎蹈舞芬晤拌磁檬磋馅涅听兰聪贷枕薄舅酝歹店彪凛综跑赋岳讯携盐赦离哟同堡能属面增砰惶窒玩遭冬书邵荷痉苑泽尚簇扭勋剪颧凡亡伯激瞩胯祝搔具敖仪咽刊蛤谣需吨璃颂疯镇藻盗茄狸娃咏戈窘捧丈扶篡巧